بخشی از مقاله
چکیده
تغییر و تحولات سریع و توسعهی روزافزون ارتباطات و همچنین تحولات شگرف دانش مدیریت، استقرار نظام ارزیابی عملکرد سازمانی که بتواند کارایی و اثربخشی برنامهها، فرایندها و منابع سازمانهارا مورد سنجش قرار دهد، اجتناب ناپذیر نموده است. سازمانها باید با توجه به نوع فعالیت، مأموریت، ساختار، فناوری مورد استفاده و نظام ارزیابی عملکرد مناسب خود را طراحی نمایند. شهرداری شیراز و مناطق نه گانه آن نیز از این امر مستثنی نبوده و نیاز به طراحی نظامی برای ارزیابی عملکرد خود دارند.برای طراحی نظام ارزیابی عملکرد مناطق شهرداری شیراز، ابتدا شاخصهای این نظام ارزیابی از طریق بررسی اسناد و مدارک و مطالعات کتابخانهای شناسایی و با بهرهگیری از روش گروه متمرکز، شاخصها و محورها بازنگری، اصلاح و ضرایب شاخصها تعیین گردید. سپس به منظور ارزیابی آزمایشی عملکرد مناطق نه گانه دادهها و اطلاعات مورد نیاز جمعآوری و پس از انجام محاسبات لازم، مناطق نه گانه شهرداری شیراز ارزیابی و رتبهبندی شدند.
واژگان کلیدی: ارزیابی عملکرد، ارزیابی عملکرد مناطق، شهرداری شیراز، شاخصهای ارزیابی، نظام ارزیابی عملکرد.
.1 مقدمه
سازمانهای امروزی در محیطهای بسیار متغیر و پیچیده داخلی و بین المللی با چالشهای بسیاری از جمله فشار برای شفافیت و پاسخگویی بیشتر، منابع مالی محدود و در حال اتمام، افزایش وظایف و فعالیتها، تغییرات پر سرعت فناوری و هجوم راهحلهای مدیریتی متفاوت برای بهبود وضعیت سازمانها مواجهاند. در چنین فضایی ارزیابی عملکرد و سپس مدیریت عملکرد، بسیار پیچیده و دشوار خواهد بود، چرا که تنها ارزیابی مالی سازمانها بر اساس سود و زیان و ترازنامه های مالی و صرفهجویی در هزینه ها سازمان را به گمراهی خواهد کشاند. مطالعات نشان داده است در عصر دانش، هشتاد درصد ارزش افزایی در سازمانها از طریق دارایی های نامشهود سازمانی شامل سرمایه های انسانی - دانش و مهارتهای کارکنان - ، سرمایه-های سازمانی - فرهنگ سازمان و ارزشهای حاکم بر آن - و سرمایه های اطلاعاتی - بانکهای اطلاعاتی و دادههای آماری - ایجاد میشود و دیگر نمیتوان تنها با داراییهای مشهود، ارزیابی عملکرد و در پی آن مدیریت عملکرد جامعی انجام داد.
اهمیت موضوع ارزیابی عملکرد یک سازمان، موسسه، مجموعه، پروژه یا فرد بر کسی پوشیده نیست و تمام سازمانهای دولتی و خصوصی به فلسفه وجود یک سیستم اندازهگیری عملکرد آگاه هستند - احسانی، . - 1383 سیستمهای طراحی شده ارزیابی عملکرد طی دهههای اخیر توجه خویش را بر مقولههایی چون ممیزی عملکرد، طراحی معیارهایی برای سنجش و یا بازنگری سیستمهای موجود معطوف داشته و کمتر به مقوله بهرهگیری از مدیریت ارزیابی عملکرد توجه نمودهاند. از طرفی چون سیستمهای ارزیابی عملکرد به طور عمومی و به آسانی از یک سازمان به سازمان دیگر قابل انتقال نیستند، سازمانها باید سعی در طراحی یک سیستم کارا و مناسب با شرایط خود داشته باشند - بویس و کلینر1،. - 1997 علاوه بر این عدم وجود نظام ارزیابی عملکرد جامع در سازمانها موجب عدم انسجام بین نظامهای ارزیابی عملکرد از سطوح بالا تا پائین سازمان و بین اهداف سازمانی و فردی میشود.
از این رو یکپارچگی بین عملکرد سازمانی و فردی ضرورت مییابد، چرا که عدم یکپارچگی بین اهداف فردی و سازمانی خود منجر به ایجاد اهداف فرعی در سازمان و پیدایش خلاء مدیریت عملکرد در سازمان می-شود - آرمسترانگ، . - 1385 بنابراین برای حذف اهداف فرعی، پر کردن خلاء مدیریت عملکرد در سازمان و اجرای ارزشیابی صحیح در سازمان که منجر به توانمندسازی، انگیزش، بهبود عملکرد کارکنان و بهرهوری در سازمان میشود، وجود نظام ارزیابی عملکرد جامع ضرورت مییابد.استفاده از اطلاعات و دادههای عملکردی در شهرداری بر درک عملکرد، ظرفیت، احتیاجات، مشکلات، تخصیص مناسب و اثربخشی منابع، بهبود کیفیت و کارایی خدمات، شناسایی و معرفی بهترین تجربیات، بالا بردن پاسخگویی داخلی، بهبود فرایندهای داخلی، پیشرفت در وضعیت موجود و بهبود شاخصها متمرکز خواهد بود.
همچنین شهرداریها از اطلاعات عملکرد در جهت بالا بردن درک سازمان بر عوامل موثر بر عملکرد و حمایت از وظایف اساسی مدیریت برنامه که شامل چرخه برنامه-ریزی، بودجهریزی و اطلاع رسانی، هدایت و گزارشدهی است، استفاده میکنند - وردی نژاد و یمینی، . - 1388مناطق نه گانه شهرداری شیراز هر یک با ماهیت متفاوت و با انجام فعالیتهای خدماتی، عمرانی، شهر سازی، فرهنگی، اجتماعی و..... بخش عمدهای از وظایف و مأموریتهای مربوط به شهرداری را انجام میدهند و عمده درآمد شهرداری نیز توسط شهرداریهای مناطق کسب میشود. با توجه به تنوع فعالیتها نمیتوان واقعیت عملکرد آنها را با بهرهگیری از شاخصهای معمول و متداول بدرستی منعکس نمود. از این رو به منظور ارزیابی مستمر عملکرد آنها را از نظر کارآیی و اثر بخشی، نیاز به نظام ارزیابی عملکرد میباشد، تا ضمن تعیین شاخصهای مناسب هر منطقه، زمینه ارزیابی مستمر هر یک نیز برای مدیران شهرداری فراهم آید.
هدف از این پژوهش یافتن شاخصهای مناسب و سپس طراحی نظام ارزیابی عملکرد مناطق شهرداری شیراز میباشد. بدین منظور ابتدا شاخصهای نظام ارزیابی عملکرد از طریق مرور ادبیات و بررسی اسناد و مدارک و مطالعات کتابخانهای شناسایی و با بهرهگیری از روش گروه متمرکز شاخصها و محورها بازنگری، اصلاح و ضرایب شاخصها تعیین گردید. در جلسهای نهایی نظام ارزیابی عملکرد مناطق شهرداری به تصویب رسید و جهت اجرا به مدیریت ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات ابلاغ گردید.با اجرای ارزیابی عملکرد مناطق نقاط ضعف و قوت شهرداریهای هر منطقه شناسایی شده و در پی آن میتوان نقاط قوت را تقویت و نقاط ضعف را اصلاح نمود. ارزیابی عملکرد یک جریان باز خور از عملکرد و مقایسه آنها با معیارهای تعیین شده است که طی آن شهرداریهای مناطق از چگونگی عملکرد خود و تأثیر آن در کارایی سازمان شهرداری اطلاع کسب میکنند. از طرفی میتوان با توجه به امتیاز نهایی حاصل از پیادهسازی نظام ارزیابی عملکرد، مناطق نه گانه شهرداری شیراز را رتبهبندی نمود.
.2 مبانی نظری
همه سازمانهای دولتی و خصوصی، برای رشد، توسعه و پایداری در عرصه رقابتی امروز به نوعی نظام ارزیابی عملکرد نیاز دارند که در قالب آن بتوانند کارایی و اثر بخشی برنامههای سازمان، فرایند و منابع انسانی خود را مورد سنجش قرار دهند. موفقیت هر سازمانی بستگی به چگونگی بکارگیری ابزار، تجهیزات، پول، مواد خام و منابع انسانی سازمان در برنامهها دارد و این امر در صورتی امکان پذیر خواهد بود که سازمان بتواند مهارتها، تواناییها و خصوصیات فردی و جمعی خود را در راستای اهداف سازمان بکار گیرد - سید جوادین،. - 1385 ارزیابی عملکرد، فرایندی است که بر اساس آن اقداماتی به منظور بررسی و سنجش عملکرد سازمانها اعم از خصوصی و عمومی و افراد اعم از مدیران و کارکنان صورت میگیرد و هدف نهایی آن بهبود و ارتقای عملکرد است - برک پور،. - 1383ارزیابی عملکرد1 به فرایند سنجش جامع عملکرد و در قالب عباراتی نظیر:
کارایی، اثربخشی، معناداری، توانمندسازی، قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی، ساختاری، برنامهای و توسعه بلندمدت سازمان اطلاق میشود. مدیریت عملکرد2 از طریق فرایندهای تعیین اهداف راهبردی عملکرد، سنجش عملکرد، جمعآوری و تحلیل دادههای عملکرد، بازنگری گزارش دادههای عملکرد و به کارگیری این دادهها، به بهبود عملکرد سازمان میانجامد - رفیع پور و همکاران،. - 1390ارزیابی عملکرد در حوزه مدیریت عملکرد به دنبال شناخت نقاط قوت و ضعف و تقویت نقاط قوت و اصلاح نقاط ضعف می-باشد - سلطانی،. - 1383 ارزیابی عملکرد، تلاشی است نظاممند برای دانستن اینکه خدمات ارایه شده تا چه حد جوابگوی نیازهای ذینفعان شهرداری یعنی شهروندان، شورای شهر، مسئولین شهر و... بوده است
