بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
نکته هایی درآیین نگارش نامهها و دستور خط فارسي
اسلاید 3 :
تاریخچه نامه نگاری در ایران
مشخصات نامههاي اداري
نامه در اصطلاح عبارتست از مكاتباتي كه با هدف معين و مشخص بين اشخاص حقيقي و يا حقوقي و همچنين سازمانها به منظور برقراري ارتباط مبادله ميگردد. ويژگيهايي كه باعث مشخص شدن نامههاي اداري ميشوند عبارتند از: شماره، تاريخ، عنوان، عنوان واحد گيرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، عنوان و نام و امضاي شخص صلاحيتدار. اندازه و ابعاد نامههاي اداري در دو قطع بزرگ و كوچك استاندارد شده است: قطع بزرگ 210 در 297 ميليمتر (4A) و قطع كوچك 148 در 210 ميليمتر (5A). قطع 4A مخصوص نامههايي است كه از پنج سطر صفحه 4A بيشتر باشد. قطع 5A مخصوص نامههايي است كه از پنج سطر صفحه 5A كمتر باشد. قطع6A به اندازه 105 در 148 بيشتر براي يادداشتهاي اداري مورد استفاده قرار ميگيرد. قطع 3A هم به اندازه 297 در 420 براي جدولها، نمودارها و صورتهاي مالي و اداري كاربري دارد.
اسلاید 4 :
انواع نامههاي اداري
نامههاي اداري به لحاظ ماهیت و سطح سازمانی
انواع نامههاي اداري از لحاظ زمان اقدام
انواع نامههاي اداري به لحاظ امنیتی
اسلاید 5 :
قانون مجازات انتشار و افشای اسناد محرمانه و سری دولتی مصوب 1353/11/29
ماده 1 - اسناد دولتي عبارتند از هر نوع نوشته يا اطلاعات ثبت يا ضبط شده مربوط به وظايف و فعاليتهاي وزارتخانهها و مؤسسات دولتي ووابسته به به دولت و شركتهاي دولتي از قبيل مراسلات - دفاتر - پرونده - عكسها - نقشهها - كليشهها - نمودارها - فيلمها - ميكرو فيلمها ونوارهاي ضبط صوت كه در مراجع مذكور تهيه و يا به آن رسيده باشد. اسناد دولتي سري اسنادي است كه افشاي آنها مغاير با مصالح دولت و يا مملكت باشد. اسناد دولتي محرمانه اسنادي است كه افشاي آنها مغاير با مصالح خاص اداري سازمانهاي مذكور در اين ماده باشد.
اسلاید 6 :
ماده 2 - هر يك از كاركنان سازمانهاي مذكور در ماده يك كه حسب وظيفه مأمور حفظ اسناد سري و محرمانه دولتي بوده يا حسب وظيفه اسناد مزبور در اختيار او بوده و آنها را انتشار داده يا افشاء نمايد يا خارج از حدود وظايف اداري در اختيار ديگران قرار دهد يا به هر نحو، ديگران را از مفاد آنها مطلع سازد در مورد اسناد سري به حبس جنايي درجه 2 از دو تا ده سال و در مورد اسناد محرمانه به حبس جنحهاي از شش ماه تا سه سال محكوم ميشود همين مجازات حسب مورد مقرر است درباره كساني كه اين اسناد را با علم و اطلاع از سري يا محرمانه بودن آن چاپ يا منتشر نموده و يا موجبات چاپ يا انتشار آن را فراهم نمايند.
در صورتي كه افشاي مفاد اسناد مذكور در اثر عدم رعايت نظامات يا در اثر غفلت و مسامحه حفاظت آنها صورت گرفته باشد مجازات او سه ماه تا ششماه حبس جنحهاي خواهد بود
ماده 3 - هر يك از كاركنان سازمانهاي مذكور در ماده 1 يا اشخاص ديگر كه اطلاعات يا مذاكرات يا تصميمات سري و محرمانه دولتي را به نحوي ازانحاء به كسي كه صلاحيت اطلاع بر آن را ندارد به دهد يا موجبات افشاء يا انتشار آنها را فراهم نمايد عمل مرتكب در حكم افشا يا انتشار اسناد سري يامحرمانه دولتي محسوب ميشود.
ماده 4 - تعقيب كيفري هر يك از جرايم مذكور در موارد فوق موكول به تقاضاي وزارتخانه يا مؤسسه يا سازماني است كه اسناد آن منتشر يا افشاء شده است.
اسلاید 7 :
ماده 5 - در صورتي كه اعمال فوق به موجب قوانين ديگري مستلزم مجازات شديدتري باشد مرتكب به مجازات اشد محكوم خواهد شد.
ماده 6 - هرگاه انتشار يا افشاي اسناد دولتي مذكور در اين قانون متضمن جاسوسي يا جرايم ديگري باشد كه رسيدگي به آن در صلاحيت دادگاههاي نظامي است در دادگاههاي مزبور رسيدگي خواهد شد.
ماده 7 - نيروهاي مسلح از شمول مقررات اين قانون مستثني بوده و تابع قوانين خود ميباشند.
ماده 8 - آييننامه طرز نگاهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و طبقهبندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات توسط وزارت دادگستريتهيه و به تصويب هيأت وزيران خواهد رسيد.
اسلاید 8 :
اركان نامه اداري
سرلوحه:
شامل عنوان بالاي نامه، آرم سازمان یا نشانِ نظام جمهوري اسلامی، شماره، تاریخ و شرحِ پیوست است. آرم در سمت راست، به نام خدا در بالاترین نقطهي وسط، تاریخ، شماره وشرح پیوست هم با ترتیبی که یاد شد در سمت چپ سرلوحه قرار میگیرند.
عنوان:
دراین قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن "مخاطب" است.
اسلاید 9 :
عنوان نامه را چگونه بايد بنویسيم؟
اگر مخاطب نوشتههای اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دستهبندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیار ساده خواهد بود.
الف- عنوان سازمان:
برای نامه اداری، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرار داده میشود:
وزارت بازرگانی– اداره کل امور اداری:
این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است. برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف میشود و تنها به ذکر عنوان واحد (اداره کل امور اداری) اکتفا میشود.
اسلاید 10 :
ب- عنوان اشخاص
1-از به کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.
2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند استهزاء تلقی میشود، نه احترام.
3-برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند، تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست.
4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ "محترم" آورده شود.
5-به کارگرفتن واژهها مانند "مدیریت" و ''ریاست"و معاونت پس از ذکر نام اشخاص صحیح نیست. اینگونه واژهها بیانگر جایگاههای اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آنها، بهتر است مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.
6-اگراسم به کارگرفته نشود، میتوان از واژههای مدیریت، ریاست و معاونت استفاده کرد.
7-اگر اولین بار است که به شخصی نامه نوشته میشود، ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.
8-در پاسخ به نامههای وارده به مشخصات فردی (نام، نام خانوادگی) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است، مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده، شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.
اسلاید 11 :
متن از سه قسمت مقدمه، پیام و نتیجه تشکیل می شود:
مقدمه
مقدمه در فرهنگهای فارسی معادل مطلع یا سرآغاز، درآمد و زمینهسازی آمده است و عبارتست از:
هر مطلبی که در آغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند:
عطف به نامه شماره .
بازگشت به نامه شماره .
در پاسخ به نامه شماره.
با توجه به بخشنامه شماره .
در اجرای دستور نامه شماره .
در اجرای دستورتلفنی مورخه .
در اجرای دستورشفاهی آن مقام .
اسلاید 12 :
مقدمه
سفارش میشود از واژههای بازگشت و در پاسخ استفاده شود.
چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه، تهیه و ارسال میشود. بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیز ذکر شود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:
بازگشت به نامه شماره 446 مورخ 85/7/19 در مورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی میرساند..
چنانچه نامهای به دنبال نوشتههای قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود، ذکر سابقه بهصورت زیرخواهدآمد:
پیرو نامه شماره..مورخ ..
در مورد نامههایی که ابتدا به ساکن نوشته میشود و بدون سابقه قبلی است باید در مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:
نظر به این که شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد.
چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است.
در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامههای طبقهبندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیشنویس آییننامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی .
اسلاید 13 :
پیام یا پیکره اصلی
این قسمت از متن، مرکز اصلی نوشته محسوب میشود و تمام ارکان و اجرای نامه، مقدمه و موخرههایی هستند که باید در خدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشتههای اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است.
در موقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید.
تصور کنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید. چه میگویید؟
آنچه میخواهید بگویید روی کاغذ بیاورید. به همین سادگی و به همان سادگی گفتار، ساختمان اصلی نوشته شما آماده است، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع میشود. مختصر بنویسید و جملات را بیجهت طولانی نکنید.
هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آنها دچار مشکل میسازد وخواننده پيام اصلی را گم میکند. اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشتهی اداری هستید، ابتدا به موضوع اصلی و سپس به پیامهای فرعی بپردازید. بهتر است موضوعهای مختلف را در بندها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.
اسلاید 14 :
نتیجه یا پایان نوشته
نوشتههای اداری هریک به گونهای پایان مییابند، اما مطالب پایانی اغلب نامهها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیمگیری صحیح هدایت میکند. مثال:
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.
با توجه به مطالب فوق انتظار میرود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.
اسلاید 15 :
امضاء و رونوشت
امضاء در پایانِ نامه، با یک سطر فاصله از سطر پایانی و در قسمت چپ کادر درج می شود.
در قسمت امضاء ابتدا نام حقیقی صاحب امضا و سپس در ذیل نام حقیقی، سمتِ حقوقی امضاء کننده نوشته میشود. ذکر تاریخ در امضا جایز و حتی مفید است.
ارسال نامه براي گیرندگان بايد قابل توجیه باشد .یعنی گیرندگان کسانی باشند که به هر دلیل موجه، باید از متن نامه مطلع شوند. عنوان رونوشت یا گیرندگان با یک سطر فاصله از خط امضاء در سمتِ راست صفحه، بدون تورفتگی پاراگراف نوشته ميشود.
اسلاید 16 :
نشانی فرستنده
اغلب سازمانها و مؤسسهها نشانی خود را در فُرمِ چاپی کاغذِ نامهها چاپ میکنند؛ اما گاهی این نشانیها کامل و جامع یا در محل مناسب درج نمیشود .نشانی باید در پایینترین قسمت نامه، در ذیل نام گیرندگان نوشته شود .هدف اصلی از درج نشانی فرستنده در صفحه نامه سرعت و راحتی شناختِ مکان فرستنده است؛ تا اگر مخاطب، مثلاً خواست پاسخ نامه را براي نویسنده بفرستد بتواند براحتی و با سرعت او را بیابد یا با وي تماس بگیرد .در بخش نشانی، ابتدا آدرس و کد ده رقمی پستی، در صورت وجودِ صندوق پستی، شمارهي صندوق نوشته شده و سپس شماره تلفن و نمابر ذکر میشود.
اسلاید 17 :
بخشنامه
بخشنامه همان نامه اداري است؛ ولی با این تفاوت که نامه اداري تنها براي یک مخاطب و بخشنامه براي مخاطبان متعدد یا حداقل براي دو مخاطب ارسال میشود.
هدف از صدور بخشنامه معمولاً ایجاد هماهنگی، ابلاغ مصوبهها و دستورهاي دولتی یا اداري و نیز اعلام خبر به مخاطبان است.
چون ممکن است سطح معلومات گیرندگان بخشنامه متفاوت باشد، باید تا حد امکان تلاش کرد هنگام نگارش از واژههاي ساده استفاده شود و از به کاربردن اصطلاحات تخصصی پرهیز شود؛ مگر زمانی که مخاطبان داراي تخصصی واحد باشند، نظیر مدیران و کارشناسان و حقوقدانان و.
بهتر است هر برگ بخشنامه که تکثیر میشود، توسط صادر کننده جداگانه امضاء و مهر شود .در این صورت تأثیر بیشتري برگیرنده داشته، بطوري که به لحاظ روانی بخشنامه را مثل نامه و خود را تنها مخاطب مستقیمِ آن میبیند.
اگر علاوه بر گیرندگان اصلی بخشنامه، بخشنامه براي کس یا کسان دیگري نیز ارسال میشود، باید مثل نامه، نام آنان در ذیل امضاي بخشنامه با ذکرِ رونوشت به گیرندگان درج شود.
اسلاید 18 :
بخشنامه
بخشنامه منشأ حق و تکلیف جدیدی نمیشود، اگر چه در صورت عدم مغایرت آن با مفاد قانون و آییننامه لازم الاجرا است.
بخشنامه قابل استناد در دادگاه نیست؛ مستند احکام قضایی قرار نمیگیرد و اصحاب دعوی نیز نمیتوانند به آن استناد کنند.
بخشنامه فقط در محدوده اداره دارای اثر و برای مرئوسین لازمالاتباع است ولی برای غیر آنان تکلیفی ایجاد نمیکند.
بخشنامه مغایر با قانون یا آییننامه بیاعتبار است.
اسلاید 19 :
آييننامه
«مقرراتی که مقامات صلاحیتدار مانند وزیر یا شهردار و غیره وضع نموده و در معرض اجرا میگذارند خواه هدف آن تسهیل اجرا و تشریح قانونی از قوانین موضوعه باشد، خواه در مواردی باشد که اساساً قانونی وضع نشده است.»
بنابر تعریف مزبور، آییننامه ممکن است با هدف تسهیل اجرای قانون و بیان جزئیات آن وضع شود که در این صورت، به آن آییننامه اجرایی گفته میشود. این آیین نامهها، از نظر ماهیت مکمّل قانون هستند. امّا بعضی آییننامهها مقرراتی را بیان میکنند که اساساً در رابطه با آنها هیچ قانونی وضع نشده است. این آییننامهها را آییننامه مستقل مینامند. این نوع آییننامهها گاهی جایگزین قانون بوده و با آن تفاوتی ندارند.
در نتیجه، برخلاف بخشنامه، آییننامه میتواند ایجادکنندة حق و تکلیف جدیدی باشد و به همین دلیل ممکن است مستند رأی دادگاه قرار گیرد و اصحاب دعوا نیز میتوانند به آن استناد کنند. از این رو گفته می شود: بخشنامهها همیشه جنبة اعلامی داشته و شارح هستند، نه مؤسس. حال اگر وزیری با صدور یک بخشنامه حق یا تکلیف جدیدی ایجاد کند، این بخشنامه در حقیقت آییننامه است که به غلط نام بخشنامه بر آن گذاشتهاند.
اسلاید 20 :
صورتجلسه
گردهمايي افرادي که با هدفی مشخص، در زمان و مکانی معین به گفت و گو دربارهي موضوع یا موضوعهایی که از پیش اعلام شده میپردازند. پس صورت جلسه نیز همچون نامه، آييننامه و گزارش سندي معتبر و قانونی است.
ارکان جلسه:
جلسه داراي چهار رکن است: اعضاء، موضوع، زمان و مکان جلسه.
سازمان جلسه :
هر جلسه با حضور رئیس، اعضاء و دبیر جلسه تشکیل میشود که اصطلاحأ به اینان سازمان جلسه گفته میشود. وظیفهي رئیس، اداره جلسه است که از جمله وظایف او تعیین وقت صحبت براي هر عضو و ممانعت از صحبتهاي خارج از موضوع است.
اعضاء نیز یکی دیگر از اجزاي سازمان جلسه هستند .وظیفهي اعضا این است که به محض دریافت دعوتنامه با تأمل دربارهي موضوعِ جلسه و یادداشت نظرات قابل طرح در جلسه، خود را براي شرکت در نشست آماده کنند.
