پاورپوینت مدیریت عملکرد

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

مديريت عملکرد

اسلاید 2 :

مقدمه

 0-1 کليات

مديريت مبتني برعملكرد را ميتوان در يك محيط با حداقل پيش زمينههاي لازم به اجرا درآورد در نتيجه در بيشتر سازمانها قابل پياده كردن است. اين سيستم، روشي نظاممند است كه با طراحي مناسب نتايج را در حداقل زمان ممكن ارائه ميكند.

تاكيد بر پاسخگويي تكتك اجزاء فرآيندها، لحاظ كردن نظر مشتريان و پاسخ خواهان در برنامهها و اهداف سازمان و به طور كلي درگيري همه اين افراد در بهبود كيفيت سازمان و القاي روح عدالت و شايسته سالاري در كل تشكيلات از جمله ويژگيهاي متمايزكننده اين روش نوين مديريتي از ساير روشهاي مرسوم و پيشين ميباشد. اين امتيازات مديريت مبتني بر عملكرد باعث شده كه طي دو دهه اخير در كشورهايي همچون ايالات متحده امريكا و انگلستان به سرعت موقعيت خود را به عنوان ابزاري كارآمد در راهبري سازمانها پيدا كرده و استقرار بخشد.

اسلاید 3 :

0-1-1 عوامل مؤثر بر عملكرد كاركنان
عقيده كلي بر اين است كه عملكرد كاركنان حاصل تعامل سه جزء «انگيزش»، «توانائيهاي مهارتي و فكري افراد» و «منابع در دسترس» است. مواضع مديريت نوين بر اين واقعيت تاكيد دارند كه «عملكرد كاركنان بيش از اين كه به خود آنها مربوط شود به سازمان آنها وابسته است» و (به جز موارد معدود) چنانچه در بخش يا در تمام تشكيلات علائم ركود فعاليت مشاهده شود علت آن را بايد در مديريت سازماني جستجو كرد نه در افراد.

0-1-2 تعريف نظام مديريت مبتني بر عملكرد
مديريت مبتني بر عملكرد رويكردي سيستماتيك است كه از طريق فرآيندهاي تعيين اهداف استراتژيك عملكرد؛ سنجش عملكرد؛ جمعآوري و آناليز دادههاي عملكرد؛ بازنگري گزارش دادههاي عملكرد و بكارگيري اين دادهها، به بهبود عملكرد سازمان ميانجامد

اسلاید 4 :

فرآيند مديريت عملكرد يك چرخه مستمر است با سه ركن اساسي

اسلاید 5 :

طرحريزي
طرحريزي جوهره مديريت را تشكيل ميدهد. براي استقرار نظام مديريت مبتني بر عملكرد در نظر گرفتن يك استراتژي صحيح براي سازمان و طراحي مناسبترين برنامه اولين و زيربناييترين اقدام را تشكيل ميدهد.
مربيگري
مربيگري بر پايه نظم و برنامهريزي ميتواند جهت حركت سازمان را به سمت اهداف تضمين كند. اين نوع از رهبري شامل مربيگري غير رسمي و بررسي دوره اي پيشرفت در پاسخگويي شغلي و رفتارها ميباشد.
بازنگري و ارزشيابي
كاركنان و مديران در مورد آنچه انجام داده اند بازنگري كرده و نحوه پاسخگويي و رفتارهاي سازماني را بررسي كرده، با ارائه پيشنهادات اصلاحي در توسعه برنامه هاي سازمان مشاركت ميكنند.

اسلاید 6 :

0-2 اساس مديريت مبتني بر عملكرد
0-2-1 مديريت مبتني بر عملكرد و PDCA
اصول كلي مديريت مبتني بر عملكرد از چرخه بهبود مستمر يا PDCA تبعيت ميكند. PDCA يك تفكر سيستماتيك است كه در دهه 1930 مطرح شد. در مقايسه PDCA با PBM ميتوان نقاط اشتراك زير را برشمرد:

اسلاید 7 :

0-2-2 مديريت مبتني بر عملكرد و سنجش عملكرد
برخي به اشتباه مديريت عملكرد را با سنجش و ارزيابي عملكرد يكسان دانستهاند. سنجش عملكرد مقايسه سطوح واقعي عملكرد با سطوح قبل از استقرار اصلاحاتي است كه با هدفي خاص تبيين شدهاند. به طور كل يك برنامه مديريت مبتني بر عملكرد از معيارهاي سنجش عملكرد استفاده ميكند تا نشان دهد كه تاكنون چه اقداماتي در جهت اهداف استراتژيك سازمان به انجام رسيده است.
0-2-3 مديريت مبتني بر عملكرد و مديريت بر مبناي هدف
در هر يك از اين روشهاي مديريتي تمركز بر هدف با استفاده از رويكردهاي مسئوليت پذيري، پاسخگويي و عملكرد وجود دارد.

اسلاید 8 :

0-3 فوايد مديريت مبتني بر عملكرد
با استفاده از يك رويكرد سازمان يافته، همه اجزاء تشكيلات را بر اهداف عملكرد سازمان متمركز ميكند.
مكانيسمي را فراهم ميكند كه به بهترين شكل به پاسخ خواهان و مديريت سطوح بالاتر گزارش داد شود.
امكان ايفاي نقش را براي كليه طرفين (مشتريان، كاركنان، پاسخ خواهان و مديران) علاقمند در برنامهريزي سازمان و ارزيابي نتايج آن فراهم مي­كند.
مكانيسمي براي ارتباط عملكرد و بودجه مصرفي ايجاد مي­كند.
روح عدالت و شايسته سالاري را در سازمان ميدمد.
بر پاسخگويي تاكيد داشته و براي آن بهترين چارچوب را فراهم ميكند.
مسئوليت بهبود كيفيت بين همه افراد و گروهها تقسيم ميشود

اسلاید 9 :

0-4 چگونگي استقراريک برنامه مديريت مبتني بر عملكرد
مديريت مبتني بر عملكرد در شش گام اساسي قابل پيادهسازي است كه به شرح ذيل ميباشد:
گام اول: تعيين ماموريت سازماني و اهداف استراتژي عملكرد
گام دوم: استقرار نظام هماهنگ سنجش عملكرد
گام سوم: استقرار پاسخگويي در مقابل عملكرد
گام چهارم: استقرار نظام (يا فرآيند) جمعآوري دادههاي عملكرد
گام پنجم: استقرار نظام (يا فرآيند) تحليل، بازنگري و گزارشدهي دادههاي عملكرد
گام ششم: استقرار نظام (يا فرآيند) استفاده از اطلاعات عملكرد در بهبود سازمان
گام هفتم: حفظ و نگهداري برنامه مديريت مبتني بر عملكرد

اسلاید 10 :

1-تعيين ماموريت سازماني و اهداف استراتژيك عملكرد
برنامهريزي جوهره مديريت است و اولين گام در استقرار يك برنامه مديريت مبتني بر عملكرد را تعيين ماموريت سازماني و اهداف استراتژي عملكرد تشكيل ميدهد. اين گام تحت عنوان گام برنامهريزي يا طرحريزي استراتژيك ناميده ميشود.
برنامهريزي استراتژيك با محوريت مشتري
برنامهريزي استراتژيك فرآيند مستمر و نظاممندي است كه:
به اعضاء سازمان كمك ميكند تا در تعيين اهدافي كه به آينده مربوط ميشود، هر چه بهتر تصميمگيري كند.
چگونگي رسيدن به اين اهداف را مشخص كند.
ميزان حصول به اين نتايج را مشخص كند.

اسلاید 11 :

1-1ملزومات يك برنامه استراتژيك
مديران ارشد بايد در تمام جنبههاي برنامهريزي درگير شوند.
مديران اجرايي شخصاً بايد در بيان ديدگاههاي برنامهها، به سطوح پايينتر و مشتريان سهيم شوند.
مديران رده بالا نيز بايد ماموريت، جهتگيريهاي استراتژيك و ديدگاههاي موجود را به سطوح پايينتر منتقل كنند.
احساس فوريت كار را بايد در سازمان القا كرد.
رهبري موفق نه تنها به توان و اختصاص زمان و انرژي كليه مديران نيازمند است بلكه لازم است كه براي موفقيت آنان نيز چارچوبهاي مشخصي تعيين شود.
حفظ ارتباط با مشتريان خارجي يك ضرورت اجتنابناپذير است.
اطلاعرساني داخل سازمان از عوامل مهم موفقيت است.

اسلاید 12 :

1-2برنامه ريزي پيشرفته و آماده سازي
در فرآيند برنامهريزي نكات كليدي كه لازم است مورد توجه قرار گيرند عبارتند از:
1-2-1 صاحب فرآيند و ميزان تعهد او براي اجراي فرآيند
1-2-2 مجري فرآيند برنامهريزي
1-2-3 نقش مشتريان و پاسخ خواهان و فرآيند برنامهريزي
1-2-4 چشمانداز آتي كار و برنامهريزي استراتژيك
1-2-5 اطلاعات مورد نياز براي برنامهريزي استراتژيك و مسئول جمعآوري و اداره اطلاعات
1-2-6 هدف از انجام برنامه استراتژيك
1-2-7 مفهوم موفقيت در برنامه و چگونگي آگاهي از حصول آن
1-2-8 مسئول آرايش نيروها و عملكرد آنان
1-2-9 منابع در دسترس براي اجراي برنامه اعم از منابع مالي و انساني

اسلاید 13 :

1-3 ارزيابي محيطي
1-3-1 جمع آوري اطلاعات زمانبندي شده و كامل
اين بخش اساس برنامهريزي استراتژيك را تشكيل ميدهد و براي اجراي آن بايد موارد ذيل در نظر گرفته شود:
دريافت مستمر و مداوم اطلاعات از محيط براي انجام واكنشهايي متناسب با تغييرات محيط
دريافت اطلاعات لازم درخصوص نياز و توقعات مشتريان، تكنولوژيهاي جديد و نوسانات بازار
دريافت هر نوع اطلاعات ديگري كه ممكن است به نحوي در استراتژيها تاثيرگذار باشد.

اسلاید 14 :

1-3-2 ديدهباني محيط
اقداماتي كه براي رسيدن به بالاترين سطح اهداف سازمان صورت ميگيرد با عنوان كلي ديده باني محيط ناميده شده و شامل موارد زير است:
شناسايي كليه منابع اطلاعاتي (در داخل و خارج سازمان)
جمعآوري دادهها
آناليز دادهها
توليد اطلاعات مفيدي كه ديدگاه مديريت را در زمينه مشتريان، محيط، سازمان و آينده آن وسعت خواهد بخشيد.
1-3-2-1 ديدهباني محيط خارج شامل زيرنظر گرفتن و دريافت مستمر اطلاعات از افقهايي است كه سازمان به سمت آن در حركت است.
1-3-2-2 ديدهباني محيط داخل ارزيابي مستمر دادههاي درون سازماني است به نحوي كه بتوان در هر لحظه به نقاط ضعف و قوت آن پي برد.

اسلاید 15 :

1-4 تنظيم جهت گيريهاي استراتژيک
اجزاي مهم جهتگيريهاي استراتژيك كه با توجه به ارزيابي هاي محيطي و شناخت نياز مشتريان سمت و سوي حركت سازمان را تعيين ميكند عبارتند از:
1-4-1 بيانيه ماموريت كه به دليل نقش محوري خود و نيز ماهيت ابهام برانگيز آن بايد بيشتر مورد توجه قرار گيرد.
1-4-2 چشماندازي كه سازمان در مورد آينده خود و جايگاه خود نسبت به ديگران ترسيم ميكند.
1-4-3 بيانيه ارزشها و اصول اخلاقي كه افراد سازمان ملزم به رعايت آن ميباشند كه ممكن است ناشي از منطق، قانون و يا حتي سنتهاي جاري باشند.
1-4-4 فرضياتي در مورد شرايط محيط پيرامون سازمان .
1-4-5 استراتژيهاي انجام كار كه بصورت برنامه هاي عملياتي ارائه ميشوند

اسلاید 16 :

1-5 اجرايي کردن برنامه
اجرايي كردن برنامههاي استراتژيك به معناي برگردان جهت گيريهاي استراتژيك سازمان به فعاليتها بوده و شامل سه مرحله است:
1-5-1 طرحريزي كارها شامل سطوح «واحدهاي كاري پائينتر» ميشود كه شامل مراحل ذيل است:
تعريف استراتژيها توسط واحدها
تهيه طرحها و پروژهها (تحت عنوان زير استراتژيها) و توجيه انجام اين طرحها
ذكر جداول زمانبندي شده و منابع مورد نياز براي طرحها
1-5-2 طرحريزي بودجه نيز مثل مرحله قبل براي كليه واحدهاي كاري بايد انجام پذيرد.
1-5-3 توانمندسازي سازمان كه با انجام اقدامات زير صورت ميگيرد:
توانمند كردن افراد با سلاح دانش علمي، مهارت كاري و ابزار مورد نياز.
توانمند كردن فرآيندها و كوشش براي استخراج مشكلات و حل آنها با يك رويكرد تيمي.

اسلاید 17 :

1-6 ارزيابي و گزارش دهي عملكرد
ارزيابي و گزارشدهي عملكرد به عنوان گام دوم مراحل استقرار مديريت مبتني بر عملكرد به طور كامل توضيح داده خواهد شد.
اين ارزيابي ميتواند به سادگي تهيه يك ليست از كارهاي انجام شده باشد، يا به قدري پيچيده باشد كه خود شامل يك طرح عملياتي با گامهاي زمان بندي شده و بودجه مشخص باشد. در تمام مراحل بايد در جستجوي اين سؤال بود كه فعاليتهاي انجام شده تا چه حد در پيشبرد اهداف سازماني موفق بودهاند.
نكاتي كه براي اجراي موفقيتآميز هر شكلي از برنامهريزي استراتژيك مورد توجه قرار ميگيرد:

اسلاید 18 :

مسئوليت برنامهريزي استراتژيك هر قسمت بايد بر عهده كسي باشد كه پاسخگوي انجام آن كار است.
مديران كليدي (رده عالي) درگير بايد به برنامهريزي استراتژيك به عنوان يك جزء اساسي كار و وظيفه خود نگاه كرده و براي اجراي هر چه بهتر برنامه مصمم به تخصيص حداكثر وقت، توان و منابع در اختيار خود باشند.
آينده با آنچه پيشبيني ميشود، متفاوت خواهد بود.
لازم است كه متناسب با پيشرفت طرحريزي، بودجهبندي و ارزيابي برنامه، به طور مداوم تفكر استراتژيك را در تصميمگيري تزريق كرد. در غير اين صورت عملكرد مديريتي در سازمان حالت بحران زدهاي را به خود ميگيرد كه كل اقدامات را تهديد ميكند.
از جمله مسائل مهم در برنامهريزيهاي استراتژيك اين است كه رده كليدي مديران صف بخواهند (و قادر باشند) تا گزارشاتي بي تاثير از اولويتها، بحرانهاي جاري و تمايلات رهبران سازمان ارائه كنند.
بعد از مدتي بسياري از افراد درگير در برنامهها ممكن است فرآيندها را مهمتر از نتايج بدانند.

اسلاید 19 :

1-7 وراي طرح استراتژيک
در نتيجه طراحي استراتژيك دو محصول توليد ميشوند كه بعداً اهداف عملكرد سازمان و يا افراد را تعيين ميكنند. اين دو محصول نقش مهمي در ايجاد نظام سنجش عملكرد دارند و عبارتند از:
1-7-1 طرحهاي عملكرد
كه مشخصكننده موارد ذيل است:
نتايج مورد انتظار از واحدها، بخشها و افراد مختلف
تعهدات هر بخش (يا فرد) در مقابل منابعي (منابع مالي يا انساني) كه در اختيار ميگيرد.
كارهايي كه با بودجه تخصيص يافته انجام خواهد شد.

اسلاید 20 :

1-7-2 توافقنامه عملكرد :

كه توسط مديران و افرادي كه واقعاً ملزم به انجام كار هستند طراحي ميشود و مشخصكننده موارد ذيل است:

فرآيندي كه در طي آن سنجش عملكرد و متعاقباً پاسخگويي صورت ميپذيرد.
توقعات هر يك از طرفين امضاءكننده قرارداد نسبت به يكديگر
روابط مشتريان و پاسخ خواهان در مقابل سازمان