مقاله فرایند آموزش سازمانی و ارائه راهکارهایی در جهت اثربخشی آن

بخشی از مقاله

چکیده

آموزش یک وظیفه حیاتی براي سازمانهاست. براي بقاء و شکوفایی در جهان کاملا رقابتی و در حال پیشرفت امروز و فردا، کارفرمایان باید بتوانند به طور مستمر دانش، مهارتها، نگرشها و رفتارهاي کارکنان را به روز آوري نموده و بهبود بخشند. امروزه با گسترش روز افزون علوم و فنون و پیچیده تر شدن شرایط اجتماعی، اقتصادي، فرهنگی جامعه، این ضرورت بیش از پیش احساس می شود که کارکنان براي برخورد موثر با مسائل و مشکلات سازمانی و تلاش براي حل آنها باید از روشهاي جدید و بدیع و بهره برداري از حداکثر توانایی علمی، عملکرد خویش را توسعه و تکامل بخشند.

بهبود منابع انسانی به طور اعم از طریق آموزش و به طور اخص از طریق آموزش ضمن خدمت از موثرترین وسایل همسازي و انطباق کارکنان و سازمانها با شرایط متغیر و تحولات زمانی و مکانی است.با این وجود با توجه به اهمیت فرایند آموزش سازمانی، هنوز در بسیاري از سازمانها نگاه درستی نسبت به مقوله آموزش وجود ندارد و با این مساله برخوردي سلیقه اي و غیرکارشناسانه می شود. لذا در این مقاله ضمن پرداختن به مفهوم فرایند آموزش سازمانی و بررسی مولفه هاي آن و اهمیت آموزش سازمانی و ارائه راهکارهایی در خصوص اثربخشی فرایند آموزش سازمانی خواهیم پرداخت.

واژههاي کلیدي:فرایند آموزش، نیازسنجی آموزش، طراحی آموزش، اجراي آموزش، ارزشیابی آموزش، بازخورد.

١- مقدمه

امروزه سازمانهاي موفق، دریافتهاند که با حرکت در مسیر توسعه انسانی و بهبود مستمر نظام آموزش، میتوانند بهرهوري فردي و سازمانی را تحقق بخشند. توجه همه جانبه به عرصه آموزش و بهسازي منابع انسانی از دغدغههاي اصلی مدیریت در عصر کنونی است. بنابراین، انطباق نیروي انسانی با شرایط جدید و تغییر در محیط کار و افزایش مهارتهاي ادراکی، انسانی و فنی در کارکنان و ارتقاي بهره وري و کمک درجهت تحقق هدفهاي سازمانی، تنها از طریق آموزش و بهسازي امکانپذیر است و اگر برنامههاي آموزشی در سازمانها، با شرایط و لوازم مطلوب و به صورت اثر بخش اجرا گردد، نقش مهمی در پویایی و توسعه سازمان خواهد داشت - دعایی،. - 1377

آموزش سازمانی دربرگیرنده طیف وسیعی از اقدامات است که قبل از اجراي دوره شروع شده و تا مدت ها پس از اتمام دوره آموزش نیز ادامه می یابد. بحث از فرایند آموزش سازمانی به شناخت و تحلیل از این مراحل مربوط می شود. به عبارت دیگر فرایند آموزش سازمانی نقشه یا مسیر اجراي آموزش را نشان داده و چرخه عملیات و تقدم و تاخر آنها را تعیین می کند - قهرمانی و آتشک، . - 1388لذا ضروري به نظر می رسد فرایند آموزشی که کارکنان در یک سازمان می بینند به طور دقیق، اصولی و علمی مورد توجه قرار گیرد و اگر سازمانی بتواند دوره هاي آموزشی - بلندمدت یا کوتاه مدت - را که براي کارکنان برگزار می کند با رعایت سلسله مراتب فرایند آموزش و با توجه به اصول علمی هر یک از شاخص هاي فرایند اجرا نماید می توان امیدوار بود که آموزش به بهترین نحو ممکن صورت پذیرد و مفید واقع شود.

امروزه با گذر سازمانها از جامعه صنعتی به جامعه دانش محور، اهمیت نحوه استفاده از سامانه هاي یادگیري براي ایجاد یادگیري مداوم درکارکنان بالا رفته است و یادگیري همواره به عنوان منبعی کلیدي براي کسب مزیت رقابتی سازمان ها به شمار می آید. در این میان یادگیري الکترونیکی با مزیت هایی که ارائه می کند به عنوان ابزاري مناسب براي یادگیري هاي کارکنان سازمان مطرح شده است. - - Spiros, 2004 استفاده از یادگیري الکترونیکی، سازمانها را قادر می سازد تا به صورت گسترده رده هاي مختلف مدیریتی خود را تحت پوشش برنامه هاي آموزشی قرار دهند، بدون این که پراکندگی جغرافیایی یا تفاوت رده اي و یا تعداد آنها محدودیتی براي اجراي موثر برنامه آموزشی ایجاد کند.

٢- فرایند آموزش سازمانی

آموزش سازمانی در برگیرنده مجموعه اي از فعالیت ها و اقدامات است که معمولا از آنها تحت عنوان "فرایند" یاد می شود. فرایند آموزش یک فرایند سیستماتیک، شامل یک سري از مراحل بهم وابسته است که منجر به اثربخشی بهتر آموزشها در محیط کاري می گردد - گلدستین،. - 2000

٣- مولفه هاي فرایند آموزش

براي آموزش نیروي انسانی الگوهها و مدل هاي مختلفی توسط صاحبنظران این عرصه ارائه گردیده است که هر یک از این الگوهها از فرایند خاصی تبعیت می نمایند هر چند اغلب این مدلها و الگوها چندان تفاوتی با هم ندارند اما می توان هر یک از آنها را متناسب با شرایط و زمینه هاي مختلف به کار بست. طبق بررسی هاي به عمل آمده فرایندي که اکثر صاحبنظران براي آموزش در نظر گرفته اند، متشکل از پنج مرحله زیر می باشد:

3- 1 مرحله اول: نیازسنجی و تشخیص نیازهاي آموزشی 3- 2 مرحله دوم: طراحی دوره هاي آموزشی 3- 3 مرحله سوم: برگزاري و اجراي دوره هاي آموزشی 3- 4 مرحله چهارم : ارزشیابی دوره هاي آموزشی 3- 5 مرحله پنجم: بازخورد دوره هاي آموزشی

3-1 مرحله اول: نیازسنجی و تشخیص نیازهاي آموزشی

براي اطمینان از کیفیت مداوم واحد آموزش، نیاز سنجی جزء اساسی در فرایند برنامه ریزي است زیرا نیاز سنجی راههایی که در آموزش به بهترین نحو صورت می گیرد، را مشخص می کند . و البته نیازسنجی موثر و اثربخش باید به وسیله یک گروه یا افرادي که متخصص و تجربه کافی براي برنامه ریزي صورت می گیرد - کونکس، . - 2002نیازسنجی آموزشی می تواند روش نیرومندي را براي بهبود کیفیت فعالیت هاي آموزشی کارمندان فراهم کند . کاربرد نیازسنجی آموزشی نه تنها موجب بهبود عمده در فعالیت هاي آموزشی کارمندان سازمان می گردد، بلکه موجب ارتقاء، موسسات سازمانهاي تجاري ودیگر نهادهایی که باآنها سروکار داریم می شود - کولتن، . - 2003به عقیده برگ نیازسنجی فرایندي است که تعیین می کند آیا آموزش مورد نیاز است یا نه؟ نیاز به آموزش زمانی احساس می شود که لازم است عملکرد افراد بهبود یابد - برگ،. - 2008

3-2 مرحله دوم: طراحی دوره هاي آموزشی

بعد از نیازسنجی آموزشی دومین مرحله در فرایند آموزش مرحله طراحی دوره آموزشی است. سیستم طراحی برنامه براي مشخص کردن آن است که چه آموزشهایی با چه روشی، به چه کسانی، در چه واحدهایی، توسط چه کسانی و چه موقع ارائه گردد. باید توجه داشت که قبل از پایان کار در مرحله طراحی دوره نباید به هیچ اقدام عملی دست زد . چرا که در این مرحله محاسبات و پیش بینی هاي لازم درباره ترتیب و اجرا و ضوابط ارزشیابی انجام می گیرد. از طرفی وقتی مرحله طراحی یک برنامه پایان می پذیرد هرگز نبایستی کار برنامه ریزي را تمام شده تلقی نماییم بلکه باید به این حقیقت توجه نماییم که مرحله اجراي یک برنامه طراحی شده هنوز آغاز نشده است - پروند، . - 1385برنامه ریزي و طراحی دوره هاي آموزشی شامل مراحل زیر می باشد:
    تعیین اهداف آموزشی
    تعیین محتواي و مواد آموزشی
    انتخاب روشهاي آموزشی
    تعیین مدت زمان اجراي برنامه آموزشی
    تعیین شرایط شرکت کنندگان دوره هاي آموزشی                                                                                                                                                                          پیش بینی تسهیلات و خدمات آموزشی
    انتخاب اساتید و مدرسان دوره هاي آموزشی

3-3 مرحله سوم: برگزاري و اجراي دوره هاي آموزشی

پس از نیازسنجی و طراحی دوره آموزشی، گام بعدي اجراي برنامه هاي آموزشی است. منظور از اجراي برنامه آموزشی فرایند به بوته عمل گذاشتن یک طرح یا برنامه معین است. به عقیده بعضی از صاحبنظران نحوه اجراي برنامه از فرایند تهیه و تدوین برنامه مهم تر است زیرا از یک سو تا هنگامی که یک برنامه به مرحله اجرا در نیامده است هنوز نتیجه معینی را براي سازمان و کارکنان به همراه ندارد و از سوي دیگر مهمترین برنامه ها می تواند با اجراي نادرست نتایج نامطلوبی را به همراه داشته باشد در حالی که یک برنامه ناقص در صورت اجراي درست می تواند بسیار اثربخش باشد - فتحی واجارگاه، . - 1384 اجراي مطلوب آموزشها از مهمترین عوامل جذابیت و مشارکت پرسنل در امر آموزش می باشد - نوري،. - 1385

3-4 مرحله چهارم: ارزشیابی دوره هاي آموزشی

نظام آموزشی سازمان زمانی مفید است که بتوان اثرات آن را مورد اندازه گیري قرار داد و از هم راستایی آن با اهداف کسب و کار مطمئن شد. براي پیگیري و اندازه گیري هر فعالیت آموزشی و پاسخگو ساختن آن به عملکرد قسمت ها و کسب و کار در درون هر سازمان یک سیستم سنجش وجود دارد به این ترتیب سازمان کاملا از اثر آموزش در تفاوت نحوه کار، رفتار و عملکرد کارکنان در قبل و بعد از آموزش آگاه می شود - سلطانی، . - 1385 از این رو ارزشیابی آموزشی مرحله مهمی در فرایند آموزش می باشد. سازمانهایی که منابع قابل توجهی را به آموزش اختصاص می دهند، اهمیت ارزشیابی از آموزش را درك می کنند - اکتون و گلدن ، . - 2003 براي ارزیابی میزان نیل به اهداف آموزش و توسعه لازم است که برنامه هاي آموزشی ارزشیابی شود . ارزشیابی غلط و یا بی توجهی به نتایج آن می تواند یکی از آفتهاي برنامه هاي آموزش و توسعه منابع انسانی باشد - ابطحی،. - 1383

3-5 مرحله پنجم: بازخورد دوره هاي آموزشی

اخورد از جمله عواملی است که نقش مهمی در اصلاح کل فرایند آموزش دارد. سازمان توسعه دهنده کارکنان، بازخورد کارکنان در آموزش را جدي می گیرد تا مطمئن شود براي بهبود اثربخشی آموزش و اقدامات سازمان در رابطه با توسعه کارکنان پیگیري جدي است. از بازخورد هاي آموزشی می توان در جهت اصلاح روشهاي آموزش، محتواي آموزش، محل و ... استفاده نمود.

٤- نتیجه گیري و پیشنهادات

با توجه به اینکه عمده مشکلات و موانع آموزشی کارکنان که در طول سالیان دراز سبب کاهش کارایی و اثربخشی آموزش شده است مربوط به فرایند آموزش می باشد و همچین با توجه به اینکه دوره هاي آموزش ضمن خدمت در اکثر سازمانها برگزار می گردد و اثربخشی این دوره ها ناشی از عوامل متعدد در سلسله مراتب فرایند آموزش است و از آنجا که مقوله آموزش در سازمانها همواره از اهمیت خاصی برخوردار بوده است . لذا راه حل ها و پیشنهاداتی به مدیران و مسئولان آموزش سازمان ها در خصوص بهبود و اثربخشی هر یک از اجزاي این فرایند ارائه می گردد که در مجموع باعث اثربخشی کل فرایند آموزش سازمانی می شود.

-    به دلیل تغییر و تحولات علمی و فنی، نیازها دائم در حال توسعه یا تغییر هستند پس ضرورت دارد فرایند نیازسنجی به طور مداوم انجام شود. یکی از مسائل شایع در برخی از سازمانها، استفاده از داده ها و اطلاعات حاصل از نیازسنجی براي سالیان متمادي است. در حالی که به علت تغییرات مزبور اطلاعات حاصل از فرایند نیازسنجی بسرعت اعتبار خود را از دست می دهد، به این دلیل پیشنهاد می شود مسئولان آموزش سازمان داده هاي به دست آمده از مطالعات نیازسنجی را به مدت یک تا سه سال مورد استفاده قرار دهند.

-    به مدیران و مسئولان توصیه می شود نسبت به بروز نمودن شرح وظایف مشاغل اقدام نمایند. انجام این مهم، سبب تسهیل در اجراي سایر پروژه هاي مدیریتی به ویژه پروژه هاي مرتبط با توسعه منابع انسانی و آموزش کارکنان می شود.

-    نیازسنجی آموزشی فرآیندي است که انجام آن مستلزم به کارگیري و استفاده از مدلها، الگوها و ابزارهاي علمی و کارا است، تا بتوان به نتایج حاصل از این فرآیند تکیه کرد و آن را به عنوان مبنایی براي پیریزي سایر مراحل برنامهریزي آموزشی به کار گرفت. انتخاب یا طراحی و تدوین مدل نیازسنجی میتواند باعث تسهیل و افزایش دقت و اعتبار فرآیند نیازسنجی شود. از این رو انتخاب مدلی مناسب به اقتضاي شرایط سازمان پیشنهاد می شود.