بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
نقش
صندوق
در
هتل
اسلاید 2 :
نقش صندوق در هتل
امروزه در صنعت هتلداري ، هدف تنها در اختيار گذاشتن اتاق ، غذا و كسب درآمد نمي باشد . بلكه علاوه بر آن مواردي از قبيل : راحتي ميهمان ، ايجاد وتهيه وسايل مورد نياز او و دكوراسيون مناسب اتاق در جهت كسب رضايت ميهمان مورد نظر است . براي نيل به اين اهداف انتخاب كارمندان مناسب براي هتل اهميت خاصي پيدا مي كند كاركنان بخش صندوق كه با ميهمان ارتباط مستقيم دارند بايستي واجد شرايط خاصي باشند كه در قسمت هاي بعدي به تفضيل بيان خواهد شد .
از روزگاران قديم پس از انجام هر معامله اي سود و زيان آن محاسبه و نتيجه گيري مي شد . در حال حاضر علاوه بر محاسبه سود و زيان روشهاي آماري ابداع شد كه باعث افزايش بهره وري و در نتيجه برنامه ريزي براي آينده مي شود . در اغلب هتل ها ، كار پذيرش با كار حسابداري ( درحد صندوقدار مركزي ) ادغام شده است .
اين دو قسمت در هتل هاي برزگ به علت حجم بالاي كار ، ورود و خروج زياد مسافران ، وضعيت اقتصادي هتل ، سياست كاري هتل ، موقعيت مكاني ، نوع سرويس دهي و . از يكديگر مجزا مي باشد . يك قسمت به امور پذيرشي و خدماتي ميهمان ، قسمت ديگر به امور مالي و اعتباري وهزينه هاي ايجاد شده توسط ميهمان رسيدگي مي كند . در اين مجموعه سعي شده كه وظايف كاركنان بخش صندوق عمليات و فرم هايي كه دراين قسمت مورد استفاده قرار مي گيرند توضيحي داده مي شود .
اسلاید 3 :
وظايف صندوقدار پذیرش:
ثبت نمودن كليه هزينه هاي ميهمان در صورت حساب ( Folio ) كه از قسمت هاي درآمد زا به F.O.C مي رسد .
ثبت دريافت ها و پرداخت هاي ميهمان در Folio .
تهيه ليست گزارش جداگانه براي انتقال وجوه نقدي به حسابداري .
اجراي سيستمي كه هنگام خروج ميهمان صورت حساب آماده باشد .
پذيرفتن پول هاي خارجي و يا تبديل آنها طبق مقررات مربوط به پرداخت چك هاي شخصي پرداخت به وسيله قبض يا رسيد آژانس هاي توريستي .
تبديل اسكناس به پول هاي ريزتر در صورت نياز .
پرداخت پول از تنخواه به پرسنل طبق دستور مديريت .
انجام امور مربوط به صندوق امانات.safe deposit box
تحويل وجوه نقدي دريافت شده در پايان هر شيفت از طريق قراردادن در پاكت مخصوص .
10. ثبت وجوه نقدي رسيده از قسمت هاي درآمد زا در فرم مخصوص و مقررات تحويل پاكت به صندوق .
11. ثبت و كنترل حساب تلفن هاي بين شهري اتاق ها به استناد رقم كنتور در هنگامن ورود و خروج .
12. استفاده از ماشين مخصوص نگهداري حساب ها ويا كامپيوتر براي نقل و انتقالات كليه حساب هاي ميهمان .
اسلاید 4 :
13. حفظ و نگهداري از كليدهاي مادر و كليد قسمت هاي ديگر.
14. كنترل سقف اعتباري ميهمان .
15. توجه داشتن به مخارج غيرمعمول ميهمان و اطلاع دادن به مديريت در صورت لزوم .
16. همكاري با كاركنان پذيرش و اطلاعات و ( كانسيرج) به هنگام ورود وخروج ميهمان .
17. همكاري با قسمت هاي درآمد زاي هتل مانند رستوران ، پذيرايي در اتاق ، تلفنخانه وغيره براي جمع آوري رسيد ، چك وقبض هزينه هاي ميهمان به منظور وارد نمودن در Folio و در صورت نياز پيگيري براي انجام به موقع اين مرحله .
18. نگهداري گزارش هاي رسيده از قسمت هاي درآمد زا و انتقال آن به صندوق دار شب . 19. كنترل ومطابقت امضاء ميهمان روي صورت حساب ها
20. اعلام خروج ميهمان پس از تسويه حساب به پذيرش به وسيله كارت ثبت نام .
21. رعايت موارد ايمني در مور نگهداري وجوه صندوق ها . 22. يادداشت كردن موارد لازم در دفتر گزارشات روزانه
23. ارائه گزارش كنترل حساب ها و ديگر گزارشات خواسته شده توسط مديريت .
لازم به تذكر است قبل از همه اين موارد رعايت نكات آداب و معاشرت از قبيل مودب بودن ، خوش برخورد بودن ، خوش بيان بودن و . براي كاركنان صندوق اهميت دارد . چرا كه آخرين تماس با ميهمان بخصوص هنگام پرداخت پول در اين قسمت مي باشدمعمولا" در اين مرحله ميهمان به جهت پرداخت پول ممكن است خوشحال نباشد و اين تنها هنر يك صندوق دار ماهر است كه طوري برخورد كند تا ميهمان علاوه بر پرداخت كليه صورت حساب ها با رضايت و خاطره خوش هتل را ترك كند .
معمولا" در اين مورد برخورداري از اطلاعات مربوط به آداب معاشرت و فن بيان به پذيرشگر بسيار كمك خواهد كرد
اسلاید 5 :
بخش اعتبارات هتل :
بخش اعتبارات براي استفاده ميهمان از امكانات موجود به نحو مطلوب وهمچنين جلوگيري از هرگونه ضرر و زيان اين مقررات را درنظر مي گيرد .
1- داشتن سقف اعتباري جهت استفاده ميهمان از خدمات ارائه شده در صورتي كه بدهي ميهمان بيشتر از سقف مزبور شود بايد از او خواسته شود تا حسابش را تسويه كند .
2- فقط كارتهاي اعتباري تاييد شده توسط مديريت براي پرداخت هزينه ميهمان مورد قبول است .
3- چك هاي صادر شده توسط شخص ثالث مورد قبول نيست .
4- چك هاي صادر شده براي بانك هاي خارجي مورد قبول نيست.
5- چك هاي صادر شده توسط ميهمان براي بخش هاي ديگر هتل بايد به صندوق فرانت آفيس تحويل داده شود .
6- اگر هزينه هاي ميهمان توسط شركت پرداخت شده باشد اين موضوع بايد قبلا" از طرف مديريت هتل تاييد شده باشد .
7- قبل از نقد كردن چك هاي خارج از شهر ميهمانان بايد از موجودي آن مطمئن شوند .
8- چك هاي صادر شده از طرف اشخاص زير 18 سال تمام مورد قبول نيست .
9- چك هايي كه تاريخ آنها گذشته اعتبار ندارد .
10- چك هاي تصحيح شده و يا خط خورده مورد قبول نيست .
اسلاید 6 :
كارت هاي اعتباري :
سيستم استفاده از كارتهاي اعتباري در سال 1894 در امريكا به صورت نامه هاي مسافرتي كه پرداخت هزينه هاي اقامتي ميهمان را در هتل تضمين مي كرد ابداع شد .
در اوايل قرن بيستم سكه هاي اعتباري بوجود آمد كه فروشگاههاي بزرگ براي راحتي در امر خريد آنها را در اختيار مشتريان خود قرار مي دادند . در سال 1920 شركت ها شروع به ارائه كارت هاي افتخاري كردند و در اواخر دهه 30 كارت هاي اعتباري پلاستيكي به وجود آمد واين كارتها بخصوص بعد از جنگ جهاني دوم بسيار موفق بود زيرا مردمي كه مشكل پرداخت فوري نداشتند با آن خريد مي كردند و همچنين از ديگر خدمات موجود اين كارت ها بهره مي بردند .
در سال 1950 با پشتيباني بانك ها و موسسات مالي اين كارتها اعتبار و اهميت بيشتري يافتند و حتي موسسه اعتباري چون Dinners club با عضو پذيري سيستم مدرني براي كارت هاي اعتباري خود به وجود آورد و تعداد اعضاي آن درهمان سال به دويست نفر رسيد . هم اكنون تعداد اعضاي اين موسسه به چندين ميليون نفر مي رسد امروزه از اين كارت ها نه تنها براي اقامت درهتل ، بلكه در رستورانها ، مراكز خري ، آژانس هاي هواپيمايي و غيره نيز استفاده مي كنند معروفترين كارتهاي اعتباري خارجي عبارتند از :
آمريكن اكسپرس
American Express
داي نرز كلاب
Dinners Club
مستر چارج
Master charge
ويزا كارت
Visa card
كارتهاي اعتباري پان اي ام
Pan Am credit card
كارتهاي اعتباري يوري
Euro card
ومعروفترين كارتهاي اعتباري ايراني عبارتنداز ،كارت اعتباري پارسيان ، كارت اعتباري سامان
اسلاید 7 :
نحوه رسيدگي و قبول كارتهاي اعتباري :با ارائه فرم ثبت هزينه مربوطه به بانك يا موسسه اعتباري صادر كننده كارت از ميهمان امضاء گرفته شود ( از كارت كپي نيز گرفته شود ) .
براي اطمينان از اعتبار كارتهاي اعتباري بايد نكات زير را مورد توجه قرار دارد .
آيا كارت اعتباري ارائه شده توسط ميهمان مورد قبول هتل مي باشد يا خير ؟ تاريخ انقضاي كارت چه زماني است ؟
براي اطمينان از صحت و اعتبار كارت بايد نام و شماره آن را با بولتن هاي مخصوص كارتهاي اعتباري كه مرتبا" از طرف موسسات و بانك هاي صادر كننده كارت چاپ مي شود چك كرد .
هرگونه تغييرات در كارت را بايد مورد توجه قرار داد .
بايستي امضاي ميهمان بر روي كارت اعتباري و فرم ثبت هزينه را مقايسه كرد .
با استفاده از دستگاه مخصوص چاپگر كارت اعتباري اطلاعات برجسته آن بر روي فرم ثبت هزينه امضاء شده چاپ شود . كل مبلغ هزينه ميهمان در ستوان مخصوص به خود وارد شود .
اگر كل مبلغ از سقف تعيين شده بالاتر رفت طبق مقررات عمل شود . شماره صورت حساب در ستون مخصوص و در فرم ثبت هزينه نوشته شود .
صورت حساب بايد داراي امضاي ميهمان باشد و براي اطمينان روي كارت اعتباري با امضاي صورت حساب مطابقت داده شود .
نسخه اصلي فرم ثبت هزينه به ميهمان داده شود و دونسخه ديگر همراه با صورت حساب ( يا صورت هزينه ها ) كنار گذاشته شود .
در صورت تاخير در ثبت هزينه به خاطر عدم دريافت قبض و يا درصورت حساب آن قسمت بايستي مبلغ ( در حاشيه فرم ثبت هزينه آن قسمت ) و همچنين دليل تاخير را به صورت خيلي خلاصه ( يك كلمه ) نوشته سپس مبلغ را وارد كرده با مبلغ قبلي جمع زده تا مبلغ كل به دست آيد . به هيچ وجه عددها را نبايد تغيير داد اين قبض ها يا صورت حساب را بايد با دقت نگهداري نمود تا در صورت نياز بتوان آن را به دارنده كارت اعتباري ارائه داد .
در پايان روز برگ هاي دوم از نسخه شرح داده شده در شماره 9 جمع آوري شده و شمارش گردد .
در هرفرم شرح خلاصه مشخصات را تا صد برگ از فرمهاي ثبت هزينه وارد نمائيد .
با استفاده از دستگاه مخصوص ارائه شده توسط شركتي كه كارت اعتباري صادر كرده نام شركت و شماره حساب درج شده بر روي كارت در فرم شرح خلاصه ثبت شود .
تاريخ درج و خلاصه اي از فرمهاي ثبت هزينه در فرم شرح به اختصار نوشته شود .
مقام مسئول مربوطه هتل بايد فرم شرح خلاصه را امضا كند.
فرم شرح خلاصه همراه با نسخه هاي سوم فرمهاي ثبت هزينه ميهمانان به شركت مربوطه فرستاده شود .
اسلاید 8 :
توجه :
فرمهاي ثبت هزينه ميهمانان هرگز نبايد منگنه زده يا تا شود زيرا آنها با دستگاه هاي الكترونيكي وبا سرعت بالا عمل مي كنند .
فقط بايد سر برگ سوم فرم هاي ثبت هزينه ارسال شود ( نه برگ اول يا كپي آن ) .
ارزهاي خارجي :
صنعت توريسم يكي از مهم ترين منابع درآمد ارزي براي هر كشور مي باشد دولت ها نيز مايلند نظارت دقيقي بر درآمدهاي ارزي و راههاي كسب آنها داشته باشند بنابراين سيستم هاي دقيقي براي كنترل و ثبت ارزهاي بدست آمده دارند هتل هايي كه مجاز به دريافت و پرداخت ارز ميهمانان خارجي هستند بايد از اين سيستمهاي كنترلي پيروي كنند .
در هتل صندوقدار فرانت آفيس با كسب اجازه از مديريت مجوز دريافت ارز از ميهمان خارجي را دارا مي باشد .
هتل بايد نرخ ارز را به صورت مشخص و خوانا در معرض ديد ميهمانان قرار دهد اين نرخ بايد از طريق بانك مركزي مرتبا" كنترل شود .
مواردي كه بايد هنگام قبول ارز خارجي به آنها توجه شود عبارتند از :
اعتبار و سنديت پاسپورت ميهمان دقيقا" چك شود .
شماره اتاق ميهمان خواسته شود .
ازميهمان غيرمقيم خواسته شودتابراي تبديل ارز خود از مدير لابي يا مقام مسئول ديگر اجازه لازم را كسب نمايد .
نوع ارز ميهمان مشخص شده و اطمينان حاصل شود كه با توجه به قوانين بانكي موجود در كشور اين ارز قابل تبديل است.
مشخصات مورد نظر در فرم مخصوص تبديل ارز وارد شود .
ميهمان بايستي تراول چك ها Voucher وچرها را امضا كند.
امضاها بايستي مقايسه شود .
مقدار ارز يا تراول چك دريافت شود .
مبلغ معادل ارز يا پول رايج در كشور محاسبه شود .
فرم اصلي با مقدار مبلغ معادل ارز خارجي به ميهمان عودت داده شود
اسلاید 9 :
مواردي كه بايد بعد از دريافت ارز خارجي مراعات گردد:
نسخه دوم فرم به اسكناس ها و يا تراول چك هاي دريافت شده متصل مي شود .
نسخه سوم در دفترچه فرم ها باقي مي ماند وجدا نمي شود.
مشخصات ميهمان در فرم كنترل ارزهاي خارجي وارد مي شود.
اسلاید 10 :
قسمتهاي درآمدزاي هتل رستوران ها و پذيرايي در اطاق Restaurant & Room service بن ( فرمهاي شماره 1 تا 5) يا قبض دستور غذاي به وسيله ميزبان يا Ordertaker تكميل مي شود و دستورات غذايي ميهمان روي آن نوشته مي شود . اين قبض ها در دو نسخه با شماره سريال تهيه مي شود در بعضي سيستم ها اين قبض ها سه نسخه اي هستند كه نسخه سوم نزد رستوران براي چك كردن و جواب گويي احتمالي نگهداري مي شود . نسخه اصلي به آشپزخانه يا قسمت غذا نوشابه داده مي شود تا طبق آن سفارش ميهمان را تهيه كنند اين نسخه ها به صورت روزانه يا در هر شيفت از آشپزخانه جمع آوري شده ودر اختيار حسابداري قرار مي گيرد . نسخه دوم براي صادر كردن چك استفاده مي شود و به كپي چك ضميمه مي گردد كه از طريق صندوق مركزي به حسابداري ارسال مي گردد حسابداري با استفاده از اين بن ها مصرف آشپزخانه را كنترل كرده و همچنين هزينه غذا را محاسبه مي كند .
اين بن ها حاوي اطلاعات زير مي باشند :
شماره ميز
تعداد نفر
نام ميزبان
دستور غذا ( محل كافي براي آن در نظر گرفته مي شود ) .
در بعضي سيستم ها شماره چك صادر شده نيز روي كپي قبض صندوق نوشته مي شود
اگر سفارش غذا به صورتي باشد كه تحويل آن از قسمت هاي مختلف در آشپزخانه صورت بگيرد بايد براي هر قسمت بن جداگانه اي صادر شود ( به طور مثال غذا و نوشابه يا غذاي اول و غذاي دوم ) .
اسلاید 11 :
چكهاي رستوران :
در دو نسخه و يا با شماره سريال تهيه مي شود.
نسخه اول : براي ميهمان كه به دو صورت نقدي و نسيه قابل پرداخت مي باشد چك نقدي مستقيما در رستوران به ميهمان ارائه مي شود ولي اگر به صورت نسيه باشد از طريق FOC به حساب ميهمان منظور میشود.
نسخه دوم: شرح آن در قسمت آخر صدور چك آمده است .
معمولا" در هر رستوران يك نفر به نام صندوقدار به امور چك ها رسيدگي مي كند ولي اگر هتل كوچك باشد يا رستوران خيلي شلوغ نباشد در هر شيفت يك نفر از ميزبان ها اين مسئوليت را به عهده مي گيرد . صدور چك : فرد مسئول از روي بن غذا چك را مي نويسد به اين صورت كه شماره ميز شماره اطاق ، نوع غذا وقيمت غذا نوشته مي شود زماني كه ميهمان سفارش ديگري نداشته و قصد ترك ميز را داشته باشند ارقام موجود در چك را جمع بسته ، حق سرويس و احيانا" ماليات را اضافه نموده جمع كل كه بايد از ميهمان دريافت شود ويا به حساب او گذاشته شود به دست آورده و در صورتي كه ميهمان نقدا پرداخت كند آن را به ميز مربوطه فرستاده و درغير اينصورت بعد از امضا گرفتن از ميهمان بلافاصله به FOC چنانچه ميهمان مقيم باشد ارسال می نمايد . هر دو نسخه چك به FOC برده شده و روي آن ساعت زده مي شود در صورتي كه مجهز به دستگاه ساعت زني نباشد از صندوقدار امضا گرفته مي شود نسخه اصلي در اختيار FOC قرار مي گيرد كه از روي آن مبالغ در Folioميهمان يا City ledger ثبت مي شود و نسخه دوم نزد صندوقدار رستوران مي ماند كه در آخر شيفت همراه با گزارش صندوق به FOC ارسال مي كند .
روش ديگري نيز وجوددارد كه در آن هر دونسخه به صندوق مركزي داده مي شود كه صندوقدار مركزي از روي نسخه اصلي براي پست كردن به Folio مهمان استفاده مي كند ونسخه دوم را براي حسابرس شب نگهداري مي كند
توجه :معمولا" غذاها را در قسمت بالاي چك و نوشابه ها را درپايين مي نويسند . در هر چك صادر شده بايد مشخص شود كه چه كسي آنرا تهيه كرده است معمولا" به اين منظور از حروف اول اسم و فاميل استفاده مي شود در صورتيكه صندوقدار مسئول هر شيفت مشخص باشد مي توان از گزارش صندوقدار مربوطه استفاده نمود
داشتن يك صندوقدار مستلزم در نظر گرفتن يك هزينه اضافي براي هتل است ولي در مواردي كه حجم كار رستوران زياد است از جهت اينكه مهمان معطل نشود ودقت لازم در كارها رعايت شود نياز به آن حس مي شود . در صورتي كه شيفت معين نباشد يك گزارش صندوق رستوران براي صبحانه يكي براي نهار و شام و يكي هم براي طول شب كه غذهاي سبك سرو مي شود تهيه مي گردد .
براي كنترل بايستي مصرف آشپزخانه با ارقام موجود در بن ها هماهنگ باشد همچنين گزارش تهيه شده از بن هاي آشپزخانه بايد با گزارش چك مهمان يعني گزارش صندوق ، نقدي به علاوه نسيه بخواند اين كار توسط قسمت Cost Control انجام مي شود .
اسلاید 12 :
چكهاي نقدي رستوران :
اصل چك به ميهمان داده مي شود و نسخه دوم همراه گزارش به FOC داده نمي شود تا صندوقدار شب بتواند محاسبات و بالانسها را انجام دهد . اصل چك هاي افراد غير ميهمان هتل كه از رستوران استفاده مي كنند مثل شركتها يا افراديكه نزد هتل اعتبار دارند و يا چكهاي هزينه يا كاركنان به FOC ارسال مي شود صندوقدار مركزي صورتحساب موقت مخصوصي براي اين نوع چكها دارد كه در آن پست مي نمايد و در آخر شب حسابرس شب بعد از بالانس نمودن كارها به حسابداري ارسال مي نمايد . حسابداري برايشان صورتحساب صادر مي كند و يا به حساب كاركنان و يا هزينه مي گذارد در روش ديگر بدون ثبت در صورتحساب موقت مستقيما بعد از وارد نمودن در ماشين به حسابداري ارسال مي شود .
روش ديگري نيز وجود دارد كه در آن بدون وارد كردن در صورتحساب موقت روزانه مستقيما" به حسابداري ارسال مي شود علاوه بر ليست مخصوص يا صورتحساب مخصوص براي بدهكاران غيرمقيم مي توان يك ورقه يا صورتحساب كلي براي مخارج بوجو آمده ازمهمانان غيرمقيم از قبيل مهمانان نقدي ميهمانان اعتباري و ياميهمان هتل به حساب هزينه ،كاركنان تشريفات ميهمانيها تهيه و اين نوع مبالغ در آنجا نوشته شود كه بعد از حسابرسي شب و بالانس نمودن كليه قسمتها چكها / بن ها همراه اين ليست به حسابداري ارسال شود كه بتوانندن صورتحساب صادر و مبلغ را دريافت نمايند و يا به حساب هزينه بگذارند .
لازم به ذكر است كه اين عمل بوسيله شب كار انجام مي گيرد ولي كاركنان شيفت هاي روز هم مي توانند به محض دريافت چك با صورتحساب در ليست مربوطه وارد كنند .
اسلاید 13 :
گزارش صندوق رستوران :
براي استفاده از چك هاي رستوران بايستي به ترتيب و از روي شماره سريال عمل كرد و براي نوشتن گزارش صندوق هم ترتيب همين شماره هانوشته مي شود وقيد مي شود كه براي چه اطاق يا چه شخصي استفاده شده است . اين عمليات براي كنترل چكها مي باشد علاوه بر آن در اين فرم چكهاي مربوط به غذا ونوشابه از هم تفكيك شده تا براي آمار اقلام از آن استفاده شود حسابداري نيز از اين فرم اطلاعات لازم را گرفته و به حسابرسي و چك كردن مي پردازد . براي هر شيفت كاري يك فرم جديد استفاده مي شود و در آخر شيفت آنرا جمع زده و همراه با كپي چك ( نسخه دوم چك ) به صندوق مركزي داده مي شود صندوقدار شب بعد از بالانس نمودن كارهاي خود صبح روز بعد آنرا به حسابداري ارسال مي نمايد ولي اگر سيستم كار به اين صورت باشد كه هر دو نسخه چك به FOC داده شود شب كار گزارش صندوق را بانسخه دوم ( كپي ) برابر مي كند وبعد به كار بالانس مي پردازد .
تعداد ستون هاي اين فرم به دستور حسابداري بستگي دارد ولي آنچه كه مسلم است غذا و نوشابه بايستي از همديگر جدا باشند ستونهاي ديگر كه لازم است درصد سرويس – جمع برابر با جمع چك – نقدي يا نسيه ( نسيه براي اطاق يا اشخاصي كه اعتبار دارند )
اين فرم حداقل در دونسخه تهيه مي شود و هردو روز بعد از طريق FOC به حسابداري مي رسد .
حسابداري از روي آن به حسابها رسيدگي كرده و اطلاعات لازم را براي انجام كارهاي ديگر بدست مي آورد .
2- تلفن خانه
3- امور منشيگري ( فاكس – تايپ- كپي – كامپيوتر )
اسلاید 14 :
لباسشويي Laundry :
موارد 2 و3 و 4 برخلاف رستوران بعد از گرفتن درخواست كار خودشان آنرا انجام مي دهند بنابراين به بن احتياجي ندارند فقط چك يا قبض خواهند داشت اين قبضها حداقل در 2 نسخه تهيه مي شود يكي براي مشتري و دوم براي حسابداري .
گزارش كاركرد هريك از اين قسمتها در دو نسخه تهيه مي شود يكي به FOC و بعد از بالانس نمودن در شب به حسابداري ارسال مي شود وديگري نزد خودشان بايگاني مي شود . قبض ها را مي توان در سه نسخه تهيه نمود و نسخه سوم را براي بايگاني قسمت در نظر گرفت با توجه به روش كار و حجم آن بايستي در هر سيستم جداگانه تعيين كرد كه كدام روش جوابگوتر است.
اسلاید 15 :
فوليوي ميهمان : فوليوي مهمان صورتحساب اصلي است كليه مبالغ دريافتي و هزينه هاي استفاده شده از امكانات هتل مانند رستوران ها ، خشك شويي و تلفن و غيره درآن ثبت مي شود . قبص ها و رسيدها رستورانها ، خشك شويي ، تلفن و غيره يا به صورت دستي به صندوقدار فرانت افيس داده مي شود و يا اينكه از طريق لوله هاي مكنده كه تمام قسمتهاي درآمدزا را به كابين صندوقدار متصل مي كند ارسال مي شود اين سيستم بسيار سريع و موثر است زيرا كه هر وقت ميهمان بخواهد هتل را ترك كند با استفاده از اين سيستم قبض ها و رسيدهاي او از ديگر قسمتها فورا پس از استفاده وي از امكانات هتل به كابين صندوقدار رسيده و ايشان هزينه ها را با استفاده از ماشين NCR به فوليوي مهمان منتقل مي كند .
پذيرشگر بعد از پذيرش نمون مهمان از روي كارت ثبت نام صورتحساب Folio به نام مهمان باز مي كند و از روي فرم رزرواسيون اطلاعات اعتباري را روي آن قيد مي كند اگر مهمان بدون رزرو باشد طبق مقررات هتل ممكن است پيش پرداخت دريافت شود.
Folio مهمان كه وضعيت اعتباري و نوع پرداخت روي آن قيد شده به همراه كارت ثبت نام به قسمت صندوق مركزي داده مي شود بدين طريق صندوق از حضور مهمان آگاه مي شود اين دو در محل مخصوص خود قرار داده مي شود ( جعبه صورتحسابها كه از روي شماره اطاق مرتب شده است ) .
Folio يا صورتحساب مهمان طرحهاي مختلفي دارد كه هر هتل با توجه به امكانات و سياستها آنرا طراحي كرده است به طور كلي فوليو شامل قسمت اصلي است .
الف) اطلاعات شخصي مهمان – تاريخ ورودي و خروج – نرخ اطاق – اطلاعات مربوط به رزرو – اطلاعات اعتباري – نحوه پرداخت صورتحساب .
ب ) قسمتي مربوط به پست عددي چكها و صورتحسابها ( يا قبضها) رسيده از قسمتهاي درآمد زا چنانچه فرض كنيم اعداد روي Folio به وسيله ماشين حساب صندوق مركزي ثبت مي شود از چپ به راست ستونهاي مورد نياز و اطلاعات لازمه را ذكر مي كنيم
اسلاید 16 :
1- ستون تاريخ و شرح Date Description اين اطلاعات نوشته مي شود :
شماره اطاق
شماره قبض
قسمت درآمد زا
تاريخ
2- ستون بدهكار Charge يا Debit
هرنوع خروجي كه مهمان در هتل انجام دهد ( از قسمتهاي مختلف درآمد زا ) در اين قسمت نوشته مي شود .
3- ستون بستانكار Credit يا Payment موارد زير در ستوان بستانكار نوشته مي شود :
وقتي كه مهمان بيعانه يا پيش پرداخت مي دهد .
وقتي كه مهمان براي هزينه هاي خود پول پرداخت مي كند .
وقتي كه مديريت به ميهمان تخفيف مي دهد و يا ميهمان از خدمات امكانات هتل به طور رايگان استفاده مي كند
وقتي كه صندوقدار اشتباها" مبلغ بيشتري را به حساب مهمان منظور كند نياز است آنرا تصحيح كند .
4- ستون باقيمانده Balance
تفاوت ستون بدهكار و بستانكار در اين ستوان نوشته مي شود معمولا باقي مانده بدهكار مي باشد ولي اگر مهمان قبل از خروج كردن مبلغي را به عنوان پيش پرداخت بپردازد تا زماني كه تفاوت در ستون بدهكار و بستانكار به صفر نرسد باقي مانده بستانكار خواهد بود در اين صورت مي توان جلوي عدد باقيمانده Cr يا Credit نوشت كه نماينده باقيمانده بستانكار مي باشد
5-ستون انتقال باقيمانده به ماشين Pickup Balance اين ستون فقط براي عمليات ماشين حساب مي باشد و لزومي ندارد روي برگه اصلي كه به مهمان داده مي شود چاپ شود براي اينكه ماشين حساب مخصوص صندوق مركزي بتواند جمع و تفريق را انجام دهد بايد ابتدا آخرين باقي مانده را با دكمه Pickup balance وارد ماشين نماييم و بعد مبلغي كه ميخواهيم به صورتحساب وارد كنيم عمل نماييم . تا اينكه ماشين قادر باشد اعداد جديد را با با قيمانده جمع يا تفريق نمايد و نتيجه را روي صورتحساب چاپ كند
اسلاید 17 :
صندوق فرانت آفيس , (F.O.C) صتدوق مراكز فروش (POS) در سيستم دستي ، مراكز فروش هتل مانند ، لاندري ، كلوپ ورزشي ، رستوران ، روم سرويس ، تلفنخانه و . دفاتري دارند كه صندوق دار موظف است عمليات مالي خويش را در پايان هر شيفت محاسبه و به صندوق مركزي ارسال نمايد . آنان معمولاً برگي دارند كه به آن گزارش صندوق (Cashier Report) مي گويند و در آن شماره اتاق ، نام ميهمانان مقيم و غير مقيم ، اعتباري ، نقدي ، مواد غذايي و مبلغ خدمات استفاده شده و امضاء صندوق دار در آن منعكس مي شود . در پايان شيفت مبالغ را روزي يك پاكت به تفكيك اسكناس از بزرگ و كوچك و سكه ها نوشته و ضمن گذاشتن كل پول در پاكت به همراه برگ صندوق در صندوق بزرگ( صندوق مركزي ) مي اندازند و از آنجا كه ممكن است در هر لحظه ميهمان با هتل تسويه حساب نمايد ، صندوق دار مراكز فروش موظف اند كه به محض استفاده ميهمان يا غير ميهمان اعتباري از امكانات هتل صورت حساب ميهمان را به صندوق دار مركزي تحول دهند تا در فوليوي ميهمان منعكس شود .
در سيستم دستي از دستگاههاي محاسبه اي استفاده مي شده است يا احياناً ممكن امروزه نيز استفاده شود كه چندين دكمه روي آن تعبيه شده و به طور عمده هر كليد يك نقش دارد . صندوق دار F.O پس از تعيين شماره اتاق ، فوليو را زير دستگاه گذاشته و مبالغ خدمات يا مواد غذايي كه روي كليدها كد بندي شده است محاسبه و وارد دستگاه مي كند و دستگاه نيز اطلاعات دريافتي را روي فوليو و نواري كه وضعيت كليه فروش هتل را نشان مي دهد ، منعكس مي كند . آخر شب حسابرس شب پس از انجام كارهاي خويش نواري را كه اطلاعات دارد برمي دارد و صندوق مركزي را صفر مي كند .
در هتل بايستي در پايان روز كاري ، كليه در آمدها در كاربرگي كه به همين منظور تهيه شده است منعكس گردد . وظايف سنگين صندوق دار F.O به طور عمده در شيف 3 مي باشد . در قسمت صندوق فرانت آفيس رك چرخدار وجود دارد كه به ترتيب شماره اتاق ، كليه فوليوها و صورت حساب هاي مهمان را در آن قرار مي دهند. صندوق دارF.O موظف است در شروع شيفت 3 به مرور زمان فوليوها را به ترتيب شماره اتاق از رك مربوطه بيرون آورده و پس از محاسبه قيمت اتاق و در ج آن در فوليو توسط دستگاه يا هر نع سيستمي كه وجود دارد ، آمادگي خويش را جهت رومينك Rooming به پذيرشگر شب شيفت 3 اعلام نمايد . هم زمان پذيرشگر مكلف است وضعيت اتاق هاي رك اتاق را در كاربرگي كه به همين منظور تهيه شده است منعكس نمايد .
كاربرگ Work sheet معمولاًستون اتاق ، قيمت ، جمع افقي و عمودي دارد و تعداد نفرات مقيم هتل نيز مي تواند در آن انعكاس يابد . پايه رومينك چنين است كه صندوق دار F.O يك جمع كلي در آمد اتاق مي گيرد و پذيرشگر نيز همين كار را انجام مي دهد سپس ارقام بدست آمده را با هم مقايسه مي كنند . معمولاً مغايرت وجود دارد لذا جمع در آمد هر طبقه را با درآمد طبقه شمارش شده صندوق F.O تطبيق مي دهند و در نهايت موازنه (Balance) نموده و كاربرگ را تاييد مي كنند . در سيستم دستي ، فشار سنگين كار به صندوق دار F.O وارد مي شود به ويژه در ايام شلوغ اگر صندوق دار نتواند رفع مغايرت خود را در همان شيفت كاري انجام دهد ، موظف است در شيفت 1 روز بعد حضور داشته باشد و پس از كشف علت مغايرت و بستن حساب ها محيط كار را ترك نمايد .
اسلاید 18 :
عمده ترين مغايرت ها عبارتنداز:
الف ) اشتباه در ارقام داده شده به صندوق F.O
ب ) اشتباه در محاسبه قيمت
ج ) اشتباه در محاسبه كلي
د ) در نظر نگرفتن در امد نفرات اضافي
هـ ) عدم انعكاس درست جا به جايي ميهمان در اتاق ها
و ) اشتباه در قيمت تغيير اتاق
اسلاید 19 :
پس از عمليات Rooming هر ميهماني كه پذيرش شود DAY USE تلقي مي شود و در محاسبه در آمد اتاق شب گذشته هتل نمي آيد و در نتيجه در درصد اشغالي هتل در همان شب تاثير ندارد ولي در شب بعد تاثير دارد . معمولا ً عمليات رومينك تا ساعت 4 صبح روز كاري تمام مي شود . صندوق دارد F.O نيز اطلاعات كسب شده توسط كارت پذيرش و فوليو را پس از صفر كردن دستگاه و انجام رومينگ وارد دستگاه مي كند .در همان حال حسابرس شب (Night Auditor) پس از كسب اطلاع از درآمد اتاق ، در كاربرگ خويش ( كه كل در آمد هتل در آن منعكس مي شود ) ثبت مي نمايد و سپس كليه اطلاعات را به امور مالي هتل مي فرستد . در زمينه جمع آوري پاكت هاي پول صندوق داران POS هر روز صبح ، شيفت 1 ، صندوق دار اصلي ( صندوق مادر ) هتل كه در قسمت حسابداري كار مي كند به صندوق ( گاو صندوق ) واريزي ها مراجعه و پاكت ها را بر مي دارد و پس از شمارش و همكاري با ساير كاركنان سابداري با گزارش هاي صندوق داران تطبيق مي دهد در اصطلاع حسابداران ، صندوق مركزي كليه مبلغ دريافتي ، تراول چك و . به همراه اسناد مربوطه را پست مي كند . صندوق دار F.O نمي تواند فوليوهايي كه ميهمانش Check- Out كرده اند نگه دارد و بايستي آنها را سريعاً به حسابداري بفرستد .
براي ميهمانان نقدي ، برگ هاي اصلي فوليو و صورت حساب هاي استفاده شده در مراكز فروش POS داده مي شود و براي ميهمانان اعتباري پس از اخذ امضاء ميهمان يا نماينده آن اصل صورت حساب و كپي آن به قسمت حسابداري داده مي شود تا پس از بررسي هاي لازم به قسمت اعتبارات هتل ارجاع و از آنجا به اعزام كننده ميهمان ارسال شود . در هتلها ي بزرگ جهان يك مهلت زماني را براي پرداخت هزينه هاي اقامت و پذيرايي در نظر مي گيرند . معمولاً 15 روز و حتي ذيل فوليو ( صورت حسابي است كه بدهكاري و بستانكاري ، موازنه و نام ميهمان ، اتاق ، كد نام اعزام كننده و . بر روي آن درج شده است ) چاپ مي شود كه ميهمان اطلاع داشته باشد و همينطور قيد مي شود كه مثلاً اگر صورت حساب بين 30 تا 45 روز پرداخت شود مشمول 1% و بين 45 روز تا 90 روز مشمول 2% و نقاط فروش Point Of Sale (pos) بيشتر از 90 روز مشمول 3% جريمه دير كرد محاسبله مي شود و از همين جاست كه مسئله اعزام كننده ميهمان يا ميهمانان پيش مي آيد كه در امر اعتبار دهي موثر است . در قسمت صندوق F.O قفسه اي كه مدارك شناسايي ميهمان به همراه كارت پذيرش به ترتيب شماره اتاق نگهداري مي شود . بهتر است پذيرشگر به هنگام پذيرش ، عين مدارك دريافتي را در پاكتي بگذارد و عين مدارك دريافتي را در كارت پذيرش بنويسد و سپس تسليم صندوق دار F.O بنمايد . از طرفي نبايد صندوق دار F.O بدون اجازه پذيرشگر مدارك شناسايي ميهمان را به وي مسترد نمايد . بديهي است به هنگام خروج ( Check- Out Upon Departure) صندوق دار F.O بايد مدارك را تحويل ميهمان بدهد و كليد را پس بگيرد و بعد از محاسبه دقيق صورت حساب ها و پايان عمليات ، برگ مجوز خروج ميهمان را صادر وبه وي بدهدكه تسليم كارمند اطلاعات يا مسئول چمدان برها (Bell Captain) نمايد . كارمند اطلاعات به محض دريافت چنين برگي بايستي اطلاعات خروجي ميهمان را در برگ ورود و خروج ميهمان با تعداد چمدان ها و بسته ها منعكس نمايد و تا مدتي اين مجوزها را نگهداري كند .
اسلاید 20 :
يكي ديگر از وظايف صندوق دار F.O در صورتيكه ميهمان كارت اعتباري مورد قبول هتل را ارائه دهد ، مثلاً Master card تماس با بانك ملي است كه شماره كارت را به بانك اعلام مي نمايد و پس از دقايقي كه كارمند بانك درخصوص اعتبار و عدم اعتبار و سقف اعتبار از بانك لندن آگاهي يافت اطلاعات كسب شده را به هتل اعلام مي كند و در صورت داشتن اعتبار ، صندوق F.O شمارت كارت را جهت تسويه حساب با بانك ياد داشت مي كند و يا كارت را به دستگاهي كه مخصوص همين كار است وارد كرد و پس از بررسي به ميهمان پس مي دهد و معادل هزينه اقامت و پذيرايي ميهمان را محاسبه و از آن كسر مي نمايد . امروزه در سطح جهان ، گردشگران كمتر از وجوه نقد استفاده مي كنند و بيشتر رو به كارتهاي اعتباري مي آورند و ده ها نوع آن چون VISA,DINNERS,MASTER CARD , AMERICAN EXPRESS و . وجود دارد . كه معمولاً يك سقف مبلغ دارد و ميهمان آن را در هر مركزي كه حاضر به قبول كارت باشد ارائه مي دهد و بابت هر گونه هزينه اش از كل مبلغ كسر مي شود . البته به خاطر اين عمل و حتي تبديل TRAVELL’s CHECK به ريال ، بانك كاركزدي در حدود 3% كل مبلغ دريافت مي كند . با ايجاد سيستم مكانيزه از حجم كار صندوق داران كاسته شده است و از وقت گذاشتن زياد در خصوص ROOMING و وارد كردن اطلاعات به دستگاه محاسبه گر ، به شدت جلوگيري شده است . زيرا كه كد كارت پذيرش و كد فوليو يكي است و هرگونه اطلاعاتي كه پذيرشگر مي دهد عيناً در فوليوي ميهمان انعكاس مي يابد و كافي است با دكمه هايي كه تعريف شده به آساني Rooming List را استخراج كرد . همچنين ديگر نياز نيست صندوق داران مراكز فروش خودشان يا نمايندگانشان براي ارائه صورت حساب هزينه ميهمان به صندوق مركزي F.O مراجعه نمايند . با وارد كردن اطلاعات در هر مركز فروش مستقيماً اطلاعات وارد اتاقي مي شود كه ميهمان مورد نظر اسكان دارد . گاهي امكان دارد به علل شلوغي كار ، اطلاعات اوليه وارد كامپيوتر نشده باشد و ميهمان تقاضا كند تا از مواد غذائي ، نوشيدني و خدمات هتل استفاده نمايد كه دراي صورت ع صندوق داران مراكز فروش از پذيرش سؤال مي نمايند كه چگونه عمل نمايند
