بخشی از مقاله
چکیده
در سه دهه گذشته دانش مدیریت پروژه با رشد قابل توجهی در اکثر حوزهها همراه بوده است و حجم قابل توجهی از ابزارها، فرآیندها و تکنیکهای مدیریت پروژه در حوزههای مختلف دانش مدیریت پروژه تولید شده است اما همچنان بسیاری از سازمانها در بکارگیری دانش علمی مدیریت پروژه چندان موفق عمل نمیکنند. یکی از دلایل این موضوع عدم توجه به ایجاد و رشد قابلیتهای مدیریت پروژه در سطح سازمان بوده است زیرا تا زمانی که یک سازمان پروژه محور خود را به قابلیتهای مورد نیاز برای اجرا و مدیریت پروژه تجهیز ننماید شانس موفقیت پروژههای آن سازمان نیز بسیار پایین خواهد بود. در این مقاله ضمن مرور مفهوم شایستگی سازمانی مدیریت پروژه به معرفی و مقایسه تطبیقی برخی از جدیدترین استانداردهای مطرح در زمینه قابلیت سازمانی مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.
در این مقاله تلاش شده ضمن آشنایی با وجوه تمایز هر کدام، زمینه توسعه مفهوم شایستگی سازمانی و عناصر مربوط به آن در سازمانهای پروژه محور فراهم آید. یافتههای این پژوهش نشان میدهد مدلهایی مانند EFQM با وجود جامعیت نسبی در توجه به قابلیتهای سازمانی، ویژگیهای سازمانهای پروژهمحور را مد نظر قرار ندادهاند و مدلی عمومی برای تعالی تمامی سازمانها هستند. بر اساس همین کمبوداخیراً، دو استاندارد مرتبط با سازمانهایهای مدیریت پروژه OCB - و - OPM توجه ویژهای به جنبههای سازمانی داشتهاند. بر خلاف استاندارد OCBکه بیشتر مبانی شایستگی سازمانی را مورد توجه قرار داده است استاندارد OPM بیشتر به مباحث مربوط به پیادهسازی قابلیت سازمانی اشاره داشته است.
واژه های کلیدی: مدیریت پروژه، قابلیت سازمانی، سازمانهای پروژه محور، OCB، OPM، EFQM
.1 مقدمه
معرفی رویکردهای مبتنی بر شایستگی در محیط سازمان، از حدود سال 1970 شروع شده و از آن زمان به بعد، توسعه و کاربرد سریعی داشته است.[1] در حالیکه گاهی به اشتباه شایستگی و مفهوم آن محدود به مهارتهای کارکنان میگردد در حقیقت آنچه منظور از شایستگی سازمانی است صلاحیت اصلی درون سازمانی میباشد که منجر به مدیریت یکپارچه و توازن در مدیریت میشود. اگر معیارهای شایستگی سازمانی به درستی مدیریت شوند همهی بخشهای سازمان هماهنگ خواهند شد. فرآیندی که در آن هر بخش از سازمان میتواند نحوهی مشارکت خود در بهبود سازمانی را تعریف نموده و باعث شود تمامی بخشها به درک درستی از چگونگی وابستگی خود به یکدیگر دست یابند؛ هر بخش از سازمان با توجه به نحوهی استخراج شایستگیهای کلیدی از دل کسب و کار به چالش کشیده شده، و نقش و وظیفه خود را به دقت مورد بازبینی قرار میدهد.[2]
مدیریت شایستگی سازمانی برای جلوگیری از افزایش سطح ریسکپذیری سیستماتیک سازمان بسیار حیاتی است. در حالیکه بسیاری از شرکتها سیستمهایی برای تشخیص شکافهای شایستگی - نظیر مهارتهای گم شده - دارند، تنها شرکتهایی که میدانند شایستگی فراتر از مهارتهای مربوط به افراد است قادرند ریسکپذیری عملیاتی را به صورت سیستماتیک مدیریت نمایند. هنگامی که مدیریت شرکت درک روشنی از شایستگیهای سازمانی موردنیاز خود پیدا کرد، میتواند آن شایستگیها را به دقت مورد کنکاش قرار داده و تعیین کند چه ترکیبی از مهارتها، فرآیندها، سیستمها، کارمندان، تجهیزات، مشارکت و ... نیاز است تا اثربخشی سازمان در سطح قابل قبولی باقی بماند.
چرخه حیات شایستگی، مجموعهای از چهار مرحله کلان استکه - عموماً این منطق در اغلب مدلهای شایستکی حاکم است - ؛ که هدف آن، ارتقا و توسعه مستمر شایستگیهای سازمانی است. این چهار مرحله کلان عبارتند از : ترسیم شایستگی، تشخیص شایستگی، توسعه شایستگی و نظارت بر شایستگی .[1]ترسیم شایستگی در واقع آمادهسازی سازمان جهت بازنگری کلیه شایستگیهای لازم برای انجام اهدافش است که به وسیله طرح تجاری سازمان، الزامات پروژه، نیازهای گروه و نیازهای شغلی تعریف میشوند.مرحله دوم، تشخیص شایستگی است که به معنی نمونهای از وضعیت موجود شایستگی هاست که هر یک از عناصر شایستگی دارا هستند.
تحلیل شکاف مهارت نیز در این مرحله ضروری است تا شکاف بین تعداد و سطح شایستگیهای موجود در مقایسه با تعداد و سطح شایستگیهای لازم برای آن سازمان تعریف شود.توسعه شایستگی مرحله سوم است و آن برنامه ریزی فعالیتهاست، به نحوی که تعداد و سطح تشخیص شایستگیهای مد نظر و مطلوب را براساس دو مرحله قبلی و تجزیه و تحلیل شکاف مهارت، افزایش دهد.آخرین مرحله، نظارت بر شایستگیهاست یعنی ارزیابی مداوم نتایج تحقق یافته، به وسیله مرحله توسعه شایستگی.در حوزه مدیریت پروژه مباحث مربوط به شایستگی علیرغم اینکه در سطوح فرد، پروژه، و یا حتی سبد پروژهها مورد توجه بوده است، لیکن در سطح سازمان و پیاده سازی شایستگیهای سازمانی چندان به آن پرداخته نشده است.
شاهد این مدعا مدلهای تازه منتشر شده از سوی نهادهای رسمی و بین المللی مدیریت پروژه است. مدلی مانند OPM که در سال 2013 از سوی موسسه مدیریت پروژه1 به جامعه مدیریت پروژه عرضه شده است در میان انبوه مدلهای ارائه شده توسط این نهاد اولین مدلی است که بعنوان راهنمایی عملی برای ایجاد یا توسعه شایستگیهای سازمانی مدیریت پروژه بوده و بعلاوه کارآمدی و ارتباط بین مدیریت پروژه و مدیریت کسب و کار را نیز افزایش میدهد. آنچه در این مدل بدان اشاره میشود چیزی فراتر از مدیریت پروژه، طرح و سبد پروژه است.
از طرفی تفاوت عمدهی OPM با OPM3 در این است که OPM یک راهنمای عملی برای ایجاد مدیریت پروژه سازمانی است در حالیکهOPM3 مدلی برای اندازه گیری بلوغ OPM است. همچنین است استانداردی مانند OCB که در سال 2013 از سوی انجمن بین المللی مدیریت پروژه2 بعنوان مدل شایستگیهای سازمانی مدیریت پروژه ارائه گردیده است. این مدل نیز سعی دارد دستیابی به نتایج مد نظر را بر اساس ماموریت و چشماندازسازمان بصورتی یکپارچه در سه سطح پروژه، طرح و پورتفولیو،و از طریق یکسری شایستگیها در پنج گروه "حاکمیت"، "مدیریت"، "همراستایی"، "منابع"، "شایستگیهای فردی" محقق سازد.
.2 مفهوم شایستگی سازمانی
مفهوم شایستگی در حوزهی مدیریت یکی از مفاهیمی است که برداشت نادرست و کاربرد نادرست آن گاهی باعث به اشتباه افتادن مدیران میگردد. شایستگی سازمانی غالباً به اشتباه، مهارت کارمندان در کار تصور می شود در حالیکه باید به عنوان نوعی قابلیت درون سازمانی قلمداد گردد که منجر به مدیریت یکپارچه و توازن در مدیریت میشود. برخی از بزرگترین شرکتهای بینالمللی توانستهاند به درک درستی از قدرت شایستگی سازمانی برسند و عناصر کسب و کار خود را برای حمایت از آن نوآرایی نمایند. در نتیجه سازمان به گروهی منسجم تبدیل شده که بر استراتژی اصلی سازمان تمرکز نموده و با رعایت اولویت، آن را اجرا و مدیریت مینماید.شایستگی سازمانی اصطلاحی است که برای سالها در دنیای مدیریت عملکرد مورد استفاده قرار گرفته است. متخصصین منابع انسانی و مشاوران تغییرات سازمانی از این اصطلاح برای ارجاع دادن به دنیایی از مهارتهای کارمندان استفاده میکنند که شرکت باید در اختیار داشته باشد تا به برنامههای خود دست یابد.شایستگی را می توان در سه سطح از یکدیگر متمایز کرد :[1]
.1 سطح فردی: شایستگی در این سطح شامل دانش و مهارتهای بالقوه، ظرفیتها - قابلیتها - و صلاحیتهای کارکنان است.
.2 سطوح سازمانی: شایستگی شامل روش ویژهای در بکارگیری منابع گوناگون سازمان با یکدیگر است. به عبارت دیگر، شایستگی سازمانی شامل ترکیب متقابل دانش و مهارتهای کارکنان با دیگر منابع سازمان، مانند دانش سیستمها، امورجاری، رویهها و تولیدات فناورانه است.
.3سطح راهبردی: منظور از شایستگیها در این سطح، ایجاد و حفظ برتری رقابت آمیز، از راه ترکیب خاصی از دانش، مهارتها، ساختارها، راهبردها و فرایندها است.
آنچه در اینجا مد نظر ماست در حقیقت سطح دوم یعنی شایستگی سازمانی میباشد که بر کلمهی "سازمان" تمرکز دارد. تحت این تعریف یک سازمان به عنوان کل است که باید درست عمل کند و کمتر به جنبهی فردی هریک از اعضای سازمانی به عنوان کارمندان پرداخته میشود. بر اساس این تعریف سازمان است که باید مورد توجه قرار گرفته و به طور مفهومی، ارزیابی شود که چه چیزی باعث توانمندی در رسیدن به مأموریتهایش میگردد؛ بسیاری از سازمانها معمولاً در بیش از یک حوزه دارای شایستگی هستند. شایستگی سازمانی را میتوان به عنوان " ترکیبی از مهارتهای مورد نیاز، اطلاعات لازم و سنجههای عملکرد مناسب و فرهنگ سازمانی صحیح تعریف کرد که سازمان را در رسیدن به مأموریت یاری میکند".[2]اگر شایستگیهای سازمانی به طور سیستماتیک برای هدایت تصمیمگیری در مورد اجرای استراتژی و تخصیص منابع در محیط پروژه و کسب و کار بکار رود، نتیجهی حاصل فرهنگ سازمانی است که توازن روشن اعضای تیم حول معیارهای شایستگی را سبب میشود که برای موفقیت سازمان بسیار حیاتی است.
.3 جایگاه مدلهای شایستگی سازمانی در بین استانداردها و مدلهای حوزه مدیریت پروژه
در این قسمت تلاش میشود به معرفی مدلها و استانداردهای تعالی سازمانی به ویژه مواردی که در سازمانهای پروژهمحور کاربرد دارند پرداخته و ضمن بیان ویژگیهای آنها، نقاط قوت و ضعف هر یک را نیز بررسی نماییم. ابتدا تاریخچهای از مدلهای تعالی ارائه و سپس مدلهای EFQM، OCB و OPM را معرفی خواهیم نمود.
