پاورپوینت آشنایی با روشهای گزارش نویسی

بخشی از پاورپوینت

اسلاید 1 :

آشنايي با
روشهاي گزارش نويسي

اسلاید 2 :

تعریف گزارش
نوشته ای است که نویسنده ی آن آگاهی های لازم از فعالیتها یا بررسیهای خود را در مورد موضوع های گوناگون به اطلاع فرد یا گروهی می رساند.
در سازمانها گزراش وسیله ایست برای برقراری ارتباط بین کسی که از موضوعی آگاهی دارد و شخصی که به آن آگاهی ها برای تصمیم گیری نیازمند است.
گزارش ارتباط منطقی بین قسمتهای یک سازمان است.
(سیستم اعصاب مرکزی سازمان).
فرآیند ارتباط در نمودار ساده ی زیر نمایش داده می شود:
پیام
گیرنده
فرستنده

اسلاید 3 :

درزبان انگليسي
به معني گزارش دادن واز ريشه لاتين TO REPORTER
به معني باز پس آوردن REPORTER
تعريف گزارش نويسي :
فني است كه بوسيله آن تحرير مختصر وروشن اخبار ، اطلاعات ، علل مسائل ، تجزيه وتحليل منطقي ومتوالي آنها براي رسيدن به راه حل صحيح را ممكن می سازد

اسلاید 4 :

تعريف لغوي گزارش
بجاي آوردن ، انجام دادن ، اظهار نظر كردن درميان نهادن ، شرح وتفسير كردن
معني اصطلاحي
شرح ، تفسير ، بيان ، تحليل مطالب ونيز علل مسائل خاص
فايده و هدف گزارش نويسي
رساندن پيام به خواننده با سرعت ، صحت و روشني
درتهيه گزارش مخاطب اصلي وتصميم گيرنده نهايي بايد شناسايي شود
مخاطب كيست

اسلاید 5 :

آ – اگر فرد باشد : برحسب وظيفه اقدام به تهيه گزارش مي شود . و از لحاظ كمي وكيفي برمبناي انتظارات سرپرست خواهد بود .

ب- اگر مديريت سازمان باشد : گزارش هاي سازمان بصورت ادواري از طرف افراد مسئول يا واحدهادرطول هفته، ماه و سال تنظيم وارسال ميگردد

پ- در صورتي كه خارج از سازمان باشد :
1- طرحها و برنامه ها بصورت گزارش جهت ارائه فعاليتها و يا اظهار نظر به سازمان ذيربط ارسال شود .
2- سازمانهاي مسئول ، فعاليت و پيشرفت كار و نتيجه عملكرد سازمان وابسته خود را با سياست ها و خط مشي ها هماهنگ سازند .

دريافت كنندگان گزارش

اسلاید 6 :

اصول گزارش نويسي :
2- نويسي سا لم
1- ساده نويسي

اسلاید 7 :

گزارش ساده اطلاعاتي : جنبه اطلاعاتي دارد، بصورت يك نامه انشايي تهيه مي گردد،ابتدا موضوع مورد بحث بصورت مسئله بيان مي شود. آنگاه حقايق پيرامون آن توجيه گردد و سرانجام اگر پيشنهادي مورد نظر است ذكر شود .

گزارش نيمه مبسوط : مجموعه اطلاعات ذهني فرد جوابگو نيست و لازم است از منابع ديگر اطلاعاتي بدست آورد تا به موضوع گزارش اهميت داده شود و حقايق پيرامون آنرا عنوان كرده و نتيجه حاصل را كه با موضوع و هدف ارتباط دارد جمع بندي و در نهايت پيشنهاد لازم مطرح گردد .

گزارش تحليلي : گزارشگر بايد تجربه و اطلاعات قبلي را همراه تحقيق از منابع مختلف تلفيق نمايد به ترتيبي كه اطلاعات بدست آمده بايد با يك ديد تحليلي بررسي گردد .

انواع گزارش از لحاظ نوع عبارتند از :

اسلاید 8 :

آ –گزارش دستوري : رئيس يا مقام مسئول بر اساس نيازي كه دارد ، كارشناس يا كارمند را مكلف مي سازد گزارش را پيرامون مسئله تهيه كند.

ب-گزارش وظيفه اي : كارشناس يا كارمند بر اساس وظايف محوله و عرف اداري ، به تهيه گزارش هاي روزانه ، هفتگي ، ماهانه يا سالانه در مورد مسائل جاري سازمان اقدام كند
موضوع گزارش بايد به چه نحو تعيين گردد

اسلاید 9 :

آ- گزارش فرمي :
فرم وسيله نوشتاري از پيش تهيه شده اي است كه قسمتهايي از آن بايد در حين انجام فعاليت تكميل گردد. مانند: فرم گزارش پيشرفت كار ، گزارش موجودي انبار

ب- گزارش تشريحي يا توضيحي :
بيانگر مطالعات و تحقيقات و اعلام نتايجي است كه نياز به تشريح و ارائه توضيحات كامل دارد

ج- گزارش آماري :
دراين فرم اطلاعات بصورت ارقام واعداد ونمودارهاي مختلف ارائه ميگردد .

نحوه تدوين گزارش

اسلاید 10 :

دستور در لغت به معني: وزير،قاعده ،روش،اجازه ، و فرمان گفته مي شود
به نظر آقاي چستر بارنارد براي اينكه دستوري مورد قبول مروسين قرار گيرد لازم است چهار شرط زير رعايت گردد :

آ – دستورها بايد در حد فهم و ادراك و اطلاعات آنها باشد .
ب_ دستور هابه نظر مجري آن نبايد مغاير با اهداف و مقاصد سازمان باشد.
ج- دستور نبايد مخالف اميال و منافع مشروع مجري باشد .
د – مجري دستور بايد توانايي اجراي دستور را داشته باشد .

اصول صدور دستور و دستورالعمل نويسي

اسلاید 11 :

دستورالعمل مقررات مدون است كه طريقه انجام وظيفه ، شغل يا عمل اداري معيني را نشان مي دهد .

فايده دستورالعمل كتبي آن است كه يك نوع وحدت عمل در انجام كار ايجاد مي كند . بعلاوه از ميزان سرپرستي و نظارت لازم مي كاهد و عملا وسيله موثري به منظور تفويض اختيار به شمار مي رود .

اصول صدور دستور و دستورالعمل نويسي

اسلاید 12 :

1- مشخص نمودن هدف
2- مشخص نمودن مستندات
3- تعيين وامنه شمول
4- تعيين اولويت ها در تنظيم مراحل كار
5- تعيين سر فصلها
6- كسب اطلاعات لازم در زمينه مراحل كار
7- تدوين و تنظيم

مراحل تنظيم دستورالعمل

اسلاید 13 :

1- دستور ابزار قدرت نمايي نكنيد .

2- از صدور دستور العمل ها به شكل شوخي و تفريح خودداري كنيد.

3- در انتخاب كلمات و طرز بيان خود دقت كنيد.
( ممكن است منظور شما به درستي انتقال نيابد )

4- درك دستورالعمل هاي خود را از سوي كاركنان هميشه بديهي ندانيد .

5- به واكنش ها سريعا توجه كنيد. (به گله كارگران توجه كنيد و فرصت كافي بدهيدجهت سوء برداشتها و ترميم اشتباهات و كشف مخالفتها )

نكات مهم در تنظيم دستورالعمل

اسلاید 14 :

6- توضيحات كافي ارائه دهيد .

7- دستورهاي متناقض صادر نكنيد .

8- پشت سر هم دستور ندهيد .

9- تنها كارگر مشتاق را انتخاب نكنيد وازناديده گرفتن كارگراني كه از كار فرار مي كنند، پرهيز كنيد .

10- به هنگام عصبانيت ، دستورالعمل صادر نكنيد .

11- به هيچ يك از افراد بيش از اندازه ، كار محول نكنيد .

اسلاید 15 :

ساختار گزارش

الف- مفصل:
1-فهرست مطالب؛
2-فهرست پیوست ها؛
3-پیش گفتار؛
4-متن؛
5-نتیجه و رهنمود؛
6-پیوست ها(جداول ، نمودارها،تصاویر)
7-فهرست منابع و مآخذ؛

ب - ساده:
1-سرلوحه(آرم سازمان،نام سازمان،شماره،
تاریخ،پیوست) :
2-عناوین(گیرنده،فرستنده و موضوع نامه) :
3-متن نامه :
4-مشخصات امضاء کننده :
5-گیرندگان رونوشت :
سر لوحه
به:
از:
موضوع:
با سلام:
..
.
.
.
. امضاء
گیرنده

اسلاید 16 :

تهيه گزارش
ازشما خواسته مي شود
گزارشي تهيه كنيد
خودشروع به تهيه گزارش مي نمايد
الف
تا حدممكن ازطريق پرسش مستقيم يا ساير
امكانات اطلاعات درزمينه هدف مخاطب
جمع آوري مي كند
كار را به صورت يك سئوال درذهن
خواننده عبارت بندي كنيد
مثلا در مورد كندي كار در سازمان
خواسته را به يك پرسش
تبديل نماييد
علل نارسايي وكندي كاررادرسازمان
متبوع توضيح دهيد وراه حل هاي
رسيدن به هدف را ارائه نماييد
تا قادر باشيد
تا قادر باشيد

اسلاید 17 :

خوداطلاعات كافي داريد وهدف را مي شناسيد
پرگويي خارج ازوقت وتوان مخاطب بپردازد
به دليل اختصار بيش از حد ، ذهن مخاطب را درابها م قرار مي دهد به دليل حجم اطلاعات ودرگيري ذهني طولاني مدت با مسئله ممكن است
حسن گزارش از نوع ب
خطا در گزارش از نوع ب :
حسن گزارش نوع الف : مخاطب ازقبل هدف وانتظارات رامي شناسد
خطا درگزارش نوع الف : به دليل عدم اطلاعات كافي نهايتاَ موفق به طرح يك سوال صحيح جهت رسيدن به هدف مورد انتظار نگرديد

اسلاید 18 :

ویژگیهای مخاطب
دانستن افكار

تمايلات

خلق وخو

تحصيلات

نحوه تصميم گيري يا ارجاع گزارش به تصميم گيرنده
چه ويژگيهايي درمخاطب بايد مورد توجه قرارگيرد تا منجر به تهيه يك گزارش كامل گردد?

اسلاید 19 :

مراحل چهارگانه گزارش نويسي
آ -مرحله برنامه ريزي ، تداركات وتهيه ملزومات

ب - مرحله تنظيم وساماندهي گزارش ،وطبقه بندي اطلاعات و “طرح ربط منطقي مطالب “

ج - مرحله نگارش

د- مرحله تجديد نظر واصلاح وتهيه متن نهايي

اسلاید 20 :

نحوه تنظيم گزارش

مقدمه – متن – پايان

قانون طلائی

تاثير خواننده گزارش

اصل تاكيد در گزارش

شرح الگوهاي ساختار گزارش

شرح مختصر مرحله دوم گزارش نويسي

نمونه كد بندي اطلاعات

چند قاعده در تهيه رئوس مطالب(كد بندي)
فهرست