بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
بسمه تعالی
بازرسی موثر
اسلاید 4 :
بازرسي عبارت است: از فعاليتهاي منظم و هدف دار بر اساس ماموريت قانوني سازمان نسبت به دستگاههاي مشمول بازرسي از طريق
الف) بررسي آنچه انجام گرفته و آنچه بايد انجام مي گرفت
ب) تجزيه و تحليل عملكرد گذشته و حال
ج) تشخيص و تعيين موارد اختلاف و انحراف بين وضعيت موجود ، وضعيت مطلوب و ارزيابي ميزان اهميت آنها، ارائه پيشنهادهاي لازم به منظور اصلاح امور و رفع نقائص و بهينه كردن رفتار كاركنان و عملكرد دستگاهها و نيز اجراي سياستهاي تشويق و تنبيه.
اسلاید 7 :
بازرس يا هيات بازرسي موظف است قبل از شروع بازرسي ، به ترتيب زير اقدام نمايد:
الف) كسب آگاهي هاي لازم نسبت به مورد بازرسي و شناخت موضوع ماموريت
ب) احراز صلاحيت خود در انجام ماموريت با توجه به آيين نامه
ج) توجه كامل به اهدافي كه از اجراي ماموريت محوله مورد نظر است و بررسي طرق نيل به اين اهداف و انتخاب روشهاي مناسب و مقتضي
د) تدارك طرح بازرسي (نظير تهيه چك ليست ، رجوع به سوابق موجود در سازمان ، مطالعه مقررات حاكم بر دستگاه يا موضوع بازرسي ، شناسايي و تعيين موثق براي جمع آوري اطلاعات مورد نياز ، آشنايي با محيط مورد بازرسي و خصوصيات طبيعي و اجتماعي آن ، كسب اطلاعات اجمالي از وجود برنامه ها و طرحهاي اجرايي مرتبط با موضوع ماموريت)
اسلاید 8 :
بازرس مي تواند اطلاعات مورد نياز را با رعايت اصول و قواعد شناخته شده به نحو مقتضي از
جمله با استفاده از روشهاي زير جمع آوري نمايد
الف) مشاهدات
ب) استطلاع از شهود و مطلعين
ج) مطالعه سوابق و پرونده هاي موجود و تهيه مدارك لازم از آنها
د) كسب نظر كارشناسي
ه) استعلام نظر مسؤلان و كاركنان دستگاه مورد بازرسي
اسلاید 9 :
بازرس با استفاده از حاصل بررسي ها ، اطلاعات و دلايل جمع آوري شده در جريان بازرسي ، طرح گزارش خود را تهيه و با ايجاد ارتباط منطقي بين مطالب به تحرير متن گزارش مورد نظر اقدام مي نمايد. در تدوين گزارش مذكور نكات زير رعايت خواهد شد:
الف) تنظيم مطالب نتيجه تحقيقات و اطلاعات بدست آمده و طبقه بندي آنها بر مبناي درجه اهميت دلايل و مستندات و تعيين جايگاه آنها در گزارش
ب) تجزيه و تحليل عملكرد دستگاه يا موضوع مورد بازرسي
ج) ارزيابي وضعيت موجود با لحاظ قوانين و مقررات مربوط و اهداف بازرسي
د) اعلام نظر بر حسن جريان امور و يا تعيين موارد اختلاف بين آنچه انجام گرفته و آنچه بايد انجام مي گرفت و بيان اشكالات ، معايب و نواقص
ه) استنتاج از مجموعه بررسي ها و اعلام نظر نهايي با توجه به شرايط و اوضاع و احوال موثر ارائه پيشنهادهاي ارائه شده
و) تعيين روش پيگيري و نظارت براي تحقق نظريات و پيشنهادهاي ارائه شده
اسلاید 11 :
چگونگی نظارت و بازرسی کارآمد و مؤثر
1) شناخت دقیق از موضوع و محیط بازرسی
شناخت دقیق از موضوع و محیط بازرسی و نیز قوانین و مقررات ناظر و حاکم بر آن یکی از مهمترین بایدهای بازرسی کارآمد و موثر است. چنانچه بازرس پیش از ورود به هر محیط و موضوعی به قوانین و مقررات حاکم بر آن اشراف پیدا کند بدیهی است که یافته هایش لاجرم از دقت، استحکام و استدلال بالاتری برخوردار خواهد بود.
اسلاید 12 :
۲) اولویت بندی موضوعات
روزانه در معرض بسیاری از مسائل و موضوعاتی هستیم که در نگاه اولیه ضرورت انجام بررسی در خصوص آنها وجود دارد. طبیعی است با لحاظ محدودیتهای زمانی و امکانات رسیدگی به همه آنها وجود ندارد.
به فرمایش امیر مومنان علی(ع) اندیشه (انسان) برای همه کارها گنجایش ندارد، پس( باید) آن را برای مسائل مهم و اساسی، فارغ (نگه) داشت.و در جایی دیگر می فرمایند: “ کسی که به کار غیرمهم مشغول شود، کار مهمتر را ضایع خواهد کرد.”
از این رو ضروری است با انجام اقداماتی به اولویت بندی موضوعات روی آوریم. برای این منظور باید ببینیم هر کدام از موضوعات در اختیار ما، دغدغه چه میزان از مردم جامعه بوده آثار و تبعات ناشی از عدم توجه به آن چه تعداد از آنان را متاثر می سازد. بدیهی است هر چه تعداد افرادی که در معرض تاثیرات موضوع مذکور هستند افزایش یابد به همان میزان بر اهمیت موضوع افزوده شده در نتیجه از اولویت بیشتری جهت رسیدگی برخوردار می گردد.
اسلاید 13 :
۳) آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارتهای بازرسی موفقیت در امر بازرسی مستلزم آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارتهای خاص آن است. یک بازرس موفق باید این قواعد را فراگرفته بدان ملتزم باشد. برخورداری از دانش و اطلاعات تخصصی حوزه مورد بازرسی، شنیدن اظهار نظرهای مختلف در خصوص موضوع ( اعم از اینکه در راستای تائید موضوع باشد یا رد آن)، داشتن صبر و حوصله در جهت کشف حقیقت، حساسیت در برابر پدیده های پیرامونی، داشتن شجاعت برخورد با مفاسد و متخلف، داشتن مهارتهای ادراکی و ارتباطی، داشتن اندیشه و تفکر استراتژیک و کلان نگر، برخورداری از قدرت تجزیه و تحلیل، توانایی جمع آوری اطلاعات و. از جمله این قواعد و اخلاق است که توجه به آنها موجبات ارتقای کیفیت فعالیت انجام شده را فراهم می آورد.
اسلاید 14 :
4) مطالعه گزارشهای پیشین وتجارب گذشتگان
بازرسان در شروع هر پروژه بازرسی لازم است کارهایی که پیش از آنها در خصوص آن موضوع انجام گرفته است را مطالعه نمایند. با این اقدام، آنان، اطلاعات و آشنایی اولیه در خصوص محیط و موضوع به دست آورده در جریان وضعیت گذشته عملکردی دستگاهی که قرار است در آن وارد شوند قرار می گیرند. به واقع گزارش پیشین، بسان چراغی پیش روی بازرس است تا با اشراف بر آن به جستجوی مطالب و موارد تازه و بدیع پرداخته، میزان توجه دستگاه به نکات مطروحه در گزارشهای پیشین را نیز مورد توجه قرار دهد.
اسلاید 15 :
۵)تبیین اهمیت وضرورتهای موضوع مورد بررسی برای مدیران دستگاهها
تردیدی نیست مدیرانی که به مسئولیت خود به دیده فرصتی برای خدمت مینگرند برای دست یافتن به این مهم داشتن زیر مجموعه ای سالم با دستهای پاک را جستجو می کنند و از هرگونه اقدامی که به روشن شدن هر وضعیت ابهامآلودی بینجامد حمایت نموده به این روند کمک نیز خواهند کرد. مهم این است که بازرسان بتوانند این حس و هدف خود را به مدیران موصوف منتقل نمایند. در چنین صورتی است که آن مدیران نه تنها حضور و فعالیت بازرسان را باعث محدود شدن اختیاراتشان نخواهند پنداشت بلکه خود را عضوی از اعضای هیئت بازرسی خواهند دانست و بدین وسیله اهداف و برنامه های بازرسی نیز در حداقل زمان و به صورت کامل ترمحقق خواهد شد.
اسلاید 16 :
۶) برانگیختن شوق عدالت طلبی و اعتماد درونی کارکنان دستگاهها
انسان فطرتا تشنه و جستجوگر عدالت است و در این راستا از هر حرکت و اندیشه ای که تحقق این مهم را به تاخیر انداخته یا متوقف نماید گریزان و متنفر است. از این شوق و علقه درونی و الهی انسانها می توان استفاده های شایانی در جهت تحقق اهداف بازرسی برد و از همراهی و همفکری آنان در جهت طی سریع و سالم مسیر بازرسی کمک گرفت. مهم آن است که این اشتیاق و اعتماد درونی افراد با اتخاذ تدابیر هوشمندانه و مدبرانه از سوی کسانی که مسئولیت خطیر نظارت و بازرسی را بر عهده دارند، بر انگیخته شود. آنگاه قاطبه افراد یک مجموعه متصل به صندوق بیت المال را بسان بازرسانی خواهیم یافت که فراتر از تکلیف اداری در جهت انجام تکالیف شرعی خود در مسیر کمک به هدف و حرکت عدالت طلبانه ما قرار گرفته، به این مهم به چشم یک عبادت می نگرند.
اسلاید 17 :
۷) بهره مندی از نظرات مشاورین و متخصصان
طبیعی است که هیچ کس به تنهایی بر همه علوم و فنون مسلط نبوده بلکه این علوم میان کثیری از انسانها توزیع شده است.لذا اینکه کسی در حوزه ای به ندانسته های خود اعتراف نماید نه تنها عیب نیست بلکه گویای شجاعت و حسن نفس اوست. حسن بزرگی که مانع از به خطا رفتن وی در جریان قضاوتها و تصمیم گیریهایش می شود.
بخصوص در امر مهم بازرسی که نتیجه کار، با جان، مال و آبروی مردم از یک سو و حدود و حقوق بیت المال از سوی دیگر ارتباط مستقیم دارد. بنا بر این ضروری است که بازرسان خود را از مشاوره با افراد خبره و مطلع در حوزه هایی که در آن مسلط و مطلع نیستند بی نیاز ندانند.گاهی وقوف به کنه یک موضوع و یافتن حقیقت درون آن ایجاب می نماید که بازرس به نظرات متخصصان و صاحب نظران درحوزههایی چند مراجعه کند. از چنین مراجعاتی باید با روی گشاده استقبال و این روش و رویه را توسعه داده و تقویت نمود تا کسی خود را از علم دیگری بی نیاز نداند.
اسلاید 18 :
۸) استفاده از تیمی از افراد با مهارتها و قابلیتهای مختلف یک گزارش اگر حاصل کار گروهی افرادی با توانائیها و مهارتهای مختلف باشد یقینا از استحکام و مطلوبیت مضاعفی برخوردار خواهد بود.تردیدی نیست که هر کسی دارای حد و سطحی از مهارتها وتوانائیها بوده جمع این توانائیها و مهارتها است که می تواند به غنای نتیجه کار افزوده آن را دارای ارزش افزوده نماید. برای مثال در یک جمعی، فردی را با روابط عمومی بالا و برخوردار از توانایی خاص در امر برقراری ارتباط مفید با دیگران می بینیم. شخص دیگری از همان جمع را دارای مهارت ویژه در امر تجزیه و تحلیل اطلاعات و مطالب می یابیم و دیگری را برخوردار از فن و مهارت بالا در امر نگارش می بینیم و نفر چهارمی را دارای دانش و اطلاعات ریز حقوقی. طبیعی است چنانچه این چند نفر به جمع هم عهده دار کار بازرسی شوند نتیجه کارشان از اثربخشی بالاتری برخوردار خواهدشد.
اسلاید 19 :
۹) به کارگیری فناوری اطلاعات در کسب وتحلیل اطلاعات
پیچیده تر شدن روابط و رفتارها و ابزار اداری اقتضاء می کند که بازرسان در جهت هرچه اثربخش تر شدن فعالیتهایشان از ابزار، روشها و تکنولوژی متناسب با شرایط روز استفاده کنند. به عقیده دانشمندان علوم اداری، نظامهای اداری با عبور از مراحل سنتی و بوروکراتیک به مرحله جدید خود یعنی” اینفوکراسی” رسیده است. این مرحلهای است که در آن رایانه و نرم افزار به کمک مدیران آمده به آنان این امکان را میدهد که از ماشین به عنوان مشاور، برنامهریز و حتی مجری برنامه ها و دستورات خود استفاده نمایند.
طبیعی است در این گونه شرایط بسیاری از اطلاعات و روابط میان بخشها و افراد حقیقی و حقوقی نه در لابه لای کاغذها و پروندههای کاغذی بلکه در درون پایگاههای اطلاعاتی ثبت و ضبط شود که البته دسترسی به آنها نیازمند تسلط بر این سیستمها، روشها و ابزار است. ضرورت توجه به فنآوری اطلاعات به همین مورد ختم و محدود نمی شود بلکه موجب می گردد تا بازرسان به بروزسازی روشهای بازرسی روی آورده در روشهای سنتی محدود و محصور نمانند.
اسلاید 20 :
۱۰) بازرسی از عملکردها با در دست داشتن شاخصهای معتبر و علمی
ورود به هر دستگاه با هدف بررسی عملکرد آن مستلزم در اختیار داشتن شاخص و معیار است. چه بسا عده ای با مقایسه وضع موجود یک دستگاه با گذشته آن، بخواهند به ارزیابی عملکرد کنونی آن بپردازند. اما باید گفت این روش، شاخص مقبول و مطلوبی برای پی بردن به میزان موفقیتهای یک دستگاه نبوده ونمی تواند ما را در رسیدن به برآورد حقیقی از توانائیها و شایستگیهای مدیران و پرسنل آن یاری نماید. در این رابطه می توان از” قانون و برنامه های مصوب” به عنوان ۲ شاخص مهم برای این منظور نام برد. در هر بررسی و بازرسی باید با پیش رو داشتن مجموعه قوانین و مقررات و نیز برنامه های مصوب مربوطه، به ارزیابی عملکرد آن دستگاه پرداخت تا مشخص شود چه میزان در رسیدن به اهداف برنامه های مصوب موفق بوده و در این مسیر چه میزان به رعایت قوانین و مقررات مربوطه پایبندی داشته است.
