پاورپوینت گروه پشتیبانی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 3 :

گروه پشتیبانی

اسلاید 4 :

پشتیبانی به هر نوع فعالیتی که از طرف یک واحد که موجبات تسهیل ماموریت واحدهای دیگر را فراهم می­نماید گفته میشود.

پشتیبانی را حمایت کردن عملیات سازمان و تداوم بخشیدن بر بقای سازمان از جنبه های مختلف میتوان بیان کرد.

عناصر اساسی مورد نیاز سازمان یعنی (منابع انسانی و مالی، سرمایه ای، اطلاعات فیزیکی مانند ساختمان، فضای کار، تاسیسات و تجهیزات) و انجام هریک از این امور حوزه های مختلف پشتیبانی در سازمان بوجود آمده است.

پشتیبانی در تلاش است تا همواره با استفاده بهینه از منابع و امکانات در اختیار سازمان بتواند با افزایش بهره وری واحد های مختلف تابعه سازمان در کمترین زمان و با کمترین هزینه به بیشترین کارایی نائل آید.
پشتیبانی
تعریف پشتیبانی

اسلاید 5 :

پشتیبانی
وظایف گروه پشتیبانی
تهیه و تدوین بخشنامه، آئیننامه و دستورالعملهای مرتبط با وظایف محوله
تامین کالاها و خدمات عمومی مورد نیاز سازمان
مشارکت در برگزاری مزایده اموال عمومی و فنی
برنامهریزی و انجام اقدامات لازم در جهت خرید و توزیع و مجوز طرح ترافیک و نصبGPS خودروهای سبک و سنگین برای سازمان
ساماندهی فضاهای پژوهشی، آموزشی ، ترویجی و رفاهی
ساماندهی و تقویت اماکن اداری نظیر خوابگاهها و اماکن اقامتی و مامورسراها
تامین و ساماندهی ناوگان حمل و نقل

اسلاید 6 :

الف- اداره خدمات و امور عمومی(مسئول اداره خدمات)
1-خدمات و امور عمومی

2-نقلیه و ترابری

3-تاسیسات و موتورخانه شبکه برق و مخابرات

4-انبار
گروه پشتیبانی
پشتیبانی

اسلاید 7 :

تامین خدمات عمومی مورد نیاز و استفاده از سیستم و مدیریت مشارکتی و تشکیل جلسات با مسئولین ذیربط در واحد های تابعه به منظور پیشبرد هرچه بهتر امور
برقراری ارتباط با دیگر دستگاه های دولتی ، سازمان ها، ادارات ، شرکت ها و نهاد ها ، فرمانداری و شهرداری جهت تامین بخشی از نیازها و جذب منابع و امکانات لازم و رفع مشکلات مرکز
پاسخ سریع به استعلام ها و درخواست های آماری و اطلاعاتی و احترام به مقررات و ضوابط قانونی
هماهنگی با برنامه ها و سیاست های سازمان و وزارت متبوع و رعایت احترام به مقررات و ضوابط سازمانی
هماهنگی در خصوص واگذاری امور پشتیبانی و خدمات عمومی به پیمانکاران خارج از مجموعه ، نظارت فنی و مستمر بر حسن عملکرد پیمانکاران طرف قرارداد( خدمات نظافت و آبدارخانه، پیمانکار فضای سبز، پیمانکار نگهداری آسانسورها، آشپزخانه و رستوران، تاکسیرانی، اعلام اطفاء حریق و.)
پشتیبانی برگزاری دوره های آموزشی، کلیه مراسمات، نمایشگاه ها، گردهمایی و سمینار ها، اعیاد و جشن ها با رعایت سادگی و دوری از تجمل و بکارگیری از امکانات موجود
خدمات و امور عمومی

اسلاید 8 :

همکاری در ارائه خدمات رفاهی و تسهیلات و کمک های غیر نقدی به کارکنان
کنترل و ثبت اطلاعات مربوط به هزینه های مصرف منابع انرژی (برق و گاز) و مصارف آب و خطوط تلفن جهت کنترل و کاهش معقول هزینه ها با ارائه و راهکار های مناسب
مدیریت ،تجهیز ، ساماندهی و تقویت اماکن اقامتی و خوابگاه ها و مامورسراها: اسکان مدعوین و همکاران استانی
ساماندهی فضای های اداری، جانمایی محل استقرار همکاران براساس استانداردهای تعیین شده در نشریه شماره 178معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری
نظارت بر اعتبارات تخصیص یافته و چگونگی مصرف آن در حوزه کاری پشتیبانی
انجام اقدامات لازم بمنظور تجهیز، ساماندهی و تقویت مامورسراها
تهیه اسناد و تشریفات مناقصه قراردادهای مرتبط با پشتیبانی و انعقاد قراردادهای مربوطه
رسیدگی، کنترل و تائید صورت وضعیت های پیمانکاران مرتبط
انجام فعالیت های عمرانی و طرح تملک دارایی های سرمایه ای، نظارت فنی و کنترل مستمر پروژه های مرکز(شامل بازسازی، تعمیرات و نقاشی و.)

اسلاید 9 :

احصاء اموال منقول، اسقاط آنها و تعیین تکلیف و جمع آوری و پاکسازی محیط های تحقیقاتی
مشخص نمودن اموال مازاد وغیر استفاده در مرکز بمنظور انتقال واستفاده بهینه در مراکز تابعه دیگر
نظارت بر نحوه بهره برداری و نگهداری ابنیه،تاسیسات و مستحدثات و ارایه گزارش لازم به مسئولین ذیربط
نیازسنجی آموزش های تخصصی مرتبط با بهره برداری از خدمات ایجاد شده از طریق پیمانکاران در حوزه کاری ( آسانسور ،خدمات و تشریفات .)
بازدید از ادارات و واحد های تابعه ستاد و نظارت بر ارائه خدمات عمومی و پشتیبانی
تامین کالاها و مواد مصرفی مورد نیاز دفاتر مربوطه

اسلاید 10 :

نقلیه و ترابری
انجام کلیه خدمات خودرویی شامل:
سرویس دهی ماموریت های درون شهری و برون شهری
تعمیرات و سرویس دوره ای خودروهای فعال در اختیار : (سرویس و تعویض بموقع روغن، تسمه تایم، لاستیک و .. با نظر کاردان فنی)
اخذ معاینه فنی سالیانه و برطرف نمودن معایب فنی خودروها ی فعال جهت کاهش مصرف سوخت و استهلاک قطعات
بیمه ثالث و بدنه خودوها ، کنترل و صدور بموقع بیمه سالیانه
از رده خارج نمودن و واگذاری خودروهای فرسوده ملکی مجوزدار ((دارای کمیسیون ماده 2 ))، که از سوی این دفتر، به واحدها ابلاغ شده ، تا در قالب مزایده اوراقی (( کیلوئی )) به مراکز اسقاط و بازیافت معتبر تحویل گردند. در کوتاهترین زمان ممکن انجام گردد. ( خدمات خودروئی و برگزاری تشریفات کمیسیون ماده 2 این سازمان، توسط اداره کل اموال دولتی وزارت امور اقتصادی و دارائی، به دلیل اختلاف آمار( خودروهای مورد بحث) متوقف شده است
ساماندهی ، به روز نمودن و اخذ عدم خلافی خودروهای دولتی ((ملکی)) (حداکثر هر 2 ماه یکبار) ، از پلیس راهورناجای استان و صفر کردن جرایم راهور توسط راننده (مشکل عمده ستاد سازمان)0

اسلاید 11 :

نقلیه و ترابری

صدور کارت تردد خودرو جهت تردد خودروها بعد از ساعت اداری و ایام تعطیلات
تهیه و تنظیم سند تعمیرگاه جهت پرداخت هزینه
تهیه و تنظیم سند مصرف سوخت ماهیانه با توجه به اخذ برگ تراکنش سوخت به منظور کنترل و نظارت کامل جهت پرداخت
اخذ مفاصا حساب سالیانه عوارض شهرداری و تنظیم سند مربوطه جهت پرداخت هزینه
برنامه ریزی کلیه خدمات خودرویی در خصوص کاهش معقول هزینه ها با ارائه راهکارهای مناسب
تعیین تکلیف خودوهای غیر ملکی و دپوشده ، از سوی واحدهای تابعه استانی، با نظارت و مسئولیت مستقیم واحد مربوطه و مراتب تحویل و تحول خودرو ، با مالکین استانی0
تعیین تکلیف در خصوص خودروهای مازاد ملکی(( در آستانه اسقاط))، به صورت مزایده صدور سندی، با هماهنگی این دفتر، پس از فرآیند و اخذ مجوزهای لازم، از سوی کمیسیون ماده 2 وزارت امور اقتصادی و دارائی (( بدیهی است، در غیر اینصورت، این دفتر ، هیچگونه مسئولیتی در خصوص خسارات وارده و اسقاط شدن خودروها نخواهد داشت )).
هرگونه جابجائی یا نقل و انتقال خودروهای ملکی و غیر ملکی، بین واحدهای تابعه این سازمان در اختیار واحدهای تابعه، بایستی با هماهنگی و نظارت مستقیم دفتر خدمات فنی و پشتیبانی سازمان صورت پذیرد.

اسلاید 12 :

نقلیه و ترابری
برنامه ریزی وانجام اقدامات لازم در جهت خرید و توزیع مجوز طرح ترافیک سالانه ( موسسات تابعه مستقر در استان تهران)
برنامه ریزی ،نظارت و پایش مستمر و استفاده مطلوب از ناوگان حمل ونقل ، ماشین الات و ادوات کشاورزی
خرید و نصب دستگاه GPS روی خودروهای سبک وسنگین
 
تهیه و تدوین بخشنامه،آیین نامه و دستورالعمل های مرتبط با فعالیت های دفتر در حوزه کاری پشتیبانی:
دستورالعمل سرویس و نگهداری خودرو 212/57546 مورخ 13/11/1395 ابلاغ به مراکز و موسسات ملی
دستورالعمل خرید، نگهداری و ایمنی تایر خودرو 212/57547 مورخ 23/11/1395 ابلاغ به مراکز و موسسات ملی

اسلاید 13 :

تاسیسات و موتورخانه ها، شبکه ها و پست برق و مخابرات

بهبود و توسعه کیفی کلیه تاسیسات ،امکانات و تجهیزات فنی مرتبط
شامل: سرویس و نگهداری، راهبری تاسیسات و انجام کلیه خدمات مربوط به سیستم های سرمایشی و گرمایشی، کنترل درجه حرارت دستگاه و محیط با توجه به دمای هوای روز در فصول مختلف سال، بعد از ساعات اداری و ایام تعطیل ،کنترل روزانه لوازم تاسیساتی ، لوله ها و اتصالات ، فلاش تانک ها و شیرآلات و سرویس های بهداشتی طبق چک لیست مورد نظر با هدف صرفه جویی و جلو گیری از خرابی
رعایت استاندارد و مقررات ملی ساختمان، دستورالعمل ها و پلاک های نصب شده از سوی کارخانه های سازنده بر روی تجهیزات و دستگاه های مورد نظر
دستورالعمل راهبری ،نگهداری ،تعمیرات ساختمان و تاسیسات ( 212/57550مورخ 23/11/95)
مخابرات : ساماندهی خطوط تلفن شهری، خطوط داخلی، جابجایی ها حسب مورد

اسلاید 14 :

انبار

برنامه ریزی و نیاز سنجی برای تامین و تجهیز، درخواست کالا، لوازم و ملزومات اداری، لوازم التحریر، میز و صندلی و. دریافت و تحویل کالاهای مورد نظر
تحویل کالاهای مورد درخواست دفاتر و واحدها و اخذ رسید
صدور برگ رسید انبار جهت تکمیل اسناد مالی برای کارپردازی
نگهداری از لوازم و تجهیزات تهیه شده در انبار تا مرحله تحویل
مکانیزه نمودن انبارها با استفاده از نرم افزار های معتبر انبارداری
تجهیز انبار به سیستم اعلام و اطفاء حریق
تجهیز انبار و محوطه پیرامونی به سیستم دوربین های مداربسته

اسلاید 15 :

کارپردازی

پیگیری و هماهنگی انجام خرید اقلام و اجناس مورد نیاز حسب دستور مقام مافوق و در چارچوب ضوابط خرید و کارپردازی
پیگیری اخذ استعلام بها در خصوص اقلام مورد نیاز از فروشندگان و تامین کنندگان معتبر
تلاش و دقت برای گزینش بهترین نوع کالا و مواد برای خریداری
تهیه نمونه کالا و ارائه به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات فنی آن
کسب آگاهی دقیق از مشخصات فنی و نرخ اجناس جهت حصول اطمینان از تطابق با مشخصات اقلام درخواستی
پیگیری و اقدام جهت حمل اجناس خریداری شده به انبار
تحویل اجناس خریداری شده به انبار و دریافت رسید انبار
دریافت استعلام بها پس از تامین اعتبار و دریافت تنخواه گردان لازم
تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور
ارائه اسناد و دریافت مجدد تنخواه گردان
واریز حساب تنخواه گردان پس از اتمام مبلغ به حسابدار و جمع دار مربوطه و درخواست تنخواه گردان مجدد
اقدام در مورد ثبت اجناس خریداری شده در فایل های مربوطه به کارپردازی
پرداخت قبوض آب، برق، گاز، تلفن و هزینه های پستی
تنظیم اسناد شرکت هواپیمایی و سوخت وسایل نقلیه
پرداخت هزینه مربوط به قراردادهای پیمانکاری
ثبت تعهدی اسناد
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

اسلاید 16 :

فعالیت های انجام گرفته جهت اجرایی نمودن بند ج ماده 2 آیین نامه اجرایی ماده (190) قانون برنامه ششم توسعه در خصوص کاهش مصرف آب
اصلاح شبکه آبرسانی و تعویض لوله فرسوده اصلی آب مصرفی از محل کنتور تا موتورخانه جهت کاهش تلفات آبدهی
استفاده از شیرهای هوشمند الکترونیکی در سرویس های بهداشتی
کاهش مصرف آب فلاش تانک ها با تنظیم شناور
کنترل مصرف با نظارت و ثبت اطلاعات مربوط به مصرف
سرویس به موقع شیرآلات و کنترل شیلنگ ها و اتصالات
تعمیرات و بهسازی سیستم آبیاری فضای سبز با هدف کاهش میزان برداشت آبهای زیرزمینی و کاهش زمان کارکرد و مصرف برق پمپ آب
تجهیز عرصه های تحقیقاتی ،مزارع آموزشی و کشاورزی به آبیاری تحت فشار و قطره ای جهت افزایش راندمان آبیاری
تغییر طراحی فضای سبز محوطه با توجه به محدودیت آب
استفاده از گونه های کم آب در فضای سبز محوطه

اسلاید 17 :

فعالیت های انجام گرفته جهت اجرای بند ب ماده 2 آیین نامه اجرایی ماده(190)قانون برنامه ششم توسعه در خصوص کاهش مصرف برق

استفاده از لامپ های کم مصرف استاندارد و جایگزین نمودن این لامپ ها بجای لامپ های رشته ای
کاهش تعداد روشنایی لامپ های موجود در اتاق ها و استفاده بهینه از نور طبیعی در طبقات فوقانی
نصب تایمر بر روی تابلوهای برق جهت کنترل زمان کارکرد فن کوئل ها و سیستم های سرمایشی
تعویض کابل های فرسوده، جمع آوری تجهیزات برقی غیر ضروری
استفاده از سیستم هوشمند کنترل روشنایی(فتوسل های نجومی) و استفاده از لامپ های کم مصرف برای روشنایی محوطه و معابر
کنترل و تعمیر تابلوهای خازنی جهت کاهش هزینه برق
استفاده از رنگ های روشن در رنگ آمیزی اتاق ها و راهرو ها
خاموش نمودن چیلرها و سیستم های سرمایشی در تعطیلات آخر هفته و تنظیم دمای آنها در ساعات غیر اداری
نصب کنتور فرعی جهت اطلاع از میزان برق مصرفی ساختمان های جنبی(ساختمان مهدکودک، بانک)
خارج نمودن تعدادی از وسایل پرمصرف برقی از شبکه مانند کولرهای گازی، یخچال، تلویزیون و مانیتورو جایگزین نمودن مانیتورهای LCD و LED از سیستم جهت کاهش مصرف برق
تغییر تعرفه برق مصرفی از عمومی( 2081 ) کشاورزی به تعرفه عمومی مطالعاتی و پژوهشی( 2-الف-2)
استفاده از سیستم های کنترل روشنایی کلید های زمان دار، فتوسل ها ،سنسورهای راهرو و راه پله ها و معابر پرتردد
تقسیم بار مناسب روی خطوط ، تفکیک کنتورهای برق و حذف انشعابات مازاد یا مناسب سازی آن جهت تعدیل دیماند

اسلاید 18 :

فعالیت های صورت گرفته جهت کاهش مصرف سوخت خودرو ها

بازسازی ناوگان نقلیه، از رده خارج کردن خودروهای فرسوده، اسقاط، پرمصرف و مازاد از واحد نقلیه و فروش یا تحویل به مراکز اسقاط خودرو و کاهش تعداد خودرو
بازدید و سرویس منظم دوره ای خودرو ها طبق زمان بندی، نظارت بر انجام تعمیرات و کنترل مصرف سوخت خودروها، اخذ معاینه فنی سالانه و تنظیم موتور خودرو و برطرف نمودن معایب فنی جهت کاهش مصرف سوخت
جلوگیری از تعمیرات خودروهای فرسوده و فاقد توجیه اقتصادی
در اختیار قراردادن خودروهای دولتی در چهارچوب بخشنامه وزلرت اقتصاد و دارایی برای افراد ذیصلاح
جلوگیری از اعزام ماموریت های تک نفره و غیرضروری
تهیه گزارش مصرف ماهیانه سوخت خودروها و تطبیق با تراکنش به منظور کنترل و نظارت بر مصرف سوخت
تنظیم منظم باد لاستیک ها جهت کاهش مصرف سوخت
استفاده از خودروهای جمعی(ون)بجای خودروهای انفرادی جهت ماموریت های گروهی درون شهری و برون شهری
استفاده از خودروهای گازسوز جایگزین خودوهای بنزینی
رعایت دستورالعمل استفاده صحیح از خودروها با توجه به دفترچه هر خودرو که توسط کارخانه سازنده در اختیار قرار داده شده است .
کنترل دوره ای صافی بنزین ، وایر و شمع ها

اسلاید 19 :

فعالیت های انجام گرفته جهت کاهش مصرف گاز

کنترل و تنظیم درجه حرارت سیستم های گرمایشی و دیگ های اب گرم موتورخانه در فصول مختلف
سرویس بموقع مشعل ها، اسیدشویی کویل های آب گرم، عایق بندی لوله ها و منابع آب گرم مصرفی و انبساط
نصب ترموستات های الکترونیکی جهت خاموش و روشن نمودن مشعل ها
مجزا نمودن کنتور گاز آشپزخانه و مهد کودک از کنتور اصلی ساختمان ستاد بمنظور پرداخت هزینه گاز توسط پیمانکار
عایق کاری سیستم های تاسیساتی و لوله های مربوطه برای جلوگیری از اتلاف انرژی

اسلاید 20 :

سایر موارد

ساندماهی و قطع خطوط تلفن آزاد غیر ضروری و کنترل زمانی مدت مکالمه همکاران
تعمیر و بازسازی و تجهیز مآمورسراها و صرفه جویی در هزینه های اسکان مهمانان و مدعوین استانی در اماکن اقامتی خصوصی
استفاده از تی شور برای نظافت طبقات
اعمال مدیریت مناسب در کاهش هزینه لوازم التحریر و کاتریج ، تونر مصرفی مورد نیاز واقعی کارکنان و سرویس دوره ای دستگاه های کپی و پرینتر طبق برنامه زمانبندی جهت کاهش هزینه های جاری
بستن دریچه کانال کولرها در فصل سرما و استفاده از کاور برای کولرها