بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
اصول گزارش نویسی
اسلاید 3 :
اکثر مهندسین ناظر،حوزه نظارتی خویش را صرفا مربوط به مسائل فنی ساختمان در حال احداث میدانند لکن دقت در قوانین و آئین نامه ها ،ما را با تکالیف دیگری برای مهندسان ناظر در کارگاه های ساختمانی آشنا می سازد که البته عدم اجرای درست آنها ، مسئولیت هایی را متوجه مهندسان محترم ناظر خواهد ساخت.
اسلاید 4 :
ناظران علاوه بر تسلط کافی در مسائل فنی و ایمنی در موضوعات حقوقی از جمله شیوه ی نگارش نامه های اداری و گزارش نویسی ، تنظیم لایحه ، دفاعیه و اظهار نامه می بایست آشنایی کافی و وافی داشته باشند و گرنه با وجود کاستی ها و نواقص متعدد در این حوزه ، در بروز حوادث متحمل تبعات سنگین مادی و معنوی خواهند شد.
اسلاید 5 :
با وجود خلاء های قانونی بسیار، گزارش های به موقع و درست، تنها ابزاری است که موجب احقاق حق ناظران در حوادث ناگوار ساختمانی می شود که مهندس ناظر می بایست ضمن پرهیز از تناقض گویی ، با استناد به قوانین و مقررات در گزارش های خود موضوع را منعکس نماید.
اسلاید 7 :
لزوم ایجاد نوار زمان در فرایند نظارت پروژه:
پایان سقف
شروع پروژه
پایان فونداسیون
پایان اسکلت
پایان عملیات اجرایی
پایان سفتکاری
پایان نازک کاری
اسلاید 8 :
ناظری که توانایی نگارش گزارش را نداشته باشد و نتواند دیده هایش را بدرستی در قالب کلمات جاری نماید ، مثل کودکی است که فقط با جیغ و فریاد می تواند خطر را هشدار دهد اما نمی تواند دقیق بگوید چه اتفاقی افتاده و یا خواهد افتاد.
اسلاید 9 :
لغت گزارش به چه معنی است؟
گزارش به معنای انجام دادن ، بجای آوردن، اظهار نظر کردن ، درمیان نهادن، شرح و تفسیر کردن است.
معنی اصطلاح گزارش چیست؟
گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح ، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائل خاص، گفتگو می کنند.
اسلاید 10 :
اهمیت گزارش نویسی
نوشتن یا مکاتبه آسان ترین ، کم هزینه ترین، مطمئن ترین و با دوام ترین وسیله ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات از زمان های گذشته تا کنون به شمار میرود.
اسلاید 11 :
ضرورت گزارش نویسی
در اعتبار و اطمینان مکاتبات و مطالب مکتوب به عنوان سندیت موضوع قوانین مختلفی وضع شده است به طوری که در همین زمینه ماده 1284 قانون مدنی کشور بیان میدارد:
سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
اسلاید 12 :
نقش و اثر واژه مهم نامه های اداری در نظام جریان امور اداری هر سازمان کاملا مشهود است و می توان مدعی شد که هیچ کاری را بدون نامه یا گزارش در موسسات نمی توان به صورت رسمی انجام داد و مهم ترین وسیله هماهنگی در داخل سازمان و یا خارج از سازمان نامه یا وسیله مکتوب دیگری مثل گزارش کار، صورت جلسه، ابلاغیه، آئین نامه ، بخش نامه و . است.
اسلاید 13 :
تعریف گزارش نویسی
عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار ، اطلاعات، حقایق،علل مسائل، رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها ، برای رسیدن به راه حل صحیح ، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و دو اصل ساده نویسی و سالم نویسی استوار باشد.
نکته:
گزارش باید به گونه ای تدوین شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.
اسلاید 14 :
نکاتی در تنظیم نامه اداری یا گزارش:
بهتر است در سربرگ های چاپی باشد( نام و نام خانوادگی، رشته ، شماره پروانه اشتغال به کارمهندسی)
نکته: از نگارش نامه در کاغذ عادی تا حد امکان خودداری نمایید.
در ذیل اوراق مشخصاتی از قبیل آدرس کامل پستی،کدپستی، شماره تلفن ثابت و همراه، پست الکترونیک قید گردد.
آرم سازمان در سربرگ نامه ها موجود باشد.
نامه و گزارش در بالا و سمت چپ دارای شماره ، تاریخ و پیوست ( در صورت لزوم ) باشد.
رو نوشت نامه یا گزارش تکمیل باشد( حداقل دو مرجع)
اسلاید 15 :
سعی شود نامه های اداری تایپی باشد و ناظرینی که هنوز خود را به ابزار نگارش و تایپ کامپیوتری مجهز نکرده اند زودتر اقدام نمایند.
استفاده از فونت های مناسب و با فاصله گزاری های مناسب از اطراف کاغذ و رعایت سایز فونت مورد استفاده در مجموع زیبایی و شکیل بودن نامه می تواند تاثیرات مثبت در خواننده ایجاد نماید.
در نامه ها یا گزارش های بیش از یک صفحه ، شماره ترتیب صفحات در پایین صفحات حتما درج گردد مثلا 2/1 یا 2/2
نامه یا گزارش ناظر می بایست صریح ، صحیح ، مستدل ، روشن و بدون ابهام باشد.
ادبیات بکار رفته در نامه،عباراتی توام با احترام باشد.( درج عنوان بدون عبارات احترام آمیز بدور از فرهنگ اصیل ایرانی است.)
اسلاید 16 :
گزارش بایستی بازگو کننده حقایق باشد و در هیچ موردی اطمینان بیجا و غیر مستند ندهد و عقاید، احساسات و سلیقه مهندس ناظر در آن مداخله نکند.
قواعد درست نویسی، نکات دستوری، علائم و نشانه ها در آن رعایت شود.
ذکر دلایل فنی ، مستندات و ارجاعات قانونی در نامه یا گزارش ضروری است.
تهیه کننده گزارش یا نامه نباید تحت تاثیر شرایط محیط ، جو سازی ها و غوغاسالاری قرار گیرد و صرفا می بایست واقعیت ها را درج نماید.(گاهی اوقات ممکن است شرایط چنان طبیعی ساخته شود که با واقعیت اتفاق افتاده تفاوت چندانی نداشته باشد و گزارشگر را به اشتباه بیندازد.)
اسلاید 17 :
گزارش می بایست تناسب اجزاء داشته باشد( گزارش بایستی دارای حجم متناسب با موضوع بوده و نه بسیار طولانی و ملال آور و نه کوتاه و خلاصه باشد، در عین حال همه ی نکات لازم را به صورتی جذاب و موثر طوری به خواننده منتقل کند که رقبت و علاقه وی را در مطالعه کامل موضوع برانگیزد تا خواننده مطالب را به طور دقیق و جزء به جزء درک نماید.)
نامه یا گزارش می بایست دارای وابستگی عناصر باشد.(گزارش بایستی بر اساس تفکری صحیح، منطقی و فنی تدوین شده باشد و از حدس، گمان و احتمال دور بوده و اعتماد خواننده را جلب کند و فاقد مطالب متضاد و دوگانه باشد بطوریکه تمامی عناصر تشکیل دهنده موضوع بایکدیگر متناسب باشند و یکدیگر را انکار نکند،بلکه باعث تقویت کلی م.ضوع و مطلب باشند).
ضمایم شامل دستور کارها، صورت جلسات کارگاهی ، محاسبات و ارجاعات که پشتوانه ی نظر های مندرج در گزارش هستند می بایست جهت جلوگیری از حجیم شدن گزارش ، از درج در متن گزارش خودداری شود.
اسلاید 18 :
نمونه سربرگ
اسلاید 19 :
نکاتی که باید در گزارش نویسی به آن توجه کرد:
1. مخاطب گزارش کیست؟ همیشه باید در نظر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و قرار است گزارش پاسخگوی چه نیازی باشد.
نکته: گزارش نویس باید توجه داشته باشد که مخاطب در آغاز از هدف او آگاهی ندارد و در این صورت باید مسئله را بگونه ای در اول گزارش خود طرح نماید.
2. توجه به عنوان در گزارش نویسی: انتخاب عنوان باید تا حد امکان کوتاه و بامحتوای متن هماهنگ باشد، در عنوان گزاری از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده شود.
اسلاید 20 :
مراحل تهیه گزارش
در تنظیم گزارش های مراحل اصلی کار ابتدا پیش نویس آن را تهیه کنید، این کار به مهندس جرات میدهد تا با اعتماد به نفس و درک هدف، موضوع و تسلط بر وظایف محوله ، اطمینان بیشتری در مورد گزارش ها داشته باشد.
هنگام تهیه پیش نویس که حکم اسکلت و ستون فقرات گزارش را دارد باید موارد زیر رعایت گردد.
با خط خوانا نوشته شود ویا در صورت لزوم تایپ گردد.
فاصله میان خطوط رعایت شود، بگونه ای برای خواننده مفهوم باشد.
روی تمام برگ های گزارش شماره صفحه درج گردد.
زیر نکات مهم خط ممتد کشیده شود.
پاورقی را با خط ممتدی از اصل مطالب جدا کنید.
درصورتی که گزارش دارای پیوستی و مستندات مورد اشاره است می بایست پیوست ها شماره گزاری و مورد استناد قرار گیرد.
