بخشی از مقاله
چکیده
یکی از بخش های اصلی مدیریت پروژه های ساختمانی، مدیریت هزینه پروژه است که می تواند شامل برنامه ریزی منابع و نیروی انسانی، برآورد هزینه ها، بودجه بندی و کنترل هزینه ها باشد. ضعف در هریک از این ارکان مدیریتی می تواند منجر به افزایش هزینه تمام شده ساخت پروژه نسبت به بودجه مصوب گردد که می تواند موجب بروز مشکلات فراوان از جمله عدم موفقیت کامل پروژه گردد. با شناسایی و ارزیابی دقیق عوامل اثر گذار بر هزینه در هر یک از حوزه های کاری پروژه می توان به دید بهتری نسبت به کنترل هزینه های پروژه دست پیدا کرد که هدف اصلی انجام این تحقیق است.
واژه های کلیدی: مدیریت پروژه ، مدیریت هزینه ، پروژه ساختمانی
-1 مقدمه
در کشور ما هر ساله مبالغ هنگفتی برای اجرای پروژه ها صرف می گردد. اما به علت مسائل و مشکلات پیش آمده ، معمولا این پروژه ها با صرف زمان و هزینه بیش از زمان و هزینه مصوب آنها به انجام می رسند. از علل تاخیرات ایجاد شده در تکمیل پروژه ها و نیز صرف هزینه های بیش از بودجه مصوب ، می توان به مسائلی از قبیل ضعف در برنامه ریزی هزینه و بودجه بندی فعالیت های پروژه ، ضعف در کنترل عملکرد و به طور کلی ضعف در سیستم مدیریت هزینه پروژه برشمرد. پروژه های ساختمانی از جمله مواردی هستند که امروزه دچار افزایش هزینه و زمان اجرا هستند. شناسایی دقیق تر عوامل اثر گذار بر افزایش هزینه در صنعت ساختمان می تواند امکان عکس العمل سریع تر را در هنگام شرایط ریسک برای متخصصان و سازندگان این عرصه به وجود آورد.
با افزایش شمار پروژه های موجود در حوزه ساخت و ساز و پیچیدگی مدیریت و اجرای پروژه ها ، دانش مدیریت پروژه ها ، استانداردها و نظریه ها از اهمیت بیشتری برخوردار شده اند. این موضوع زمانی حیاتی تر می شود که نیاز باشد تا پروژه ها به موقع و با هزینه مشخص تکمیل شوند. مدیریت و کنترل هزینه ها در بیشتر پروژه ها در سراسر دنیا به عنوان یک ضرورت شناخته شده است. اما غالب آنها دچار افزایش هزینه ها از سقف بودجه مشخص شده در ابتدای پروژه و در مرحله برنامه ریزی می شوند. بدون کنترل عوامل کلیدی اثر گذار بر هزینه ، شرکت های سازنده قادر نخواهند بود تا مخارج خود را به صورت موثر کنترل کنند. که در نهایت منجر به افزایش هزینه های پروژه شده و بر سود کلی اثر می گذارد.
با شناسایی و ارزیابی دقیق عوامل اثر گذار بر هزینه در هر یک از حوزه های کاری پروژه می توان به دید بهتری نسبت به کنترل هزینه های پروژه دست پیدا کرد که هدف اصلی انجام این تحقیق است. با اولویت بندی عوامل موثر بر هزینه ، می توان با در نظر گرفتن راهکارهای اصلاحی به موقع از افزایش هزینه در پروژه ها ، کسری در بودجه پروژه ، توقف احتمالی پروژه و شکست اهداف پروژه جلوگیری کرد. اولویت دهی به عوامل سرعت عکس العمل در برابر ریسک های احتمالی و مدیریت تغییرات بهنگام را تسهیل خواهد کرد. در تحقیق حاضر ابتدا با استفاده از منابع موجود، عوامل موثر بر هزینه ساخت با مشاوره تعدادی از متخصصین حوزه ساخت و ساز و خبرگان برای انجام پژوهش شناسایی شدند. در گام بعدی این عوامل طی پرسشنامه های شماره یک و دو در اختیار اعضای نظام مهندسی ساختمان استان قزوین قرار داده شد تا نظر خود را در مورد اهمیت عوامل اعلام کنند. در پایان با استفاده از روش تحلیل عاملی تاییدی میزان تاثیر هریک از عوامل وزن دهی خواهند شد.
-2 مرور ادبیات موضوع
تاریخچه مدیریت پروژه به هزاران سال پیش بر می گردد زمانی که بشر اقدام به خلق شگفتی هایی چون اهرام ثلاثه، دیوار چین و بسیاری دیگر در غالب پروژه هایی عظیم می نمود. متاسفانه از نحوه عملکرد و چگونگی فعالیت درآن دوران اطلاعات دقیقی در دست نیست ولی با توجه به آثاری که از آن دوران به جای مانده است می توان به یقین اذعان داشت که یک سیستم مدیریت پروژه در آن دوران وجود داشته است. براساس تحقیقات انجام شده توسط باستان شناسان مشخص گردیده است که در زمان ساخت هر هرم مسؤل یا مدیر پروژه موظف به ثبت تجربیات خود بر روی لوح هایی بوده است که بدین سبب تجربیات بدست آمده را بتوانند در ساخت سایر اهرام بکار برند و این موضوع بدلیل مدت زمان طولانی ساخت اهرام و انجام کار در طول چند نسل بسیار حائز اهمیت بوده است.
موردی که در بالا اشاره گردید امروزه تحت عنوان "پندهای گرفته شده" یا شهره متخصصان و محققین مدیریت پروژه گردیده است و بسیار جای تاسف و تامل است چرا که امروزه توجه چندانی به پندهای گرفته شده صورت نمی پذیرد و حتی در بسیاری از پروژه ها مسؤلین پروژه اطلاعی از نیاز به وجود آن ندارند در حالی که هفت هزار سال پیش این مهم به شکلی دقیق و عمیق موردتوجه بوده و جزو وظایف اصلی مدیر پروژه به حساب می آمده است.یک پروژه از دیدگاه ذینفعان آن - مشتری،کارفرما،پیمانکار و ... - دارای سه هدف مهم و عمده است که معمولا محدودیت های سه گانه خوانده شده و باید تمام سعی و تلاش های مجریان معطوف و متمرکز بر تحقق آنها باشد.
زمان: اجرای پروژه در بازه زمانی شروع و پایان مصوب آن هزینه: اجرای پروژه با هزینه ای معادل بودجه مصوب محدوده: اجرای پروژه مطابق با مشخصات و محدوده تعیین شده البته همه این اهداف می بایست مطابق با سطح کیفی مورد توافق با مشتری باشد. گرچه اولویت اهداف یاد شده در پروژه های مختلف می تواند متفاوت باشد ولی باید توجه دانست که در نهایت دستیابی توأم به تمامی اهداف مد نظر بوده و نباید تحقق یکی را با تضعیف دیگری تضمین کرد.[26] محدودیت زمانی به مقدار زمان در دسترس برای تکمیل پروژه اشاره دارد و محدودیت هزینه اشاره به میزان بودجه در دسترس برای پروژه است.
همچنین محدودیت کیفیت ،آنچه برای تولید نتیجه نهایی پروژه انجام شود تعریف می شود. این سه محدودیت "مثلث مدیریت پروژه" را تشکیل می دهند و اغلب با یکدیگر در ارتباط هستند. افزایش کیفیت به طورمعمول یعنی افزایش زمان و هزینه،محدودیت زمانی کم یعنی افزایش هزینه و کاهش کیفیت، و بودجه کم می تواند به معنی افزایش زمان و کاهش کیفیت باشد.[3] مدیریت پروژه هنر هدایت و هماهنگی منابع انسانی و مواد و مصالح در سراسر عمر یک پروژه با استفاده از تکنیک های مدرن مدیریت جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، حدود خدمات، هزینه ،زمان، کیفیت و ارضای مشارکت قلمداد می شود.[10]
مدیریت هزینه پروژه فرآیندهای لازم برای اطمینان از انجام پروژه تحت بودجه تعیین شده را گویند. این فرآیندها 4 مورد بوده که عبارتند از :
برنامه ریزی مدیریت هزینه : تعیین کننده سیاست ها، روش ها و اسناد برنامه ریزی و مدیریت است. برآورد هزینه : ایجاد تخمینی از هزینه های منابع مورد نیاز جهت تکمیل فرآیندهای پروژه
بودجه بندی هزینه : جمع بستن هزینه های تخمین زده شده تک تک فعالیت ها یا بسته های کاری ایجاد شده جهت ایجاد یک خط مبنای هزینه کنترل هزینه : فرآیندهای پایش وضعیت پروژه جهت به روز رسانی بودجه پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای هزینه آن [26].
ساختمان سازی حال به صورت تک ساختمان یا به صورت انبوه سازی از جمله نمونه هایی هستند که به صورت پروژه تعریف می شوند. یکی ازمشخصه های توسعه اقتصادی هرکشور طرحهای عمرانی آن است که به عنوان معیار و شاخصی عمده در رونق اقتصاد آن کشور مورد بررسی قرار میگیرد. بنابراین پیشرفت ، رفاه و تعالی یک ملت بستگی وثیقی به موفقیت طرحهای عمرانی کشورش دارد و توفیق در اجرای طرحهای عمرانی ،سازوکارها و عواملی را میطلبد تا چرخه امور به نحو مطلوب با کمترین هزینه و بیشترین سود به سامان و پایان رسد.[1] در زبان تجارت، زمان همان پول است. هرچه زمان تکمیل پروژه افزایش یابد، هزینه های سازمان نیز افزایش می یابد. زمانی که یک
پروژه در ابتدا طراحی می شود باید چارچوب زمانی که حوزه فعالیت کار تعریف می کند، مشخص شود. ساخت یک پروژه عمرانی بدون تجربه تاخیر در زمان بندی و افزایش هزینه نادر است. زمان با هزینه های مرتبط با آن برای فرد مشارکت کننده در فرآیند ساخت و ساز شامل مالک،مهندسین،پیمانکاران به همراه افرادی که ضمانت و پوشش بیمه ای را برعهده دارند،اهمیت حیاتی دارد. مدیریت اثربخش و اداره مقررات مربوط به زمان و تغییرات در قرارداد برای اجتناب و کاهش افزایش هزینه و طولانی شدن زمان ضروری هستند. زمانی که تاخیری رخ می دهد یا وجود آن توسط پیمانکار اعلام می شود، نیاز به توجه سریع و اقدام به موقع کارفرما یا نمایندگان آن می باشد.
کارفرما باید سریعا گروه مسول تاخیر را شناسایی کرده و با تلاش فراوان برنامه اقدام اصلاحی را اجرا کند.نباید از نظر دور داشت که تاخیر در پروژه های عمرانی ، نه به دوره حاضر برمیگردد و نه اینکه خاص کشور ما میباشد ، به طوریکه در بسیاری از کشورهای دیگر نیز درگیر این عامل مهم میباشند .منتها فاکتورها و اثرات آن در کشورهای مختلف بسته به نوع فرهنگ ،منابع اعتباری، میزان توسعه یافتگی آنها متفاوت میباشد.[9] عواملی مانند فرهنگ و ساختار سازمانی ، شرایط بازار ، بانک های اطلاعاتی تجارتی ، سیستم اطلاعات مدیریت بر برنامه مدیریت هزینه اثر می گذارند که به آن عوامل محیطی شرکت گویند.
برای برنامه ریزی مدیریت هزینه ابزارها و روش های مختلفی موجود است. برای مثال، با کمک اطلاعات تاریخی ، دیدگاه با ارزشی در مورد محیط و اطلاعاتی از پروژه های مشابه قبلی می توان فراهم کرد و یا تیم های پروژه برای تهیه برنامه مدیریت هزینه می توانند با مدیر پروژه ، حمایت کننده مالی پروژه، اعضای انتخاب شده تیم پروژه، ذینفعانی که مسول هزینه های پروژه هستند ، ملاقات هایی را در نظر گیرند.[26] یک طرح عمرانی شامل پروژه های مختلف با یک هدف کلی است که این پروژه ها با هم مرتبط هستند. زمانی پروژه های مرتبط اهدافمورد نظر را تامین می کنند که به صورت موفق انجام شود. پروژه موفق به پروژه ای گفته می شود که هم کارفرما هم پیمانکار و هم بهره بردار تصدیق کنند که از پروژه راضی هستند. معمولا کارفرما وقتی راضی می شود که بودجه و هزینه پیش بینی شده افزایش نیابد و تاریخ
