پاورپوینت گزارش نویسی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

گزارش نویسی

اسلاید 2 :

کار عملی
نوع گزارش: گزارش رسمی بلند

ویژگی های گزارش:
Word1- فایل
2- حداقل در 2 صفحه
3- استفاده از یک جدول یا نمودار در متن گزارش
4- رعایت اصول نگارشی و نقطه گذاری
5- ارسال گزارش از طریق ای میل:

اسلاید 3 :

کار عملی
موضوع گزارش (پیشنهادی):
1- لزوم یا عدم لزوم باز بودن کتابخانه در شیفت عصر
به عنوان مسؤول کتابخانه در تاریخ 94/6/15 نامه ای به شماره 756/د/5 از طرف معاون پژوهشی مرکز خود دریافت کرده اید مبنی بر باز بودن یا باز نبودن کتابخانه در شیفت عصر
2- دلایل شرکت کردن یا نکردن در نمایشگاه بین المللی کتاب

اسلاید 4 :

واژه «گزارش»
گزارش در لغت به معنای تفسیر قضیه، شرح و تفصیل خبر یا کاری که انجام یافته (فرهنگ عمید)
- بیان و اظهار (فرهنگ معین)

اسلاید 5 :

اصطلاح «گزارش»
گزارش در اصطلاح، انتقال اطلاعات از فرد یا افرادی که آنها را می دانند و یا به طریق علمی به دست آورده اند، به فرد یا گروهی که نمی دانند و نیازمند اطلاعات مزبور برای اتخاذ تصمیم تا انجام یک کار هستند، است.

اسلاید 6 :

تعریف «گزارش نویسی»
- گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.
- در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

اسلاید 7 :

هدف «گزارش نویسی»
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
تأثیر گذاشتن بر مخاطب

اسلاید 8 :

کاربرد «گزارش نویسی»
کاربرد گزارش نویسی در سازمان به عنوان ابزار مدیریت در جهت انجام وظایف مدیران و گردش کار مطلوب در سازمان و ایجاد ارتباطات رسمی سازمان می باشد. که عمده کارایی آن عبارت است از:
برنامه ریزی، سازماندهی و هماهنگی
اطلاع از اجرای صحیح دستور (کنترل)
آگاهی از وظایف واحدها (هدایت)
آگاهی از پیشرفت کار (رهبری)
آگاهی از روشهای انجام کار
آگاهی از کمال یا نقص فرامین
اطلاع از مشکلات (کنترل)
ارزیابی توانمندی های مجموعه تحت سرپرستی

اسلاید 9 :

تهیه گزارش
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که او خود تصمیم می گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می کند، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از این مسائل می تواند گزارش خود را به شکلی تهیه کند که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.

اسلاید 10 :

تهیه گزارش
تهیه گزارش به دو شکل انجام می گیرد:
از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید
خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید

اسلاید 11 :

مراحل گزارش نویسی
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارتند از:
مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش (ربط منطقی مطالب)
مرحله نگارش
مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

اسلاید 12 :

مرحله اول گزارش نویسی: برنامه ریزی
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است.
در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد (اکثر گزارشهای مختصر و توضیحی)
در گزارشهای اداری و فنی و تحقیقی با توجه به اینکه نویسندگان گزارش به دنبال گشف حقایق و نتایج قابل ارائه هستند بهتر است در مرحله برنامه ریزی از روش علمی استفاده نمایند.

اسلاید 13 :

مراحل روش علمی
تعریف مسأله
طرح مقدماتی تحقیق
انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
جمع آوری اطلاعات و داده ها
تحلیل و تفسیر
نتیجه گیری

اسلاید 14 :

مرحله دوم گزارش نویسی: ساختار گزارش
در این مرحله سرو کار ما با طرح ریزی است یعنی با طرح ربط منطقی مطالب
منظور از ربط منطقی مطالب آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء از حیث درجه اهمیت تقدم و تأخر، علت و معلول و دیگر معیارهای نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد به صورتی که خواننده گزارش هم از کل موضوع تصویری روشن در ذهن پیدا کند و هم ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با یکدیگر و با کل موضوع تشخیص دهد.

اسلاید 15 :

ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است

هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممكن است نتايج و پيشنهادات گزارشگر را بپذيرد يا نپذيرد.

نكات و نظريات عمده بايد مورد تأكيد قرار گيرد.

اسلاید 16 :

ساختار گزارش
هر گزارش باید دارای:

موضوع
مقدمه
بدنه اصلی (متن)
پایان

اسلاید 17 :

مقدمه گزارش
مقدمه گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست.

بطور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:
گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل قهم و با معنی باشد.
در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند
باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد

اسلاید 18 :

متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارائه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آنها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.

اسلاید 19 :

پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارائه پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه عمده گزارش (در مورد گزارشهای مفصل) می باشد.

اسلاید 20 :

تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی خواننده گزارش
در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی (Deductive) استفاده کرد.
در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت کند باید از روش استقرائی (Inductive) استفاده کرد.