بخشی از مقاله
چکیده
هدف از این تحقیق تبیین مختصر مفهوم ارتبا طات سازمانی است . روش این تحقیق بصورت توصیفی- کتابخانه ای است .تحقیق حاضر شامل بخش هایی می باشد که هر یک از بخش های آن یکی از جنبه های مهم مربوط به ارتباطات سازمانی را بیان می کند.بخش پایان تحقیق نتیجه گیری می باشد که به تخلیص و تبیین مهم ترین نکات مطروحه اختصاص دارد.
مقدمه
استقرار شبکه های ارتباطی موثر و توسعه مجاری ارتباطی در میان واحدهای گوناگون سازمان از وظایف مهم مدیران است .برقراری ارتباط موثر باکارکنان،موجب آشنایی بانیازها وخواسته ها و درک بهترانگیزه های آنها می شود .اهمیت ارتباطات به حدی است که بخش عمده ای از اوقات کار مدیران و رهبران را به خود اختصاص می دهد .حتی هنگامی که یک مدیر با دیگران مذ اکره نمی کند،ممکن است به نوشتن یا انشای گزارشها،نامه ها و یادداشتها بپردازد یا مشغول مطالعه اسناد و مدارک مکتوبی باشد که برای وی تنظیم شده اند .
به طور کلی به ندرت امکان دارد که یک مدیر عالی در سازمان بتواند بدون ارتباط با دیگران مشغول به کار باشد؛حتی هنگامی که به تنهایی در اتاق خود مشغول تفکر است نیز ممکن است به دلیل برقراری یک ارتباط تلفنی یا حضوری رشته افکارش گسسته شود.اهمیت ارتباط موثر به این دلیل است که فراگردی را ایجاد می گند که انجام وظایفی نظیربرنامه ریزی،سازماندهی و کنترل و رهبری را برای مدیران تسهیل می کند و نیز مدیران را در انجام وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان یاری می رساند
گاهی ارتباطات را »تبادل اطلاعات و انتقال معنی « می دانند .با بسط این عبارت می توان گفت که ارتباطات انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده است به گونه ای که برای هردو قابل فهم و درک باشد
در یک تعریف جامع تر می توان گفت که »ار تباطات،فراگردی است که طی آن افراد از طریق انتقال علایم پیام، به ارسا ل و دریافت معنی مبا درت می ورزند.«ا رتباطات سازمانی نیز به فراگردی دلالت دارد که طی آن مدیران به تبادل اطلاعات و معا نی با ا فراد و واحد های داخل و خار ج سازمان می پردازند
عناصر فراگرد ارتباطات
فراگرد ارتباطات از عناصری تشکیل می شود:
فرستنده - منبع - :فرستنده پیام،آغاز کننده ارتباط است و معمولا جهت انتقال اطلاعات و مفاهیم به گیرندگان اقدام به برقرا ری ارتباط میکند؛ ٍ-گیرنده - مقصد - :گیرنده پیام کسی است که پیام را دریافت می کند و از آن مفاهیمی را استنباط می کند؛
.مفهوم ذهنی پیام:مفهوم ذهنی پیام همان فکر و اندیشه ای است که باید به گیرنده منتقل شود؛ ُ-نماید عینی پیام:منظورازآن عبارت است ازهمان علایم ونشانه هایی که پیام را به صورت خبر،نکته یا موضوع به گیرنده انتقال می دهد؛
وسایل و مجاری ارسال:برای ارسا ل پیام از وسایل و طرق متنوعی استفاده می شود،به عنوان مثا ل از هوا برای ارسا ل اصوات، از کاغذ برا ی ارسال نامه و از سیم برای ارسال پیام های تلفنی استفاده می شود؛ ّ-دریافت و ثبت پیام: دریافت و ثبت صحیح پیام ارسالی از اهمیت بسیار زیادی برخور دار است و عامل مهمی در بر قراری ارتباط موثر محسوب می شود؛
تبدیل کردن پیام به مفهوم ذهنی :پس از دریافت پیام، گیرنده آن باید آن را به اطلاعاتی تبدیل کند که مورد نظر فرس تنده پیام بوده است،بنابراین بر مبنای تجربه گذشته گیرنده و انتظارات و مقاصد فرستنده و ادارک گیرنده از علایم ارسالی، برای تبدیل پیام به مفاهیم ذهنی اقدام می شود؛ َ-ادراک پیام: که پس از تبدیل پیام به مفاهیم ذهنی،محتوای آن ادارک می گردد؛
عوامل ایجاد کننده اختلال:در فراگرد ارسال پیام از فرستنده به گیرنده،عوامل متعددی وجود دارند که موجب اختلال در ارسال پیام از فرستنده به گیرنده می شوند،نظیر الف - سهل انگاری فرستنده در ارسال صحیح پیام؛ ب - تحریف عمدی پیام توسط منابع ذی نفع؛
ج - تاثیر صداهای ناخواسته در فراگرد ارتباطات د - بی توجهی گیرنده هنگام دریافت پیام ها؛ ه - بی دقتی در تفسیر پیام دریافتی
بازخور: منظور از بازخور ،ابراز نظرها و واکنش های گیرنده در مورد پیام،است.با انتقال بازخور به فرستنده،درجه اثربخشی و کارایی پیام معین می گردد و کمبودها و نارسایی های ارتباطی مشخص می گردد - رضائیان،مبانی سازمان و مدیریت - .
شش الگوی ارتباطات رسمی در سازمان ها
اصولا نمودار رسمی سازمان، کانال ها و مجاری ارتباطات رسمی را نشان می دهند .به هنگام ایجاد تشکیلات، موضوع ارتباطات مدنظر طراحان ساختار سازمان می باشد .از این رو، الگوی ارتباطاتی ساختار رسمی همان است که در نمودار تشکیلاتی هر سازمان مشخص میگردد. الگوهای مذکور که نشان دهنده مجاری ارتباطات رسمی می باشند، از اهمیت ویژه ای برخوردارهستند .ممکن است در یک سازمان این کانال ها طوری طراحی شده باشند که کارکنان موظف باشندفقط با مدیران خود ارتباطات داشته باشند - ارتباطات عمودی - یا آن که طراحی کا نا ل های مذکور به گونه ای باشد که ارتباطات افقی را در سازمان امکان پذیر سازد.
برای آگاهی از میزان اثربخشی فرایندهای مختلف ارتباطاتی،تحقیقات فراوانی انجام شده است.دریکی از این پژوهش ها چندالگوی ارتباطات سازمانی مطابق شکل ذیل مورد آزمایش قرار گرفت تا اثربخشی هریک از آن ها در سازمان مشخص گردد .در این آزمایش باید پنج نفر مسائل مختلفی را از طریق ارتباطات با یکدیگر حل می کردند .افراد مذکور از یکدیگر جدا بوده و درهر مورد امکان ارتباطاتشان مطابق یک الگوی خاص بود .درون سازمان ها، الگوهای ارتباطاتی ذیل را می توان مشاهده کرد. برای مثال الگوی ستاره ای نمونه ارتباطات چهار مامور فروش در چهار منطقه است که با یک مسئول در تماس هستند .یا الگوی زنجیره ای نشان دهنده ارتباطات یک مدیر با دو معاون است.
الگوی ارتباطات غیر رسمی درون سازمانی
انواع مختلفی از ارتباطات غیررسمی درون سازمان وجود دارند .در زیر برخی از الگوهای ارتباطات غیر رسمی تبیین شده است.
الگوی رشته ای
گاهی اوقات فردی از اعضای سازمان به طور غیر رسمی خبری را به فرد دیگری می دهد، به همین ترتیب خبر از یک نفر به نفر دیگر به صورت یک رشته ارتباطات فرد به فرد منتقل می گردد
