دانلود مقاله گزارش چیست؟

word قابل ویرایش
11 صفحه
4900 تومان

گزارش چیست؟
روانشناسان می گویند: نوشته هر شخصی بازتاب اندیشه ها و تمایلات درونی و برونی و پرتوی از شخصیت اوست.
اگر اهل مطالعه- به ویژه اهل تحقیق و تفحص – در تاریخ باشید، کرات نسبت به شخصیت های اساطیری کشور خود و یا ملل جهان قضاوت کرده اید. این قضاوت ها چیزی نیست جز درکی که از لا به لای نوشته ها و گزارش هایی که محققین و تاریخ نویسان برای ما تهیه کرده و به امانت باقی گذاشته اند.
قدمت گزارش دادن شاید به تشکیل اولین هسته های اجتماعی (خانواده) بر می گردد، چون انسان های اولیه برای انجام دادن امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیازها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند. (امروزه به آن گزارش شفاهی گفته می شود)

از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی احتیاج به تحقیق و بررسی پیداکرد، لزوم تداوم و پیگیری مسائلی از این دست، اهمیت گزارش نویسی را مشخص تر کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت، تا هم مردم از کند و کاوهای انجام شده با خبر باشند و هم مبنای باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند.

مراحل چهارگانه گزارش نویسی
به منظور اجتناب از نارسایی گزارش و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده د تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد که جدایی از اصول و تکنیک های گزارش دهی می باشند:
۱- مرحله تهیه و تدارک
۲- مرحله طرح ربط منطقی مطالب
۳- مرحله نگارش
۴- مرحله تجدید نظر و اصلاح
۱- مرحله تهیه و تدارک:

قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه گیری نهایی سودمند باشد.

برای مثال می خواهیم در سیستم آموزشی تغییراتی بدهیم و سیستم سمعی و بصری را جایگزین شیوه قدیمی آموزش – که استاد با استفاده از تخته و سخنرانی انجام می دهد – نماییم.
برای تنظیم چنین گزارشی ابتدا باید فهرستی از افکار خود را که در برگیرنده همه اطلاعات لازم است تهیه کرده مزایا و معایب شیوه قدیم را در طرح خود بگنجانیم. امکانات خود را در نظر بگیریم، اولویت ها و مزایای سیستم جدید را یادداشت، کارکنان خود را برای آشنایی با سیستم جدید ارزشیابی کرده، آن ها را بر حسب استعداد و ارتباط با موضوع برای آموزش مهیا سازیم و هر نوع دلهره و اضطراب را از راه مبادله اطلاعات در آن ها از میان ببریم، تا در برابر تغییرات مقاومت نکنند.

۲- مرحله طرح ربط منطقی مطالب (ترتیب)
اغلب اتفاق می افتد، که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که گزارش های اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد.
البته پس از آشنایی کامل با فن گزارش نویسی و آیین نگارش و کسب مهارت در تنظیم گزارش ها، این کار به صورت عادت در خواهد آمد، بدین معنی که نویسندگان گزارش ها، آنچنان نظم فکری پیدا می کنند که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت می نمایند.
طرحی که باید برای تهیه عناوین مطالب هر گزارش تهیه شود، شامل دو مورد است:

۱- اندیشه و دیدگاه هایی که باید در طرح خود مد نظر قرار دهیم؛ یعنی، باید کلیه افکار و دیدگاه های خود را بدون رعایت حق تقدم و تاخر و یا حذف و تلفیق جمع آوری کرده، سپس طبقه بندی نموده، با توجه به ارزش آنها در مرحله بعد مورد استفاده قرار دهیم.
۲- ترتیبی که باید در بیان اندیشه و دیدگاه ها رعایت نماییم (تحلیل) در این مرحله پس از حذف موارد زاید و تلفیق مفاهیم نزدیک به هم و رعایت ترتیب منطقی؛ رؤوس مطالب را زیر هم قرار داده، طرح اساسی ترسیم می شود و باید برای مقدمه و موخره گزارش نیز پیش بینی لازم را انجام داد.
نکته مهم:

مرحله اول گزارش نویسی (تهیه و تدارک) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند. یعنی مرحله اول، مرحله جمع آوری و مرحله دوم، مرحله ترتیب و توالی منطقی است. و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر است، روی هم موجب تکوین گزارش می شود. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می دهد و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد، بنابراین طرح هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد .
۱- کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.

۲- نظم منطقی مطالب را براساس رعایت تقدم و تاخر و طبقه بندی صحیح به دست دهد.
۳- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی در یابد.
۴- برای هر کسی – حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد – در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
اهمیت انتخاب موضوع گزارش
تعیین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمتهای گزارش است، زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد و موضوع نباید مغایر با متن.
منظور از موضوع، ایجاد زمینه فکری برای مطالب گزارش است که باید با دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود، به نحوی که خواننده با یک نگاه زمینه گزارش را تشخیص دهد و از محتوای متن همان پیغامی را در یابد که از خلال موضوع آن را گرفته و نویسنده گزارش نیز همان را می خواسته است.
چنانچه موضوع، متن را تاکید نکند و یا متن خارج از موضوع باشد، خواننده بلاتکلیف می شود و سرانجام در می ماند که پیغام برآمده از متن را ملاک عمل قرار دهد یا مفهوم برخاسته از موضوع را.

انتخاب موضوع به صورت دقیق، علاوه بر این که بر شناخت هدف و احاطه بر طرح و آگاهی کامل از محتوای گزارش دلالت دارد، یک هنر نیز به شمار می رود.
البته گذراندن دوره های آموزش گزارش نویسی و مطالعه تکنیک های مربوط به آن، مدیران و گزارشگران را در انتخاب موضوع مناسب یاری خواهد داد.
۳- مرحله نگارش
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایه نگارش؛ و نگارش خوب به سرمایه های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثر بخش نخواهد بود مگر آن که علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی بر شمرده زیر توجه نمایید :
 ۱- فکر کردن قبل از نوشتن.
 ۲- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی
 ۳- در نظر گرفتن خواننده.
 ۴- آگاهی به نکات دستوری و جمله بندی در حد لزوم.
 ۵- ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی.
 ۶- پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن
 ۷- به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخصی ندارند.
 ۸- بیان حقایق، بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
 ۹- دانستن فن گزارش نویسی.

رعایت دقیق نکات فوق که هر کدام بحث خاصی را طلب می کند – و از حوصله این نوشته خلاصه خارج است – هر نوشته ای را کامل کرده، اثر بخشی آن را تضمین می نماید.
ما می نویسیم تا فکر خود را به دیگران برسانیم، پس فلسفه و حکمت نگارش، انتقال فکر به دیگران است، از این رو این اصل در تمام مراحل نگارش نقش اساسی دارد. سعدی می گوید:
اول انــدیشه وآنگهی گفتار پای بست آمده است، پسْ دیوار

این جمله منسوب به حضرت علی (ع) است که می فرمایند: «هرگز کلمه نباید قبل از فکر ظاهر شود، چه؛ کلمه از لوازم و ضروریات فکر است و اگر بر این اساس ظاهر شد، غیر قابل اجتناب و غیر قابل حذف است، و همین معنی نسبت به جمله صادق است»
«استاد احمد بهمنیار» در این مقوله سخنی ژرف دارد:

«انسان حیوانی است متفکر … و زندگی اجتماعی او مستلزم این است که بر اظهار آنچه در ضمیر دارد، توانا باشد و معانی و افکاری را که در ذهنش نقش می بندد، به آسانی بیان کند … سخن، نماینده فکر است و فکر، همان انسان است. پس اگر بگوییم: انسان جز سخن نیست، سخنی مطابق با واقع و حقیقت گفته ایم … خط و یا نوشته نیز همان سخن است و اگر انسان را به حیوان کاتب بالقوه، تعریف کنیم؛ مفهوم و مصداقش با مفهوم و مصداق «الانسانُ حَیَوانٌ ناطقٌ» یکی است … و بهترین و کاملترین نماینده سخن، خط یا نوشته است، پس توان گفت که انسان جز نوشته نیست …»
فکر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که درباره ان باید گزارش تهیه کند، چه؛ هدف، هم آغاز حرکت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.

نباید فراموش کرد که هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد، و زمانی این مقصود حاصل می شود که روح هدف و موضوع در کالبد جمله ها و بندها نفوذ کرده باشد.
نوشته شما؛ چه یک گزارش ساده باشد چه گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز کار باید دید نوشته شما برای رساندن کدام یک از هدف های زیر است :
– برانگیختن علاقه خواننده.
– اثر گذاشتن روی حالت روحی او.
– دادن پاره ای اطلاعات.
– حل و فصل یک مساله پیچیده و یا ساده.
– اعلام نتیجه یک ماموریت فردی یا گروهی.
– اعلام نتیجه یک تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و …
– ارزیابی به وسیله خواننده، صدور حکم نهایی توسط او.

سپس باید تا پایان نوشته، هدف را در نظر داشت تا خواننده، پیام گزارشگر را با صحت و سرعت دریابد، زیرا قصد اصلی، رسانیدن پیام است.
هنگام نوشتن باید از لغاتی بهره گرفت که درک آن بین همه مشترک باشد، نه لغاتی که درک و معنی آن مختص خانواده ما باشد، طبیعی است که آوردن واژه ها یا اصطلاحات غیر مشترک تا چه اندازه در رسانیدن پیام، زیان بخش خواهد بود.
نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه؛ متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی درباره گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولاً نویسنده، این وظیفه را در مقدمه گزارش انجام می دهد.
وظیفه مقدمه آن است که خواننده را – بدون آن که دچار سردرگمی شود – در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.

هر مقدمه دارای سه وظیفه اصلی است:
۱- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده.
۲- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش.
۳- به دست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب.

مقدمه هر گزارشی الزاما این سه وظیفه را بر دوش نمی کشد، حتی لازم نیست هر گزارشی مقدمه داشته باشد، اما اغلب گزارش ها ایجاب می کند که مقدمه ای بر آن نوشته شود تا ذهن خواننده برای ورود به مطلب آماده شود. بدیهی است روحیات خواننده، درک میزان نیازهای او و نیز طبیعت گزارش، نویسنده را درچگونگی تنظیم مقدمه هدایت می کند.

رعایت فهم دیگران و تسلیم در برابر ساده نویسی نیاز به تمرین، جسارت روحی و شجاعت اخلاقی دارد، و غرور و خودخواهی، انسان را از تسلیم در برابر منطق و عقل سلیم و در نتیجه اقرار به خطا و خودسازی باز می دارد. بنابراین هر نوشته ای که بهتر بتواند افکار و هدف های ما را عینا و بدون هیچ گونه سوء تعبیری به خواننده منتقل سازد کاملتر و رساتر است.

مثلا اگر انسان تشنه باشد و آب بخواهد، ولی به فرزندش بگوید: «خون من غلیظ شده، یا معده ام التهاب پیدا کرده است، خواهش می کنم آن جسم سیال شفافی را که از دو هیدروژن و یک اکسیژن مرکب است، برایم بیارو» مقصود خود را روشن نکرده است. زیرا اگر می گفت «آب بیاور» فرزندش می فهمید و مقصودش زودتر حاصل می شود. به همین دلیل است که تاکید شده در تهیه گزارش از «کلمات مشترک» و «ساده نویسی» استفاده شود.

نکته ای که باید همیشه به یاد داشت این است که گزارش باید به خودی خود کامل و رسا باشد هر چند یقین داشته باشم که خواننده ما اطلاعات کافی درباره موضوع گزارش داد. بنابراین آگاهی خواننده از محتوای گزارش و سرعت انتقال او در فهم مسائل طرح شده در گزارش، نباید موجب تهیه گزارش ناقص و مبهم شود، بلکه این آگاهی یا اطلاع خواننده گزارش باید ضریب اطمینانی برای نویسنده گزارش باشد، تا یا آسایش خاطر بیشتری پیغام خود را برساند.
بعضی از خوانندگان یا کسانی که گزارش برای آن ها تهیه می شود، سلیقه های به خصوصی دارند که مایلند آن سلیقه ها را تهیه کنندگان گزارش رعایت کنند و گاهی این امر جنبه تعصب به خود می گیرد، به ویژه آنجا که پای تعارف و عناوین اداری یا احترام آمیز به میان می آید.
باید توجه داشت که رعایت هر سلیقه ای، مشکلاتی را به بار می آورد، حال آن که هر سلیقه ای باید تابع اصول و موازین انسانی، اجتماعی، فرهنگی و علمی پذیرفته شده باشد.

خوشبختانه امروزه گزارش ها شکل و فرم منطقی پیدا کرده و تعارفات خسته کننده و مداهنه آمیز فراموش شده و برای رعایت ادب و احترام به چند واژه ساده که دال بر رعایت شؤون افراد و مقامات اداری باشد اکتفا شده است.
قبل از اتمام مرحله نگارش لازم است مثل مقدمه راجع به مؤخره گزارش نیز نکات زیر مورد توجه قرار گیرد:
هنگامی که بحث اصلی گزارش (بدنه گزارش) به پایان رسید. به منظور جمع آوری نته های اصلی و پیش گیری از طولانی شدن بحث به تدوین مؤخره می پردازیم و مؤخره باید دارای ویژگی هایی باشد از جمله این که:
– یک احساس برای کفایت بحث در خواننده ایجاد کند.
– نکات مهم را به صورت خلاصه در خود داشته باشد.

– قدم بعدی را مشخص کند.
در گزارش های طولانی، موارد مهم ممکن است فراموش شود، لذا جمع بندی آن ها در انتخاب گزارش (مؤخره) موجب یادآوری شده و کار را برای تصمیم گیری آسان می کند و این آخرین شانس گزارشگر برای دنبال کردن پیام خود است.
مؤخره نباید هرگز اطلاعات جدیدی درباره مساله مورد بحث قرار گرفته در بر داشته باشد، اگر نکته ای مهم باشد، به بدنه مطلب تعلق دارد و اگر مهم نیست باید آن را فراموش کرد.
مؤخره نباید طوری تنظیم شود که صحت مطالب اصلی گزارش را مورد تردید قرار دهد. زیرا اعتماد به نفس خواننده را درباره اقدامات بعدی ضعیف کرده، یا از بین خواهد برد.
در یک گزارش دو صفحه ای یا کمتر، یک خلاصه پایانی (مؤخره) ضروری نیست، مخصوصا اگر نکات اصلی در گزارش با نقاط پررنگ یا خط کشیدن در زیر آن ها برجسته شده باشد. در واقع در یک گزارش کوتاه اگر بخشی را هم به خلاصه کردن مطلب اختصاص دهید به نحوی به زیرکی و هوش خواننده توهین کرده اند.
زمانی را که صرف می کنید تا یک مؤخره خوب بنویسید، همیشه از زمان های سودمند است زیرا یک مؤخره خوب، این اثر را در خواننده بر جا می گذارد که شما شخص صلاحیت داری بوده اید و بحث ارائه شده نیز با ارزش است.
غالب گزارش ها برای این نوشته شده اند تا شروع عملی را تاکید کنند. مؤخره سودمند و کارآ دقیقا باید به خواننده بگوید که حرکت بعدی چیست و چگونه باید صورت بگیرد.
۴- مرحله تجدید نظر و اصلاح گزارش

پس از نوشتن گزارش لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود.
اگر تجدید نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادن سه کار را در مرحله تجدید نظر توصیه می کنند:
۱- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یانقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم.

۲- گزارش را بلد بخوانیم، تا از راه گوش وچشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
۳- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.
تجدید نظر نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می شود. در این مرحله است که شخص آنچه را که می خواسته بگوید، می بیند؛ نه آنچه را که نوشته است.

کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچه چشم او به موضوع بنگریم.
برای اطمینان بیشتر بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند، سپس سوالات زیر را با توجه به ادراکی که از نوشته نموده، پاسخ گوید:
– آیا مفهوم نوشته روشن است؟
– آیا نظم و ترتیب کلی نوشته درست است؟
– آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
– آیا کلمات خوب انتخاب شده؟
– آیا نکات مهم مورد تاکید قرار گرفته است؟
– آیا جمله بندی صحیح است؟
– آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟
– آیا اجزای اصلی و فرعی، درست و منطقی انتخاب شده است؟
– آیا مثال ها و نمونه ها کافی است؟
– آیا پاراگراف ها با هم همبستگی لازم را دارند؟
– اگر به زیر نویس یا ضمائم گزارش اشاره شده، آیا زیر نویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟
– آیا هدف گزارش به خوبی درک می شود؟

آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می آید:
– استفاده از دایره ها یا مربع های توپر کوچک
– خط کشیدن زیر نوشته ها
– استفاه از حروف بزرگ و پر رنگ
– عنوان بندی
– امکانات بصری موثر
– تاکید بر بعضی نتیج گیری ها از مطالب
– نمایش و سازماندهی پایه های پیچیده
ابزار نگارش مثل دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندی می تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند زیرا:
 نکات اصلی را تقویت می کنند.
 بر شکل گیری منطقی بحث تاکید می نماید.
 بخش های طولانی را تفکیک می کند و نمایش یک صفحه را بهبود می بخشند.

تقوبت نکات اصلی
در هر یادداشت کوتاه و در هر بخش از یک گزارش بلند، اکثر متن، عبارات پشتیبانی کننده بوده، تنها یک یا دو نکته اصلی است که نویسنده می خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد. این ها نکاتی هستند که به موضوع شکل و ساختار می دهند. توسعه و تداوم بحث را نشان می دهند، یا بحث قبلی را خلاصه می کنند. رها کردن این نکات به صورت معمولی در بدنه متن، اهمیت آن ها را کم رنگ تر می کند.
دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر جملات، حروف بزرگ و پر رنگ، خواننده را به سمت نکات اصلی گزارش می کشاند. ابزاری که انتخاب می کنید به نکته ای که می خواهید بیان سازید بستگی دارد.
دایره ها و یا مربع های توپر وقتی بیشترین تاثیر را دارند که بخواهید بر روی بیشتر از یک ادعا تاکید کنید، و به همین طور هنگامی که «عبارت یک خط یا کمتر» باشد.
همچنین این علایم ممکن است در یک عبارت آغاز کننده برای مشخص کردن عناوین به کار رفت در گزارش مورد استفاده قرار گیرند.
به این مقدمه – که در یک گزارش آمده – توجه کنید:

«اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنولوژی جدید و بهبود کارآیی، گام های بزرگی برداشته ایم، ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل باید:
 ورود، ذخیره و خروج داده ها را مکانیزه کنیم.
 فعالیت های خود را براساس خطوط تولیداز نو سازمان دهیم.
این عبارت های مقدمه، به طور واضح و روشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست و گزارش چگونه تنظیم خواهد شد و نیز بحث مکانیزه کردن بر سازمان دهی دوباره پیشی می گیرد.

خط کشیدن زیر عبارت ها راه دیگری برای جلب توجه خواننده است. این روش بخصوص وقتی مناسب است که «عبارت» طولانی باشد و این امکان وجود داشته باشد که نکته برجسته مورد نظر نویسنده در میان عبارت ها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.
وقتی که زیر یک سری از نظرات در یک بخش خط می کشید، باید همه نظرات و ایده هایی که زیر آنها خط کشی شده دارای اهمیت مساوی بوده و در یک سطح از خلاصه نویسی قرار داشته باشند.

خط کشیدن زیر یک نکته اصلی و سپس خط کشیدن زیر نکات تایید کننده، خواننده را گیج کرده و به جای تاکید او را از بحث اصلی منحرف می سازد.
در یک گزارش کوتاه جمله هایی که زیر آن ها خط کشیده شده می توانند جایگزین عناوین بخش ها شوند، و این وقتی است که بحث اصلی نتواند به یک عبارت کوتاه کاهش یابد.

استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یک ابزار بصری نگارش، می تواند به طور موثر در یک سری و مجموعه ای از عوامل استفاده شود.
کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:
عنوان بندی مثل استفاده از دایره ها و یا مربع های توپر و حروف بزرگ و پررنگ توجه خواننده را جلب کرده، متن را تقسیم می کند. علاوه بر این که عنوان بندی به عنوان علایم راهنما، این هوشیاری را به خواننده می دهد که یک موضوع جدید در حال آغاز است و به آن ها می گوید که چگونه موضوع، به بخش های دیگر گزارش مربوط می گردد.

عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان میدهد.
چون اغلب مدیران فقط عناوین را می خوانند، یک نویسنده خردمند از آن ها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده می کند.
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان بندی مشخص نمی کند، می توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
 هر عنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی داری مطالبی را که دنبال می کند، توضیح دهد.
 هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.
 در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.
 عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند.

عناوین ایجاد توقع می کند؛ عناوین با مشخص کردن ایده هایی خاص، خواننده را در انتظار می گذارند.
عناوینی نظیر «تاریخچه» «خلاصه» و «ملاحظات» اگر چه متن را تقسیم می کنند، ولی به خواننده، هیچ چیز در مورد بحث نمی گویند.
به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است. عناوینی مثل «ملاحظات کوتاه مدت» و «ملاحظات بلند مدت» نسبت به عنوان هایی مثل «اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد» و «برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد» کم ارزشترند.
عناوین باید به تنهایی معنی دار باشند. هر عنوانی باید بدون مراجعه به متن قابل درک باشد، تا خواننده ای که سطحی از گزارش می گذرد، بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد.
بنابراین هر عنوان باید شامل فعلی باشد که به وسیله بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر این، عناوین، نباید دارای واژه های تعریف شده در متنی که بعد از عنوان می آید باشند.

عناوین باید همسنگ باشند، به عبارت دیگر عناوین و زیر عنوان ها در هر عنوان، باید قالب و فرم همسنگی داشته باشند، به بیان ساده عناوین در بخش های نزدیک و وابسته، باید از لحاظ ساختاری مشابه باشند تا نشان دهند که آن بخش ها به یکدیگر مرتبط هستند. عناوین بحث در مورد یک فرآیند باید شبیه عناوین زیر باشند:

– عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.
– سیستم گردش کار در خط مونتاژ را بازنگری کنید.
– فعالیت های تبلیغاتی را از نو بسنجید.
همه عناوین بالا دارای فعل معلوم هستند. گروه عناوین ذیل ناموزون اند.
– عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.
– سیستم گردش کار در خط مونتاژ را بازنگری کنید.
– سنجش مجدد فعالیت های تبلیغاتی

علاوه بر این، استفاده از اسم در عنوان آخر به جای یک جمله، نشان دهنده ارتباط نداشتن بخش سوم با دو بخش قبلی است. خوانندگان غالبا به ساختارهای همسنگ به عنوان یکی از نشان ها و کلیدهای ارتباط و همبستگی نگاه می کنند.
عناوین باید یک قالب سازگار را دنبال نمایند. محل قرارگیری روی صفحه و اندازه ماشین شده عناوین، اهمیت موضوع را برای خواننده مشخص می کند.
عنوانی که جای مناسب خود را از دست داده، پیامی اشتباه برای خواننده در بر خواهد داشت. ناسازگاری مشخص می نماید که نویسنده توجه کافی به جزئیات نمی کند.

برای اجتناب از هر سردرگمی، می توانید ورقه ای تهیه کرده، در آن شکل کلی دلخواه تنظیم عناوین را مشخص کنید. سپس ماشین نویس شما یک مرجع خواهد داشت و شما از پرداختن به توضیحات در نیمه راه گزارش اجتناب میکنید.
برای یک گزارش خیلی طولانی ممکن است اندازه عناوین را با یک دایره که در آن الف. ب. ج آمده است مشخص کنید که نشان دهنده ارزش و اهمیت آنها است. در آن صورت ماشین نویس به کلید راهنما بر روی ورقه نگارش رجوع می کند.

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
wordقابل ویرایش - قیمت 4900 تومان در 11 صفحه
سایر مقالات موجود در این موضوع
دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد