پاورپوینت جلسه آموزشی مدیریت اسناد و ساماندهی بایگانی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

جلسه آموزشی مدیریت اسناد و ساماندهی بایگانی

اسلاید 2 :

رسالت مسئول اسناد
پایش و ارزیابی بایگانی های واحد های تابعه
پیگیری و نظارت بر اجرای دستورالعمل های صادره
بررسی و شناسایی کامل بایگانی های راکد
اطلاع رسانی به مدیران واحد هایی که دارای بایگانی راکد می باشند
نظارت برتنظیم پیش نویس فرمهای مربوط به امحای اسناد
نظارت بر انجام کلیه مراحل مربوط به امحا اسناد
نظارت به بایگانی و حفظ یک نسخه پشتیبان از کلیه اسناد الکترونیک

اسلاید 3 :

اسناد
طبقه بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان ، یکی از ضروریات مدیریت در هر سازمان است . در هر سازمان تصمیمات ،فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند .
این اسناد باید مدیریت شوند .مدیریت اسناد موجب می شود اطلاعات صحیح ، به روز ، طبقه بندی شده و مناسب برای انجام فعالیت ها ،تصمیم گیری ها و دفاع از حقوق سازمان در اختیار کارکنان و مدیران مربوط قرار گیرد .مدیریت اسناد چارچوبی را برای تولید ،استفاده ، نحوه نگهداری و امحای اسناد ارائه می دهند .

اسلاید 4 :

سند در لغت به معنای ..

از نظر اداری : اطلاعات ثبت شده اعم از نوشتاری ، دیداری ، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری است .

اسلاید 5 :

انواع سند
1- چرخه عمر
2- ارزش
3- ساختار فیزیکی
4- اعتبار قانونی
5- درجه حساسیت
6- محتوی و موضوع

اسلاید 6 :

ساماندهی اسناد
فیزیکی
دیجیتال
رسالت کارشناس اسناد

اسلاید 7 :

الف- تفکیک، دسته بندی و طبقه بندی اسناد
ساماندهی فیزیکی اسناد
ب- وجین
ج- جمع آوری اسناد و پروند ه ها
د- کدبندی اسناد
ه- آماده سازی
و- فهرست برداری
رسالت کارشناس اسناد

اسلاید 8 :

بایگانی :1- فن بایگانی2- مکان بایگانی

اسلاید 9 :

وظایف بخش بایگانی
وظیفه بایگانی در هر سازمان ، طبقه بندی اسناد، ثبت ، نگهداری و
کنترل آنهاست. این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که
به علت از دست دادن ارزش و بر طبق مقررات امحا شده و یا اینکه به
علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری میشود دوام خواهد یافت

اسلاید 10 :

طبقه بندی نامه های اداری:
1- گردش مکاتبات

2- از نظر گیرندگان

3- از نظر زمان اقدام

اسلاید 11 :

دفاتر مورد استفاده در دبیرخانه :
1- دفتر ارسال نامه ها ( ارسال مراسلات )
2- دفتر رپراتور
3-دفتر پیگیری – ردیابی
4- دفتر اندیکاتور
5- دفتر اندکس

اسلاید 12 :

مدیریت اسناد در مدارک پزشکی
کاربرد عمده آن
انواع پرونده های بیمارستانی

اسلاید 14 :

3-پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی، باید از مصالح ضد رطوبت و ضد آتش ساخته شده و از نظر حرارتی عایقبندی باشد.
نحوه و محل نگهداری پرونده ها
اتاق های بایگانی:
1- کف اتاق بایگانی، باید تحمل 1200 کیلوگرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 2/20 متر با قفسه های ثابت را داشته باشد.
2-برای جلوگیری از برخاستن گرد و خاک، کفپوش اتاق بایگانی، باید از نوع ضد سایش و قابل شستشو باشد. حتی الامکان باید از پوشش سنگ یا سرامیک استفاده شود.
رسالت کارشناس اسناد

اسلاید 15 :

- نور:
- باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیری شود.
در مناطقی که تابش خورشید شدید است، از فیلترهای مخصوص که پرتو فرابنفش را از خود عبور نمی دهند بر روی پنجره استفاده شود.
برای روشنایی محل بایگانی پرونده ها از لامپهای با نور سفید (کم
مصرف) با تایمر استفاده شود.
- دیوارها دارای رنگ روشن باشند که انعکاس نور بالایی دارد.
رسالت کارشناس اسناد
عوامل محیطی:

اسلاید 16 :

- آب و رطوبت :
- ابزارهای اندازه گیری رطوبت محیط در محل نگهداری اسناد نصب شود و کنترل شود که رطوبت نسبی برای کاغذ حدود 55 درصد و برای میکروفیلم و میکروفیش حدود 35 درصد باشد.
- نباید از محل نگهداری پرونده ها لوله های آب (سرد یا گرم) عبور کند.
باید با استفاده از عایق پوشی مناسب دیوارها ، از نفوذ رطوبت جلوگیری گردد.
- از بروز مشکلاتی مانند عیب لوله کشی، انسداد لوله های فاضلاب و سقفهای معیوب که موجب نشست آب از طبقات فوقانی میگردد، با بازدید پیوسته جلوگیری شود.
رسالت کارشناس اسناد
عوامل محیطی:

اسلاید 17 :

- حرارت:
- باید دمای محل نگهداری اسناد کاغذی بین 18 تا 20 درجه سانتیگراد کنترل شود.
- باید دمای محل نگهداری میکروفیلمها یا میکروفیش ها در حدود 12 درجه سانتیگراد کنترل شود.
رسالت کارشناس اسناد
عوامل محیطی:

اسلاید 18 :

رسالت کارشناس اسناد
- نصب دستگاه های آتشیاب و آتش خامو شکن مناسب برای محل بایگانی پرونده ها الزامی است.
- استعمال دخانیات در محوطه بایگانی پرونده ها اکیدا ممنوع است.
باید کلیدهای اصلی برق در بیرون محل نگهداری اسناد تعبیه شود.
- آتش:
عوامل محیطی:

اسلاید 19 :

- آفات نباتی و جانوری:
- عملیات کشت قار چها و باکتر یها به طور منظم انجام شده و در صورت لزوم سمپاشی برای از بین بردن حشرات و جانوران موذی، انجام شود.
رسالت کارشناس اسناد
عوامل محیطی:

اسلاید 20 :

- لازم است میکروفیلمها متناسب با نوع (کارت یا رول) در قفسه های مناسب مربوط به این کار نگهداری شود.
- تجهزات نگهداری:
- برای اسناد حجیم و سنگین از قفسه های ثابت که تحمل بار بیش تری دارند استفاده می شود و در مراکزی که کمبود فضا وجود دارد از قفسه های متحرک، استفاده شود.
عوامل محیطی:
رسالت کارشناس اسناد