بخشی از مقاله
چکیده:
شاید بتوان وظایف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را مواردی همچون کاهش عدم اطمینان در تصمیم گیری بررسی و نظارت دقیق بر فعالیتهای جاری و کنترل عملیات پروژهها دانست. در شمای کلی هدفی که ارائه این مقاله بدنبال تحقیق آن میباشد عبارتست از استفاده از ابزار قدرتمندی بنام PMIS که قابلیت مانور فوق العاده ای را جهت تصمیم گیری سریعتر دقیق تر و مطمئن تر مدیران پروژه فراهم میآورد.
همچنین باعث تسهیل انجام عملیات اجرایی و پردازش دقیق و سریع اطلاعات شده و امکان کنترل نهایی عملیات را توسط مدیران پروژهها فراهم میآورد. بدین منظور و به جهت تامین نیازهای فوق برای مدیران پروژههای برق تهران معاونت طرح و توسعه در سال 1379 با استفاده از توان تخصصی بخش خصوصی اقدام به طراحی و ساخت نرمافزار ویژهای در زمینه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه برای پروژههای توسعه و احداث برق تهران نمود.
در این راستا ضمن انجام مطالعات لازم در زمینه شرایط موجود طرحهای توسعه و احداث پروژههای انتقال و فوق توزیع حوزه عملیاتی برق تهران و همچنین بررسی نحوه گردش اطلاعات موجود در آن با بهره گیری از متدولوژی ساخت یافته سیستمی تحت عنوان پرداز طراحی و اجرا گردید. این سیستم در محیط شبکه Windows NT و با معماری Client-Server طراحی و از MS SQL Server بعنوان Back End و Visual Basic 6 بعنوان Front End استفاده گردید. پرداز ضمن برقراری ارتباط یکپارچه بین حوزههای مختلف مدیریت پروژهها امکان پردازش سریع و بموقع اطلاعات را فراهم مینماید. فرآیندهای فوقالذکر از مرحله تجزیه و تحلیل تا راهاندازی سیستم PMIS در حوزه معاونت طرح و توسعه شرکت برق منطقه ای تهران موضوع این مقاله را تشکیل میدهد.
مقدمه:
بهدلیل خصلت بنیادی حوزه مدیریت پروژه که عبارتست از انجام کارهای پیچیده و یا گسترده در چارچوب زمان و هزینههای تعریف شده - که عموماً یکبار برای همیشه است - ، این نوع مدیریت از حوزه مدیریت ارتباطات میان عناصر درگیر در پروژه که از لحاظ زمانی و مکانی با یکدیگر میتوانند همساز باشند، آسیب جدی میبیند. بنابراین سهم بالایی از موفقیت در مدیریت پروژهها، ناشی از مدیریت ارتباطات میان عوامل و منابع پروژه است، به نحوی که هم افزایی میان این منابع و عوامل افزایش یافته، زمان تلف شده و ضایعات، کاهش پذیرد، که این امر به معنی بهرهوری بالا و اثربخشی پروژه است.
در این میان، اطلاعات درست و به موقع و قابل درک برای گیرنده و استفادهکننده، یکی از ابزارهای پایهای این حوزه است. با توجه به اهمیت اطلاعات در تمامی حوزههای مدیریت از جمله مدیریت کارخانه، مدیریت بهرهبرداری، و سایر حوزههای مدیریت، باید برای کاربرد تکنولوژی اطلاعات در حوزه مدیریت پروژه تفاوتی قائل شد و آن، اثر پذیرفتن مدیریت سیستمهای اطلاعاتی، از ویژگیهای پروژه است. بدین معنی که این سیستم نیز تحت تاثیر هزینه و زمان قرار گرفته و ضمن پاسخگویی به فوریتهای پروژه، میبایست از انعطاف لازم و طول عمری برابر طول عمر پروژه برخوردار باشد و بتواند خود را در نظام بهرهبرداری مستهلک سازد و این همان چیزی است که PMIS نامیده میشود. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه عبارتست از:
● جمعآوری، ثبت، فیلترکردن و انتشار اطلاعات مربوط به کارکنان تیم پروژه.
● سیستمی که جهت پیگیری پیشرفت و جریان اطلاعات در یک پروژه مورد استفاده قرار میگیرد. PMIS در رویکرد جدید دانش مدیریت پروژه به عنوان یکی از ابزار و تکنیکهای برقراری ارتباط مابین ورودیها و خروجیهای سیستم مدیریت پروژه به حساب میآید. از آثار و مزایای این سیستم میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
● زمان پاسخ و عکسالعمل سریع نسبت به تغییرات
● نگهداری و پردازش حجم بالایی از اطلاعات
● حل مسائل حجیم و دشوار با دقت و سرعت فوقالعاده.
● سرعت در بازیابی و جستجوی اطلاعات
● کاهش هزینه و زمان تصمیمگیری با استفاده از اطلاعات بازیابی شده در این مقاله سعی شده است تا با مروری مختصر بر ادبیات تحقیق و با استفاده از مطالعات میدانی و کتابخانهای، نتایج حاصل از اجرای چنین سیستمهایی ارائه گردد. ویژگی پروژه ها و مدیریت پروژهها هر طرح و پروژه، خود به چند مرحله یا فاز تقسیم میشود و با وجود تنوع و گوناگونی در اندازه، موضوع و طبیعت، دارای یکسری ویژگیهای عمومی و مشترک هستند که مهمترین آنها عبارتند از:
● پروژهها مجموعهای از اقدامات و عملیات پیچیده و منحصر بفرد هستند. شناخت روابط مابین پروژهها دشوار است و فعالیتها و کارهای اجرایی را نمیتوان بطور دقیق برنامهریزی کرد.
● پروژهها دارای دوره عمر معین هستند. پروژهها از یک نقطه مبداء و معین شروع و در یک نقطه تعیین شده خاتمه مییابند. بنابراین پروژهها یک دوره عمر معین دارند. دوره عمر پروژه از ابتدا تا انتها از مراحل قابل تفکیک تشکیل شده است. در هر یک از مراحل اجرایی یک پروژه بنا بر موضوع، نوع، طبیعت و اندازههای کار، فعالیتهای گوناگونی انجام میشود. از اینرو چارچوب و مراحل عمر هر پروژه ممکن است با سایر پروژهها متفاوت باشد. اما میتوان در یک تقسیمبندی کلی گامهای چرخه حیات پروژه را به شرح زیر تعریف نمود:
● مفاهیم و بررسیهای اولیه: در این گام امکانسنجی پروژه و مفاهیم آن برای حرکت به گام بعدی مورد بررسی قرار میگیرد.
● طراحی و گسترش: این گام شامل بکارگیری خطمشیهای تعیین شده توسط مطالعات امکان سنجی جهت ساخت یا اجرا میباشد.
● مرحله اجرا یا ساخت: در این گام از تطبیق طرح اولیه و نتیجه نهایی پروژه، اطمینان حاصل میشود.
همانگونه که اشاره شده پروژه را در حالت کلی
میتوان به صورت مجموعه فعالیتهایی در زمینه طراحی، تدارکات و عملیات اجرایی تصویر نمود که با توالی خاصی انجام میپذیرد. این فرآیندها با برنامهریزی و طراحی مفهومی آغاز میشوند. با تایید طراحی مفهومی و برنامهریزی زمان و هزینه، میتوان طراحی تفصیلی را انجام داد و این عمل زمینه را برای شناسایی و عقد قراردادها و آغاز عملیات اجرایی در بخشهای نصب و اجرا، فراهم مینماید. در این رابطه میتوان فعالیتهای اصلی پروژه را در قالب جدول یک نمایش داد. با توجه به شکل - 1 - میتوان دریافت که:
● هدایت و ویژگی پروژه در هر مرحله از عمر آن تغییر میکند. در پایان هر مرحله از پروژه، نتایج، محصولات و فرآوردههای جدید بدست میآید که با نتایج حاصله از مراحل قبل و بعد از خود تفاوت دارد. با استفاده از این نتایج و محصولات است که میتوان مرحله یا مراحل بعد را اجرا نمود.
● هزینههای جبران تاخیرات پروژه از برنامه زمانی یا تسریع مدت اجرای آن با گذر از هر مرحله و ورود به مرحله بعدی با شتاب بیشتری نسبت به مرحله قبل افزایش مییابد.
