بخشی از مقاله
چکیده:
این پژوهش، ابزاری مدیریتی با نام سی ستم مدیریت ذینفع برای پا سخگویی به نگرانیهای ذینفعان سازمان معرفی مینماید . سی ستم مدیریت ذینفع دارای چهار فاز طراحی، اجرا، بررسی و اقدام است. م شخصه ا صلی این سی ستم، دوری از رویکرد پروژهای و حرکت به سو ی رویکردی گامبهگام و تدریجی است. در فاز طراحی روش تحلیل ذینفع مشخص و نگرانیها پس از شناسایی اولویتبندی میشوند. سپس نگرانیها بر اساس بلوغ فرآیندی به نواحی و نگرانیهای معماری نگا شت می شوند . در فاز اجرا، مدلهای معماری بر ا ساس الگوها تحلیل و پروژه های پی شنهادی اولویتبندی می شوند. در فاز برر سی، م شکلات فازهای قبلی شناسایی و در فاز اقدام رفع میگردند.
واژگان کلیدی: سیستم مدیریت ذینفع، معماری سازمانی، نگرانی، الگو، مدل.
مقدمه
استفاده از فناوری اطلاعات توسط سازمانها در دنیای امروز، برای تداوم کسب وکار و اجرای فرآیندهای حیاتی آن امری اجتنابناپذیر و ضامن بقا سازمانها است و تنها در سایه بهکارگیری روشها و فناوریهای نوین، امکان رقابت با سازمانهای دیگر وجود خواهد دا شت . ک شور ما نیز از این قاعده م ستثنی نی ست. فناوری اطلاعات و ارتباطات در حال گذر از مراحل اولیه این مسیر است که با چالشهای مختلفی از قبیل سیاستگذاریهای کلان و خصوصیات مربوط به سیستمهای فنی-اجتماعی1 است. در صد قابلتوجهی از پروژههای فناوری اطلاعات با شک ست مواجه شده [6] و در صد بالاتری با چالشهای مختلفی، ازجمله دیرکرد زمانی، هزینههای پیشبینین شده، کیفیت پایین خروجیها و عدم پو شش کامل محدوده یا گ ستره تعریف شده، روبرو میبا شند. همچنین مدیریت طرحها و فعالیتهای اجرایی در حوزه فناوری اطلاعات نیز خالی از چالش نبوده و بسیاری از طرحهای کوتاه و درازمدت یا به نتیجه نمیرسد یا با ایجاد منافع محدود، هزینههای بسیار هنگفتی را به سازمانها تحمیل میکنند .[5] این موارد و موارد بسیار دیگری در زمینههای فنی و مدیریتی به نگرانیهای جدی برای ذینفعان سازمانها تبدیل شدهاند، لذا شناسایی و درک مشکلات و چالشها در این زمینه بسیار ضروری و حیاتی است.
این پژوهش، پس از برر سی مطالعات و تحقیقات پی شین انجام شده در خ صوص مو ضوع موردنظر، به دنبال معرفی رو شی برای رفع محدودیتهای فوقالذکر در حوزه فناوری اطلاعات سازمانها است . ابزار موردنظر این پژوهش، یک سی ستم مدیریتی به نام مدیریت ذینفع2 است که همانند سایر سی ستمهای مدیریتی از چهار فاز چرخه دمینگ استفاده مینماید. در فاز طراحی، کلیه ذینفعان سازمان شناسایی و ازنقطهنظر میزان علاقه به فناوری اطلاعات و نفوذ آنها در سازمان، اولویتبندی، نگرانیهای آنها شناسایی و مستند میشوند و درنهایت الگوهای مناسب برای پاسخگویی به نگرانیهای آنها شناسایی و مورد تأیید مدیریت ارشد سازمان قرار میگیرند. در فاز اجرا، بر اساس الگوها، مدلهای وضعیت جاری معماری سازمانی تهیه و پس از تحلیل، طرحهای بهبود از طریق تعریف و اولویتبندی پیشنهادهای پروژه، تهیه و آماده اجرا میشوند.
در فاز بررسی، روش طراحی و نتایج پیادهسازی موردبازنگری قرار میگیرند و در فاز اقدام، کلیه نتایج حا صل از بازنگری مدیریت و پی شنهادهای بهبود ازنظر امکان سنجی، مورد بررسی و آزمایش قرارگرفته و اقدامات ا صلاحی و پی شگیرانه انجام می شوند. پسازاین مجدداً حوزه فناوری اطلاعات وارد فاز اول از چرخه خواهد شد. این سی ستم از طریق انجام مطالعه موردی در یکی از سازمان های بزرگ صنعتی ک شور مورد ارزیابی نیز قرار گرفته است. بدین ترتیب فناوری اطلاعات سازمان میتواند در هر چرخه تنها محدودهای از سازمان را بر اساس بلوغ فرآیندی، دانش، منابع مالی و انسانی موجود در سازمان تعریف و ذینفعان آن را شناسایی و به نگرانیهای آنها پاسخ دهد. در این پژوهش، نگاشت میان نگرانیهای ذینفعان کلیدی سازمان به نگرانیهای حوزه فناوری اطلاعات نقش کلیدی و اصلی را دارد.
پیشینه تحقیق
هدف از مرور تحقیقات انجام شده پی شین، برر سی و شناخت چارچوبهای نظری موجود در تحقیقات یاد شده ا ست که پس از نقد و برر سی آنها، چارچوب نظری بهکار رفته در این تحقیق ارائه شود. تحقیقات گستردهای در خصوص شناسایی مشکلات و نگرانیهای حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات انجام شده است. برای بررسی مبانی نظری تحقیقات و پژوهشهای انجامشده، میتوان آنها را به سه دسته کلی تقسیمبندی کرد: مفاهیم و الزامات معماری سیستمها، چارچوبهای معماری سازمانی و راهحلهای عملی و تکمیلی. دسته اول شامل استانداردهایی است که در حوزه معماری سیستمها ارائه شدهاند. مهمترین استاندارد در این حوزه، استاندارد بینالمللی مهندسی سیستمها و نرمافزار- توصیف معماری1 است . این استاندارد بهوسیله زیر کمیته مهندسی نرمافزار و سیستمها از کمیته فناوری اطلاعات و در همکاری با کمیته استانداردهای مهندسی نرمافزار و سیستمها از جامعه کامپیوتری موسسه مهندسان برق و الکترونیک2 تهیه شده است. آخرین نسخه از این استاندارد در سال 2011 منتشر شد.
استاندارد مذکور از طریق تعریف اصطلاحات و مفاهیم، تبیین روش سازماندهی و بیان توصیفات معماری سیستمها و راهنمایی برای مشخص نمودن »دیدگاه« ها، چارچوبهای معماری و زبانهای توصیف معماری، به دنبال تحقق مواردی مانند ایجاد، تحلیل و دوام معماریهای سیستمها، ایجاد مفاهیم اساسی از هستیشناسی توصیفات معماری، ایجاد مقررات، ایجاد شالودهای برای مقایسه و یکپارچهسازی چارچوبهای معماری و زبانهای توصیف معماری، بستر لازم برای ایجاد یک تجربه همگرا برای تو سعه تو صیفات معماری، چارچوبهای معماری و زبانهای تو صیف معماری درزمینه چرخه حیات و فرآیندهای آن، ارزیابی میزان انطباق یک توصیف معماری از یک چارچوب معماری و یا از یک زبان توصیف معماری و یا یک »دیدگاه3« معماری است .[7]
دسته دوم چارچوبهای معروف درزمینه معماری سازمانی ه ستند که برای بهکارگیری و درک کلی از تو صیفات معماری سازمانی به وجود آمدهاند. در این میان برخی از چارچوبها مانند چارچوب معماری سیستمهای اطلاعاتی زکمن4، معماری سازمانی را بهصورت مجموعهای از توصیفاتی - مدلهایی - که به تشریح سازمان از جنبههای مختلف پرداخته، تعریف میکند [14] که تنها به برر سی و ضعیت جاری سازمان میپردازد و برخی دیگر مانند چارچوب توگف با ارائه روش توسعه معماری ضمن تأکید بر فرآیندی بودن معماری، وضعیت مطلوب برای معماری سازمانها را نیز ترسیم مینمایند .[12] چارچوب معماری سازمانی توگف توسط Open-Group ارائه شده است . اولین نسخه توگف، در سال 1995، بر پایه چارچوب معماری فنی وزارت دفاع ایالاتمتحده آمریکا برای مدیریت اطلاعات5 ایجاد شد. توگف 9 اولین بار در ژانویه سال 2009 منتشر شد .[1][10]
توگف، در بخش تکنیکها و راهنماییهای خود، نظام مدیریت ذینفع را بهتفصیل توضیح داده و رمز موفقیت پروژهها را در مدیریت ذینفعان سازمان از طریق شناسایی سریع قدرتمندترین ذینفعان، ایجاد ارتباط مؤثر، ارائه واکنشهای مناسب و بهموقع و ایجاد موازنه بین اهداف متداخل ذینفعان، می داند. مدیریت ذینفع توگف، گامهای پنجگانه: شنا سایی ذینفعان، تحلیل نمونه ذینفع، د ستهبندی موقعیت ذینفع، تعیین رویکرد مدیریت ذینفع، ارتباط نتایج م شارکت را بهعنوان فرآیند مدیریت ذینفع معرفی مینماید .[11] د سته سوم مجموعه راهحلهایی ا ست که تو سط محققان و پژوه شگران بهعنوان راهحلهای تکمیلی برای چارچوبهای معماری ارائه شدهاند که همگی آنها بر ا ساس مفاهیم و الزامات د سته اول تهیه شدهاند. نمونههایی از این راهحلها، کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی1 و زبان مدل سازی آرکی میت2 ا ست که ازیکطرف بر پایه مفاهیمی نظیر »نما«، »دیدگاه« و مدل معماری سازمانی بنا نهاده شده و از طرف دیگر با نگاهی مبتنی بر این مفاهیم مدعی تکمیل چارچوب معماری سازمانی توگف میباشند.
کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی بهعنوان بخ شی از تحقیق بر روی نق شهنگاری نرمافزار در سبیس3 تألیف شده ا ست. سبیس، یک کر سی مهند سی نرمافزار برای سی ستمهای اطلاعاتی ک سبوکار در مو س سهای برای انفورماتیک دان شگاه صنعتی مونیخ آلمان ا ست. در فوریه 2008، کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی اولیه با استفاده از یک پرس شنامه آنلاین برای شناسایی روشها و » دیدگاه« هایی که از سوی خبرگان، مرتبط و سودمند شناخته شده بودند، ارزیابی گردید. بر اساس ارزیابی نتایج پرسشنامهها، کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی در شکل کنونی خود، 43 نگرانی، 20 روش، » 53دیدگاه«، 47 قطعه مدل اطلاعاتی را تحت پوشش قرار میدهد.
روشها، »دیدگاه« ها و مدلهای اطلاعاتی بهعنوان الگو ارائه میشوند و به همین دلیل به آنها کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی گفته میشود. این الگوها راهحلهای ممکن برای حل م شکلاتی را ارائه مینمایند؛ که ممکن ا ست در یک زمینه خاص سازمانی وجود دا شته با شد. این کاتالوگ بهخوبی »دیدگاه« هایی را ارائه میدهد که زمینه چشمنواز و آسانی را برای درک نقطه آغاز بحث در خصوص اهداف و محدوده طرحهای مدیریت معماری سازمانی، فراهم میآورند. کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی، این »دیدگاه« ها را با روشهای مدیریت، اهداف مدیریت - نگرانیها - و مدلهای اطلاعاتی، ارتباط داده و بستری را برای توسعه تدریجی فرآیندهای مدیریت معماری سازمانی و مدلهای اطلاعاتی فراهم میآورد. این کاتالوگ دارای گرافی است که بهعنوان مدیریت محتوای دیجیتالی برای استفاده از الگوها استفاده میشود و مدل مفهومی آن با استفاده از کلاس دیاگرامهای UML درشکل1 نمایش داده شده است .[13]
شکل:1 شرح ساختار کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی توسط کلاس دیاگرامهای UML با توجه به رویکرد معماری سازمانی این پژوهش و مبنا قرار دادن کاتالوگ الگوی مدیریت معماری سازمانی برای طراحی و پیاده سازی الگوهای معماری، خواننده لازم است قبل از آشنایی با روش پیشنهادی - سیستم مدیریت ذینفع - که در فصل بعدی ارائه میشود، بهطور دقیق کاتالوگ مذکور را مطالعه و با نحوه بهکارگیری آن آشنا شود.
روش پیشنهادی - سیستم مدیریت ذینفع -
این پژوهش به دنبال ارائه روشی جامع و مبتنی بر معماری سازمانی با هدف پاسخگویی به نگرانیهای ذینفعان کلی سازمانهای کوچک و بزرگ است. این روش عبارت است از تعریف و استقرار سیستم مدیریتی برای فرآیند مدیریت ذینفع است تا با بهکارگیری آن، مدیریت ارشد و بهویژه مدیریت فناوری اطلاعات سازمانها در طول زمان و بهتدریج از پاسخگویی به نگرانیهای ذینفعان کلیدی سازمان درزمینه فناوری اطلاعات، اطمینان حاصل نمایند. روش موردنظر، با استفاده از مفهوم فرآیند و چرخه دمینگ و با تزریق موضوع ذینفع کلیدی و نگرانیهای آن به درون این چرخه، به دنبال استقرار فرآیند مدیریت ذینفع ونگرانیهای آن در سازمان است. در این روش ذینفعان کلیدی سازمان شناسایی و نگرانیهای آنها فارغ از پروژههای پیادهسازی معماری سازمانی، تعیین و پس از تحلیل به زبان فناوری اطلاعات و با رویکرد معماری سازمانی ترجمه میشوند. فازهای مختلف سیستم مدیریت فرآیند ذینفع پیشنهادی مطابق شکل 2 است.
