بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
گزارش نویسی Report Writing
اسلاید 2 :
کار عملی
نوع گزارش: گزارش رسمی بلند
ویژگی های گزارش:
1- فایل word
2- حداقل در 2 صفحه
3- استفاده از یک جدول یا نمودار در متن گزارش
4- رعایت اصول نگارشی و نقطه گذاری
5- ارسال گزارش از طریق ای میل:
اسلاید 3 :
واژه «گزارش»
-گزارش در لغت به معنای تفسیر قضیه، شرح و تفصیل خبر یا کاری که انجام یافته (فرهنگ عمید)
- بیان و اظهار (فرهنگ معین)
اسلاید 4 :
اصطلاح «گزارش»
گزارش در اصطلاح، انتقال اطلاعات از فرد یا افرادی که آنها را می دانند و یا به طریق علمی به دست آورده اند، به فرد یا گروهی که نمی دانند و نیازمند اطلاعات مزبور برای اتخاذ تصمیم تا انجام یک کار هستند، است.
اسلاید 5 :
تعریف «گزارش نویسی»
- گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.
- در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.
اسلاید 6 :
هدف و فایده «گزارش نویسی»
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
تأثیر گذاشتن بر مخاطب
اسلاید 7 :
کاربرد «گزارش نویسی»
کاربرد گزارش نویسی در سازمان به عنوان ابزار مدیریت در جهت انجام وظایف مدیران و گردش کار مطلوب در سازمان و ایجاد ارتباطات رسمی سازمان می باشد. که عمده کارایی آن عبارت است از:
برنامه ریزی، سازماندهی و هماهنگی
اطلاع از اجرای صحیح دستور (کنترل)
آگاهی از وظایف واحدها (هدایت)
آگاهی از پیشرفت کار (رهبری)
آگاهی از روشهای انجام کار
آگاهی از کمال یا نقص فرامین
اطلاع از مشکلات (کنترل)
ارزیابی توانمندی های مجموعه تحت سرپرستی
اسلاید 8 :
تهیه گزارش (خواننده گزارش کیست؟)
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که او خود تصمیم می گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می کند، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از این مسائل می تواند گزارش خود را به شکلی تهیه کند که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.
اسلاید 9 :
هدف از تهیه گزارش
تهیه گزارش به دو شکل انجام می گیرد:
از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید
خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید
اسلاید 10 :
مراحل گزارش نویسی
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارتند از:
مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش (ربط منطقی مطالب)
مرحله نگارش
مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی
اسلاید 11 :
مرحله اول گزارش نویسی: برنامه ریزی
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است.
در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد (اکثر گزارشهای مختصر و توضیحی)
در گزارشهای اداری و فنی و تحقیقی با توجه به اینکه نویسندگان گزارش به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل ارائه هستند بهتر است در مرحله برنامه ریزی از روش علمی استفاده نمایند.
اسلاید 12 :
مراحل روش علمی
تعریف مسأله
طرح مقدماتی گزارش
انتخاب روش مناسب
جمع آوری اطلاعات و داده ها
تحلیل و تفسیر
نتیجه گیری براساس داده ها و تفسیرها
اسلاید 13 :
1- تعریف مسئله
تعریف مسئله باید عبارتی دقیق، کوتاه، روشن و بدون ابهام، جامع و مانع، مشخص و محدود باشد و حتی الامکان از کلمات قابل مشاهده، محاسبه و قابل اندازه گیری استفاده شود که به صورت امکان آورده شدن است:
1- عبارت خبری: می خواهیم به علل پایین بودن بهره وری پی ببریم
2- عبارت مصدری: کشفا علل پایین بودن بهره وری
3- عبار سوالی: علل پایین بودن بهره وری چیست؟
در حقیقت با سوالات چالشی باعث می شویم تعریف مسئله به صورت دقیق تر انجام گیرد
اسلاید 14 :
2- طرح مقدماتی گزارش
طرح مقدماتی گزارش شامل چهار مرحله است:
الف) تعیین هدف گزارش- حدود گزارش
ب) معیارهای انتخاب متدلوژی گزارش
ج) طرح سوالات، مشکلات و تنگناها
د) گزارشخواه کیست و دانستن نظر او راجع به مسئله مورد بحث
اسلاید 15 :
الف) تعیین هدف گزارش- حدود گزارش
الف- 1) اطلاع و بیان حقایق و یا توصیف داده ها
الف- 2) اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
الف- 3) اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل و استنتاج بعلاوه ارایه پیشنهاد و راه حل
الف- 4) تعیین حدود گزارش
الف- 5) تعیین موضوعات اصلی و فرعی
اسلاید 16 :
ب) معیارهای انتخاب متدلوژی گزارش
انتخاب متدلوژی گزارش با توجه به روش جمع آوری آمار و اطلاعات و داده ها (مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک) صورت می گیرد.و موارد زیر نیز باید در انتخاب متدلوژی گزارش مورد توجه و تاکید قرار گیرد.
ب- 1) ماهیت گزارش
ب- 2) هزینه موردنیاز برای انجام گزارش
ب- 3) فواید ممکن و مورد دسترس
ب- 4) حدود زمان و دقت لازم برای گزارش
ب- 5) انتخاب فرضیه مرتبط با موضوع گزارش
اسلاید 17 :
ج) طرح سوالات، مشکلات و تنگناها
در ابتدا و قبل از نگارش و شروع به کار گزارش، نویسنده باید تمامی سوالات و مشکلات احتمالی و تنگناهای کار را در ذهن خود مطرح و برای هر کدام پاسخ مناسب و روشنی بدست آورد.
آیا وقت کافی برای انجام گزارش داریم؟
آیا منابع مالی گزارش تأمین شده است یا می شود؟
آیا منابع، مواد و تجهیزات در دسترس است؟
آیا به افراد دیگری در انجام گزارش نیاز داریم؟
آیا به تخصص دیگری در انجام گزارش نیاز داریم؟
و .
اسلاید 18 :
د) نظر گزارشخواه
بررسی نگرش، تخصص، هدف از خواستن گزارش، عقاید ، تفکرات، سطح سازمانی گزارشخواه و . از ملزومات ابتدایی نگارش یک گزارش است به طوریکه با آگاهی از این مسائل مسیر گزارش و گزارش نویسی می تواند تغییر کند.
اسلاید 19 :
3- انتخاب روش مناسب برای گزارش
با توجه به روش جمع آوری اطلاعات می توان یک روش مثل مصاحبه، پرسشنامه، روش کتابخانه ای و مطالعه اسنادی یا ترکیبی از این موارد برای روش نگارش گزارش انتخاب نمود.
اسلاید 20 :
4- جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
در این مرحله با توجه به روش انتخاب شده آمار و اطلاعات موردنیاز را جمع آوری می کنیم.
داده ها باید به صورت هدفمند، مرتب و دسته بندی شده تهیه شده تا در مراحل بعد تفسیر و استنتاج لزم روی آن صورت گیرد این مرحله شامل چهار جزء است:
الف) طبقه بندی داده ها (classification data)
ب) عینیت گرایی (objectivity)
ج) تحلیل داده های کیفی (analyzing qualitative data)
د) تحلیل داده های کمی (analyzing quantitative data)
