بخشی از مقاله
مقدمه
مدخلي بر مفهوم مديريت
شايد يكي از مهمترين فعاليتها در زندگي اجتماعي بشر امروز را بتوان مديريت دانست. در عصر حاضر به مدد اين فعاليت است كه مأموريتها و اهداف سازمانها تحقق مي يابند. از منابع و امكانات موجود بهره برداري مي شود و توانايي و استعداد انسانها از قوه به فعل در مي آيد. مديران در انجام وظايف خود فرايندي را دنبال مي كنند كه شامل اجزايي چون برنامه ريزي، سازماندهي، نظارت و كنترل، انگيزش، ارتباطات، هدايت و تصميم گيري است. مجموعة اين فعاليتهاست كه مديريت را شكل مي دهد و هماهنگي و نيل به هدفها را ميسر مي سازد.
صاحبنظران مديريت را هنر انجام امور به وسيلة ديگران توصيف كرده و بر نقش ديگران و قبول هدف از سوي آنان تأكيد ورزيده است. گروهي مديريت را علم و هنر هماهنگي كوششها و مساعي اعضاي سازمان و استفاده از منابع براي نيل به اهداف معين توصيف كرده اند. گروهي ديگر مديريت را در قالب وظايفي چون برنامه ريزي، سازماندهي، هماهنگي و… بيان نموده اند. يكي از علماي مديريت و اقتصاد مديريت را تصميم گيري دانسته و اين وظيفه را بهترين و اصيلترين نقش مدير قلمداد نموده است. عالم ديگري بر نقشهاي مدير از ديدگاه تازه تري نگريسته و براي مدير وظايف و نقشهايي چون رهبري سازمان، منبع اطلاعاتي، و عامل تصميم گيري و رابط با ساير سازمانها بر شمرده است. انديشمندان ديگر نيز نقش هاي هشتگانه اي را براي مدير بر شمرده اند كه در فصل يكم به آنها اشاره خواهد شد.
برنامه ريزي
برنامه ريزي جامع( استراتژيك)
نويسندگان و انديشمندان مديريت هر كدام تعريف خاصي از اين نوع برنامه ريزي ارائه داده اند كه شايد بتوان همة آنها را در اين تعريف خلاصه كرد كه برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است در جهت تجهيز منابع سازمان و وحدت بخشيدن به تلاشهاي آن براي نيل به اهداف و رسالتهاي بلند مدت، با توجه به امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني. البته بايد يادآور شد كه برنامه ريزي استراتژيك قبل از آنكه يك تكنيك و فن باشد يك نحوة تلقي و باور است كه مديران را به تفكر دراز مدت و آينده نگري و پيش بيني افقهاي دور ترغيب مي كند.
خصوصيات برنامه ريزي استراتژيك
1ـ برنامه ريزي جامع، انعكاسي از ارزشهاي حاكم بر جامعه است. جهان بيني ها، اعتقادات و سنتهاي جامعه در برنامه ريزي جامع منعكس مي شود.
2ـ برنامه ريزي جامع معطوف به سؤالات اصلي و مسائل اساسي سازمانها است. سؤالاتي از اين قبيل كه« برنامه هاي امروز سازمان چيست و برنامه هاي آتي چه بايد باشد؟»« امروز كجا هستيم و جهت گيريهاي آينده چيستند؟»«امكانات و منابع سازمان در آينده چه وضعيتي دارند و بايد مصروف چه اهدافي گردند؟»… در برنامه ريزي جامع مطرح مي شوند.
3ـ برنامه ريزي جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبيين رسالتهاي سازمان مديران را در انجام فعاليتهايشان هم جهت و هماهنگ مي سازد.
4ـ برنامه ريزي جامع داراي ديد دراز مدت است و افق هاي دورتري را در سازمان مطرح مي سازد. برنامه ريز در اين نوع برنامه ريزي به آينده هاي دور مي انديشد و مي كوشد تا موقعيت سازمان را در بلند مدت ترسيم نمايد.
5ـ برنامه ريزي جامع، عمليات و اقدامات سازمان را در دوره هاي زماني بالنسبه طولاني هماهنگ نموده و به آنها پيوستگي و انسجام مي بخشد.
6ـ برنامه ريزي جامع در سطوح عالي سازمان شكل مي گيرد، زيرا در اين سطح است كه تقريباً به طور همه جانبه اي اطلاعات لازم در مورد امكانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمركز است.
7ـ برنامه ريزي جامع، فراگير بوده و برنامه هاي عملياتي سازمان را در بر مي گيرد و به آنها جهت مي بخشد.
8ـ برنامه ريزي جامع امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پيش بيني هاي خود را انجام مي دهد.
اهميت و ضرورت برنامه ريزي جامع در سازمان
در سنوات اخير با تغييرات شگفت آوري كه سازمانها را احاطه كرده است، مديران به فراست دريافته اند كه با تعيين و تبيين اهداف و مأموريتهاي سازمان در دراز مدت بهتر مي توانند برنامه هاي خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر كار مي كند و نسبت به محيط خود واكنشهاي مناسبتري نشان مي دهد. از اين رو استفاده از برنامه ريزي استراتژيك و جامع به عنوان يك ضرورت در سازمانها مطرح گرديده است. به كمك اين برنامه ريزي، مديريت قادر مي شود جهت گيريهاي خود را در آينده معين ساخته و سازمان را در مقابل تغييرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ريزي جامع به مدير كمك مي كند تا تصوير روشني از سازمان و هدفهاي آن به دست دهد و فعاليتهاي سازمان را در لواي استراتژي واحدي هماهنگ سازد.
فرايند برنامه ريزي جامع
1ـ تعيين و تدوين اهداف آينده سازمان
2ـ شناخت اهداف و استراتژيهاي موجود سازمان
3ـ تجزيه و تحليل شرايط محيطي سازمان
4ـ تجزيه و تحليل منابع و امكانات سازمان
5ـ شناخت وضع موجود سازمان
6ـ تعيين تغييرات مورد لزوم در استراتژيها
7ـ تصميم گيري در مورد استراتژي مطلوب
8ـ اجراي استراتژي جديد
9ـ كنترل و سنجش استراتژي جديد در عمل
برنامه ريزي عملياتي در سازمان
برنامه ريزي جامع چون چتري بر سازمان و عمليات و اقدامات آن سايه مي گسترد و مديران و مسئولان امور را در انجام فعاليتهايشان هدايت مي كند. اما اين برنامه ريزي راهنما، مديران و مسئولان رده هاي پايين سازمان را از وظيفه اصلي شان كه برنامه ريزي عملياتي است بي نياز نمي سازد. آنان بايد با الهام از استراتژيهاي تعيين شده، و با توجه به اهداف كلي سازمان به برنامه ريزيهاي عملياتي بپردازند و اهداف جزئي شده در واحد خود را تحقق بخشند.
اصولاً برنامه ريزي عملياتي از جهات كلي شباهت بسيار به برنامه ريزي جامع دارد؛ زيرا در برنامه ريزي عملياتي، هدفهاي عملياتي به جاي هدفهاي كلي قرار گرفته و نحوة نيل به آنها در قالب يك سري عمليات پيش بيني مي گردند. در برنامه ريزي عملياتي هدف جزئي به صورت برنامة عمليات در مي آيد و طريق رسيدن به هدف جزء به جزء بيان مي گردد. برنامه ريزي عملياتي را مي توان پيش بيني عمليات براي نيل به هدفهاي معين با توجه به امكانات و محدوديتها و خطوط كلي ترسيم شده در برنامه ريزي جامع تعريف كرد. همان گونه كه ملاحظه مي شود، هدف و پيش بيني عمليات براي نيل به آن، اجزاي اصلي در تعريف برنامه ريزي مي باشند.
تكنيكهاي برنامه ريزي
براي برنامه ريزي عملياتي تكنيكهاي مختلفي ارائه شده است. يكي از ساده ترين اين تكنيكها جدول كارنما است كه ضمن سادگي و سهولت استفاده، در كار برنامه ريزي بسيار مفيد است.
اين جدول كه نمونه اي از آن در شكلهاي زير مشاهده مي شود. فعاليتها، ارتباط و زمان اجراي آنها را نشان مي دهد. براي استفاده از جدول مذكور، ابتدا با توجه به نوع فعاليتها و زمان مصروفه براي آنها، واحدي را براي زمان تعيين مي كنيم. مثلاً واحد زماني را روز يا هفته يا ماه در نظر مي گيريم و هر فعاليت را در رديفهاي جدول درج نموده و زمان آن را با هاشور زدن مشخص مي كنيم.
جدول كارنما
مزيت اصلي جدول كارنما تعيين و نشان دادن فعاليتهاي متوالي و متقارن و نحوه احتساب زمان آنهاست. در صورتي كه دو فعاليت بتوانند باهم انجام شوند( متقارن باشند)، زمان آنها ( كلاً يا بعضاً) بر هم منطبق خواهد شد و در صورتي كه انجام يكي منوط به انجام ديگري باشد( متوالي باشند)، تقارن زماني وجود نخواهد داشت، و از زمان هر فعاليت به طور مجزا و مستقل به حساب مي آيد.
نمونة تكميل شده جدول كارنما
بدين ترتيب جدول كارنما زمان واقعي انجام برنامه را نشان مي دهد، و توالي و تقارن فعاليتها را مشخص مي سازد. به عنوان مثال، اگر برنامة ما شامل سه فعاليت الف، ب و ج باشد كه به ترتيب دو ، سه و پنج هفته به طول مي انجامند، زمان كل برنامه ظاهراً ده هفته خواهد بود. اما اين پيش بيني در صورتي صحيح است كه اين سه فعاليت متوالي باشند. در حالي كه اگر فعاليت ب و ج متقارن باشند با استفاده از جدول كارنما مشاهده مي شود كه زمان كل برنامه هفت هفته خواهد بود. بدين ترتيب جدول كارنما ضمن آنكه فعاليتهاي هر برنامه و زمان انجام آنها را تعيين مي كند، نحوة ارتباط فعاليتها( متقارن بودن يا متوالي بودن آنها) و زمان واقعي كل برنامه را به دست مي دهد، كه در برنامه ريزي اهميت فراواني دارد.
جدول كارنما اساس تكنيك پيچيده تري در برنامه ريزي است كه آن را تكنيك تجزيه و تحليل شبكه مي نامند، و امروزه در پروژه هاي عملياتي كاربرد فراوان دارد.
برنامه ريزي نيروي انساني
برنامه ريزي نيروي انساني بخشي از برنامه ريزيهاي كلي سازمان بوده و هدف آن تشخيص و تأمين كادر مورد نياز با توجه به تغيير و تحولات سازمان در آينده مي باشد. برنامه ريزي نيروي انساني در دو مرحله انجام مي پذيرد: مرحلة اول، برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني در تمامي رده ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه مي باشد. مرحلة دوم، برنامه ريزي تأمين نيروي انساني براي رفع نيازهاي سازمان است. در مرحلة اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلي لازم بوده و در مرحلة دوم، برنامه ريزي وضعيت خدمتي ضرورت پيدا مي كند.
بر اساس برنامه ريزي كلي سازمان است كه مي توان برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني را آغاز كرد و فهرستي از كادر مورد نياز به دست داد. اين فهرست در مقايسه با پرسنل موجود و با عطف توجه به ارتقاي شغلي، خروج از خدمت و امثال آن مي تواند نيروي انساني مورد نياز نهايي را تعيين كند. پس از آن، كوشش برنامه ريز بر آن است كه در تأمين اين نيرو، راههاي ممكن را پيش بيني و مشخص سازد.
برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني
برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني را به دو طريق مي توان انجام داد:
الف: روش تجزيه و تحليلي فعاليتها و هدفها.
ب: روش نرخ روند.
روش تجزيه و تحليل هدفها و فعاليتها
اين روش با تجزيه و تحليل تفصيلي و جزء به جزء برنامه هاي سازمان آغاز مي شود. هر كوششي در جهت تعيين نيازهاي نيروي انساني بدون انجام اين مرحله، بي نتيجه خواهد بود و مسلماً در صورتي كه سازمان فاقد برنامه بوده يا برنامه هاي دقيقي براي فعاليتهاي آتي خود نداشته باشد، اين امر در تعيين نيازهاي پرسنلي نيز تأثير منفي به جاي خواهد نهاد.
به طور خلاصه در روش تجزيه و تحليل هدفها و فعاليتها، بايد هدف و فعاليتهاي اصلي برنامه را در نظر گرفته و آنها را تجزيه كرد تا به كوچكترين جزء كه شغل هاي مورد نياز است رسيد، و سپس با استفاده از استاندارد كار، تعداد مشاغل مورد نظر را بدست آورد.
