بخشی از مقاله
چکیده
هدف: پژوهش حاضر به بررسی گزارش و گزارشنویسی در زبان فارسی - کلیات و مفاهیم - پرداخته بود. روش: روش پژوهش تحلیلی-توصیفی با رجوع به منابع معتبر علوم تربیتی و اطلاعات علمی - اینترنتی و با استناد به کتب و ترجمه کتب و مقالات مربوطه به تجزیه و تحلیل آن پرداخته شد.
یافته ها و نتیجه گیری: یافته ها و تجزیه و تحلیل منابع بیانگر این بود که گزارش و نامهنگاری حلقه ارتباطی کارکنان، کارشناسان، مجریان و مدیران هر سازمان و ادارهای است. بنابراین گزارشها تا حد زیادی بازتاب کیفیت کار و عملی است که از آن خبر و گزارش میدهد و میتواند بیانگر شخصیت، فردی باشد که آن را نگارش و تنظیم نموده استاین معنا شامل: دو دایرهی مستقل و همجوار است.
مقدمه:
از زمان پیدایش خط و نوشتار تا حال نوشتن - مکاتبه - معمولترین، راحتترین و کم هزینهترین وسیله انجام ارتباط و انتقال اطلاعات محسوب میشود و خداوند متعال نیز در سوره »قلم« به قلم و آنچه مینویسد سوگند یاد کرده است و این پیام آسمانی بیانگر اهمیت نوشتن و ارتباط نوشتاری در حیات اجتماعی انسانها میباشد.
یکی از شیوههای ارتباط مفید و مؤثر داخلی و خارجی در سازمانها و ادارات استفاده از گزارشنویسی و مکاتبات است. هر مدیریتی در هر سطحی که قرار دارد برای آنکه بتواند از جریان امور حیطه کاری و مسؤلیت خود آگاه باشد و واکنشهای به موقع و منطقی را نشان دهد باید گزارشها را دریافت و ارسال نماید.
در دریافت و ارسال این گزارشها و مکاتبات نتایج بررسیها، تحقیقها، بازرسیها، میزان پیشرفت اجرای برنامهها و طرحها، نتایج فعالیتها، پیامدها و اتفاقات و پدیدههای مهم و حساسی که در محدوده سازمان و ادارات روی میدهد منعکس میگردد.
گزارش و نامهنگاری حلقه ارتباطی کارکنان، کارشناسان، مجریان و مدیران هر سازمان و ادارهای است. بنابراین گزارشها تا حد زیادی بازتاب کیفیت کار و عملی است که از آن خبر و گزارش میدهد و میتواند بیانگر شخصیت، فردی باشد که آن را نگارش و تنظیم نموده است.
هدف و روش تحقیق:
هدف پژوهش حاضر به بررسی گزارش و گزارش نویسی در زبان فارسی - کلیات و مفاهیم - پرداخته شد. روش پژوهش تحلیلی- توصیفی با رجوع به منابع معتبر علوم تربیتی و اطلاعات علمی - اینترنتی و با استناد به کتب و ترجمه کتب و مقالات مربوطه به تجزیه و تحلیل آن پرداخته شد.
یافتهها:
معنی لغوی و اصطلاحی گزارش
گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهارنظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است و در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند. گزارش»اسم مصدر« است و از افزودن پسوند اسم مصدرساز »ش« به بن مضارع »گزار« ساخته شده است. بن مضارع »گزار« از مصدر »گزاردن« گرفته شده است اما »گذار« بن مضارع مصدر »گذاردن« است و به معنی قرار دادن، جای دادن، ترک کردن، عبور کردن، وضع کردن، اجازهدادن و موارد مشابه آن است. مانند: کتاب را در قفسه گذاشتم - قرار دادم - .
تعریف گزارش و گزارشنویسی
درمفهوم گزارش تعاریف متعددی بیان شده است که تعدادی از آن ها در زیر آمده است، هریک از این تعاریف باتوجه به نوع کاربرد گزارش بیان میشود.
»گزارش« مکاتبه ای است که از سوی واحدهای سازمانی و یا کارکنان زیردست تهیه و طی آن خواسته ها یا پیشنهادها و نظریات و یا نتیجه اقدامات دستورات صادره جهت آگاهی ازجریان امور و یا تصمیماتی که باید اتخاذ گردد، به مقام بالاتر ارایه میشود.
گزارش انتقال پارهای از اطلاعات است به کسی که از آن بی اطلاع بوده یا آگاهی کافی ندارد.
گزارش عبارت است از ارایه اطلاعات سازمان یافته با نظر مشورتی اداری که برمبنای آن تصمیم گیری آگاهانه برای گیرنده گزارش امکان پذیر باشد.
گزارش به معنای شرح، تفسیر و بیان است و »گزارش نویسی« عبارت است از نوشتن و تشریح و توصیف مطالب یا اخبار و رویدادهای علمی یا مأموریتها و اموری که انجام یافته است.
گزارش بیان توصیفی یک خبر یا حادثه یا موضوع کاری یا اجتماعی است.
گزارش تلفیقی است از خبر و تحقیق و بازسازی تئوری هنرمندانه وقایع و موضوعات اجتماعی که همراه با واقعیت باشد.
گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آن ها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل »ساده نویسی« و »سالمنویسی« استوار باشد.
در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با سادهترین کلام به دست آورد.
فایده گزارشنویسی
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
خواننده گزارش کیست؟
قبل از این که تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم می گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنید که رسیدن به هدف را سریع تر و مطمئن تر کند. در اغلب اوقات شروع کننده یک مکاتبه شما هستید، لذا باید بدانید که چه نتایجی را انتظار دارید، و چه کسی اقدام خواهد کرد. اما اگر یک مقام ما فوق از شما بخواهد که گزارشی تهیه کنید، در این حالت باید شما تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید، تا بتوانید با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنید.
مثلاً اگر مدیر امور اداری هستید و معاون اداری و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد که گزارشی از نحوه مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه نمایید، باید مطمئن شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد؛ و یا آن که گزارش را برای پارهای از تصمیمگیریها، به نزد رییس سازمان ارسال میدارد. این در طراحی و تعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است.
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از دو شکل زیر مربوط میشود:
-1 از شما خواسته میشود که گزارشی تهیه کنید.
-2شخصاً شروع به تهیه گزارشی مینمایید.
الف - هنگامی که از شما خواسته می شود که یک گزارش تهیه کنید، می توانید این خواسته را به یک سؤال تبدیل نمایید.مثلاً اگر از شما خواسته شود که برای رییس سازمان گزارشی از » نحوه گردش مکاتبات در داخل سازمان« تهیه کنید این طور فرض کنید که او می خواهد بداند، چه نارسایی باعث به تعویق افتادن پاسخ نامهها شده، و علت این نارساییها چیست؟ هر چند مدیران کم تر توضیحی دقیق از خواسته خود را به سادگی عنوان می کنند - شاید علت این موضوع آن باشد که نسبت به موضوع کاملاً فکر نکرده اند و یا تصور می کنند خود شما مقصود آن ها را خوب می دانید. -
ولی شما باید برای شروع به نوشتن، کلیه سؤالاتی که نیاز دارید بدون واهمه بپرسید، و اگراحیاناً نمی توانیدمستقیماً سؤالات خود را از وی بپرسید، در آن صورت مجبور هستید از طریق امکاناتی که دارید، به درک مسأله برسید. به عنوان مثال باید احتمال دهید کهاخیراً در جریان مکاتبات سازمان، و پاسخ گویی به برنامهها اتفاقی افتاده که چنین گزارشی را خواسته اند. در این حالت سؤالی که شما باید طی گزارش به آن پاسخ دهید و به عبارت بهتر هدف اصلی گزارش خواه می باشد عبارت است از این که: »مشکل، ناشی از چیست و چه اقدامی باید صورت گیرد که چنین مشکلاتی پیش نیاید؟
