بخشی از مقاله
موضوع طراحي صفحات وب را با يك نمونه پي مي گيريم.از آنجائيكه متن اين مقاله براي آموزش طراحي يك صفحة وب كامل است از اين رو ما اين مبحث را با اصول طراحي وب سايت براي يك كتابخانه بطور نمونه شروع مي كنيم.
در جهان امروز و در عصر تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات ، بايد بپذيريم كه هر سازمان و مؤسسه اي نياز به وب سايت[1] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني نيز از اين قاعده مستثني نيستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني از اواسط دهه 90 به ايجاد وب سايت و ارائه خدمات از اين طريق پرداخته اند ( ريان ،2003 ،207 ) . وب سايت هر كتابخانه از يك سو پنجره اي به آن كتابخانه و از سوي ديگر ، راهنماي كاربران در اينترنت مي باشد .
در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گيري از امكانات اينترنت ، مي توانند از اين طريق به معرفي خود و ارائه خدمات بپردازند .
اما ايجاد وب سايت براي كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني ، نياز به سرمايه گذاري گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نيروي انساني دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني چالش هاي ايجاد و مديريت وب سايت را پذيرفته اند و از برنامه ريزي استراتژيك به عنوان ابزاري سودمند براي مديريت وب سايت كتابخانه ها بهره مي برند .
فرآيند برنامه ريزي استراتژيك
طبق نظر پيتر دروكر “ برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيند پيوسته اي از تصميمات سيستماتيك و ريسك پذير و با حداكثر دانش و آگاهي از نتايج آينده است كه به طور سيستماتيك تلاشها و كوشش هايي را كه براي انجام اين تصميم ها مورد نياز است را سازماندهي مي كند و نتايج اين تصميم گيري ها را در مقابل انتظارات ، از طريق بازخورد سيستماتيك و سازمان دهي شده اندازه گيري مي كند . ” ( استوارت ،1998، 41) برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيندي است كه در آن مقاصد ،
اهداف و برنامه ها تنظيم و اجرا مي شوند . البته فرآيندهاي تنظيم و اجرا هر دو تدريجي و پيوسته اند . مقياس زماني براي برنامه هاي استراتژيك حدود سه سال است و بيشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلي تري در نظر گرفته مي شود اما بايد به اندازه كافي انعطاف پذير باشد تا بتواند به تغييرات پاسخ دهد ( كورال ،1380،6-7)
. همچنين برنامه ريزي استراتژيك به عنوان يك اقدام مديريتي براي تعيين محيط وب سايت كتابخانه و سمت و سوي آن و پاسخ به چالشهاي سازماني ، تعريف مي شود . برنامه ريزي استراتژيك يك ساختار مفيد براي ايجاد وب سايت و توسعه آن در آينده و نيز مكانيزمي براي نگهداري و روز آمدي وب سايت به وجود مي آورد . فرآيند برنامه ريزي كه به طور يقين در همه بخشهاي كتابخ
گام نخست در انجام بر نامه ريزي استراتژيك ، تعريف و ايجاد كميته يا تيم برنامه ريزي است كه مسؤوليت برنامه ريزي را عهده دار خواهد بود و با ديگر گروه هاي كاري در زمان مناسب در فرآيند برنامه ريزي تعامل خواهد داشت . با توجه به اينكه فرآيند برنامه ريزي استراتژيك در تعامل با محيط داخلي و خارجي كتابخانه است ، شناخت محيط ، جنبه اساسي فرآيند برنامه ريزي است
(استوارت ،1998 ،47) . محيط خارجي ، همه شرايط و عواملي را كه بر گزينه هاي استراتژيك اثر دارند را شامل مي شود . چارچوب مفيد براي تحليل محيط خارجي اين است كه موضوعات و تأثيرات در قالب عناوين سياسي ، اقتصادي ، جامعه شناختي و فناوري در نظر گرفته شود . اين عمل به تحليل پستPEST [2] مشهور است
. براي تحليل محيط داخلي ، شرايط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهديدها ( SWOT )[3] بايد مورد ارزيابي قرار گيرد . بيشتر اين اطلاعات از طريق مستندات برنامه ريزي ها و گزارشات قابل دستيابي است ( كورال ،1380 ،201-203 ) . تصوير محيط خارجي و محيط خودتحليل داخلي در كنار هم به صورت يك فرآيندجمع مي شوند تا استراتژي ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشي ها و روشها تبديل كنند و به تمركز برنامه ريزي بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت ،1998، 50) .
مدير سايت كتابخانه بايد ابتدا به بررسي سؤالات برنامه ريزي استراتژيك بپردازد :
- رسالت[4] سايت چيست ؟
- مقصود[5] سايت چيست ؟
- اهداف [6] سايت چيست ؟
پاسخ به اين سؤوالات ، به شناسايي كاربران بالقوه و نيازهاي اطلاعاتي آنها مي انجامد و اين شناخت از ضروريات و مقدمات اساسي قبل از هر تصميم گيري است . در مرحله بعد ، مدير سايت بايد بيانيه رسالت را كه يك بيانيه عمومي و پايه اي براي گسترش اهداف سايت است ، را تنظيم نمايد و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهي ،
دسترس پذيري و اشاعه اطلاعات مورد نياز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زيرا رسالت سايت بايد مطابق با رسالت كلي كتابخانه باشد . بيانيه رسالت بايد به قدر كافي كلي ، مشخص ، عملي و انعطاف پذير باشد ( كورال ،1380 ، 40) . به طور مشخص بيانيه رسالت ، بيانيه اي از نگرش ، چشم انداز و جهت گيري سازمان است نه مقصد هاي تفضيلي و قابل اندازه گيري . در واقع ارزش اصلي بيانيه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهايي است . (
پيرس و رابينسون ،1377 ،70 و 100) . اگر بيانيه رسالت به درستي تدوين شود ، مبنايي براي برنامه ريزي پايدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سايت معين و تدوين شد ؛ بايد مقصود سايت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سايت بايد به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سايت تعيين شود و هر يك از اهداف با مراحل كاري كه آن را پشتيباني مي كند ، بيان شود . بعد از آنكه مراحل كاري هر يك از اهداف مشخص شد ، بايستي كه مسؤوليت ها ، بودجه ، زمان بندي ، معيارهاي ازريابي هر يك نيز مشخص شود .
در واقع اگر فرآيند برنامه ريزي استراتژيك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مديران اين فرصت را به دست مي آورند كه مهارتهاي لازم ، نيروي انساني ، منابع مالي ، زمان ، وسايل و تجهيزات نرم افزاري و سخت افزاري را كه در هر مرحله از فرآيند برنامه ريزي براي ايجاد و مديريت وب سايت نياز است را به طور كامل شناسايي كنند . برنامه ريزي گام به گام سبب مي شود كه اهداف سايت تضمين و اجرا شود ( ريان 2003 ، 209) . در مرحله بعد بايد به توسعه استراتژي ها و برنامه هاي عملي پرداخت كه اين امر خود مستلزم تعريف وتعيين منابع مالي و توسعه خط مشي ها و راه وروش ها در راستاي اهداف سايت است .
در واقع استراتژي ها به عنوان اقدامات اصلي يا الگوهاي اقدامات براي تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت تعريف مي شوند و قدم هاي عملي تحقق رسالت سايت رامشخص مي كنند و بايد برنامه زماني ، مسؤوليت ها و شاخص هاي عملكرد را در بر داشته باشند . در مرحله بعد ، استراتژي هاي انتخاب شده به برنامه هاي عملياتي مشخص تر تبديل مي شوند . به منظور ارزيابي عملكرد مربوط به هدف ها و بازبيني و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتايج و شرايط متغير ، ضروري است كه پيشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گيرد . فرآيند نظارت در تمام سطوح مهم است و بايد روشهاي كنترل و نظارت نيز مشخص شود . خود برنامه ريزي استراتژيك نيز نياز به بازبيني دارد ( كورال ، 1380 ، 57و59و68و74) .
در ادامه به بررسي خط مشي وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني مي پردازيم :
خط مشي وب سايت
طي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك ، خط مشي وب سايت مشخص مي شود . در واقع هدف اصلي از تهيه و اجراي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك نيز همين است كه بتوان يك خط مشي جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ريان ، 2003 ، 210) . خط مشي ها ، رهنمودهايي هستند كه براي راهنمايي ، تفكر ، تصميم و اقدامات مديران و فرودستان آنها در اجراي استراتژي سازمان تدوين مي شوند . خط مشي ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل هاي استاندارد عملياتي ” و ابزاري مؤثر براي انتقال تصميمات به سطوح پايين تر در سازمان هستند
( پيرس و رابينسون ، 1377 ، 52) . يك تعريف خوب براي خط مشي مي توانند به اين شرح باشد : يك راهنماي شفاهي ، مكتوب يا ضمني كه مرزها و مسير كلي عملكرد مديريتي را تعيين مي كند ( استوارت ، 1998 ،69 ) . در واقع براي اجراي استراتژي ها ، خط مشي ها تدوين مي شوند . يك خط مشي جامع وب سايت ، چارچوبي از موارد زير را شامل مي شود :
■ اداره وب سايت
■ طراحي
■ معماري اطلاعات[7]
■ محتوا
■ فراپيوندها[8]
■ نگهداري و روزآمدي
■ ارزيابي ( ريان ،2003 ،210)
اداره وب سايت
گرچه اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني يك ساختار اداري ثابت براي وب سايت خود تدوين مي كنند ؛ ولي در فرآيند برنامه ريزي موفق ، ساختار اداري حاصل به بهترين تناسب و سازگاري بين رسالت و اهداف سايت منتهي مي شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهاي اداراي بي حد و پايان است . تيم اداره كننده سايت مي تواند به صورت متمركز يا غيرمتمركز ، مستقل يا داراي سلسله مراتب فعاليت كند .گرچه ممكن است كتابخانه هاي كوچك تنها از وجود يك مدير سايت[9] بهره برند ، اما معمولاً در كتابخانه هاي بزرگ مسؤوليت ها بين افراد تقسيم مي شود وتيم وب سايت كتابخانه[10] تشكيل مي شود و يك فرد متخصص نيز مسؤوليت هدايت و رهبري تيم را برعهده مي گيرد ( ريان ،2003 ،210) . البته در بعضي از كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني دو نفر براي مديريت سايت كتابخانه انتخاب مي شود ؛ يك نفر مدير فني سايت[11] ، كه مسؤوليت اداره و نگهداري سيستم را برعهده مي گيرد و ديگري مدير محتوايي سايت[12] ، كه مسؤول ايجاد وب سايت و روزآمدي اطلاعات آن خواهد بود .
ساندرز مك مستر در سال 1997 براي توصيف موقعيت مدير سايت ، عبارت “ بهترين شغل در كتابخانه ”[13] را به كار برده است . به گفته وي ، مدير وب سايت كه داراي زمينه هايي در تكنولوژي اطلاعات ، سيستم ها ، مرجع و منابع الكترونيكي است ؛
به مهارت هايي ديگر از جمله : دانش زبان علامت گذاري شده فرامتني ( HTML)[14] ، آشنايي با بسته هاي نرم افزاري[15] طراحي صفحات وب ، آشنايي با مرورگرهاي[16] مختلف اينترنت ، طراحي گرافيكي ، مهارت در نگارش ، ويرايش و ترجمه ، اجراي استانداردها ، جستجو و بازيابي و ارزيابي اطلاعات ، مديريت و نگهداري سرويس دهنده[17] وب سايت و نيز به تجربه و مهارت در تعيين خط مشي هاي وب سايت كتابخانه نيز نياز دارد ( مك مستر ،1997 ، 37) . اما بدون توجه به ساختار اداري انتخاب شده ، مدير سايت بايد مطمئن شود كه اعضاء تيم سايت كتابخانه يا مركز اطلاع رساني ، موافق برنامه ريزي استراتژيك هستند و بايد نقاط بحراني در سازمان را به خوبي بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اينكه به مدت زمان لازم براي آموزش كاركنان و افزايش سطح دانش تخصصي آنها توجه نمايد .
طراحي
اولين قدم در ايجاد و نگهداري يك وب سايت عالي ، طراحي عالي است . پس نكات زير را براي طراحي صفحات وب سايت كتابخانه در نظر بگيريد :
- يك استاندارد براي طراحي صفحات سايت در نظر بگيريد ؛ به طوري كه همه صفحات از يك طرح و سبك ثابت پيروي كنند و هر صفحه به عنوان بخشي از سايت كتابخانه ، به راحتي قابل شناسايي باشد و هر صفحه داراي نام و آرم كتابخانه در اندازه كوچك باشد .
- خود را به جاي كاربران سايت قرار دهيد و آنچه را كه اغلب كاربران مي خواهند از طريق سايت كتابخانه به دست آورند را فراهم كنيد .
- همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگي[18] كتابخانه قراردهيد و توسط فراپيوندها كاربران را به اطلاعات مفصل در ساير صفحات سايت هدايت نماييد و سعي كنيد كه صفحه خانگي سايت درست در يك صفحه ويندوز قرار بگيرد ؛ زيرا بزرگتر بودن آن ممكن است باعث شود كه بعضي از اطلاعات در اولين برخورد از نظر كاربران دور بماند . تحقيقات نشان داده كه كاربران اينترنت حداكثر 90 ثانيه براي مشاهده يك صفحه وقت مي گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمي كنند و مي خواهند اطلاعات مورد نيازشان را به سرعت و در كمترين زمان به دست آورند.
- در همه صفحات سايت ، علائم راهنما را در بالا يا سمت چپ صفحه قرار دهيد و فهرست مندرجات كل سايت را در همه صفحات قرار دهيد . به اين ترتيب امكان ارتباط سريع بين صفحات به وجود مي آيد و كاربران به آساني مي توانند در سرتاسر سايت حركت كنند .
- از به كار بردن تصاوير متحرك ، غيرضروري و بزرگ در طراحي صفحات خودداري كنيد ؛ زيرا اين تصاوير كاربران را گيج مي كند . در مقابل از تصاوير ديجيتالي كوچك ( حد اكثر 35 كيلوبايت ) استفاده كنيد .
