پاورپوینت چالشـهای مدیریت در برنامه ریزی پروژه های اجرایی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

بسمه تعالي

چالشـهاي مديريت در برنامه ريزي پروژه هاي اجرايي
 

اسلاید 2 :

تعريف پروژه :
ا‏َعمال اجرائي براي يك برنامه تك موردي كه در زمان مشخص آغاز و پايان مي پذيرد را پروژه ناميده اند . پروژه ها از نظر فرآيند با هم متفاوتند زيرا از يكديگر مجزا هستند و داراي زمان آغاز و پايان مشخصي هستند و وظيفه اصلي يك مدير پروژه ، برنامه ريزي صحيح و كنترل سيستمهاي موجود در روند مديريت پروژه مي باشد .
مطابق نمودار ذيل يك مدير پروژه بايد يك طرح كلي بريزد كه شامل برنامه تفصيلي تكميل طرح ، روش كنترل پيشرفت ، هزينه و عوامل زماني متغير باشد .

اسلاید 3 :

گزارش دهي
گزارش گيري
كنترل
اجرا
برنامه
زمانبندي
طرح ريزي
تعيين اهداف كوتاه مدت
نيازهائي كه پروژه را ضروري مي سازد

اسلاید 4 :

به عبارت ديگر پروژه نوع خاصي از برنامه است زيرا برنامه عبارتست از : تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن و يا تعهد براي انجام يكسري عمليات به منظور تحقق هدف .
برنامه ها خود به دو دسته عمده به شرح ذيل تقسيم مي گردند :
1- برنامه هاي استراتژيك : اين برنامه ها براي كسب اهداف جامع سازمان طراحي مي شود و از طريق آن ، مأموريت سازمان – كه تنها دليل حيات آن است – به اجرا در مي آيد

اسلاید 5 :

- 2برنامه هاي عملياتي (اجرايي-تاكتيكي) : برنامه هايي هستند كه جزئيات چگونگي اجراي برنامه هاي استراتژيك را ارائه مي كنند، به عبارت ديگر ، برنامه هاي اجرائي عبارتند از تصميمهاي كوتاه مدت كه براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي گردند .

اسلاید 6 :

برنامه هاي عملياتي خود به دو دسته تقسيم مي شوند :
الف) برنامه هاي يكباري : اين گونه برنامه ها براي كسب اهداف خاص طرح ريزي مي شود و پس از به اجرا در آمدن از ميان مي رود .
ب) برنامه هاي هميشگي : اين برنامه ها روشهاي استانداردي براي اداره وضعيت جاري و وضعيتهاي قابل پيش بيني مي باشند .

اسلاید 7 :

وضعيت و جايگاه پروژه را مي توان در نمودار سلسله مراتب برنامه ها به شرح ذيل مشاهده كرد :

اسلاید 8 :

اهداف دور برد
اهداف كوتاه مدت
برنامه هاي استراتژيك
برنامه هاي عملياتي
فعاليتهاي غير تكراري
فعاليتهاي تكراري
برنامه هاي يكباري
برنامه هاي هميشگي
برنامه مراحل كار
پروژه ها
بودجه
خدمتي
روشها
قوانين ومقررات
نمودار سلسله مــراتب برنامه ها

اسلاید 9 :

نكته بسيار مهمي كه در اين ميان بايد به آن اشاره نمود اين است كه اغلب برنامه هاي كوتاه مدت ، بدون در نظر گرفتن برنامه بلندمدت ، طرح ريزي مي شود و اين يك خطاي جدي است . بنابراين :
هر برنامه كوتاه مدتي بايد در راستاي برنامه بلندمدت شكل بگيرد و به موفقيت آن كمك كند .

اسلاید 10 :

اهميت انعطاف در برنامه
گاهي تصميمهاي كوتاه مدت ، نه تنها به برنامه هاي بلندمدت كمكي نمي كند ؛ بلكه مانع اجراي برنامه هاي بلندمدت گشته ، يا موجب تغييراتي در آنها مي شود .
براي مثال، سازماني كه بدون در نظر گرفتن توان و ظرفيت توليدي يا نقدينگي اش سفارشات زيادي بدهد يا بپذيرد، ممكن است بر توانائي اش در تامين بودجه منظم ، لطمه وارد كند و تغييراتي را در برنامه بلندمدت موجب شود .
هرچه برنامه از انعطاف بيشتري برخوردار باشد ، خطر تحمل ضرر ناشي از حوادث غير مترقبه كمتر خواهد بود ؛ ولي هزينه انعطاف داشتن برنامه بايد با به خطر افتادن تعهدات آتي ناشي از انعطاف موازنه گردد .

اسلاید 11 :

براي مثال ، ساختمانهاي بزرگ را طوري مي سازند كه با كشيدن ديوار ، بتوان به هر شكلي كه لازم باشد آنها را تغيير داد . مثلاً ممكن است يك شركت سازنده صابون و مواد پاك كننده ، پنجاه ميليون ريال هزينه ساختماني اضافي را تحمل كند تا بتواند در آينده در صورت نياز آن را به يك كارخانه مواد شيميائي تبديل كند .
هنگامي كه يك كارخانه محصول جديدي را توليد مي كند ، ممكن است ابتدا از ابزارهاي موقتي كرايه اي استفاده كند تا در صورت موفقيت در توليد كالاي مناسب ، ابزارهاي دائمي خريداري كند ؛ گرچه هزينه در اينجا بالا مي رود ولي از خطر ضررهاي عمده تر ناشي از موفق نبودن ، جلوگيري مي نمايد .از نظربسياري

اسلاید 12 :

از مديران ، قابل انعطاف بودن يعني توانايي تغيير يك برنامه بدون هزينه اضافي به منظور برخورد با شرايط جديد مهمترين اصل برنامه ريزي است ؛ زيرا اين امكان فقط در محدوده خاصي امكان پذير است . براي مثال هزينه انعطاف ، نبايد بيش از منافع آن باشد .
برنامه هاي كوتاه مدت و بلندمدت و مديريت استراتژيك
با توجه به اهميت منطبق بودن اهداف برنامه هاي كوتاه مـــدت ( كه پروژه ها نيز شامل آن مي گردد ) با اهداف برنامه هاي بلندمدت ، لذا بحث وضع استراتژي كارا و مؤثر در حوزه مديريت استراتژيك مطرح مي گردد.

اسلاید 13 :

استراتژي يك برنامه واحد ، همه جانبه و تلفيقي است كه محاسن يا نقاط قوت اصلي سازمان را با عوامل و تغييرات محيط مربوط مي سازد و به نحوي طراحي مي گردد كه با اجراي صحيح آن از دستيابي به اهداف اصلي سازمان اطمينان حاصل نمود . در اين ارتباط و در حوزه مكاتب مديريت استــراتژيك دو مكتب :
مكتب تجويزي Prescriptive School يا پيش تدبيري .
مكتب توصيفيDescriptive School ياتجربي- انطباقي .
وجـود دارد . مكتب اول معتقد بر طراحي رسمي و پيش بيني تدابير تحليلي براي اهداف بلندمدت و دسته دوم متكي بر اقدام به موقع و منطبق با شرايط جاري و تقريباً اعمال تدابير غير رسمي و خلق الساعه است .

اسلاید 14 :

مشخصات مكتب پيش تدبيري يا تجويزي را مي توان به شرح زير خلاصه نمود :
1- شكل گيري استراتژي(strategy formation) بايد فرآيندي آگاهانه و كنترل شده باشد .
2- مسئوليت كنترل و آگاهي به عهده شخص اول سازمان است . اين شخص استراتژيست واقعي سازمان و رهبر سازمان است نه فقط يك مدير .
3- مدل شكل گيري استراتژي بايد ساده و غير رسمي باشد .

اسلاید 15 :

4- استراتژي ها بطور كامل از فرآيند طراحي تدابير شكل مي گيرد .
5- استراتژي ها بايد كاملاً مشخص و در صورت امكان به نحوي وارد جزئيات شود كه سادگي آنها حفظ گردد .
6- در صورتيكه استراتژي ها با شرايط ذكر شده شش گانه فوق طراحي شوند اجراي آن امكان پذير خواهد بود .

اسلاید 16 :

7- و بالاخره ويژگي عمده مكتب هاي تجويزي اين است كه طرح ريزي ، اجرا و ارزيابي در فرآيندي تكميلي ولي جدا از هم صورت مي گيرد .(اول طرح ريزي بعد اجرا و بعد ارزيابي).

اسلاید 17 :

1- مكتب پيش تدبيري كه طراحي ساختار سازماني را به دنبال تعيين استراتژي و متناسب با استراتژي توصيه مي كند ، مكتب تجربي انطباقي ، استراتژي را بيشتر از ساختار سازماني قابل تغيير مي داند و براين عقيده است كه تغيير و تحول مكرر در ساختار سازماني يك مؤسسه نسبت به استراتژي كمتر به امكان نزديكتر است .
مشخصات مكتب توصيفي يا تجربي-انطباقي را نيز مي توان به شرح ذيل خلاصه نمود :

اسلاید 18 :

2- شرايط تحول و تغيير ارزيابي قابل اطمينان از تهديدات و فرصت هاي محيط برون سازماني غير ممكن و ارزيابي نقاط قوت و ضعف درون سازماني غير واقعي و متأثر از برداشتهاي متفاوت مديران و در نتيجه غير قابل اطمينان خواهد بود .

اسلاید 19 :

3- در چارچوب نگرش اين مكتب كه نام ديگرآن مكتب تعيين كننده استDeterministic schoolعوامل و شرايط را حاكم بر تصميمات مي داند و در راستاي اين نگرش حداقل استراتژي همانقدر كه بر عواملي نظير ساختار سازماني ، تكنولوژي و ساختار منابع انساني تأثير مي گذارد از آنها تأثير مي گيرد و بنابر نظر اين مكتب نمي توان گفت بر مبناي استراتژي ، تكنولوژي و مثلاً بر مبناي تكنولوژي ، ساختار سازماني و بالاخره بر مبناي ساختار سازماني ، ساختار منابع انساني بايد طراحي شود .

اسلاید 20 :

4- عدم امكان تعريف و تبيين دقيق و مشخص استراتژي براي آينده است . زيرا سازمانها و شرايط محيط بطور مستمر تحت تغيير و تحول هستند و در فضاي تحول و تغيير سريع نمي توان استراتژي از پيش تعيين شده و كاملاً مشخص را دنبال كرد .