پاورپوینت مباحث آموزشی تدوین برنامه استراتژیک 

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

بسم الله الرحمن الرحیم

اسلاید 2 :

مباحث آموزشی تدوین برنامه استراتژیک 

(مبحث1):

1-تعریف برنامه ریزی استراتژیک

2- ارزیابی محیط داخلی وخارجی

اسلاید 3 :

برنامهریزی
مدیر یا مدیران برنامهریزی، برنامهریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز مینمایند و درچارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامهریزی را جمعآوری و تفسیر مینمایند؛ سپس با تأکید برخلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند؛ آنگاه با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هرگزینه، مناسب ترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق مینمایند. از آنجائیکه برنامهریزی، فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است، مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامهها تحت نظر داشته باشند.
برنامهریزی، فرآیند آگاهانه تصمیمگیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد کاری یا سازمان است.

اسلاید 4 :

در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسیترین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد.

به عبارت دیگر برنامهریزی میان جایی که هستیم با جایی که میخواهیم به آن برویم پلی میسازد و موجب میشود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمیگیرد، پدید آید.از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی میافزاید.

اسلاید 5 :

تعاریف :

1- برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد 

2- برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن

3- برنامه ریزی عبارتست از تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

اسلاید 6 :

برنامه ریزی به منظور
کاهش تأثیر تغییرات
افزایش کارآیی و اثربخشی
کاهش ضایعات و اضافات
تدوین استانداردهایی برای تسهیل و کنترل
تغییر محیط
تعیین مسیر

اسلاید 7 :

برنامه ریزی راهبردی یا استراتژیک در بر دارنده تصمیم گیریهایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.
دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدفهای سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری  مینامند ، تجزیه می گردد.

همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرحریزی می گردد.

برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیشگویی نمیکند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:

الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛

ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛

ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب

د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

اسلاید 8 :

برنامهریزی موثر
توجه به موارد ذیل موجب موثر بودن برنامهریزی میگردد :

1- برنامهریزی منطقی باید دارای مدت زمانی باشد که بتواند تکافوی انجام تعهدات ناشی از تصمیمات امروزی ما را بکند

2- همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند

3- وجود همفکری و همکاری در امور برنامهریزی

4- ایجاد شرایط مناسب برای برنامهریزی از سطوح بالای سازمان 

5-شروع برنامهریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.

اسلاید 9 :

محاسن برنامهریزی
برنامهریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است :

1- تحقق اهداف سازمان

2- برنامهریزی ، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیمها کمک میکند

3- برنامهریزی به اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک میکند

4- برنامهریزی عامل تطبیق رشد سریع فنآوری محیط با سازمان

5- برنامهریزی موجب تسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان میشود

6-برنامهریزی مالی و بودجهبندی، ابزاری برای کنترل فعالیتها محسوب میشود.

7- برنامهریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک میکند و به افزایش کارآیی سازمان میانجامد

اسلاید 10 :

محدودیتهای برنامهریزی(محدودیتها و معایب)
با وجود محاسن زیادی که برنامهریزی دارد ، محدودیتهایی را نیز به همرا دارد که عبارتند از :

1- برنامهریزی مستلزم صرف هزینه و وقت است 

2- سازمانهای کوچک نمیتوانند به علت عدم توان مالی و فرصت کافی به نحو مطلوب برنامهریزی کنند

3- برنامه ریزی ، مستلزم ایجاد محدودیتهایی است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد سازمان ، کند و مشکل میسازد

4- برنامهریزی ، بیشتر مبتنی بر پیش بینی بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و کمتر بر اساس اطلاعات قطعی انجام میگیرد (پس باید قبل از برنامهریزی به دنبال شناخت وضعیت موجود سازمان باشیم).

اسلاید 11 :

دامهای مهم برنامهریزی موفق
در برنامهریزی موفق ، بر سر راه مدیر عالی سازمان، دامهایی هست که اگر دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شکست برنامههایش میشود عمده ترین این دامها عبارتند از :

1- تفویض کردن وظیفه برنامهریزی توسط مدیر عالی به دیگران (بگونهای که مدیریت عالی درگیر نباشد)

2- درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری (روزمرگی) و عدم وقت کافی برای برنامهریزی 

3- کوتاهی درامرتدوین و تعریف اهداف(به صورت واضح)

4- کوتاهی در امر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم در فراگرد برنامهریزی

5- عدم استفاده از برنامهها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران

6- کوتاهی در امر ایجاد و تقویت جوّ موافق و حامی برنامهریزی

7- مجزا پنداشتن فراگرد برنامهریزی از سایر جنبههای فراگرد مدیریت (مثلاً اطلاعات و . )

8- استفاده از طرحها و برنامههای پیچیده و انعطاف ناپذیر که مانع نوآوری سازمان میشود

9- عدم ارزیابی و بازنگری برنامههای بلند مدت رؤسای بخشها و مدیران توسط مدیریت عالی 

10- تمایل مدیریت عالی به اخذ تصمیمها برمبنای احساسات و بینش خود

اسلاید 13 :

موانع فراراه برنامه ريزي استراتژيك
فقدان نيروي انساني ماهر براي برنامه ريزي
عدم صرف وقت كافي توسط همان نيروي انساني معدود دست اندر كار برنامه ريزي
در اختيار نبودن اطلاعات كلي و تخصصي لازم براي برنامه ريزي استراتژيك
كافي نبودن مشاركت كاركنان اجرايي بخش بهداشت و درمان در برنامه ريزي استراتژيك
تدوين نامطلوب بيانيه رسالت ، دورنما و تحليل ارزش هاي سازمان
قوانين و مقررات نامناسب موجود در محيط خارجي

اسلاید 14 :

برنامه ریزی استراتژیک
نوعي برنامه ريزي است كه مستلزم تنظيم آگاهانه اهداف مطلوب سازمان با توجه به مقتضيات محيطي و به كارگيري رويكردي مناسب ، براي تأمين اين اهداف است.
بالاخره برنامه ريزي عبارت است از ترسيم شمايي از گذشته براي تصميم گيري در زمان حال به منظور انجام آنچه كه در آينده بايد صورت كيرد و يا تصميم گيري در زمان حال براي آنچه كه در آينده انجام خواهد شد و كسي كه بايد آنرا انجام دهد.
.
استراتژي را گاهي به عنوان « راه و روش رسيدن به اهداف » تعريف مي نمايند. طبق اين تعريف ، استراتژي هم راه و هم روش يا چگونگي دستيابي به اهداف را بازگو مي كند در حالي كه اهداف مسير حركت را مشخص مي سازند. اموري استراتژيك ناميده مي شوند كه حداقل داراي سه شرط باشند ، يعني بلند مدت باشند ، در محيط رقابتي باشند ، و جنبه حياتي داشته باشند. بنابراين استراتژي نوع خاصي از راه و روش هاي دستيابي به اهداف است كه بايد شرايط سه گانه را داشته باشد ، يعني در ارتباط با « چگونگي دستيابي به اهداف بلندمدت و حياتي سازمان كه در محيط رقابتي قرار دارد» ، بحث مي كند.

برنامه ريزي استراتژيك ، به دليل بروز تغيير يا تغييرات مهم در محصولات يا خدمات آتي سازمان مطرح مي شود. با تغيير محيطي كه سازمان در آن عمل مي كند ، كاركنان سازمان احساس مي كنند كه فرصت هاي جديدي براي انجام برخي امور تازه يا متفاوت وجود دارد كه در واقع تداوم امور قبلي نيستند. اين حركت به سوي زمينه اي جديد يا بعدي تازه ، گام يا جهش به درون چيزي ناشناخته است و همان چيزي است كه از آن به عنوان برنامه ريزي استراتژيك نام برده مي شود.

اسلاید 15 :

برنامه ريزي براي
برنامه ريزي استراتژيك
انتخاب شاخص هاي سنجش و پايش عملكرد سازمان
تعيين رسالت ، دورنما ، ارزش ها و اهداف كلي سازمان
شناسایی مشتریان وگروههای ذینفع
ارزیابی محیط خارجی سازمان
ارزیابی محیط داخلی سازمان
تدوين استراتژي هاي سازماني
تعيين اهداف و مقاصد سازمان
شناسايي مشكلات استراتژيك
ارزیابی و اصلاح برنامه

اسلاید 16 :

رسالت
رسالت كه در برخي از منابع از آن به عنوان مأموريت نيز ياد مي شود ، در حقيقت بيانگر فلسفه وجودي سازمان بوده و مويد نقشي است كه آن سازمان در جامعه بر عهده دارد. تعيين و تصريح رسالت ، از نقاط آغازين برنامه ريزي استراتژيك است و در واقع شالوده اي است كه ديگر عناصر برنامه ريزي استراتژيك روي آن بنا مي گردند.
رسالت سازمان عبارتي است كه ماهيت و مفهوم فعاليت هاي آينده سازمان را بيان مي كند و آنچه را كه سازمان قصد دارد در آينده انجام دهد ، به اضافه تعهدات اصلي فلسفلي كه ناظر بر فعاليت آن خواهد بود را تعيين مي كند.
در واقع ، رسالت ، بياني است كلي از فلسفه وجودي سازمان و آنچه آن سازمان را از ساير سازمان ها متمايز مي سازد. رسالت سازمان پاسخگوي دو سؤال زير است :
شما كه هستيد؟
چه مي كنيد؟
رسالت هر سازمان در قالب بيانيه رسالت متجلي مي شود. لذا ، تدوين رسالت شامل تهيه بيانيه اي روشن درباره كاري است كه سازمان انجام مي دهد يا برنامه اي است كه در دست انجام دارد ، همراه با تعريف دقيقي از منظور سازمان از تلاشي كه به عمل مي آورد. در تدوين رسالت سازمان ، بايد به چهار سؤال مهم زير پاسخ داد :
سازمان چه وظيفه يا وظايفي را بر عهده دارد؟
براي چه كساني اين وظايف را به عمل مي آورد؟
سازمان چگونه اين وظايف را انجام مي دهد؟
چرا اين سازمان وجود دارد؟
رويهمرفته ، تدوين بيانيه رسالت ، مهم ترين گامي است كه در كل فرآيند برنامه ريزي استراتژيك برمي داريد. يك بيانيه رسالت مؤثر ، پايه اي محكم براي تمام تصميماتي كه تين مديريت سازمان اتخاذ خواهد كرد ، محسوب مي شود. رسالت در ارتباط با موارد زير است :
هويت سازمان
طبيعت كار

اسلاید 17 :

چرا به بيانيه رسالت نياز داريد؟
بيانيه رسالت به شما كمك مي كند تا بتوانيد :
الف) به تدوين مقاصد مهم ، روشن و مرتبط در كل سازمان بپردازيد.
ب) چارچوبي براي تمام تصميمات اصلي برنامه ريزي داشته باشيد.
پ) در هر عضو سازمان نوعي تعهد به وجود آوريد تا در راستاي تحقق رسالت سازمان تلاش نمايد.
ت) حمايت افرادي كه خارج از سازمان شما هستند ولي در موفقيت سازمان شما مؤثرند را جلب نماييد.
مهم آنكه ، كاربرد اصلي بيانيه رسالت در آن است كه به عنوان راهنماي دروني تمام تصميم گيران درون سازمان مي باشد ، به نحوي كه هر برنامه اي كه تدوين شود مي تواند در قياس با رسالت سنجيده شود. بدون وجود بيانه اي از مقاصد روشن براي سازمان ، منابع به هدر مي رود و هر كسي مسير خود را مي پيمايد. به بيان ديگر ، بيانيه رسالت بايد سندي عيني باشد كه هر عضو سازمان بتواند تلاش هاي خود را حول محور كلي سازمان متمركز سازد.
از نظر خارجي ، بيانيه رسالت سازمان ، اطلاعات روشني را به گروه هايي مثل مشتريان ، ارايه دهندگان خدمات ، حاميان مالي و همچنين هيأت مديره و ذينفعان ارايه مي دهد.
چه رويدادها ، ارزش ها و اولويت هايي در سرنوشت آينده واحد شما اهميت دارند؟

اسلاید 18 :

پاسخ به سؤالات زير براي اصلاح و اعتبار بيشتر بيانيه رسالت و نقش هاي واحد سازماني شما قبل از نهايي ساختن متن بيانيه ، ضروري است :
آيا بيانيه شامل تمام تعهدات مرتبط (براي مثال ؛ اقتصادي ، وظيفه اي ، محصول ، خدمت ، بازار، و منطقه) مي باشد؟
آيا رابطه روشن بين تصميمات وجود دارد؟
آيا در بيانيه ، وحدت نظر وجود دارد؟
آيا بيانيه رسالت با نقش هاي ديگر واحدهاي همكار ، سازگار است ، بدون آنكه مشابه آنها باشد؟
آيا بيانيه رسالت ، قابل درك ، كوتاه ، و دقيق است؟
آيا وظايف واحد به طور كامل بيان شده است؟
آيا بيانيه ، پيوند روشني با ساير بيانيه هاي رسالت و نقش هاي ديگر واحدها دارد؟

اسلاید 19 :

دورنما چيست و چرا اهميت دارد؟
دورنما در واقع چشم اندازي است به آتيه كه مديريت سازمان آن را نهايتي براي آن سازمان مي داند. دورنما درواقع نمايانگر اين است كه سازمان آرزو دارد به چه آرماني دست يابد.
دورنما تصويري از آينده است كه در صورت تحقق اهداف و مقاصد سازماني به آن دست خواهيد يافت.
دورنما بيانگر آن است كه شما چه باور و آرزويي براي آينده سازمان خود داريد. دورنما تقريباً كلا جنبه الهامي دارد ، نوعي قول و آرزو براي آينده است ، چالشي است و در آينده طولاني مدت قرار است تحقق يابد. يك بيانيه دورنماي خوب داراي ويژگي هاي زير است :
الف) خلاصه بيان شده است.
ب) قابل درك و ساده براي يادآوري باشد.
پ) الهام بخش بوده و براي حصول آن در آينده نياز به تلاش باشد.
ت) قابل باور بوده و در راستاي ارزش هاي استراتژيك و رسالت سازمان باشد.
ث) به عنوان نقطه تفاهم ذينفعان مهم باشد.
ج) داراي قابليت انعطاف و خلاقيت در عمل باشد.

اسلاید 20 :

در اينجا سؤالاتي مطرح است كه بايد به وسيله هر يك از اعضاي تيم برنامه ريزي استراتژيك در مورد آينده سازمان پاسخ داده شود :
الف) چه ابعاد كليدي براي آينده سازمان تصور مي شود؟
ب) چه سهمي در آينده سازمان دارد؟
پ) چه انگيزه اي برايم وجود دارد كه عضوي از اين سازمان در آينده باشم؟
ت) چه ارزش هايي بايد مورد توجه قرار گيرند؟
ث) قابليت هاي سازمان كدامند و كدام بايد باشند؟
ج) چه موضعي در قبال عواملي از قبيل مشتريان ، بازار ، منفعت ، رشد ، تكنولوژي ، كيفيت ، كاركنان و غيره ، بايد داشته باشيم؟
چ) بزرگترين شانس براي رشد سازمان خود را در چه مي بينم؟

براي آن كه اين تلاش اثربخش باشد ، لازم است كه هر يك از اعضاي تيم برنامه ريزي استراتژيك اجازه يابند كه احساس و نگرش عميق خود را بيان نمايند. چنين امري هنگامي به درستي صورت مي پذيرد كه افراد بتوانند جدا از هر گونه محدوديت سازماني ، آزادانه به انديشه و بروز خلاقيت بپردازند و با ژرف نگري و اعتقاد عميق آنچه را كه براي بهبود سازمان خويش بهترين مي دانند ، ارايه دهند. به خاطر داشته باشيد كه شما به خلق دورنمايي براي سازمان خود بر اساس آنچه كه آرزو داريد مي پردازيد ، نه اين كه ضرر تا تصويري از وضع موجود است.