مقاله بررسی و مقایسه ماژول مدیریت منابع انسانی در سیستمهای ERP

بخشی از مقاله

بررسی و مقایسه ماژول مدیریت منابع انسانی در سیستمهاي ERP

چکیده:

مدیران موفق، پیوسته درصدد داشتن اطلاعات به روز و دقیق در مورد نیروي انسانی خود می باشند تا بتوانند به بهترین شکل با اجراي سیاست هاي مربوطه، باعث افزایش بهرهوري در سازمان شده و بتوانند به شیوه مطلوب تري به اهداف سازمانی خود نایل گردند. مدیران و کارشناسان قادرخواهند بود با استفاده از ماژولهاي مدیریت منابع انسانی، در هر مکان و در هر زمانی امور مربوط به کارکنان را مدیریت نموده و با کاهش زمان ، هزینه ، درصد خطاها و کارتکراري خسته کننده، براي کسب و کار خود مزیت رقابتی ایجاد نمایند. در تهیه نرم افزارهاي کامپیوتري خصوصا نرمافزارهاي سازمانی نیز می بایست توجه ویژه اي به مقوله منابع انسانی داشت.در این مقاله پس از معرفی سیستم برنامه ریزي منابع سازمانی((ERP، زیرسیستمهاي ماژول مدیریت منابع انسانی که توسط شرکتهاي مطرح دنیا در زمینهي ERP تهیه شده اند، مورد بررسی و مقایسه قرار خواهند گرفت و در انتها نیز مطالبی در مورد نتایج به کارگیري ماژول مدیریت منابع انسانی در برخی از سازمانهاي بزرگ دنیا ارائه خواهیم داد.

براي انجام این پژوهش، از روش کتابخانه اي، مصاحبه و جستجو در اینترنت استفاده شده است.

واژههاي کلیدي:برنامه ریزي منابع سازمانی، ERP ، ماژول مدیریت منابع انسانی در ERP ، ERPII، HR .HRM

-1  مقدمه

سازمانهاي امروزي، براي دستیابی به سهم قابل قبولی از بازار ، نیاز دارند تا از سیستم هاي اطلاعاتی که قادرند همه فعالیت ها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش دهند، به نحو مطلوبی استفاده کنند. یکی از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات در سازمان دارد و می تواند بازوي مهمی براي سازمان ها در پیوستن به بازارهاي جهانی باشد، سیستمهاي برنامه ریزي منابع سازمانی¹ می باشد. این سیستم هم اکنون به عنوان یکی از موثرترین ابزار برنامهریزي منابع سازمان مطرح بوده و شامل یک نظام به هم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است که همه نیازهاي یک سازمان را با نگرشی فرآیندي در جهت نیل به اهداف سازمان و یکپارچه سازي تمام عملیات برآورده می کند.

در این سیستم ، به اشتراك گذاري داده ها بین کاربران این امکان را ایجاد می کند تا به سادگی و به سرعت دادههاي مورد نیاز واحدهاي دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخش هاي دیگر نیز قادر خواهند بود تا بهصورت یک سیستم جامع و یکپارچه با یکدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یک سیستم واحد استخراج نمایند.

در ابتدا براي اینکه بتوانیم فهم دقیق تري از کارکرد سیستم هاي اطلاعاتی که در زمینه مدیریت منابع انسانی به ما کمک می کنند داشته باشیم، بهتر است نگاهی به تعریف مدیریت منابع انسانی به معنی عام آن داشته باشیم. طبق یک تعریف، مدیریت منابع انسانی شامل شناسایی، انتخاب، استخدام، تربیت و پرورش نیروي انسانی به منظور نیل به اهداف سازمان می باشد. .[1] تعریف دیگر در این رابطه به شرح زیر ارائه شده است: مقصود از مدیریت منابع انسانی، سیاست ها و اقدامات مورد نیاز براي اجراي بخشی از وظیفه مدیریت است که با جنبه هایی از فعالیت کارکنان بستگی دارد، بویژه براي کارمندیابی، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد، پرداخت پاداش و ایجاد محیطی منصفانه براي کارکنان . [2]

با بررسی تحقیقاتی که در گذشته در این زمینه صورت گرفته است، مشاهده می شود که در این تحقیقات، کمتر به مقایسه شرکت هاي ارائه کننده ERP از دید ماژولهاي مدیریت منابع انسانی و از جنبه هاي مختلف پرداخته شده است. ما در این مقاله، ابتدا ERP

را تعریف کرده و به بیان مزایاي استفاده از این سیستم در سازمان میپردازیم. سپس در مورد زیرسیستمهاي ماژول منابع انسانی در سیستم هاي ERP که توسط شرکتهاي فعال در این زمینه ارائه شده اند و ویژگیهاي هر کدام صحبت خواهیم کرد و خواهیم دید که چرا استفاده از این ماژولها حزء ماژولهاي حیاتی ERP بوده و آنها چگونه در مدیریت هرچه بهتر سیستمهاي اطلاعاتی در این حوزه به ما کمک خواهند کرد. در آخر نیز بعد از بررسی یک نمونه از پیادهسازي ماژول منابع انسانی ERP، نتایج و نیز پیشنهاداتی براي مطالعات آتی ارائه خواهیم داد.

ERP -2 چیست؟

براي ERP تعاریف متعددي ارائه شده است که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم: بسته نرم افزاري کاربردي ERP، یک مجموعه از ماژول هاي یکپارچه آماده راه اندازي از پیش طراحی شده واز پیش مهندسی شده است که تمام فرآیندهاي تجاري سازمان را پوشش می دهد. [3

ERP ، یک سازمان را وادار می کند تا فرآیند کار خود را بااین نرم افزار تطبیق دهدERP .[4] یک استراتژي براي برنامه ریزي و پایش تمامی منابع سازمان بوده و شامل کارکردهایی چون تولید، بازاریابی، مالی و مهندسی میشود.واژه Enterprise در ERP،

به تمامی سازمان به عنوان یک کل اشاره دارد و منابع به تمام ورودي هاي مورد نیاز و یا موجود براي تولید اطلاق می شود. ERP

تمام نیازمندي هاي اطلاعاتی واحدهاي مختلف سازمان را بطور همزمان برآورده می سازد.[5]

سیستم هاي مدیریت منابع انسانی¹  مانند ERP، یکی از نتایج کاربرد سیستمهاي اطلاعاتی در مدیریت منابع انسانی میباشد.

اتصال ماژولهاي مدیریت منابع انسانی و مالی از طریق یک پایگاه داده مشترك، تمایز اصلی ما بین سیستم برنامه ریزي منابع سازمان و نرمافزارهاي سابق هستند که بصورت جزیره اي عمل میکردند.[9]

امروزه سیستم هاي مدیریت منابع انسانی با استفاده از اینترنت، شبکه هاي درون سازمانی، ابزارهاي ارتباطی جدید و موتورهاي مدیریت گردش کار و سیستمهاي مدیریت فرآیندهاي کسب و کار، این ماژولها را به اینترنت متصل ساخته و امکان کاهش هزینه ها و افزایش بهره وري در سیستم هاي مدریت منابع انسانی را فراهم آوردهاند. با جایگزین ساختن خدمات خودیاري² بهجاي فرآیندهاي مبتنی بر کاغذ،کارکنان، مدیران و متخصصین منابع انسانی همگی از مزایاي حاصله بهره مند خواهند شد. براي مثال وظایف مدیریتی پرهزینه و وقت گیري چون دریافت هزینه سفر، تغییر اطلاعات فردي، بهرهگیري از مزایاي سازمانی، ثبت نام در کلاس هاي آموزشی، تایید صلاحیت کارکنان براي دسترسی به اطلاعات می توانند توسط تنها یک فرد انجام شوند. کاهش زمان تراکنش هاي منابع انسانی از سوي دیگر باعث کاهش منابع مورد نیاز براي فعالیت هاي مدیریت انسانی و بکارگیري منابع آزاد شده در فعالیتهاي استراتژیک منابع انسانی خواهد شد.

-3 مزایاي استفاده از ERP

بطور خلاصه می توان برخی از مزایاي استفاده از ERP را به شرح زیر بیان کرد . [10,7,6 ]

• کاهش هزینههاي مستقیم عملیات

• تسریع زمان پاسخ دهی

• بهبود بهره وري

• بهبود تعامل با مشتریان

• بهبود کیفیت محصول

• بهبود مدیریت چرخه سفارش

• کاهش سیکل بستن حسابهاي مالی

• افزایش سازگاري در اطلاعات موجود

• مهندسی مجدد فرآیندهاي سازمانی و کاهش زمان انجام آنها

• فـــراهم شـــدن زیرســـاخت لازم بـــه منظـــور پـــرداختن بـــه مـــدیریت زنجیـــره تـــامین¹ و مـــدیریت ارتبـــاط بـــا مشتري²

• افزایش زمان مدیران براي برنامه ریزي و مدیریت بهتر منابع و سازمان
• افزایش دقت اطلاعات سازمان و امکان مدیریت بهتر آنها

• به اشتراك گذاري داده هاي عمومی

• یکپارچه سازي فرآیندهاي تجاري سازمان

• ایجاد راهبري هزینه نسبت به رقبا به عنوان یک استراتژي تجاري

• یکپارچه سازي اطلاعات مالی

• یکپارچه سازي اطلاعات مشتریان

• کاهش سطح موجودي انبار

• استاندارد سازي اطلاعات منابع انسانی

ERPII یک استراتژي کاربردي است که بر توسعه ERP فعلی بنا نهاده شده است و آن را با راه حل هاي ویژه سازمان از قبیل هوشمندي کسب و کار³، مدیریت ارتباط با مشتري، اتوماسیون نیروي فروش، مدیریت زنجیره تامین، پشتیبانی الکترونیک، تدارکات الکترونیک و مدیریت چرخه عمر محصول⁴ یکپارچه می کند. براي این منظور باید پیاده سازي ERP از یک پروژه IT به یک فعالیت کسب و کار تغییر پیدا کند که نتیجه نهایی آن کسب منافع محسوس از اجراي ERP است.[3]

-4 برخی از ماژولهاي ERP

در ادامه، برخی از ماژولهاي اساسی اغلب سیستمهاي ERP را مشاهده میکنیم.[3,8]

• مالی و حسابداري

• مدیریت مواد

• برنامه ریزي تولید

• سفارشات

• خرید

• توزیع/لجستیک

• نیروي انسانی

• تعمیرات و نگهداري

• تحقیق و توسعه

• مدیریت اموال

• مدیریت کیفیت

-5 بررسی ماژول منابع انسانی در :ERP

در بخش هاي قبلی تعاریفی براي مدیریت منابع انسانی ارائه شد. با توجه به فاکتورهاي مهم در آن تعاریف، قاعدتا می بایست ماژول مربوطه در سیستم ERP نیز این نیازهاي ضروري را براي ما برآورده نماید. در ادامه برخی از کارکردها و ویژگیهاي این ماژول را ذکر می نماییم.

-1-5 کارکردها و ویژگیهاي ماژول منابع انسانی در :ERP

• معرفی مشخصات کارکنان شامل سوابق کاري، تحصیلی، آموزشی، اطلاعات بستگان و غیره

• برآورد نیروي انسانی موردنیاز و برنامه ریزي

• برنامه ریزي و زمانبندي مصاحبه ها و نتایج ارزیابی

• تنزیل و ترفیع کارکنان

• نظام انگیزشی و اثر بخشی

• سیاست ها و امکان معرفی انواع روش هاي محاسبه بدون هیچگونه محدودیت

• معرفی انواع احکام حقوقی، بخشنامه ها

• ارائه طرح طبقه بندي مشاغل و آیین نامه ها

• جداول تحلیلی اعم از جدول مبناي محاسبه بهره وري، موارد پاداش، موارد جریمه، فهرست مرخصی، فهرست اضافه کاري، ریز کنترات، وام، مساعده ، علی الحساب

• محاسبه میزان بهره وري کارکنان و محاسبات پاداش و آکورد

از آنجایی که سیستمهاي ERP از ابتدا در مراکز تولیدي و صنعتی متولد شدند (¹BOMPs→MRP→MRPII→ERP) ،

لذا استفاده از ماژولهاي تولید ، فروش و حسابداري بسیار معمول میباشد اما امروزه با توجه به ضرورت استفاده از سیستمهاي یکپارچه جهت مدیریت منابع انسانی، توجه خاصی به ماژول مدیریت انسانی میشود. ماژول منابع انسانی از فعالیت هاي کسب و کار در ارتباط با مدیریت کارکنان و برنامه ریزي و توسعه کارکنان پشتیبانی می نماید. بیش از %60 سازمان ها تا قبل از سال 2000 از برنامه کاربردي منابع انسانی استفاده نمی کردند. ماژول منابع انسانی می تواند تا %30 هزینه سازمان را کاهش دهد.

ارزش ماژول مدیریت منابع انسانی، زمانی در سازمان ها افزایش می یابد که ارتباطش را با سیستم حسابداري در یک پایگاه داده واحد فراهم نماید به گونهاي که براي محاسبه حقوق و مزایا، هزینه پروژه و بودجه بندي منعطف و از لحاظ کاربري ساده باشد.

-2-5 زیرسیستمهاي یک ماژول منابع انسانی در ERP

سیستمهاي ERP، زیر سیستم هاي متفاوت زیادي را براي ماژول HR ارائه می دهند که در جدول شماره یک قابل مشاهده میباشند.[11]