پاورپوینت آیین نگارش مکاتبات اداری

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 2 :

نام دوره: آیین نگارش مکاتبات اداری

اسلاید 3 :

اهم آنچه در این دوره به آن پرداخته می شود عبارتست از:
سند و انواع آن
مکاتبات(نوشته های) اداری و انواع و اجزاری آنها
نامه به عنوان پرکاربردترین نوشته اداری
گزارش های اداری
رزومه نویسی در ادارت
اصول نگارش در نوشته های اداری
نشانه گذاری(نقطه گذاری) و شیوه نوشتن اعداد و ارقام در نوشته های اداری
خلاصه نگاری نوشته های اداری
ویرایش در سازمان های اداری

اسلاید 4 :

به نظر شما ضرورت این دوره چیست؟
ضرورت های نو آموزش های نو را ایجاب کرده است
شناخت از مكاتبات اداري
توسعه اداری در عصر اطلاعات وارتباطات ایجاب می کند نگارش های اداری به سادگی و بدون اتلاف وقت خواننده پیام رسانی کند و از آنچه باعث کاهش توجه مخاطب به اصل موضوع است، بپرهیزد
ارتقاء سطح مهارت هاي شغلي

اسلاید 5 :

عصر اطلاعات و ارتباطات
مقدمه اول: هرچند مغز انسان ظرفیت زیادی در انباشتن اطلاعات دارد اما این ظرفیت در مقایسه با اطلاعات موجود در جهان بسیار ناچیز است(ما با انفجار اطلاعات روبرو هستیم)
از طرفی آگاهی و دانش حاصل شناخت و استفاده از اطلاعات است
مقدمه دوم: ارتباط همان انتقال اطلاعات است با دریافت پیام توسط گیرنده پیام از پیام دهنده
ارتباطی، صحیح برقرار می شود که گیرنده پیام همان درک فرستنده را از پیام دریافت کند
حال چرا بر ارتباط کتبی تاکید داریم؟
مزیت عمده ارتباط کتبی سندیت داشتن آن است
نتیجه: پس در عصر اطلاعات و ارتباطات مهم این است که چه اطلاعاتی را چگونه ارائه دهیم

اسلاید 6 :

سند
مقدمه
در حوزه های مختلف علوم و نظام های اداری، تجاری، مالی، حقوقی و. قابلیت ثبت یا سندیت داشتن نوشتار باعث گردیده است که درحال حاضر نوشتار به عنوان وسیله ای کارآمد و غیر قابل تعویض یا حذف مورد توجه قرار گیرد
تعریف سند
سند در لغت به معنی مدرک مستند و نوشته ای خطی یا رسمی که دلیل یا تایید کننده چیزی است، گفته می شود

اسلاید 7 :

سند از دیدگاه حقوقی
عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشد

سند از دیدگاه اداری
حاصل خدمت و انجام فعالیتی از طرف افراد یا سازمان های مختلف کشور، چنانچه برابر مقررات مربوطه، به صورت نوشته و یا اشکال دیگر تنظیم شود سند گفته می شود

اسلاید 8 :

انواع سند
الف. از نظر درجه و آثار حقوقی
1. اسناد رسمی(طبق ماده 1287 قانون مدنی هر سندی که در دفاتر رسمی و یا نزد مامورین رسمی و برابر مقررات تنظیم شده باشد سند رسمی گفته می شود)
2. اسناد عادی(هر سندی که شرایط ماده 1287 قانون مدنی را نداشته باشد سند عادی گفته می شود مثل قولنامه/ نامه های شخصی/ فاکتورها)
ب. از نظر زمان اقدام
1. سند جاری(سندی که مورد مراجعه مستمر باشد)
2. سند نیمه جاری(سندی که گاهگاهی به آن مراجعه شود)
3. سند راکد(سندی که مورد مراجعه نیست و در موعد خود باید امحا شود)

اسلاید 9 :

ج. از نظر ارزش
1. ارزش اولیه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش مراجعه دارد)
2. ارزش ثانویه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش نگهداری دارد)
د. از نظر درجه حساسیت و اهمیت
اسناد طبقه بندی شده(از نظر اداری به مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و فقط افراد خاصی می توانند از موضوع آن آگاهی یابند)

اسلاید 10 :

ه. از نظر محتوا و موضوع
اسناد اداری/ اسناد مالی/ اسناد علمی/ اسناد فنی/ اسناد سیاسی/ اسناد علمی/ اسناد نظامی/ اسناد تاریخی/ اسناد فرهنگی
و. از نظر فناوری دخیل در ایجاد سند
1. الکترونیکی
2. غیر الکترونیکی

اسلاید 11 :

مکاتبات اداری
اگر نوشتن در حوزه و قلمرو ادارات(سازمانها) صورت پذیرد به آن نوشته اداری یا مکاتبه اداری می گویند
در بیان اهمیت مکاتبات اداری همین بس که هیچ سازمانی بجز از طریق مکاتبات نخواهد توانست در درون سازمان خود و یا با سایر سازمانها ارتباط(ارتباط کاری) صحیح برقرار کند
بنابراین، از رايجترين شيوه هاي ارتباط با مراجع درون سازماني و يا برون سازماني استفاده از مكاتبات اداري است.

اسلاید 12 :

بنا به دلايل مختلفي از جمله شيوه هاي مديريتي، در بیشتر ادارات برای مكاتبات از روش مشخصي پيروي نمي شود؛ آموزش كاركنان ادارات با هدف ايجاد يكنواختي در بكارگيري اصول صحيح نگارش های اداري يكي از مهمترين عوامل در نظم بخشيدن به اين مهم، است
اميدواریم با آموزش و اجراي دقيق اصول مکاتبه امكان دستيابي به اهداف پيش بيني شده و تسريع در امور اداري فراهم آيد.

اسلاید 13 :

نتیجه اینکه هر وسیله مکتوبی که برای انجام دادن کاری اداری موجب برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد(اعم از درون یا برون سازمانی) شود در زمره مکاتبات اداری قرار می گیرد

اسلاید 14 :

نامه: پرکاربردترین نوشته اداری
تقریبا همه کارمندان هر روز با چندین نامه ی اداری سروکار دارند و اغلب در راستای انجام وظایف خود ناگزیرند نامه هایی بنگارند
تسلط هر چه بیشتر کارکنان در دستگاه ها و موسسات اداری به نامه نگاری، انجام امور اداری را آسان تر و پاسخگویی به نامه ها را سریع تر و دقیق تر می کند

اسلاید 15 :

نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده (مثل تقاضای انجام کاری/ پیگیری موضوعی/ اطلاع رسانی درباره موضوعی) و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان(اعم از دولتی و غیر دولتی) مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود
فرستندگان و یا گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشند
نامه های سازمان پس از سیر تشریفات ثبت در دفتر دبیرخانه «اداری» تلقی می شود

اسلاید 16 :

مهمترین ویژگی های نامه های اداری:
موضوع(محتوا): پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری است
در این گونه نامه ها معمولا به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعدد موضوعات هر موضوع با یک بند جداگانه و ذکر شماره از هم جدا می شوند
عنوان گیرنده: نام شخص مخاطب یا عنوان واحد گیرنده دقیق و رسمی نوشته می شود
عنوان فرستنده: عنوان فرستنده کامل و رسمی نوشته می شود تا از نظر سطوح ارتباطی و سلسله مراتب اداری جایگاه خاص خود را بیابد
شماره و تاریخ: داشتن شماره و تاریخ ثبت در دبیرخانه ی واحد سازمانی مرتبط از ضروریات است
به منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی، شماره شده و در بالای نامه درج می شود
امضا: در نامه های اداری مقام مسئول اداری با درج نام و نام خانوادگی و عنوان اداری خود مسئولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیرد
نامه بدون امضا و مشخصات امضاکننده اعتبار ندارد

اسلاید 17 :

سوال: نوشته ای که بین دو فرد حقیقی و بدون اشاره به شخصیت حقوقی آنها مبادله شود نامه ی اداری است؟
نکته بسیار مهم: نداشتن هر یک از مشخصات یاد شده در بالا باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود

اسلاید 18 :

ویژگی های فرعی نامه های اداری(ویژگی های ظاهری)
رنگ كاغذ که به طور معمول سفید انتخاب می شود
اندازه كاغذ: طبق نظر موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران دو قطع A4 و A5 به عنوان اندازه استاندارد اداري شناخته مي شود
تحرير نامه: به منظور خوانايي كه در تصميم گيري مسئولين بسيار اهميت دارد نامه هاي اداري توسط ماشين هاي تحرير نوشته مي شوند
سربرگ اداري: طراحي كاغذ نوشته هاي اداري ضمن وقار و سادگي بايد بتواند در خواننده تاثير مطلوب و رسمي ايجاد نمايد

اسلاید 19 :

ویژگی های نامه اداری خوب
باید منطبق بر واقعیات، سوابق و مدارک باشد
باید جدی باشد و از هزل و گستاخی، طنز و فکاهی به دور باشد
ساده باشد.
ساده نویسی بیشتر از آنکه مربوط به الفاظ و عبارات باشد به معنی و مفهوم ارتباط دارد؛ به این معنی که باید قابل فهم بوده و از ابهام دور باشد
نامه خوب نباید خیلی مفصل و یا خیلی مختصر باشد بلکه باید نکات قابل ذکر(اطلاعات مورد نیاز) در کمترین جملات و عبارات بیان شود
چند مثال:
بدین وسیله مراتب تشکر و امتنان خود را به حضورتان اعلام می دارم
صحیح: از شما متشکرم
خواهشمند است نسبت به ارسال مدارک مربوط اقدامات مقتضی را معمول فرمایید
صحیح: لطفا مدارک را بفرستید

اسلاید 20 :

در موقع نگارش نامه به سوابق و زمینه های فکری مخاطب یا مخاطبین توجه و دقت شود
تنظیم مطالب نامه باید بر اساس اهمیت موضوع صورت پذیرد