بخشی از مقاله
چکیده
یکی از اجزاي کلیدي در عملکرد تیمی بالا، فرایندها میباشند. فرایندها شاهراههاي تیمی هستند که میتوانند، تیم پروژهاي را سریعا به یک مقصد مطلوب رسانده یا آن را در ترافیک گیج کنندهاي سرگردان سازند. یک فرایند خوب به اعضاي تیم نیرو می بخشد و یک فرایند بد نیروي افراد را تضعیف میکند. فرایندها همچون ابزارها؛ فنون و رویههایی هستند که افراد به کار میبرند تا به اهدافشان دست یابند.
در مقاله حاضر هدف نویسنده تشریح مراحل تیمی پروژهاي جهت اثر بخشی و کامیابی تیم و گذر نمودن از هر مرحله و وارد شدن به مرحله دیگر است. در مقاله حاضر نویسنده فرایندهاي موثر تیمی را که شامل جلسات تیم؛ نقش ها و مسئولیت ها؛ ارتباطات؛ تصمیم گیري؛ سنجش عملکرد بالا بر شمرده و در هر مرحله به تشریح مسایل مربوطه پرداخته شده است. با توجه موضوعاتی که نویسنده تشریح نموده است، کامیابی تیمی پروژهاي با عملکرد بالا حاصل خواهد شد.
مقدمه
فرایندهایی که در محیط سازمانی وجود دارند؛ تاثیر عمده و چشمگیري بر رفتارهاي تیمی دارند. فرایندها موقتی هستند و توسط تیم تعریف میشوند و با نیازهاي پروژهاي منطبق میگردند. با توجه به اینکه فرایندهاي تیمی پروژهاي؛ منشور و برنامه کاري تیم را عملی میسازند و بر رفتارهاي تیمی اثر می گذارند، به آشکار سازي نیات و رفتارها نیز کمک میکند. فرایندها، توان آشکار سازي؛ اختلافها، دستور العملهاي پنهان، نظرهاي مخالف، تبانی و رفتار هاي مخرب را دارند.
فرایندها، توانایی توسعه تفکر و توافق و همدلی در تیم را داشته و رفتارهاي تیمی را شکل میدهند. بدون فرایندهاي تیمی خوب؛ افراد به صورت پراکنده عمل خواهند نمود. فرایندها طرح را از تئوري به عمل می رسانند و بر نحوهي رفتار افراد در اجراي طرح تاثیر دارند .[3] فرایندهاي خوب، تیم را گرد هم آورده در حالیکه فرایندهاي بد، تیم را متلاشی میسازند . اگر تیمی داراي فرایند خوبی براي تصمیم گیري نباشد؛ تصمیمات تیم با شکست مواجه میشوند. یک فرایند بد، میتواند مشارکت و خلاقیت را در سازمان، با رکود مواجه نموده و باعث بی اعتمادي و رفتارهاي منفی افراد گردد.
در مقاله حاضر، نویسنده براي کامیابی و اثر بخشی یک تیم، فرایندهاي موثر در شش حیطه ي اصلی را مورد بررسی قرار می دهد. اثر بخشی یک تیم پروژهاي، نیازمند فرایندهاي موثر در شش حیطه اصلی شامل موارد زیر است :[8] جلسات تیم، نقشها و مسئولیتها، ارتباطات، تصمیمگیري، ارزیابی عملکرد، بازخورد تیمی که در ادامه هریک از موارد فوق تشریح خواهد شد.
جلسات تیمی جلسات تیم، نخستین مرحلهاي است که تیم وارد مسائل پروژهاي شده و موارد مختلف را به بحث میگذارد و مشکلات را حل نموده و تصمیمات، اتخاذ می گردد. در مرحله جلسات تیمی که به مرحله گردهمائی معروف است؛ رفتارها و مسئولیتهاي تیم توسعه می یابند و تقویت میشوند. فرایندهاي گردهمائی تیمیمعمولاً، زود برقرار میشوند و براي جلسات متمرکز و پربار ضروري به نظر میرسد. جهت جلسات تیمی مناسب با عملکرد بالا، لازم است اقدامات ذیل در نظر گرفته شود :[5]
الف - داشتن یک دستور رسمی جلسه حیاتی ترین ابزار براي جلسات تیمی، دستور جلسه است که در آن هدف؛ محتوا و الویت هاي جلسه تعریف میشوند و در آن لازم است موضوع؛ هدف از بحث در مورد آن موضوع؛ زمان اختصاص یافته و هدف مطلوب مشخص گردد .[3]
ب - لزوم گنجاندن همه افراد در دستور کار در یک گردهمائی، مشارکت کامل همه افراد، امري لازم و ضروري بهنظر میرسد. اگر تیم بزرگ باشد؛ لازم است افراد مشخصی، بهصورت گروهی در مورد موضوع مورد نظر، تصمیم گیري و مشارکت داشته باشند. کلید موفقیت این کار؛ تهیه یک دستورالعمل و خطمشی فراگیر و مشارکتی است. درنظر نگرفتن اعضا در دستور جلسه یک نوع، احساس بیگانگی در آنها ایجاد خواهد نمود .[5]
ج - ایجاد و تعیین مباحث کلیدي جلسات موثر، داراي اهداف روشن میباشند. جهت تعیین مباحث کلیدي؛ ابتدا لازم است یک پیش نویس از دستور کار تهیه شود که در آن افکار اعضاي تیم، گنجانده شده باشد. بهتر است، پیش از شروع هر جلسه دستور کار و موارد خواندنی لازم بین افراد تیم، توزیع شود تا افراد از موضوعات مورد بحث، آگاهی یافته و نظرات و تصمیمات خود را با آگاهی بیشتري، ارائه دهند. بدیهی است، افرادي که در موضوع موردنظر آشنایی دارند، آمادگی بیشتري جهت تصمیمگیري پیدا خواهند کرد .[1]
د - ارائه خلاصهي گزارشی از تصمیمات قبلی تیم ابتداي جلسه، لازم است طی 5 تا 10 دقیقه؛ تیم، تصمیمات و توافقات کلیدي حاصل شده در جلسهي قبل را مرور نماید. به این وسیله همهي افراد آماده میشوند تا از بازنگري مطالب کهنه جلوگیري شود .[1]
ه - مرور بازخورد از جلسه هاي قبلی اگر تیم، در جلسهي قبل یک ارزیابی داشته باشد؛ لازم است نتیجه ارزیابی مرور شود تا آنچه را که خوب عمل شده، تقویت شده و آنچه را که خوب عمل نکرده و نیاز به بهسازي دارد، مشخص شود. با مرور بازخورد، دستیابی به دو هدف عمده حاصل میگردد: اول بهینه سازي یادگیري دائمی و تقویت رفتارهاي مطلوب تیمی. دوم: ارزیابی جلسهها و مشخص گردیدن زمانبندي پروژه .[10]
و - استفاده از قواعد زمینهاي گردهمائی قواعد زمینهاي؛ همان قانونهاي تیمی هستند. توافق میان اعضاي تیم بر سر نحوه عمل تیم و ارزش دهی به رفتارهاست، قواعد گردهمائی عام، شامل؛حذف مکالمات حاشیهاي؛ جلوگیري از تسلط فردي؛ تمایل به همدلی؛ گوش کردن به هنگام صحبت سایرین؛ داشتن ذهنی فعال؛ شروع و پایان به موقع و صریحگوئی؛ بهترین قواعد زمینهاي میباشند .[10]
ز - تعیین یک فرد گره گشا
