بخشی از مقاله
چکیده:
مدیریت ریسک پروژه یکی از حوزه هاي نه گانه دانش مدیریت پروژه و شامل فرآیندهاي شش گانه برنامه ریزي، شناسایی، تحلیل کیفی، تحلیل کمی، برنامه ریزي پاسخ ها و نظارت و کنترل ریسک ها است. این فرآیندها بایکدیگر و با فرآیندهاي سایر حوزه هاي دانش در تعامل هستند. مدیریت ریسک پروژه بدنبال افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه می باشد. موفقیت در اجراي پروژه هاي بهبود مدیریت در سازمان هاي بزرگ و پیچیده به عوامل متعددي از جمله مهار ریسک وابسته است.
شرکت برق منطقه اي تهران بعنوان شرکتی پیشرو در صنعت برق، مطابق اهداف و برنامه هاي بلند مدت خود، بهبود فرآیندهاي سازمانی را به صورتی یکپارچه و متمرکز در قالب پروژه بهبود مدیریت تعریف و در دستور کار خود قرار داده است.
این شرکت ضمن برنامه ریزي و ایجاد ساختار اجرایی لازم براي انجام موفقیت آمیز این پروژه، در مرحله اول پروژه و در کنار سایر فعالیت ها، جهت مشخص نمودن مشکلات، تنگناها و عارضه هاي موجود در اجراي موفق پروژه اقدام به شناسایی و ارزیابی ریسک هاي اجرایی پروژه به به صورتی سیستماتیک نموده است.
شناسایی ریسک هاي پروژه به روشی تلفیقی و از طریق مصاحبه نیمه ساختاریافته با خبرگان - بالغ بر 10 جلسه با معاونین، مدیران، مشاوران و کارشناسان خبره - و نیز بررسی تجارب حاصل از پروژه هاي مشابه - بیش از 10 پروژه مشابه در داخل و خارج از شرکت - انجام و در نهایت 20 مورد ریسک در کمیته راهبري پروژه نهایی گردید.
ارزیابی ریسک نیز به روشی تلفیقی و با استفاده از برگزاري جلسات آموزشی و تکمیل پرسشنامه هاي تهیه شده توسط نمونه اي از جامعه ي مدیران و کارشناسان - مجموعا 40 نفر - و با امتیازدهی دو مولفه ي "احتمال وقوع-
میزان وجود" و " شدت وقوع-درجه اهمیت" ریسک در مقیاس لیکرت انجام گرفت. نتایج شناسایی و ارزیابی ریسک در کمیته راهبري پروژه ارایه و تصمیمات و اقدامات لازم جهت مهار ریسک هاي بارز مطرح و در مراحل بعدي پروژه ملاك عمل قرار گرفت. از نتایج قابل توجه در مراحل بعدي اجراي پروژه آن بود که اطلاع رسانی مناسب و به موقع ریسک ها به ذینفعان، توانسته بود تاثیر قابل توجهی را در کنترل و مهار ریسک هاي پروژه به وجود آورد
در این مقاله سعی شده است که به اختصار به موضوع مدیریت ریسک پروژه هاي مدیریتی که سهم قابل توجهی در میزان موفقیت سازمانها در این خصوص دارد و همچنین مزایاي حاصل از بکارگیري آن اشاره شود.
مقدمه:
شرکت برق منطقه اي تهران بزرگترین شرکت برق منطقه اي در خاورمیانه است که بعنوان شرکتی پیشرو در صنعت برق مسئولیت تامین انرژي الکتریکی بالغ بر 6/5 میلیون مشترك اعم از خانگی، عمومی،کشاورزي، صنعتی و تجاري در محدوده سه استان تهران، قم و البرز را با جمعیتی بالغ بر 13/2 میلیون نفر را دارا می باشد.
این شرکت با توجه به اهمیت و نقش تعیین کننده فرآیندها بعنوان یکی از بخش هاي اصلی استراتژیک سازمان ها، تا کنون پروژه ها و اقدامات متعددي را به منظور سازماندهی مجدد و بهبود فرآیندها تعریف و اجرایی نموده است. از جمله اولین تلاش هاي صورت گرفته در این زمینه می توان به استقرار سیستم مدیریت کیفیت در شرکت اشاره کرد.
از اقدامات بعدي صورت گرفته دراین زمینه بهره گیري از تکنولوژي اطلاعات در حوزه هاي مختلف کاري شرکت بوده است. این امر بخصوص در حوزه فرآیندهاي بهره برداري شرکت نمود قابل توجه اي دارد. این شرکت با توجه به تغییرات محیطی و داخلی کنونی و لزوم یکپارچه سازي فرآیندها در شرکت، پروژه مدیریت و بهبود فرآیندها را تعریف و اجرایی نموده است. در چارچوب این پروژه نسبتا گسترده، فرآیندهاي شرکت در سطوح مختلف شناسایی و مدلسازي گردیده و فرآیندهایی که از پتانسیل و ضرورت سازمانی بالایی براي بهبود برخوردار بودند، انتخاب و مورد بهبود قرار گرفته اند.
-1 شرحی بر مدیریت ریسک پروژه:
ریسک یک وضعیت یا رویداد غیر قطعی1 است که اگر اتفاق بیفتد حداقل بر یکی از اهداف پروژه اثر میگذارد. اهداف پروژه شامل محدوده، زمان، هزینه و کیفیت میباشند. یک ریسک ممکن است یک یا چند علت2 داشته باشد و اگر اتفاق بیفتد ممکن است یک یا چند اثر3 را بدنبال داشته باشد. مدیریت ریسک بر مبناي تعریف انستیتوي مدیریت پروژه - PMI - عبارت است از "فرآیندي سیستماتیک به منظور شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ به ریسک هاي پروژه به منظور حداکثر کردن نتایج و وقایع مثبت و حداقل کردن احتمال وقوع یا اثر پیامدهاي منفی بر اهداف پروژه ". در شکل ذیل نماي کلی فرآیند هاي سمدیریت ریسک پروژه بر مبناي استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه - PMBOK - ارایه گشته است.
شکل - - 1 - فرآیندهاي مدیریت ریسک در پروژه
مدیریت ریسک
برنامه ریزي مدیریت ریسک
شناسایی ریسک
تحلیل کیفی ریسک
تحلیل کمی ریسک
برنامه ریزي پاسخ به ریسک
پایش، کنترل و پیگیري ریسک
مطالعات بیانگر آن است که در صورت آنالیز ریسک در ابتداي شکل گیري پروژه، امکان کنترل و مهار به موقع ریسک افزونتر و در نتیجه زیان ناشی از ریسک کمتر خواهد بود. ریسک با دانش عمومی پروژه در طی مراحل اجرایی آن ارتباط معناداري دارد. در ابتداي پروژه ناشناخته ها بیشترو بنابراین ریسک نیز بالاتر می باشد. اما هر چه که پروژه رو به جلو می رود، دانش لازم افزونتر و ریسک نیز کاهش می یابد
-2 شرح اقدامات اجرا شده:
مدیریت ریسک پروژه مدیریت و بهبود فرآیندهاي شرکت برق منطقه اي تهران بر اساس فرآیندهاي مدیریت ریسک - ارایه شده در شکل - 1 و با بکارگیري رویکردي تعاملی صورت گرفته است. رئوس این اقدامات و تجارب حاصل از آنها در ادامه تشریح شده اند.
-1-2 برنامه ریزي مدیریت ریسک:
پروژه مدیریت و بهبود فرآیندها در شرکت برق منطقه اي تهران، پروژه اي نسبتا گسترده و پیچیده می باشد که بر اساس رویکرد جوران و با استفاده از روش 1FOCUS PDCA تعریف، برنامه ریزي و اجرا گردیده است. مرحله اول این پروژه، شناسایی وضعیت موجود شرکت با تمرکز بر فرآیندها به همراه تعیین عارضه هاي اجرایی پروژه بود. با توجه به ماهیت و گستردگی پروژه، ضرورت و اهمیت اعمال مدیریت ریسک پروژه در همان مراحل اولیه مورد توجه قرار گرفته و پس از بررسی و اجماع در این زمینه، مقرر شد تا شناسایی و ارزیابی ریسک هاي فنی پروژه در همان مرحله اول و همراستا با اهداف پروژه به صورت نظام مند برنامه ریزي و انجام گردد. بر این اساس، کمیته راهبري پروژه جلسات متعددي را بمنظور تهیه برنامه مدیریت ریسک برگزار نمود. در این جلسات، برنامه کلان مدیریت ریسک تعریف و فعالیت هاي مدیریت ریسک تعیین گردیدند.
-2-2 شناسایی ریسک هاي اجرایی پروژه:
براي شناسایی عدم قطعیت هاي یک پروژه، دانشی اساسی از اهداف و ماهیت پروژه، محیط سازمان و شرایط حاکم بر آن از جمله قوانین و مقررات، ساختار و فرهنگ سازمانی مورد نیاز است.[11] از اینرو به منظور شناسایی ریسک هاي پروژه، ابتدا اهداف و محدوده پروژه مورد توجه و بررسی قرار گرفت. در مرحله بعد شرایط استفاده از تکنیکهاي جمع آوري اطلاعات از قبیل طوفان ذهنی2، تکنیک دلفی3 و مصاحبه با توجه به اقتضائات سازمان مورد بررسی قرار گرفت و در نهایت از طریق روش هاي ذیل ریسک هاي فنی اجراي پروژه شناسایی گردیدند.
- برنامه ریزي و انجام مصاحبه هاي نیمه ساختاریافته4 با خبرگان شرکت در کلیه حوزه هاي کاري. - حوزه هاي برنامه ریزي فنی، طرح و توسعه، بهره برداري، منابع انسانی، مالی و پشتیبانی -
- بررسی سوابق و شواهد حاصل از پروژه هاي مشابه در شرکت نظیر برنامه ریزي استراتژیک، مدیریت بهره وري، سیستم مدیریت کیفیت، نظام هاي ارزیابی و خودارزیابی، نظام پیشنهادها، نظام ارزیابی 360 درجه، مدیریت دانش ، نظام ارزیابی عملکرد و همچنین پروژه هاي مشابه در سایر شرکت ها.
- استفاده از تجربیات مشاور در این زمینه.
شایان ذکر است که شناسایی ریسک ها یک فرآیند تکراري است زیرا ریسک هاي جدید ممکن است با پیشرفت پروژه در چرخه عمر خود کشف شوند. در پروژه مورد بحث نیز این رویکرد اتخاذ و فرآیند شناسایی ریسک ها در مقاطع زمانی معین به مرحله اجرا در آمده است
-3-2 تحلیل کیفی ریسک ها:
تحلیل کیفی ریسک ها فرآیند الویت بندي ریسک ها براي تحلیل بیشتریا ارزیابی و ترکیب احتمال وقوع و اثر می باشد. سازمانها می توانند عملکرد پروژه را با تمرکز بر ریسک هاي با الویت بالا بصورت اثر بخش بهبود بخشند.
