بخشی از مقاله
نقش کامپيوتر در حسابداري و نياز به کامپيوتري کردن سيستم
حسابداري
چکيده
امروزه نقش کامپيوتردرصنعت تجارت برکسي پوشيده نيست . اينکه همگان حسابهاي خويش را بر روي کامپيوترنگهداري مي کننـد ديگـر بـه يک امرعادي تبديل شده است . باگسترش تجارت تعدادمعاملات نيزافزايش يافته است از اينرو روشهاي دستي حسـابداري بـراي نگهـداري و ثبـت اطلاعات بامعرفي کامپيوتر درتجارت تغييريافته اند. اما سؤالات جديدبه وجـود آمـد بـه طورخـاص ، تشـخيص اينکـه دقيقاًچـه چيـزي را بايسـتي واردکامپيوترکرد يا اينکه چگونه مي توانيم مطمئن شويم که انجام تمام مراحل حسابداري به درستي انجام مي شود، بسيار دشوار است و اين همان چيزي است که حسابداران امروزه نياز به درک کامپيوتر دارند. دراين پژوهش ما در مورد ويژگي هاي کامپيوتر، نقش کامپيوتر درحسابداري ونياز به کامپيوتري کردن سيستم حسابداري ومحدوديت هاي حسابداري کامپيوترمي پردازيم .
کلمات کليدي
پردازش دستي *، فرآيندکسب و کارمهندسي مجدد†، مبادله الکترونيکي داده ها‡، برنامه ريزي منابع انساني §، روابط کاربرگرافيکي
١- نقش کامپيوتر درحسابداري
اکثرسيستم هاي ثبت معامله هاي حسابداري دستي هستندکه مستلزم حفظ دفاتر حساب مثل دفتر روزنامه يا دفتر نقدي ، دفتر کل و غيره است . حسابدار مستلزم تهيه خلاصه اي از معاملات و صورت حسابهاي مالي است . تکنولوژي پيشرفته شامل دستگاههاي مختلف قادر به اجراي عملکردهاي مختلف حسابداري مانند دستگاه صدور صورتحساب است . اين دستگاه مي تواند اختلاف حساب رامحاسبه کند و خالص داده ها را محاسبه و داده هاي مورد نياز رابه حساب مربوطه منتقل کند.
باافزايش تعداد معاملات کامپيوترها نيز توسعه يافته است و مي تواند داده هاي حسابداري را ذخيره و پردازش کند . چنين پيشرفت هايي منجر به تعدادي ازسازمانهاي موفق درحال رشد مي شود. يک نسخه جديدتر دستگاهها با افزايش سرعت ، ذخيره سازي و ظرفيت پردازش ساخته شده است . يک کامپيوتر براي اتصال به آنها دستگاهها رافعال ميکند. درنتيجه حفظ داده هاي حسابداري برمبناي زمان واقعي تقريباً ضروري ميشود. اکنون حفظ رکوردهاي حسابداري باحسابداري کامپيوتري متعارف تر ميشود[١].
حسابداري کامپيوتري ازمفهوم پايگاه داده ها استفاده ميکند. براي اين منظوريک نرم افزار حسابداري براي تکميل سيستم حسابداري کامپيوتري بکار برده شده است و ضرورت ايجاد و حفظ دفاتر کل که قسمت ضروري و لازم حسابداري دستي هستند را انجام مي دهد. دفتر کل فهرستي از مانده همه حسابهاي يک شرکت مي باشد . بعضي از نرم افزارهاي حسابداري معمولاًً بکاررفته عبارتند از نرم افزار tally ، chash manager ،best book و يا درايران نرم افزارهايي مثل فراگستر ، نماد ايران و يا همکاران سيستم .
نرم افزارحسابداري براي تکميل واجراي حسابداري کامپيوتري به کار برده مي شود. کامپيوتري کردن حسابداري سيستمي است که مجموعه داده ها را در همان زمان مديريت مي کند و اطلاعات را مطمئن و معتبر باقي نگه مي دارد.
درزير به برخي از مؤلفه هاي نرم افزارحسابداري کامپيوتري اشاره مي
شود:
**
١) تهيه اسناد رسمي حسابداري
کامپيوتر به تهيه اسناد حسابداري مانند يادداشتهاي نقدينگي ، صورت حسابها و فاکتور، و غيره و تهيه اسناد حسابداري کمک ميکند.
٢) ثبت معاملات ††
هر روز معاملات هاي تجاري با کمک نرم افزار کامپيوتر ثبت ميشوند.
نماد منطق براي تأييد حساب ها و معاملات درنظرگرفته ميشود. به طورمثال هرحساب و معاملات مربوط به آن يک کد منحصر به فرد و خاص را به خود اختصاص مي دهد. لازم به ذکراست گروه بندي حسابها از اولين مرحله انجام شده است . به طور مثال دارائيها دريک برگه و به چهارگروه طبقه بندي مي شوند اين فرآيند کارثبت معاملات راتسهيل ميکند.[٥]
٣) تهيه تراز آزمايشي و صورتهاي مالي ‡‡
بعد از ثبت معاملات ، داده ها با کامپيوتر به حساب دفتر کل منتقل ميشود. تراز آزمايشي به وسيله ها کامپيوتر تهيه شده است تا صحت دقت رکورد ها را کنترل کند. با کمک تراز آزمايشي کامپيوتر مي تواند
صورتحساب سود و زيان، يا صورت حساب عملکرد يا ترازنامه را تهيه
کند. اين مؤلفه ها ميتواندبصورت زير نشان داده شود :
٢- مزاياي کامپيوتري کردن سيستم حسابداري
باپيشرفت تکنولوژي دررشته هاي کامپيوتري امروزه شاهد مزاياي مختلفي ازکامپيوتري کردن سيستم حسابداري هستيم که به برخي
ازآن ها در زيراشاره مي شود:
١. دسترسي همزمان به داده ها§§
فقط تعداد کمي از افراد مي توانند مجموعه اي ازکتابهاي متداول و مرسوم را همزمان مطالعه کنند. ازطريق ارتباط با يک سيستم کامپيوتر در مقايسه ، تعداد زيادي از کاربران مي توانند دسترسي کاملي به همان اطلاعات داشته باشند . نه تنها مي توانند دسترسي سريع به دفترکل ثبت داده هاي مشتري x يا فروشنده y رابه دست آورند، بلکه مي توانند بدون نگراني درمورد جايي که دفترکل نگهداري ميشود يا اينکه آيا فرد ديگري ميتواند در همان زمان از آنها استفاده کنند، ثبت داده ها را انجام دهند. به همين نحو اگر يک تغييري براي
§§ Simultaneous access to data
دفترکل ايجاد شود، اين اطلاعات براي هرکس ديگري که وارد سيستم حسابداري شود در يک لحظه قابل استفاده است [٣].
٢. بهبود صحت اطلاعات ***
زمانيکه بخشهايي از داده ها بصورت متقابل وتعاملي وارد سيستم ميشوند،( شايد با يک اپراتور " فرم الکترونيکي " درصفحه کامپيوتر تکميل مي شود ) برنامه حسابداري مي تواند مقدار مشخصي از کنترل ونظارت را در حاليکه ورود و ثبت داده ها در حال آزمايش است انجام دهد. البته نمي توان اپراتور را از ايجاد اشتباهات نسبتاًً اساسي منع کرد. بنابراين مي تواند ساير کنترل هاي متعدد را انجام داد به عنوان مثال براي پيشگيري و منع موارد مهم داده هاي که به اشتباه حذف شده اند يک پيغام خطا يا هشدار نسبت به آن داده شود.[٢]
به عنوان مثال اگر تراز ما مانده هاي مساوي نداشته باشد يک پيغامي داده ميشود و به کاربر اطلاع مي دهد. سيستم ها اين رويکرد را با وارد کردن پيش فرض هايي انجام مي دهند که در اکثر موارد قابل پيش بيني خواهند بود. بنابراين يک پيش فرض براي اندازه تخفيف ها، يا تعداد روزهايي که پرداخت انجام مي شود تنظيم شده است .
