بخشی از مقاله
نقش پياده سازي ERP در بهبود و افزايش بهره وري سازماني
چکيده :
در خصوص تأثير متغيرهاي سازمان در بهره وري ، مطالعات متعددي انجام پذيرفته و سهم و درجۀ تأثير هر يک از متغيرها بر سطح بهره وري مورد بررسي قرار گرفته است .
يکــي از متغيرهــا و يــا عوامــل ســازماني مــؤثر بــر بهــره وري روش انجــام کــار اســت (Work Method) . در کليۀ تحقيقات بهره وري سازماني ، همۀ محققين بـه ايـن نتيجـه رسيده اند که روش انجام کار يکي از متغيرهاي مؤثر در بهره وري اسـت و از نظـر آمـاري همبستگي شديدي بين ارتقاء بهره وري و اصلاح روش انجام کار به ثبوت رسيده است .
طبق تحقيقات به عمل آمده در دانشگاه دال حوز کانادا ، ٦% عملکرد سازمان ها مربـوط بـه مهارت کارکنان ، ٩% مرتبط با تعهد کارکنان و ٨٥% آن نيز بـه سـاختارها ، سيسـتم هـا و روشهاي انجام کار مربوط مي شود .
خوشبختانه با پيشرفت روز افزون فن آوري اطلاعات (Information Technology) و به خصوص صنعت نرم افزار ، بخش عمده اي از مباحث مرتبط با سيستم هـا و روش هـاي انجام کار متحول گرديده است . امروزه در سازمان ها با تنوع وسيعي از سيستم هاي وابسته به IT مواجه هستيم که هر کدام بر حوزه و بخش خاصي از فرآيند تجاري متمرکـز شـده و ابزاري قدرتمند را براي مديريت فراهم کرده اند .پياده سازي سيستم برنامـه ريـزي منـابع سازماني (ERP:Enterprise Resource Planning) ، بـه عنـوان ابـزار توانمنـد سـاز سازماني ، نه تنها به بسترسازي ساختار سازماني و فرآيندهاي کاري (فروسيستم ها) توجـه دارد که بسترهاي فرهنگي اجتماعي و اقتصادي (فراسيستم ها) سازماني را نيز مـورد توجـه قرار مي دهد .
امروزه در طراحي سازمان هاي اطلاعات محور ، از ERP به عنوان ابزاري که بهره منـدي از آن نتايج تبعي بسيار را شامل افزايش شفافيت ، کاهش هزينه ها ، کاهش خسـتگي نيـروي کار ، ايجاد محيط کار مناسب ، ارتقاء مهـارت هـاي شـغلي کارکنـان و مـديريت ، اصـلاح روشهاي انجام کار و . . . به همراه دارد ، ياد مي شود . به ديگر سـخن ، بـا پيـاده سـازي ERP در سازمان ، شرايط عرضه عملکرد خوب در سازمان فراهم مـي آيـد کـه ايـن خـود اساس مديريت بهره وري را شکل مي دهد .
در اين مقاله به ERP به عنوان سيستم با مديريت يکپارچه بـر کليـۀ منـابع يـک سـازمان پرداخته خواهد شد و نقش پياده سازي ERP در حذف فعاليت هاي بـدون ارزش افـزوده ، افزايش راندمان و بهره وري در سازمان اشاره مي شود .
اهداف تحقيق :
در دنياي امروز مديريت بدون استفاده از ابزارها و راهکارهاي مناسب و متکي بر فناوري مدرن روز ، کاري بس دشوار مي باشد . سيستم هاي مبتني بر فن آوري اطلاعات (Information Technology) که در يکي دو دهۀ اخير رشد چشمگيري را طي نموده اند از جمله ابزارهاي مديريت و برنامه ريزي مي باشند که حوزههاي وسيعي را تحت پوشش خود قرار داده اند .
سيستم هاي برنامه ريزي منـابع سـازمان (ERP:Enterprise Resource Planning) نمونـه اي از ايـن قبيل مي باشند که در چند سال اخير در کشور ما مـورد اسـتقبال فـراوان قـرار گرفتـه و بـه عنـوان راه حـل معضلات و مشکلات سازمان ها و اصلاح روشهاي انجام کار از آن ياد مي شود .
مطــابق تعريــف ســازمان بــين المللــي کــار (ILO) نتــايج ناشــي از بررســي روش هــاي انجــام کــار (Work Method) ، اهداف مندرج در ذيل است :
١- ساده تر کردن کارها
٢- مؤثرتر کردن کارها
٣- تقليل هزينه ها
٤- کاهش کل زمان انجام کار
در اين مقاله سعي گرديده است با به خدمت گرفتن واژگان و ادبيات حـوزة مهندسـي صـنايع و فـن آوري اطلاعات به موضوع نقش مؤثر کاربرد ERP در محيط کسب و کار پرداخته شود و امکان تحقق اهداف فوق به کمک ERP مورد مداقه قرار گيرد و نتيجه تبعي بهبود و افزايش بهره وري در سـازمان بـه کمـک تغييـر روش ها و ايجاد شرايطي براي عرضۀ عملکرد خوب در سازمان مورد بررسي دقيق واقع گردد .
روش تحقيق :
روش تحقيق اين مقاله ـ اساساً مبتني بر روش تفکر عميق ( Deep Thinking) استوار است و حاصل تجربيات عملي سيزده سالۀ نگارنده در زمينۀ کارشناسي ، تحليل سيستم ها و مديريت پروژه هاي فن آوري اطلاعات در بخش صنعت و خدمات ميباشد. در اين روش محقق فکر و انديشۀ خود را و نيز منظرگاهي که او از آن جايگاه به حوزة مسأله مي نگرد ، تشريح مي نمايد .همچنين از مطالعات کتابخانه اي و جستجوي اينترنتي نيز براي ارائۀ برخي نکات سود برده شده است .
سازمان به عنوان يک سيستم اجتماعي ، مؤثر بر بهره وري ملي نگرش روي سازمان ها ، به عنوان يک سيستم اجتماعي ، به مديران و مسئولان امر کمـک مـي کنـد تـا سازمان ر ا در رابطه با همسازي و پاسخگويي مداوم به محيط بيروني مربوطه ، کارآمدتر کنند .
آقاي دکتر ناصر فقهي فرهمند در کتاب مديريت پوياي سازمان چنين مي گويند : “لازمۀ دستيابي به چنين کارآمدي سازماني ، شناخت دقيق ويژگي هاي هر سيستم اجتماعي در رابطه با مسائل ساختاري و عمليـاتي ، فراهم ساختن محيط مساعد و روش هاي مناسب به آن ويژگي ها مي باشد ١” ايشان از جمله عوامـل مهـم مؤثر بر سيستم هاي اجتماعي را نهاده هاي فن آوري مي دانند که با نوع فـن آوري و شـرايط فنـي سـازمان ارتباط دارد و به نوع ساختار سازمان ، نحوة رهبري و سرپرستي مؤثر مي باشـد . عـدم رعايـت تناسـب بـين نيازهاي فن آوري و نهاده هاي انساني و ساختاري موجب کاهش شديد بهره وري بدليل عدم به فعل درآمدن پتانسيل هاي موجود مي گردد .
لذا سازمان ها ناچارند که عمل تطابق و هماهنگي خود را با تغييرات محيط خارجي بـه صـورت مسـتمر و مداوم پيگيري نمايند .
در مطلبي ديگر به قلم دکتر ناصر ميرسپاسي در خصوص توسعۀ مجموعه هاي کسب و کار و توسعۀ منابع انساني به گزارشي از دانشگاه دال حوز کانادا اشاره مي شود که در مارس ٢٠٠٥ منتشر شده است ٢ و طبق اين تحقيق فقط ٦% عملکرد سازمان ها مربوط به مهارت يا حتي انگيزة کارکنان ، ٩% مرتبط با تعهد کارکنان و ٨٥% آن به ساختارهاي سازماني ، سيستم ها و روش ها مرتبط است .
بنا به اين دست آوردها و شواهد بسياري ديگر مي توان اذعان داشـت کـه بـراي دسـت يـافتن بـه درجـۀ بالاتري از توانايي ها در سازمان مي بايست همزمان و بطـور مسـتمر سـاختارهاي سـازماني ، سيسـتم هـا و روشهاي کاري به طور پايه اي بازنگري و در صورت لزوم تغيير يابند .
١- فقهي فرهمند ، ١٣٨١ ، صفحۀ ٥٤
٢- ميرسپاسي ، ١٣٨٤ ، صفحۀ ٦٧
جدول ذيل ، نشان دهندة شرايط کاملاً متفاوت بين مقتضيات سازمان ها در گذشته و امروز مي باشد.
ملاحظه مي شود که سازمان هاي امروزي ناچارند که عمل تطابق و هماهنگي خود را با تغييـرات محـيط خارجي به صورت مستمر و مداوم پيگيري نمايند و امروز ديگر سازمان ها را نمي توان فقـط بـر پايـۀ اصـول سنتي اداره و هدايت کرد . بهره وري بعنوان يکي از معيارهاي اصلي سنجش و هدايت عملکرد سازمان ها
موضوع بهره وري ، موضوع پيچيده اي است که خود عوامل بسياري را در بر مي گيرد . همچنـين دربـارة تعريف بهره وري اجماع نظر کلي وجود ندارد . تعاريف مختلفي از طرف کارشناسان و سازمان هـاي مختلـف بين المللي از جمله : سازمان بين المللي کار (ILO ، ١٩١٩) ، سازمان همکـاري اقتصـادي بهـره وري اروپـا (EPA ، ١٩٨٥) ، سازمان بهره وري آسيايي (APO ، ١٩٦١) ، سازمان ملي بهره وري ايـران در سـال ١٣٧٠ (NIPO ، ١٩٩١) ارائه گرديده است که مي توان گفت کاربردي ترين آنها ، تعريف سـازمان ملـي بهـره وري ايران است : “ به حداکثر رساندن استفاده از منابع ، نيروي انساني ، تسهيلات و غيره به طريقۀ علمي ، کاهش هزينه هاي توليد ، گسترش بازارها ، افزايش اشتغال و کوشش بـراي افـزايش دسـتمزدهاي واقعـي و بهبـود استانداردهاي زندگي ، آنگونه که به نفع کارکنان ، مديريت و جامعه باشد
همچنين پيتر دراکر (Druker) پاره اي از عوامل قابل اتکا بعنوان معيارهاي سنجش بنگاه هاي اقتصادي را در هزارة سوم کسب و کار (BK٢) شامل توان رقابتي شرکت در بازار ، قدرت نوآوري ، وضـعيت نقـدينگي و توان سودبخشي مي داند که هر يک بيشترين بار معنايي را بر روي بهره وري دارد .
امروزه تلاش مي شود تا به منظور برخورداري از تصويري جامع از عملکرد شرکت ها ، به مجموعۀ متوازني از معيارها و شاخص ها توجه نمود تا بتوان تعادل و توازن منطقي ، معقول و مناسب در عملکـرد شـرکت هـا برقرار نمود . در يک دسته بندي ديگر ، سينک (Sink) معتقد است که شاخص هاي سنجش مي تواند شامل عواملي نظير : اثر بخشي ، کارآيي ، کيفيت ، بهره وري ، کيفيت زندگي کاري (QWL) ، نوآوري و سوددهي باشد .
رابرت کاپلان و ديويد نورتون ١ نيز معتقدند که در عصر اطلاعات ، سازمان ها جهت نيل به موفقيت رقابتي نيازمند به توانائيهايي جديد همانند توانايي در برقراري ارتباط با مشتريان ، نوآوري توليـدي ، توانـايي ارائـه محصولاتي مبتني بر سفارشات مشـتري ، مهـارت هـاي پرسـنلي ، مهـارت هـاي انگيزشـي و تکنولـوژيکي ميباشند.
مجموعه نکات اشاره شده ، مؤيد اين واقعيت است که سازمان ها بايستي استانداردهاي جديد بهره وري را رعايت کنند و به عبارت بهتر ، متناسب با واقعيت هاي نوين در عرصۀ کسب و کار ، بهره وري را باز تعريـف نمايند .
مطابق تعريف معمول ، بهره وري را نسبت ارزش حاصل از نتايج بدست آمده به ارزش منابع بکار رفته مي گويند . روشن است که چنانچه صورت کسر افزايش يافته و يا مخرج کسر کاهش يابد ، بهـره وري افـزايش خواهد يافت و بنابراين براي انجام هر تحليلي ابتدا بايستي ارزش اجزاي مخرج کسر يعني “منابع بکار رفته ” و همچنين ارزش اجزاي صورت کسر يعني “نتايج بدست آمده”را شناسايي کنيم .
براي آنکه بهره وري به حداکثر برسد ، بايستي اولاً عوامل و اجزاي مخرج کسر بهره وري ، ثانياً عوامـل و اجزاي صورت کسر و ثالثاً روند و فرآيند توليد مورد مطالعه قرار گرفته و ارتباط آن با بهره وري مشخص گردد.
البته براي آنکه عوامل بهره وري به صورت منطقي و بطور کامل مورد بررسي قرار گيرد ، بهتر است علاوه بر مطالعه تأثير عوامل مؤثر در بهره وري از نظر ورودي ها و خروجي ها به فضاي سازماني مؤثر بر بهره وري توجه داشته باشيم .
در شکل شمارة ١، مجموعه عوامل مؤثر بر بهره وري در فضـاي سـازماني ارائـه گرديـده اسـت . فضـاي سازماني اشاره به مجموعه اي از خاصيت هاي قابل اندازه گيري در محيط کاري دارد که به طور مستقيم و يا غير مستقيم به وسيلۀ افرادي که در آن محيط کار و زندگي مي کنند ، ادراک مي شود و در انگيزش و رفتـار آنها تأثير مي گذارد (ليتوين و استرينجر ، ١٩٦٨) .
همانطور که ملاحظه مي شود ، کليۀ عوامل شمرده شده ، به دو دستۀ کلـي عوامـل خـارجي و غيـر قابـل کنترل و نظارت از سوي بنگاه ( شامل دولت و زير ساخت هاي عمـومي و منـابع طبيعـي و غيـره) و عوامـل داخلي که خود شامل دو دسته عوامل نرم ( افراد ، روش هاي انجام کار ، شيوه هاي مديريت و . . . ) و عوامل سخت ( فرآورده ، تجهيزات ، فنون و . . . ) مي شود ، قابل دسته بندي مي باشد.
در اين مقاله ، تلاش داريم تا اين مفهوم را منتقل نمائيم کـه پيـاده سـازي سيسـتم برنامـه ريـزي منـابع سازماني (ERP) در بنگاه بعنوان يک عامل مؤثر بر سازمان و بالطبع مؤثر بـر بهـره وري سـازماني مطـرح و ضروري مي باشد . برنامه ريزي منابع در سازمان (Resource Planning)
از يک افق تاريخي ، برنامه ريزي منابع در محيط هاي کسب و کار ، به دهۀ ٧٠ مـيلادي بازگشـت دارد .
برنامه ريزي مواد اوليـه بـراي توليـد (MRP: Material Requirements Planning) در سـال ١٩٧٥ بـه وسيلۀ اورليکي (Joe Orlicky) براي اولين بار مطرح شد . اين سيستم عمدتاً بـه برنامـه ريـزي مـواد اوليـه براساس درخت محصول (BOM) ، برنامه کلان توليد (MPS) ، توانمندي ها و ظرفيت کاري مي پردازد . در دهۀ ٨٠ و در سال ١٩٨٤ بود که آقاي وايت (Oliver Wight) ، مبحث برنامه ريزي منابع براي حوزة ساخت را مطرح کرد (MRP II: Manufacturing Resource Planning) و هـدف خـود را برنامـه ريـزي منـابع ساخت عنوان نمود . در اين سيستم کليۀ منابع ماشيني ، مواد اوليه ، انسـان مطـرح بودنـد . وظـايفي نظيـر :
برنامه ريزي شرکتي ، برنامه ريزي توليد ، زمان بنـدي اصـلي توليـد، برنامـه ريـزي نيازمنـدي هـاي مـواد و برنامه ريزيهاي نيازمندي هاي ظرفيت و سيستم اجرايي براي مديريت ظرفيت و الويت ها .
با بالا گرفتن موضوع قيمت تمام شده و رقابت در دنياي کسب و کار ، در دهۀ ٩٠ ميلادي ، برنامه ريـزي منابع مالي سازمان ( MRP III: Money Resource Planning) مطرح شد که به موضوع مديريت مـالي توليد محصول توجه خاص داشت .
در اين سيستم علاوه بر موارد پيش گفته ، شامل گزارش هايي نظير : برنامۀ مالي شرکت ، گزارش کميتـۀ خريد ، بودجه و موجودي بود .
از اين رهگذر در سال ١٩٩٠ بود که واژه جديدي با عنوان ERP برگرفته از عبارت :
Enterprise Resource Planning با معناي برنامه ريـزي منـابع سـازماني يـا شـرکتي رواج يافـت .
سيستم هاي MRP به موضوع موجودي پرداختند و فرزندانشان ، سيستم هاي MRP II و MRP III علاوه بر آن ، موضوعات برنامه ريزي توليد و حسابداري را نيز در بر گرفتند و هم اکنون ERP که از نوادگان MRP به حساب مي آيند ، کل پهنۀ سيستم هاي شرکت را از زنجيرة تأمين تا پشـتيباني از مشـتريان را در بـر مـي گيرد . به طور سنتي ، شرکت هاي توليدي در دو سيستم مجزا شامل فعاليت هاي طراحي و فعاليت هاي غير طراحي عمل مي کردند . از يک سو سيستم مديريت داده هاي محصول ( Product Data Management :PDM ) بخش طراحي مهندسي محصـول را رهبـري مـيکـرد و از سوي ديگر ، سيستم برنامه ريزي نيازمندي هاي مواد اوليه يـا MRP ، بخـش لجسـتيکي سيسـتم را نشـان ميداد و بيانگر درخت محصول (BOM) بود .
متأسفانه اين سيستم ها ، به صورت وسيعي از هم جدا باقي مانده بودند . سؤال اساسـي کـه مطـرح اسـت عبارت است از اين که “دقيقاً در سطح عمليات چه اتفاقي مي افتد ؟” بدون اجراي محاسبات MRP بسـياري از شرکت ها قادر به پاسخ گويي به اين سؤال و موارد مشابه نبودند . آقاي ويليامز (Williams) مـي گويـد : سيستم هاي جمع آوري داده از سطح کارخانه به خوبي مي توانند به حل اين مشکل کمک کنند . سؤالي که مي تواند هم اکنون مطرح شود اين است که آيا ERP مي تواند سيستم مديريت داده هـاي محصـول را نيـز پشتيباني کند ، مثلاً اطلاعات مهندسي در طراحي محصول را نيز مي تواند مديريت کرد ؟ پاسخ آن است که ERP به راحتي اين قابليت را در واسط ( Interface) خود فراهم مي آورد تا بتواند به ابزارهـاي قدرتمنـدي نظير CAD متصل شد و آنها را نيز به خدمت ERP در آورد .
