بخشی از مقاله
چکیده:
ارزیابی عملکرد یک سازمان یکی از مهمترین ابزار مدیریت است تا بدان وسیله میزان تحقق راهبردها ، اهداف و استراتژی ها را بسنجد و بر اساس نتایج حاصله فرصت های بهبود را شناسایی و اقدامات اصلاحی لازم را به انجام رساند . از آنجاکه سازمان ها جزء سیستمهای اقتصادی و اجتماعی محسوب میشوند ، ارزیابی عملکرد یک سازمان نیازمند توجه به به همه ابعاد سازمان است .
در بسیاری از ارزیابی های معمول تنها ابعاد مالی و سود دهی مد نظر قرار میگیرد . صد البته هدف اصلی یک بنگاه اقتصادی سود دهی است لکن عدم توجه به ابعاد گوناگون سازمان منجر به عدم موفقیت در تامین همین هدف اصلی نیز میگردد.با مطالعه سازمانهای موفق و برندهای برتر تجاری مشاهده میشود توجه آنها به ابعاد گوناگون سازمانشان جای تامل بسیار دارد. در این مقاله سعی شده است شاخص ها در حوزه هار تاثیر گذار سازمان تعریف گردد تا در ارزیابی ها مورد استفاده قرار گیرند.
مقدمه:
امروزه رقابت بسیار نزدیک و فشرده ای در دنیای صنعت و تولید در زمینه های مختلف وجود دارد و شرکتها و سازمانهای مختلف جهت حفظ خود در چرخه تولید و ادامه حیات خود هر روز با موانع و مسائل جدیدی رو به رو هستند . مدیریت سازمانها در این شرایط نیازمند فرآیندهایی پیجیده است و چنانچه مدیران امروز از ابزار مناسبی جهت منیتور کردن سازمان خود برخوردار نباشند ، مانند خلبانی که ابزار راهبردی کابینش خاموش ده امکان هدایت درست را از دست خواهند داد.
ارزیابی عملکرد سازمان در واقع منیتورکردن سازمان برای مدیریت سازمان است تا بر اساس آن تصمیمات لازم را به درستی و به موقع اتخاذ نماید .
سالهای متمادی ارزیابی سازمانهای تجاری محدود به بررسی شاخص های مالی بود تا اینکه در اوایل دهه 1980 ناکارایی سیستم حسابداری مدیریت توسط کاپلن و نورتن مشخص گردید
عمده ایراد نگاه تک بعدی ، تکیه بر شاخص های مالی در ارزیابی عملکرد سازمان ، ایجاد فشار بر مدیریت در دستیابی به سود است و عملا" و ناخواسته و ناگفته این موضوع به مدیر تفهیم میشود که ما فقط سود میخواهیم و دیگر هیچ . این نگاه همان نقطه عطفی است که منجر به ایجاد انحراف در مسیر مدیریت صحیح سازمان میگردد و ناخودآگاه مدیر را از توجه به ابعاد مهم دیگر سازمان غافل میسازد .
نتیجتا" سازمان با نتایج کوتاه مدت موقفیت آمیز روبه رو خواهد شد که عمدتا" پایدار نخواهند بود، وضعیتی که در بسیاری از سازمانها مشاهده شده است .
یکی از معایب بزرگ روش مذکور این است که شاخصهای مالی قادر به تشخیص هزینه های کیفی به شکل دقیق و مناسب نیستند و تنها تولید بیشتر را تشویق می کنند
در این مقاله سعی شده است شاخص ها در حوزه های تاثیر گذار سازمانها شناسایی گردند .
فرآیند ارزیابی عملکرد:
چناچه ارزیابی عملکرد سازمان یک فرآیند محسوب شود مراحل این فرآیند به شرح ذیل خواهد بود :
-1 تحلیل و بررسی استراتژی سازمان جهت مشخص شدن اهداف راهبردی
هرسازمان قطعا" دارای استراتژی است ، هرچند در اغلب سازمانها استراتژی آنها نانوشته است ، لیکن استراتژی آنها در ذهن و افکار مدیران آن مجموعه وجود دارد. جهت ارزیابی عملکرد سازمان میبایست با شناخت استراتژی سازمان اهداف راهبردی آن را شناسایی نمود .
-2 تدوین شاخصها و تعیین واحد سنجش و درجه اهمیت آنها
این شاخصها باید بر اساس راهبردها ، اهداف راهبردی و استراتژها تعریف شوند. شاخصها باید شفاف و قابل اندازه گیری باشند.در این مرحله باید درجه اهمیت شاخص ها نیز مشخص گردد. به این معنا که اهمیت هر کدام از ابعاد و محور شاخصها چقدر است؟ آیا شاخصها اهمیت یکسان دارند یا متفاوتند؟ کدام شاخص از بیشترین و کدام یک از کمترین اهمیت برخوردار است؟ برای تعیین ضرایب و اوزان شاخصها روشهایی از جمله میتوان روش لیکرت، روش گروه غیرواقعی - NGT - ، روش بوردا - Borda - ، روش انتخاب نظریات کارشناسان - Expert choice - و روش فرایند تحلیل سلسله مراتبی - Analytic Hierarchy Process - AHP را میتوان نام برد. در این مقاله درجه اهمیت بر اساس روش انتخاب نظریات کارشناسان انجام شده .
-3 مشخص کردن میزان شاخص ها در وضعیت های مطلوب و نامطلوب
جهت مشخص شدن درصد انحراف شاخصها میبایست میزان استاندارد آنها در شرایط مطلوب مشخص گردد. این مهم با مطالعه وضعیت سازمان ها در دوره ها مختلف و مقایسه آنها قابل حصول است. طبیعتا" با توجه به استراتژی ها و اهداف سازمان اعداد شاخص ها در وضعیت مطلوب برای سازمانهای گوناگون متقاوت خواهد بود .
-4 سنجش شاخص ها و تعیین درصد انحراف از عملکرد مطلوب
بعد از سنجش شاخص ها در وضعیت فعلی با محاسبه اختلاف آن با وضعیت مطلوب و اعمال وزن شاخص ، درصد انحراف مشخص میشود.
-5 تحلیل نتایج حاصله جهت مشخص شدن علل انحراف
در این مرحله با بررسی نتایج حاصله و شرایط موجود علل انحراف مشخص میشود.
-6 تعریف پروژه هایی جهت انجام اقدامات اصلاحی
در پایان با تعریف پروژه های متناسب ، اقدامات اصلاحی انجام میگیرد.
در این مقاله به شناسایی شاخص ها در حوزه های تاثیر گذار پرداخته شده است.
با نگاهی به یک سازمان تجاری مشخص میشود حوزه های تاثیر گذار عمده آن به شرح ذیل میباشد: -1 ایمنی ، -2 تحقیقات ، -3 مالی ، -4 منابع انسانی ، -5 نظارت
در این مقاله سعی شده است مرحله اول فرآیند ارزیابی عملکیرد مورد توجه قرار گیرد .
جهت تعیین شاخص ها لازم است ابتدا اهداف حوزه های تاثیر گذار بر عملکرد تعریف شده و سپس بر اساس آن با سوالات مطرح شده شاخص های وضعیتی مشخص شوند . در مرحله بعدی واحد سنجش شاخص مشخص شده و نهایتا با تعیین میزان شاخص جهت حصول وضعیت مطلوب و محاسبه وضعیت کنونی شاخص درصد انحراف مشخص میگردد .
-1 حوزه ایمنی :
هدف : ارتقای ایمنی و سلامت کار جهت حفظ سلامت کارکنان و خطوط تولید
سوالات اساسی:
-1 آیا سازمان مورد بررسی سازمانی ایمن است ؟
-2 آیا کارکنان سازمانی اموزش های HSE را طی می نمایند؟
-3 آیا سازمان در حوزه ایمنی و کنترل حوادث سرمایه گذاری می نماید؟
-4 آیا کانونهای خطر در سازمان شناسایی شده و تحت کنترل هستند؟
-5 رویکرد سازمان نسبت به حفظ محیط زیست چگونه است؟
-6 چه اقداماتی جهت حفظ سلامت کارکنان در سازمان صورت می گیرد؟
شاخصها:
شاخص تعداد نفر ساعت آموزش HSE به نفر ساعت برنامه ریزی شده
شاخص میزان سرمایه گذاری در حوزه HSE نسبت به کل عملکرد فروش سازمان
شاخص فرآیندهای ارزیابی شده - ریسک - به کل برنامه
شاخص میزان عملکرد زیست محیطی سازمان
شاخص معاینات انجام شده به معاینات برنامه ریزی شده
