بخشی از مقاله
سیستم حقوق و دستمزد
هدفهای رفتاری :
پس از مطالعه این فصل، فراگیر خواهید توانست :
• اهمیت سیستم حقوق و دستمزد چیست؟
• سیستم حقوق و دستمزد را تعریف کنید.
• اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق و دتسمزد را شرح دهید.
• اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد را جمع آوری کنید.
• مقادیر حقوق و دستمزد (ناخالص، کسورات و خالص حقوق و دستمزد) را محاسبه کنید.
• لیست حقوق و دستمزد را تنظیم کنید.
• ثبت های مربوط به حسابداری حقوق و دستمزد را انجام دهید.
اهمیت سیستم حقوق و دستمزد :
حقوق یکی از مهمترین هزینه های واحد تجاری است، هرچند با توجه به صنعتی شدن و افزایش استفاده از ماشین آلات به جای نیروی کار انسانی، هزینه حقوق و دستمزد یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی اغلب مؤسسات به ویژه مؤسسات خدماتی نظیر مؤسسات حسابرسی، آژانسهای مسافرتی، تعمیرگههای خودرو و ... ، است. از اینرو وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق و دستمزد بسیار با اهمیت می باشد. سیستم حقوق و دستمزد باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت جمع آوری نموده و رقم صحیح قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را محاسبه نماید.
همچنین قوانین بسیاری از کشورها کارفرمایان را موظف به تسلیم اطلاعات لازم در موردکارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها می سازد. در کشور ما نیز طبق قانون مالیات بر درآمد و قوانین تأمین اجتماعی، کارفرما موظف است هر ماهه فهرستی از کارکنان مبالغ حقوق آنها و میزان کسورات لازمه را محاسبه ارائه نماید.
تعریف سیستم حقوق و دستمزد :
معمولاً هزینه نیروی کار تأثیر قابل توجهی بر سود ویژه اکثر واحدهای تجاری دارد و فردیست که واحدهای تجاری پیش بینی های لازم را برای حصول اطمینان از صحیح و به موقع بودن مبالغ پرداختی با این حقوق کارکنان به عمل آورده باشند. همچنین به طوریکه قبلاً ذکر شد واحدهای تجاری در رابطه با حقوق ملزم به ارائه اطلاعات خاصی به مراجع قانونی (اداره امور اقتصادی و دارایی و تأمین اجتماعی) هستند. در نتیجه برای حصول اطمینان از اینکه حسابداری حقوق و دستمزد یه طور صحیح و به موقع صورت می گیرد، حسابداران از سیستم حقوق دستمزد استفاده می کنند.
داده های این سیستم عبارتند از :
اطلاعات مربوط به کارگر، نرخ و دستمزد، ساعات کارکرد، مزایای مستمر و یا غیرمستمر، کسورات حقوق و دستمزد.
ولی این سیستم اطلاعات مربوط به حقوق دستمزد است برای آشنایی بیشتر با واژه های به کار رفته در بالا به تشریح آنها می پردازیم :
پاداش :
به موجب ماده 47 قانون کار و به منظور ایجاد انگیزه برای تولید بیشتر و کیفیت بهتر و تقلیل ضایعات و افزایش علاقه مندی و بالا بردن سطح درآمد کارکنان، در قراردادی که مطابق آئین نامه وزارت کار و امور اجتماعی بین کارکنان و کارفرما منعقد می گردد، مبالغی را با عنوان پاداش محاسبه و پرداخت می گردد. در برخی از مؤسسات محاسبه پاداش در پایان سال مالی براساس درصدی از سود مؤسسه می باشد در این صورت هر یک از موارد زیر می تواند بنای محاسبه قرار گردد :
الف ) سود قبل از کسر مالیات بر درآمد و پاداش.
ب ) سود قبل از کسر مالیات بر درآمد و پس از کسر پاداش.
ج ) سود پس از کسر مالیات بر درآمد و قبل از کسر پاداش.
د ) سود پس از کسر مالیات بر درامد و پاداش.
از آنجایی که مبلغ پاداش در هر یک از حالات فوق تفاوت زیادی با یکدیگر دارد، توجه و دقت در مورد مبنای محاسبه پاداش و قید آن در قرارداد منعقد بین کارکنان و کارفرکا اهمیت فراوانی خواهد داشت در ادامه برای روشن شدن هر یک از موارد فوق موضوع با ذکر یک مثال توضیح داده می شود.
مثال 1 )
سود مؤسسه ای قبل مرکز مالیات بر درآمد و پاداش بالغ بر 000/000/100 ریال و نرخ محاسبه پاداش 20% و نرخ محاسبه مالیات 25% می باشد. مطلوب محاسبه مبلغ پاداش بر مبنای :
الف ) سود قبل از کسر مالیات بردرآمد و پاداش
(برای محاسبه پاداش و مالیات به ترتیب از علایم y , x استفاده می کنیم.)
پاداش ریال 000/000/20 x (000/000/100 ) % 20 = x
ب ) سود قبل از کسر مالیات بر درآمد و پس از کسر پاداش
(x – 000/000/100 ) % 20 = x
X % 20 – 000/000/20 = x
پاداش – ریال 000/000/25 = x 000/000/20 = x % 80
ج ) پاداش پس از کسر مالیات بردرآمد و قبل از کسر پاداش :
معادله (1 ) (y – 000/000/100 ) % 20 = x
معادله (2 ) (x – 000/000/100 ) % 25 = y
(از آنجایی که هزینه پاداش جزء هزینه های قابل قبول در محاسبه
درآمد مشمول مالیات می باشد در معادله دوم پاداش از مبلغ کسر شده است.)
y % 20 – 000/000/20 = x
x % 25 – 000/000/25 = y
( x % 25 – 000/000/25 ) % 20 – 000/000/20 = x
x % 5 + 000/000/5 – 000/000/20 = x
پاداش ریال = x 000/000/15 = x % 95
د ) سود پس از کسر مالیات بر درآمد و پاداش :
(x – y - 000/000/100 ) % 20 = x
( x – 000/000/100 ) % 25 = y
( y % 20 – x % 20 – 000/000/20 ) = x
x % 25 – 000/000/25 = y
( x % 25 – 000/000/25 ) – x % 20 – 000/000/20 = x
x % 5 + 000/000/5 – x % 20 – 000/000/20 = x
پاداش ریال = x 000/000/15 = x 15/1
کسورات حقوق و دستمزد :
مجموع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان، حقوق و مزایای ناخالص نامیده می شود. از حقوق و مزایای ناخالص، کسورات حقوق و دستمزد، کسر و مانده قابل پرداخت به هر یک از کارکنان که «مبلغ ناخالص قابل پرداخت» نام دارد محاسبه می گردد کسورات حقوق و دستمزد را می توان به دو دسته تقسیم کرد :
1 ) کسورات اجباری : کسوراتی که طبق قوانین (مالیات و بیمه) پس از کسر معافیت های قانونی، بایستی اعمال شود.
2 ) کسورات اختیاری نظیر اقساط دام، مساعده، حق بیمه های اختیاری و غیره کخ به درخواست کارمند انجام می شود. کسورات حقوق و دستمزد برای کارفرما به عنوان یک بدهی مطرح می شود که بایستی ظرف مدت مقرر به مراجع ذیربط پرداخت گردد.
1 ) کسورات اجباری :
الف ) مالیات حقوق و دستمزد :
مجموع حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان براساس قوانین و مقررات مالیاتی مشمول کسر مالیات بر درآمد و حقوق می باشد که جزء مالیاتهای تکلیفی (مالیات هایی هستند که پرداخت کنندگان وجوه طبق قانون مالیاتهای سیستم مکلف به کسر و پرداخت آن مالیاتها در مواعد تعیین شده می باشند) است.
مبلغ مالیات درآمد حقوق با اعمال نرخ ماده 131 قانون مالیاتهای مستقیم و با درنظر گرفتن معافیت های مربوطه براساس مجموع درآمد حقوق و مزایای سالانه محاسبه و ظرف حداکثر یک ماه به حساب بانکی وزرات امور اقتصادی و دارایی واریز و همراه لیست حقوق و دستمزد کارکنان به حوزه مالیاتی محل ارائه نمایند.
ب ) حق بیمه سهم کارکنان :
حق بیمه عبارت از وجوهی است که براساس قانون تأمین اجتماعی و برای استفاده از مزایای
موضوع آن به سازمان تأمین اجتماعی پرداخت می شود. کارفرمایان مکلف می باشند که حق بیمه سهم هر یک از کارکنان را از مجموع حقوق و دستمزد، با رعایت حداکثر حقوق و دستمزد و مزایای مشمول کسر حق بیمه (حداکثر حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه هر سال، طبق مصوبات شورای عالی تأمین اجتماعی تعیین می گردد. که به طور مثال برای سال 1388 مبلغ بوده است. ) مشروط به اینکه از حداقل حقوق و مزایای سال مربوطه (حداقل دستمزد مشمول کسر حق بیمه برابر حقوق پایه ای است که هر سال با توجه به هزینه زندگی، از طرف شورای عالی کار، تعیین و توسط وزارت کار و امور اجتماعی اعلام می گردد) کمتر نباشد، با اعمال نرخ حق بیمه محاسب
ه و حداکثر تا پایان ماه بعد به حساب بانکی سازمان تأمین اجتماعی واریز نمایند.
مزایای نقدی مشمول و غیرمشمول :
نرخ حق بیمه عبارتست از : درصدی که با اعمال آن در جمع مبلغ حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه، میزان حق بیمه تعیین می گردد. نرخ حق بیمه طبق ماده 28 ت . ت . ا . معادل % 27 (% 7 سهم بیمه شده و 20% سهم کارفرما) به علاوه % 3 سهم دولت می باشد. ضمناً حق بیمه ، بیمه بیکاری نیز به میزان % 3 حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه می باشد که از تاریخ 6/5/66 کلاً توسط کارفرما برای کارکنان بایستی پرداخت شود.
مثال :
با فرض اینکه حقوق و مزایای بیمه شده ای در یک ماهه آبان 88 به شرح زیر باشد :
حقوق پایه 000/200/3 ریال – مزایای مشمول کسر حق بیمه 000/800 ریال
فوق العاده مأموریت (غیرمشمول کسر حق بیمه ) 000/100 ریال
جمع حقوق و مزایای بیمه شده 000/100/4 ریال
جمع حقوق و مزایای مشمول کسر بیمه 000/000/4 ریال
مطلوبست : محاسبه حق بیمه سهم کارگر و کارفرما برای یک ماهه آبانماه 88 :
حق بیمه سم بیمه شده ریال 000/280 = % 70 × 000/000/4
حق بیمه سهم کارفرما ریال 000/920 = % 23 × 000/000/4
جمع مبلغ قابل پرداخت ریال 000/200/1
به سازمان تأمین اجتماعی .
مبلغ خالص قابل پرداخت :
مبلغ خالص قابل پرداخت عبارتست از مبلغ ناخالص حقوق و دستمزد منهای کسورات. برای درک بهتر موضوع به مثال زیر توجه کنید :
فرض کنید آقای محسنی کارمند شرکت اصیل است. نرخ دستمزد هر ساعت کار طبق قرارداد همکاری، 000/30 ریال است. فرض کنید آقای محسنی در هفته گذشته 54 ساعت کار کرده است. مطلوب است محاسبه خالص قابل پرداخت به آقای محسنی؟
سایر اطلاعات به شرح زیراست :
نرخ مالیات % 10 – قسط وام اقای محسنی 000/500 ریال
000/320/1 = 000/30 × 44 حقوق عادی
000/420 = % 140 × 000/30 × 10 اضافه کاری
000/740/1 جمع مبلغ ناخالص حقوق و دستمزد
کسورات :
8000/121 = 7% × 000/740/1 حق بیمه
000/174 = 10% × 000/740/1 مالیات
000/500 قسط وام
800/345 جمع کسورات
200/394/1 خالص قابل پرداخت
لیست حقوق و دستمزد :
در هر دوره پرداخت حقوق، واحد تجاری اطلاعات مربوط به حقوق را در یک فرم چند ستونی به نام لیست حقوق و دستمزد وارد می کنند. از طریق لیست حقوق و دستمزد می توان هزینه حقوق را به راحتی ثبت نمود. نمونه ای از لیست حقوق و دستمزد در زیر به تصویر در آمده است :
ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد :
در دایره حسابداری پس از تنظیم لست حقوق و دستمزد و صورت خلاصه ای برای کنترل آن و یا تهیه آن از طریق نرم افزار حقوق و دستمزد، جمع حقوق و دستمزد ناخالص به حساب هزینه حقوق و دستمزد قسمتهای مختلف (تولیدی، اداری و فروش) بدهکار و حسابهای کسورات (شامل مالیات، بیمه و ... ) و حقوق و دستمزد پرداختی یا وجه نقد، بستانکار می شود. نمونه لیست های سیستم حقوق و دستمزد به شرح زیر است :
مثال :
اطلاعات مربوط به حقوق و مزایای آقای امیدی در شرکت البرز در آذزماه 8 × 13 به شرح زیر است :
حقوق ثابت :
000/300/6 ریال – حق اولاد 000/230 ریال – خواربار 000/270 ریال
پاداش 000/500 ریال – ساعات کارکرد آذرماه 230 ساعت.
با فرض اینکه ساعات کار قانونی در این شرکت 210 ساعت بوده و از جمع حقوق و مزایا ماهانه تا 000/000/2 ریال معاف از مالیات و مازاد بر آن با نرخ % 10 مشمول محاسبه مالیات باشد و همچنین حداکثر حقوق و مزایای مشمول بیمه در آن سال، ماهیانه مبلغ 000/000/5 باشد. مطلوبست : انجام محاسبات لازم و ثبت پرداخت حقوق و دستمزد در دفتر روزنامه شرکت البرز در آذرماه 8 × 13
000/2 = 210 ÷ 000/200 4 = نرخ یک ساعت کار عادی
20 = 210 – 230 = ساعات اضافه کاری
28000 = 4/1 × 000/20 = نرخ یک ساعت اضافه کاری
000/560 = 000/28 × 20 = مبلغ اضافه کاری
اضافه کاری + پاداش + خواربار + حق اولاد + حقوق ثابت = جمع حقوق و مزایا
000/760/5 = 000/560 + 000/500 + 000/270 + 000/230 + 000/200/4 = جمع حقوق و مزایا
000/030/5 = (000/500 + 000/230 ) – 000/760/5 = جمع حقوق و مزایای مشمول بیمه
000/000/5 000/500 < 000/030/5 = فاقد محاسبه کسر حق بیمه
000/350 = 70% × 0کل حق بیمه سهم کارفر00/000/5 = حق بیمه سهم کارگر
000/150/1 = % 23 × 000/000/5 = حق بیمه سهم کارفرما
000/500/1 = 000/150/1 + 000/350 = کل حق بیمه پرداختی
000/760/3 = 000/000/2 – 000/760/5 = درآمد مشمول مالیات پس از کسر معافیت
000/376 = 000/000/2 – 000/760/5 = درآمد مشمول مالیات پس از کسر معافیت
000/376 = % 10 × 000/760/3 = مالیات پرداختی
000/034/5 = 000/376 + 000/350 – 000/760/5 = مبلغ خالص قابل پرداخت
کنترل های داخلی سیستم حقوق و دستمزد :
مالکان و مدیران واحدهای تجاری کوچک می توانند از طریق ارتباط شخصی که برای کارکنان خود دارند بر پرداختهای حقوق و دستمزد نظارت نمایند. اما برای شرکتهای بزرگ این چنین کاری مقدور نیست این واحدهای تجاری بایستی کنترلهایی را مستقر نمایند تا این اطمینان حاصل شود که : اولا ) پرداخت به کارکنان حقیقی صورت می گیرد. ثانیاً ) این پرداختها براساس کار انجام شده است، ثالثاً ) پرداختها به طور صحیح محاسبه شده و رابعاً ) مبالغ محاسبه شده پرداخت می شود. از اینرو برای اطمینان از موارد فوق در اغلب مؤسسات وظایف و مسئولیتهای حقوق و دستمزد به دوایر زیر تقسیم می شود :
1 ) دایره کارگزینی 2 ) دایره ثبت اقدامات کار 3 ) دایره حقوق و دستمزد
4 ) دایره پرداخت.
کنترل داخلی مؤثر بر سیستم حقوق و دستمزد شامل تفکیک دقیق وظایف بالا از یکدیگر، انجام هر یک از وظایف توسط دایره مربوطه به صورت جداگانه و عدم تداخل این وظایفبا یکدیگر است.
1 ) دایره کارگزینی که وظیفه عمده آن استخدام و جذب نیروی کار لازم برای تستهای مختلف مؤسسه با رعایت آئین نامه های استخدامی مؤسسه است.
2 ) دایره ثبت اقدامات کار که این اطمینان را به وجود می آورد که کارکنان در ساعتهای مقرر در سر پست های خود حضور دارند. این اطلاعات را می توان به وسیله ماشینهای حضور و غیاب که ساعات ورود و خروج کارکنان را مشخص می سازد و یا سایر قسمتهای ثبت اقدامات کار به دست آورد.
3 ) دایره حقوق و دستمزد که وظیفه آن محاسبه تنظیم لیست حقوق و دستمزد براساس اطلاعات ارسالی از دوایر قبل (کارگزینی و ثبت اوقات کار) ، انجتم ثبت های لازم در دفتر روزنامه عمومی شرکت و همچنین حدود چک حقوق برای کارکنان است.
4 ) دایره پرداخت : بهترین روش پرداخت حقوق و دستمزد، پرداخت توسط چک از حساب جاری بانکی است. در مؤسسات کوچک که تعداد کارکنان آن زیاد است، پرداخت حقوق و دستمزد معمولا در یک وروز و به صورت چک از حساب جاری بانکی و یا به صورت نقدی انجام می گیرد. اما برای مؤسسات با کارکنان فراوان پرداخت نقدی مقدور نبوده بایستی از حساب جاری بانکی استفاده شود . از این رو در این مؤسسات، صدور چکها از حساب جاری خاصی که فقط برای پرداخت حقوق و دستمزد درنظر گرفته می شود یا از طریقحساب جاری بانکی مؤسسه انجام می شود.
