بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
مديريت جلسات
فنون اداره جلسات
اسلاید 3 :
دردنیای امروز به دلیل پیچیدگی ساختارها و فعایتهای سازمانها مدیران برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان جلساتی را به منظور همفکری و تعامل باسایراعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات برگزار می نمایند. این جلسات زمانی به بهبود و کارائی سازمان منجر خواهد شد که از مدیریت مناسب برخوردار باشدجلسه را ميتوان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدفهاي مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار ميدهند (هينز: 1387).
تعريف جلسه
اسلاید 4 :
تشكيل جلسه يكي
از اشكال ارتباطات سازمان
اسلاید 5 :
تعريف ارتباط وارتباطات سازماني
تعريف ارتباطات سازماني نيازمند تعريف »سازمان وارتباطات« است
سازمان با مجموعه اي اجتماعي (از گروه و يا مردم) سروكار دارد كه در آن، فعاليت ها به منظور تحقق اهداف اعم از فردي و جمعي هماهنگ مي شود
تعريف ارتباطات: انتقال و تبادل اطلاعات، معاني و مفاهيم و احساسها بين افراد در سازمان با واسطه يا بلاواسطه .
اسلاید 6 :
تبادل نامه و يادداشت
تماس تلفني
ارائه گزارش
تشكيل جلسه
اشكال ارتباطات سازماني
اسلاید 7 :
گاهي تبادل اطلاعات و گزارشدهي است،
گاهي توجيه و قانع كردن ديگران براي انجام كار و
گاهي تصميمگيري درمورد يك مساله است.
انواع جلسه
اسلاید 8 :
استراوس جلسات را به چهار نوع زير تقسيم ميكنند: (دويل، استراوس: 1375)
اسلاید 9 :
1- جلسه حل مساله
دراین جلسه آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد تا مشکل حل شود. مشکل میتواند شامل ابهام در مورد یک سری مقررات جدید، نداشتن نام برای محصول و . باشد.( جلسه حل مسئله برخورد با مساله است والزاما" تصمیم گیری نیست ) يك جلسه حل مساله زماني خوب جواب ميدهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد.
اسلاید 10 :
2- جلسه تصميمگيري
در یک جلسه تصمیمگیری فشار برای تصمیمگیری نهایی است. اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبی پیروی میکند، جلسه باید تصمیمگیرنده نهایی داشته باشد. در این جلسات تعداد اعضای گروه نباید کمتر از 15 نفر باشد، تشکیل جلسه با حضور 30 نفر هم امکانپذیر است. قبل از هر جلسه باید اطمینان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصمیمگیری آگاه هستند و آن را قبول دارند. در برخی از موارد مدیران قبل از تشکیل چنین جلساتی، تصمیم را خود اتخاذ میکنند و از افراد بهطوری صوری استفاده میکنند. در چنین مواردی بهتر است به جای جلسه تصمیمگیری یک جلسه استفاده از اطلاعات تشکیل شود و مدیر تصمیم خود را بگیرد جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصميمگيري نيست. درحالي كه در يك جلسه تصميمگيري فشار براي تصميمگيري نهايي است.
اسلاید 11 :
3 - جلسه گزارشدهي و اطلاعرساني
درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارشدهی و استفاده از اطلاعات است. هدف مديران از برگزاري چنين جلساتي ، برقراري اعتماد و حصول اطمينان از انجام كارهاست. ازطریق مبادله اطلاعات است که کارکنان میتوانند مشکل سازمان خود را حلوفصل کنند. یک مدیر از راه مبادله اطلاعات، قادر است از تمام دانشها، اطلاعات، تجربیات و عواطف اعضای خود به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند. درنتیجه عدم اطلاعرسانی، سوءظن دربین اعضاء سازمان پرورش مییابد و گاهی به حوادث ناهنجار میانجامد. مبادله اطلاعات عمودی که از بالا به پایین صورت میگیرد نسبت به مبادله اطلاعات افقی که میان مقامات همسطح جاری است از اهمیت بیشتری برخوردار است.
اسلاید 12 :
4 - جلسه ارزيابي (بازخور)
اينگونه جلسات ارزشمند است چرا كه هريك از افراد فرصت مشاركت و گوش دادن به نظريات ديگران را دارند.
اسلاید 13 :
4 - جلسه ارزيابي (بازخور)
برخلاف جلسات گزارشدهي، جلسات بازخور بايد سازمانيافته و برنامهريزي شده باشد.
اسلاید 14 :
اركان جلسه
اسلاید 15 :
برای برگزاری هر جلسه چهار رکن اصلی وجود دارد که برگزاری و یا عدم برگزاری جلسه به آنها بستگی دارد
اركان جلسه عبارتند از
اسلاید 16 :
ارکان جلسه
اعضای جلسه
دستور جلسه
زمان جلسه
مکان جلسه
اسلاید 17 :
عبارت است كليه شركت كنندگان در جلسه كه حضور ايشان براي رسيدن به اهداف جلسه الزامي است عبارت است كليه شركت كنندگان در جلسه كه حضور ايشان براي رسيدن به اهداف جلسه الزامي است و بدون حضور ايشان برگزاري جلسه ميسر نخواهد شد. بررسي نماييد كه آيا حضور كليه اعضاي جلسه از ابتدا تا انتهاي جلسه الزامي است و يا بهتر است برخي اعضا در حين بحث و تبادل نظر در خصوص دستورات مرتبط، در جلسه حضور يابند. همواره اعضاي جلسه با توجه به نوع جلسه، از طريق تماس تلفني، ارسال نامه و يا كارت دعوت اطلاع رساني خواهند شد.
اعضا جلسه
اسلاید 18 :
همچنين تعداد اعضاي جلسه مي بايست به اطلاع كليه اعضا برسد. اعضاي جلسه هر يك به نوبه خود داراي وظايفي هستند. از آن جمله مطالعه كافي و كسب اطلاعات لازم پيرامون دستور جلسه، بررسي مسايل و استنتاج منطقي، رعايت بي نظري و بي طرفي در امور و ارايه نظرات لازم و اجتناب از پراكنده گويي و خارج نشدن از موضوع. هر يك از اعضا جلسه به طور معمول داراي يك راي مي باشند. حضور تمامي اعضا در جلسه الزامي است. در صورت غيبت هر يك از اعضا مراتب در صورت جلسه منعكس مي گردد. به طور معمول براي به رسميت يافتن جلسه، حضور تعداد معيني از اعضا الزامي است
اعضا جلسه
اسلاید 19 :
عبارت است از عناوين موضوعي جلسه كه مي بايست در خصوص آن ها در جلسه به بحث و تبادل نظر پرداخت و بدون وجود دستور جلسه، برگزاري جلسه ميسر نخواهد بود. به طور كلي اهداف اصلي برگزاري هر جلسه عبارتند از انتقال اطلاعات يا ارايه توصيه ها و رهنمودهاي كاري، صدور دستورات، رسيدگي به شكايات، تخلفات، گلايه هاي و قضاوت ها، اتخاذ يا اجراي تصميمات كاري، دست يابي به ايده هاي نو و يا ارايه طرح پيشنهادي جهت بررسي و به تصويب رساندن آن. همواره بايد پيش از برگزاري جلسه، دستور جلسه به اطلاع اعضاي جلسه رسانيده شود تا ايشان آمادگي لازم جهت حضور در جلسه را داشته باشند. به طور معمول هدف از تشكيل جلسه مشخص گرديده و به طور مكتوب تحت عنوان دستور جلسه براي شركت كنندگان ارسال مي گردد
دستور جلسه
اسلاید 20 :
وجود دستور جلسه مدون و مكتوب علاوه بر آنكه باعث مي شود كه مذاكرات از مسير اصلي خود منحرف نشود، به شركت كننده اين امكان را مي دهد كه از پيش، مدارك و سوابق مورد نياز را تهيه نموده و عندالزوم در زمينه موضوع، مطالعات لازم را به عمل آورد. قدر مسلم علاوه بر اينكه وقت جلسه بيهوده هدر نمي شود به كارايي جلسه به طور قابل ملاحظه اي افزوده مي گردد.
دستور جلسه
