بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
اصول گزارش و گزارش نویسی
اسلاید 3 :
گزارش و گزارش نویسی
معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن
و از مصدر گزاردن ساخته شده است. « گزار » بن مضارع « ش » پسوند اسم مصدر ساز می باشد
معنی اصطلاحی واژه گزارش
به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.
تعریف گزارش نویسی
از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها
و بر دو اصل « سالم نویسی » و « ساده نویسی » استوار باشد.
هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد
اسلاید 5 :
خواننده گزارش کیست
قبل از این که تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش
را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود
الف- از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.
ب- خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.
اسلاید 6 :
فصل دوم
مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی عبارتند از
مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )
٣. مرحله نگارش
٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی
اسلاید 7 :
مراحل روش علمی تحقیق
١. تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
٢. طرح مقدماتی تحقیق
٣. انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
٤. جمع آوری اطلاعات و داده ها
٥. تحلیل و تفسیر
٦. نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها
اسلاید 8 :
١- تعریف مسأله
صورت مسأله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف- عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب- عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟
ج- عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی ببریم.
تعریف مسأله باید در عبارتی روشن، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود
اسلاید 9 :
٢- طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش )
طرح مقدماتی تحقیق
شامل چهار موضوع است
تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق
طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث
موضوع) تعیین هدف تحقیق ( گزارش )
الف- اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها
ب- اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
ج- اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل
اسلاید 10 :
٣- انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش )
٤- جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است
٥- تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج )
٦- نتیجه گیری
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
اسلاید 11 :
ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است.
ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:
الف- هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.
ب- هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است
نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
ج- نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.
اسلاید 12 :
مقدمه گزارش
مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد،
یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد
که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.
ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند.
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.
اسلاید 13 :
متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها
و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهادات و راه حل است
که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد.
اسلاید 14 :
اصل تأکید در گزارش
چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟
الف - جای نکته در گزارش
ب - اندازه و تناسب
ج - زبان تأکید
د- کاربرد علائم
١- الگوی قیاسی
الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است
شکل زیر نمودار الگوی قیاسی است:
نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ***** اثبات اثبات اثبات ******* حقایق حقایق
اسلاید 15 :
٢- الگوی استقرایی
ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است
شکل زیر نمودار الگوی استقرایی است:
حقایق حقایق حقایق ******** اثبات اثبات ******** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل
٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم،
می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود
مثلاً
در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس
اسلاید 17 :
٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم، می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود. مثلاً در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس. در مورد مسأله ای که مورد منازعه و اختلاف است ترتیب ذکر مسائل از کم اهمیت تر به مهمترین مناسب است، زیرا خواننده را قدم به قدم آماده پذیرش نقطه نظرها و حقایق می کند تا آن که به نکته اساسی و اوج مطلب برسد.
در گزارشات شفاهی، باید از کم اهمیت ترین شروع و به مهم ترین نکته ختم کرد زیرا مهم ترین نکته که در آخر کار ارایه می شود مورد توجه شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد
اسلاید 18 :
٤- الگوی تقدم زمانی
این الگو برای گزارش حوادث و وقایعی که طبق تقدم و تأخر زمانی صورت می گیرد به کار می رود، مانند گزارشات پلیس، آتش سوزی، حوادث و گزارش مسافرت های اداری برای بازدید و برنامه انجام کار
٥- الگوی قدم به قدم
این الگو که شکل ویژه ای از الگوی تقدم زمانی است برای توضیح و توصیف طرز کار یک دستگاه یا یک ماشین به کار می رود.
٦- الگوی مسأله- راه حل
این الگو در واقع نوعی الگوی استقرایی است و در موردی به کار می رود که شرایط نامناسبی در امری وجود داشته باشد و گزارش شامل پیشنهاد برای رفع آن مشکل باشد. نویسنده گزارش از توصیف و تشریح مشکل شروع می کند و سپس راه حل مناسب را انتخاب و پیشنهاد خود را ارایه می دهد. ضمناً مزایا و محدودیتهای پیشنهاد را نیز ذکر می کند.
اسلاید 19 :
٧- الگوی معیار- اقدام
هرگاه لازم شود که متغیرهای چندی را با معیار واحدی بسنجیم و مزایا و معایب هر یک را تعیین و سپس یک متغیر را از بین متغیرها انتخاب کنیم از الگوی معیار- اقدام، استفاده می کنیم. مثلاً در مورد خرید یک دستگاه بر اساس معیار مورد نظر می سنجیم، مثلاً با معیار هزینه، عمر مفید، قابلیت انعطاف، سرویس پس از فروش و غیره، آنگاه یکی از آن ساخت ها را که با معیارهای ما توافق و تجانس بهتری دارد، انتخاب و پیشنهاد می کنیم
٨- الگوی علت- معلول
استفاده از این الگو از هنگامی مفید است که بخواهیم عواقب احتمالی یک اقدام بخصوص را تجزیه و تحلیل کنیم. تلفیق زمانی و علت و معلولی نیز امکان پذیر است،البته یک معلول ممکن است چند علت و یا یک علت چند معلول داشته باشد.
در این الگو از عوامل شناخته شده بسوی عوامل ناشناخته حرکت می کنیم. این ترتیب در مورد سؤالاتی که جنبه پیش بینی دارد مفید است، مثلاً: اگر به قیمت اجناس دو درصد اضافه کنیم، با توجه به کشش عرضه این کالا در سود چه تأثیری خواهد داشت؟
اسلاید 20 :
خلاصه ی مرحله دوم گزارش نویسی
در مرحله دوم گزارش نویسی سروکار ما با طرح ریزی است یعنی با طرح ربط منطقی مطالب، و منظور از ربط منطقی مطالب آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء از حیث درجه اهمیت تقدم و تأخر، علت و معلول و دیگر معیارها نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد، به صورتی که خواننده گزارش هم از کل موضوع تصویری روشن در ذهن پیدا کند و هم ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با یکدیگر و با کل موضوع تشخیص و تمیز دهد
یکی دیگر از وسایلی که در این رابطه می توان از آن استفاده کرد، برگه و یا فیش است
از مسائل دیگری که در طرح ریزی مطرح است مسأله تقسیم یا ماده بندی مطالب است. به منظور این که نوشته ما صورت پیدا کند و درک آن برای خواننده راحت ترباشد، مطلب بایستی تقسیم یا اصطلاحاً ماده بندی گردد. این ماده بندی به شکل های مختلفی صورت می گیرد:
