مقاله کاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت تغییر و موانع پیش روی به کارگیری آن

بخشی از مقاله

چکیده

قرن 21 شاهد تغییرات شگفت انگیزي در هر زمینه از زندگی افراد بوده است .تکنولوژي ها افراد را وادار می کنند که نیازهاي خود را با فرصت هاي بیشتري جایگزین کنند. تحول سازمانی یک فرآیند تغییر بر پایه نیاز و یک پدیده مهم براي بقاء در عصر جهانی است و شامل دانش رفتاري و شیوه اي براي کمک به سازمان ها در اثر بخشی تغییر است.[12]یکی از مهم ترین فرایندها در هر سازمان ایجاد تحول باشد چرا که امروزه سازمان ها بایستی با توجه به تغییرات محیط متحول شده و از خود واکنش نشان دهند در غیر این صورت در ورطه نابودي قرار می گیرند.[17] یکی از روش هاي اصلی ایجاد تغییر و تحول در نظام اداري استفاده از فناوري اطلاعات است. هم اکنون انقلاب فناوري اطلاعات در حال ایجاد تغییر و دگرگونی در شیوه هاي کاري صنایع است [6].

در دنیاي امروز مدیران با آگاهی کامل سازمان هاي خود را در معرض تغییر و توسعه در زمینه هاي خط مشی، ساختار، رفتارهاي انسانی و فناوري قرار می دهند تغییرات هم می تواند ماهیت تکنولوژیک داشته باشد که به آسانی قابل پیش بینی و معمولا واضح و آشکار است و هم ماهیت اجتماعی که معمولا به آسانی قابل پیش بینی و تشخیص نیست. بدین ترتیب هنگام مواجهه با موضوع تغییر باید با استفاده از یک راهبرد مناسب هم عوامل تکنولوژیک و هم عوامل اجتماعی مدیریت شوند. چون همه تغییرات همیشه قابل پیش بینی نیستند یک راه مناسب براي مدیریت تغییر، شناسایی عواملی است که آغاز گر تغییر هستند. [3] با توجه به اهمیت تغییر و تحول سازمان در مقاله حاضر تلاش می شود تا به بررسی تاثیر فناوري اطلاعات بر مدیریت تحول و تغییر و برخی از مدل هاي تغییر در سازمان پرداخته شود و در نهایت به بررسی و دسته بندي موانع کاربرد فناوري اطلاعات در مدیریت تغییر بر اساس مدل فرآیندي »کاتر« و مدل محتوایی »وارد« و »الوین« پرداخته می شود.

واژگان کلیدي فرایند تغییر، مدیریت تغییر ، مدیریت تحول، فناوري اطلاعات

مقدمه

مدیریت هر سازمان علاوه بر حساس بودن نسبت به تغییر بالقوه باید قادر باشد در مقابل آن واکنش مناسبی نشان دهد.مدیریت باید از گام هاي فرآیند تغییر به منظور افزایش امکان پذیري اجراي موفق آن آگاه بوده و بتواند یک راهبرد مناسب براي مواجه شدن با تغییر انتخاب نماید.[3] .معمولا تغییر را به چهار نوع تغییر در ساختار ، فناوري ، مکان و افراد تقسیم می نمایند. براي ایجاد تغییر در ساختار باید در روابط سازمانی یا شیوههاي ایجاد هماهنگی تغییراتی داد ، شغل ها و کار ها را مجددا طرح ریزي کرد یا از نظر ساختاري دست به تغییرات زد . امروزه به دلیل استفاده روز افزون سازمانها از سیستم هاي اطلاعاتی، فناوري اطلاعات به یکی از مهم ترین جنبههاي تغییر تبدیل شده است . برطبق دیدگاههاي مدیریت تغییر سنتی که از یک رهیافت ماشینی براي اجراي فرایند تغییر بهره می برد ، مجریان تغییر نیازمند درك عوامل و موقعیت هاي مختلف جهت اجراي تغییر هستند [3].

در زمان کنونی سازمان ها به صورت فزاینده اي با محیط پویا و در حال تغییر روبه رو هستند و مجبورند که خود را با این عوامل محیطی وفق دهند. تکنولوژي موجب تغییر کارها و سازمان ها شده است. براي مثال به جاي سرپرستی مستقیم ، کارها به وسیله کامپیوتر کنترل می شود که در نتیجه باعث گردیده تا حوزه کنترل مدیران گسترش یابد و سازمان ها در سطح افقی گسترده تر شوند. تکنولوژي پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که سازمان ها به گونه اي در حال آماده باش باشند.بسیاري از سازمان ها پدیده تغییر را یک رویداد تصادفی می دانند ولی تغییر فرایندي است که آگاهانه و از قبل برنامه ریزي شده می باشد. [17]

پیشرفت گسترده فناوري اطلاعات در قرن اخیر به دامنه و نفوذپذیري اطلاعات در حرکت و توسعه سازمانها و نهادها افزوده است و چنانچه عصر حاضررا عصر اطلاعات بنامیم در می یابیم اطلاعات در جوامع امروزي آنچنان حیاتی است که افراد بدون تاثیر پذیري از اطلاعات نمی توانند در تحقق اهداف خود گام بردارند. ورود این ابزار به سازمانها تغییراتی را موجب می شود که پیش بینی آن تغییرات راهگشاي مدیران خواهد بود تا با دیدي بازتر در مورد بکارگیري این تجهیزات اقدام کنند.روند شتاب آلود تغییرات به گونه اي است که در آینده اي نه چندان دور شاهد به وجود آمدن سازمانهایی خواهیم بود که با تصورات کنونی ما از سازمانتفاوت اصولی خواهد داشت.در واقع پیش بینی می شود که درسازمانها خطوط در هم شکسته خواهد شد و سازمانهایی برمبناي اطلاعات شکل می گیرد.[4]

ماهیت فناوري اطلاعات

فناوري مجموعه اي از فرآیندها ،روش،فنون ، ابزارآلات، تجهیزات ، ماشین آلات و مهارت ها می باشد که با بهره گیري از آن کالایی ساخته یا خدماتی ارائه می شود. تکنولوژي یا فناوري اطلاعات به ابزارها و روش هایی اطلاق می شود که به نحوي اطلاعات را در اشکال مختلف جمع آوري، ذخیره، بازیابی ، پردازش و توزیع می کند.[4]فناوري اشاره به یک فرآیند ، روش یا تکنیک در حل مشکلات سازمانی دارد.تکنولوژي ماهیتاً می تواند ماده، دانش یا فرآیند باشد.استفاده از راه حل به خصوص براي یک مشکل علی الخصوص دانش نام دارد و استفاده مکرر از این دانش در حل مشکلات تکنولوژي نامیده می شود.بنابراین تکنولوژي شامل اتوماسیون ، ICT ، اطلاعات و تکنولوژي ازتباطات و مهندسی مجدد و ... است.[13]

فناوري اطلاعات تغییرات متعددي نظیر تغییرات در محیط رقابتی ، ساختار فرهنگ سازمان را ایجاد می نماید . همچنین این فناوري افزایش اثر بخشی و کارایی در انجام وظایف و افزایش در مقادیر داده و اطلاعاتی که می تواند پردازش ، توزیع و ذخیره میشود را نیز موجب می شود .می توان به فن آوري اطلاعات به عنوان سیستمی متشکل از سه زیر سیستم سخت افزار ، نرم افزار و فرد افزار نگریست.زیر سیستم سخت افزار زیر سیستم نرمافزار هر دو از اجزاء سیستم قطعی می باشند . این اجزاء به صورت قابل اطمینان و تابع یک شیوه از پیش تعیین شده طراحی شدهاند. اما چون زیر سیستم فرد افزار با افرادي که در سازمان از سیستم اطلاعاتی استفاده میکنند ارتباط داردواین افراد داراي کارکردهاي رفتاري غیر قابل پیش بینی در محیط سازمانی می باشند ، لذا این زیر سیستم یک زیرسیستم احتمالی است.[3]

سیستم

فرد افزارهمراه  نرم افزار  اجراي فناوري اطلاعات، توسعهسخت افزار آنبیان شماتیک سیستم اطلاعات - Du ploy,1995 - باید اثر این فن آوري را برروي کاربران نیز در نظر گیرند. مدل ساختاري فن آوري اطلاعات که در شکل نشان داده شده است با تبیین روش تاثیر فن آوري بر افراد و سازمان می تواند در تجزیه وتحلیل این تاثیرات کمک نماید . مطابق این مدل ، رفتارهاي انسانی با توسعه و بکارگیري روش هاي معین فن آوري برروي آن تاثیر می گذارند .فن آوري نیزکه براي انجام وظیفه اي خاص یا فراهم آوردن امکان انجام عملی خاص در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد ، به نوبه خود می تواند ویژگی هاي سازمانی و همچنین روش انجام کار افراد درون سازمان را تحت تاثیر قرار دهد . ویژگی هاي سازمانی نیز می توانند بر نحوه انجام فعالیت هاي کارمندان تاثیر گذار باشند.[3]

فرآیند تغییر

تغییر به معناي خروج از یک حالت و رسیدن و مستقر شدن در حالتی دیگر است .در مباحث سازمانی تغییر عبارت است از دگرگونی یک سازمان از وضعیت موجود در حداقل یکی از حوزه هاي ساختارسازمانی، فناوري، نیروي انسانی، وظایف و عملکردهاي تولیدي و خدماتی و رسیدن به وضعیت مطلوب [3] اگر موقعیت مبنا را الف و وضعیت مطلوب را ب بنامیم هر پدیده در وضع الف داراي حالت بالقوه است نسبت به وضع خودش در موقعیت ب .به این ترتیب موقعیت ب بالفعل موقعیت الف است. هر سازمان در صورت داشتن منابع و نیروي انسانی در موقعیت الف سازمانی در شرایط یکنواختی ، بی تحول و تحرك و فاقد بهبود ارزیابی می شود و در مقابل نیروهاي انسانی در موقعیت ب نشان دهنده تحرك، تحول ، خلاقیت و نوآوري هستند.

تحول امري تدریجی و زمان بر است که طی فرآیند علمی خاص همچون ذوب شدن باورها ، فراگیري ارزش هاي نوین طراحی و استقرار نظام جدید و مهندسی مدیریت اتفاق می افتد.تحول منطقی کردن هر سازمان با آخرین پدیده هاي روز است و ماموریتش تبدیل نظام هاي اقتصادي، سیاسی ،اجتماعی و فرهنگی از بالقوه به بالفعل است.تحول اداري یعنی آماده سازي نظام براي تحول، ایجاد بستر مناسب براي تحقق برنامه هاي تحول اداري و اجراي اصلاحات ضروري براي پیراستن نظام اداري از عوامل بازدارنده.[6] هنگامی که به مدیریت تغییر تنها از دیدگاه فناوري نگریسته شود ،توجه ناچیزي به کاربران و فرآیند کسب و کاري که توسط آن فناوري تحت تاثیر قرار می گیرد ، اعمال می گردد.[3]

مدیریت هر سازمان علاوه بر حساس بودن نسبت به تغییر بالقوه باید قادر باشد در مقابل آن واکنش مناسبی نشان دهد . مدیریت باید ازگام هاي فرایند تغییر به منظور افزایش امکان پذیري اجراي موفق آن آگاه بوده و بتواند یک راهبرد مناسب براي مواجه شدن با تغییر انتخاب نماید . اغلب راهبرد هاي تغییر با استفاده از مدل » کرت لوین« براي تغییر سازماندهی شده اند. لوین بر این باور است که اگر سازمانی بخواهد به صورت موفقیت آمیزتغییراتی را در خود بدهد ، باید سه مرحله زیر را طی نماید : برهم زدن وضع موجود و از بین بردن فشارهایی که به صورت فردي و گروهی در برابر پدیده تغییر مقاومت می کنند ، حرکت در جهت وضع جدید ، تثبیت وضع تغییر یافته و به حالت دایمی در آوردن آن . پس براي مدیریت راهبردي تغییر باید نیروهاي موثر بر آن شناسایی شوند. تغییر در درون یک سازمان اغلب با مقاومت مواجه می شود .

روش هاي مختلفی براي غلبه کردن بر این مقاومت ها وجود دارد که به عنوان مثال می توان به ارتباطات ، مشارکت ، مذاکره اشاره نمود.[3]امروزه بزرگ ترین مساله که هر سازمان با آن روبرو است مساله تحول و دگرگونی است. با توجه به سخن معروف که به جز تغییر هیچ چیز ثابت نیست، تغییر در سازمان ها اجتناب ناپذیر است. طبق تعریف تغییر حرکت از یک وضعیت با ثبات به یک وضعیت دیگر از طریق یک رشته اقدامات و مراحل پیش بینی شده و با برنامه قبلی با هدف بهبود شرایط می باشد.به قولی دیگر فرآیندي پویا و سیستماتیک است که نیاز به آگاهی ، مشارکت و همیاري دارد . در واقع فرآیند تغییر آغاز و پایانی ندارد و فرآیندي خطی نیست .بلکه حالت چرخشی دارد [15].مدیریت تغییر فرآیندي است که به وسیله ان سازمان به چشم انداز و موقعیت آتی خود دست می یابد. تغییر با ایجاد یک چشم انداز براي تغییر و سپس توانمندسازي افراد به عنوان