پاورپوینت مدیریت زمان

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

مديريت زمان

اسلاید 2 :

مديريت زمان يعني چه ؟
منظور از مدیریت زمان متوقف کردن زمان و تحت کنترل در آوردن آن نیست، بلکه مدیریت زمان به این معنی است که بیاموزیم تا بتوانیم از زمانی که هم اکنون در اختیار داریم به بهترین نحو ممکن استفاده کنیم و به اهدافی که در زندگی داریم، از جمله موفقیت تحصیلی دست یابیم.
مدیریت زمان یعنی: استفاده مطلوب از زمان برای اجرای برنامه ها و فعالیت ها، متناسب با اهدافی که داریم.

اسلاید 3 :

اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعهاي از مهارتهاست كه به شما در استفاده مؤثر از زمان كمك ميكند. رهنمود هايي وجود دارند كه براي مديريت زمان در حوزههاي متفاوت مانند خانه و كار استفاده مي شوند.
احتمالاً روشنترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نميدانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است.گروه سوم آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
مديريت زمان كمك ميكند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام ميدهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما امكان ميدهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. همچنين مديريت زمان به شما كمك ميكند كه از طريق حذف مزاحمتها و فعاليتهاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار ميكنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي ميشود.

اسلاید 4 :

گام های لازم برای کسب مهارت مدیریت زمان
الف: هدف گذاری
هدف ها می توانند بلند مدت، میان مدت و كوتاه مدت باشند . اهداف خود را بطور دقیق تعیین کنید و توجه داشته باشید که هدف هایتان واقعی و قابل دست یابی بوده و موضوع هدف ها مشخص باشند.

اسلاید 5 :

اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند ميتوانند به تعويق بيافتند. شما ميتوانيد فهرستي از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويتبندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر ميگويد: ”انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست.“
پارتو، قانوني در اولويتبندي دارد:“تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از 20 درصد تلاشهايي حاصل ميشود كه انجام ميدهيم.“ براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويتبندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. سپس بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل ميكنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز ميشود. به همين دليل توان شما صرف حوزههاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نميشود.

اسلاید 6 :

ب: فهرست بندی اولویت ها
کارهایی که اضطراری و با اهمیت هستند: هم نیاز به اقدام فوری دارند و هم نتایج آنها حائز اهمیت است
کارهایی که اضطراری و فوری نیستند، اما مهم هستند: به هدف های زندگی مربوط می شوند ولی مجبور به انجام فوری آنها نیستیم
کارهایی که اضطراری و فوری هستند اما مهم نیستند: این کارها هیچ ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی گاهی اوقات مانعی بر سر راه اهداف ما می شوند
کارهایی که نه اضطراری هستند و نه مهم : کارهایی که انجام دادن یا ندادن آنها هیچ سود و زیانی به حال ما و اهداف ما ندارند و بیشتر باعث اتلاف وقت می شوند

اسلاید 7 :

اولويتبندي يكي از مهمترين قدمهاي مديريت زمان است. اين عمل كمك ميكند كه موارد زمانبر كه نه اوقات خوشي را ترتيب ميدهند و نه كمك ميكنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميمگيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفهاي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام ميدهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت ميبريد.

اسلاید 8 :

در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليتهايي بيش از آنچه ميتوانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد، شما آماده هستيد كه فعاليتهاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از توان خود ميدانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليتها كاهش داديد، زمان برنامهريزي فرا ميرسد.

اسلاید 9 :

ج: رعایت اولویت ها
در این مرحله باید چگونگی اختصاص وقت به اولویت های زندگی خود را مشخص کنیم. بدین منظور وظایف و فعالیت های هفتگی خود را با توجه به اولویت های چهارگانه در جدول اولویت بندی فعالیت های هفتگی جای دهید.

اسلاید 10 :

1. چگونه وقت خود را ميگذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژيهاي مديريت زمان استفاده كنيد، بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده ميكنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثر زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني ميكنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت ميتوانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامهريزي با بخشهاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام ميدهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بيحال و .) را ثبت كنيد.

اسلاید 11 :

ادامه
هر وقت كه فعاليت خود را تغيير ميدهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشتها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليتهاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده ميشوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشتها، فعاليتهاي غيرضروري است كه در طول روز انجام دادهايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمانبر نيستند اما وقتي دستهبندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شدهاند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.

اسلاید 12 :

3. برنامهريزي برنامهريزي يعني ذخيرهسازي زمان
برنامهريزي در زندگي شخصي و حرفهاي متفاوت از هم انجام ميشوند. در برنامهريزي شخصي، برنامهريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام ميشود. در برنامهريزي حرفهاي، برنامهريزي پروژهمحور است. برنامهريزي پروژه بايد از طريق نرمافزارهاي برنامهريزي رسمي انجام شود.
ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش ميدهد.

اسلاید 13 :

اصل واگذاري وظايف در برنامه ریزی
واگذاري بخشي از وظايف و مسئوليتها و كارها به ديگران، براي به دست آوردن زمان بيشتر و در نتيجه پرداختن به امور لازم و ضروري است.اجراي اين اصل موجب رشد متقابل فرادست و فرودست خواهد شد.گاهي تفويض و واگذاري امور به متخصص نيز، شامل اين اصل خواهد شد و انسان براي انجام كارهاي خود بايد آن را به افراد خبره و كارشناس واگذار نمايد.
تفويض زمان بيشتري ايجاد ميكند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست.وقتي توانستيد بر ترسهاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويتبندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك ميكند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش ميدهد.

اسلاید 14 :

نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
از مزاحمتها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان ميتوانند موجب به همريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهرهوري ميشود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري ميتوانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار ميبريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمتها جواب ندادن به تلفن است. تماسهاي تلفني ميتوانند خيلي وقتگير باشند. تماسهاي تلفني قطار افكار را از حركت بازميدارند. تماسهاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغامهاي دريافتي را چك كنيد.

اسلاید 15 :

ادامه
كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد ميدانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شما ميتوانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه ميتوانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام ميدهيد. همچنين شما ميدانيد كه چه فعاليتهايي را انجام ندادهايد و ميتوانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.

اسلاید 16 :

ادامه
بر بهرهور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهرهوري كيفيت كار و عملكرد را افزايش ميدهد. تهيه يك فهرست اولويتبندي شده از كارها به شما كمك ميكند كه بهرهور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك ميكند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار ميكنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار ميكنيد ميتوانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.

اسلاید 17 :

مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظهاي از زمان روزانه را صرف ميكند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي اهداف شخصي ميتواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليتهاي اولويتدار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك ميكند كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد ميگيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك ميكند. اين بخش همچنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار ميدهد.

اسلاید 18 :

موارد مديريت زمان شخصي
فقط بگو ”نه“
آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويتهاي شخصي ضروري است.
روشهايي براي نه گفتن به صورت مستقيم و غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد.
هدفگذاري كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكلتر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند.

اسلاید 19 :

ادامه
تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، ميتوانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كردهايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نميتوانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره ميشود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو ميشويد آن را به بخشهاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم ميآورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام خواهد شد.

اسلاید 20 :

مديريت زمان كسب وكار
محيط كسب و كار امروز را ميتوان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.
بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نميتواند آن را كنترل كند. درك محدوديتهاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك ميكند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده ميكنيد تعيينكننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونهاي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه ميكنيم كه به شما در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد.