بخشی از مقاله
چکیده
کنترل داخلی، یک رویداد یا وضعیت خاص نیست، بلکه مجموعهای از اقدامات متوالی و فراگیر است که به همه فعالیتهای سازمان نفوذ و تسری پیدا میکند .این اقدامات در گستره عملیات یک سازمان و به شکلی مستمر رویداده و در مسیر اداره و مدیریت سازمان به صورتی فراگیر و جداییناپذیر وجود دارند. لذا هدف از این تحقیق، مروری بر مبانی نظری کنترلهای داخلی و عوامل مؤثر بر آنها میباشد.
1. مقدمه
کنترل داخلی فرایندی بنیادی و پویاست که خود را بهطور مداوم با تغییرات رو در روی سازمان هماهنگ و منطبق میسازد
مدیریت و کارکنان در همه سطوح مجبور و ملزم به ارتباط با این فرایند هستند تا ریسکها را شناسایی و اطمینان معقولی از دستیابی به رسالت سازمان و هدفهای کلی آن کسب کنند. لذا کنترلهای داخلی مجموعه اقداماتی است که مدیران برای تأمین اطمینان نسبی از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاستهای وضعشده انجام میدهند تا کارایی و سودمندی عملیات را بالابرده و به هدفهای از قبل تعیینشده دست یابند
بهعبارتدیگر، کنترلهای داخلی شامل طرح سازمان و تمامی رویههای هماهنگ پذیرفتهشده در یک سازمان است که برای حفاظت از داراییها، رسیدگی درست و اتکاپذیر دادههای حسابداری، ارتقای کارآمدی عملیات و تشویق جهت پیروی از رویههای مدیریتی تجویزشده است
کنترل داخلی باید درونی واصلی باشد، نه بیرونی و مجزا. با درونی و نهادی کردن آن، کنترل داخلی بهعنوان عاملی اصلی و جداییناپذیر از فرایند اساسی مدیریت در امور برنامهریزی، اجرا و نظارت میشود. مسئولیت یک کنترل داخلی خوب بر عهده مدیران است. مدیریت هدفها را یکپارچه میکند، فعالیتها و سازوکارهای کنترلی را در جای خود جایگذاری و کنترل را نظارت و ارزیابی میکند. بنابراین کنترل داخلی ابزاری برای مدیریت و بهطور مستقیم مرتبط باهدفهای سازمان است.
بااینکه مدیریت رکن اصلی کنترل داخلی است، اما همه کارکنان سازمان نقشی مهمی در ایجاد و اجرای آن دارند. کارکنان افرادی هستند که کنترلهای داخلی را به اجرا درمیآورند؛ پس سیستم کنترل داخلی زمانی در بخش عمومی میتواند اثربخش باشد که در استقرار آن به رفتار اخلاقی و شایستگیهای فنی کارکنان توجه شود. بنابراین دستیابی به کنترل داخلی مناسب، مستلزم وجود کارکنان متعهد و درستکار و دارای ارزشهای اخلاقی قوی است. وجود کنترلهای درونی باعث بهبود عملکرد سازمانها و حتی باعث بهبود گزارشگری مالی میشود.
تحقیقات نشان میدهد وقتی سازمانها بر روی کنترلهای درونی متمرکز شوند، بهتر نتیجه گرفته و باعث کاهش هزینههای کنترل داخلی در سازمانها میشوند؛ به این دلیل که کنترلهای درونی یک خودکنترلی در افراد سازمانها به وجود میآورد
در سال 1985 کارگروه سازمانهای حامی کمیسیون تردوی 3با پشتیبانی و مشارکت معروفترین محافل حرفهای حسابداری امریکا شامل انجمن حسابداران رسمی امریکا4، انجمن حسابداری امریکا، انجمن حسابرسان داخلی، انجمن حسابداران مدیریت و انجمن مدیران مالی تأسیس شد و به همراه گروهی از مشاوران، کار پژوهشی گستردهای را بر روی تعریفها و مفهومهای کنترل داخلی آغاز کرد. حاصل کار این کارگروه پس از طی چند مرحله گزارشی بود که بانام »کنترل داخلی- چارچوب یکپارچه« در 1992 منتشر شد. طبق این گزارش معتبر که به گزارش کوزو 5نیز معروف است، کنترل داخلی اینگونه تعریفشده است؛ کنترل داخلی فرایندی است که بهمنظور کسب اطمینان معقول از تحقق هدفهایی که در سه مقوله اصلی زیر دستهبندی میشوند، بهوسیله مدیریت و سایر کارکنان برقرار میشود:
1. اثربخشی و کارایی عملیات - دربرگیرنده هدفهای عملیاتی -
2. اتکاپذیری گزارشهای مالی - دربرگیرنده هدفهای گزارشگری مالی -
3. رعایت قوانین و مقررات مربوط - دربرگیرنده هدفهای رعایتی -
گروه اول به هدفهای اساسی شامل هدفهای مرتبط با عملکرد و سودآوری و همچنین حفاظت داراییها اشاره میکند. گروه دوم به تهیه صورتهای مالی اتکاپذیر و سایر اقلام مالی استخراجشده از این صورتها مربوط است که برای اطلاع عموم منتشر میشوند. گروه سوم با رعایت قوانین و مقررات مربوط سروکار دارند.
.2 اهداف کنترلهای داخلی
بهطور خلاصه کنترلهای داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل میآید تا مدیریت اطمینان یابد همهچیز بهگونهای که باید عمل میکند. لذا اهداف کنترل داخلی عبارتاند از:
- 1 حفاظت داراییها در برابر ضایع شدن، تقلب و استفاده نادرست
- 2 افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری
- 3 تشویق کارکنان به رعایت رویههای تجاری و سنجش میزان رعایت رویهها
- 4 ارزیابی کارایی
.3 انواع کنترلهای داخلی
کنترلهای داخلی اداری - عملیاتی - : کنترلهایی هستند که بر صورتهای مالی تأثیری ندارند و بهمنظور دستیابی به اهدافی چون کارایی و سودمندی عملیات و رویههای موردنظر مدیریت در تمام قسمتها و دوایر تجاری استقرار مییابند.
2 Cox 3 در سال 1992 گروه متشکل از چند سازمان حرفهای حسابداری نتیجه مطالعات بسیار مهم خود را با عنوان کنترل داخلی چارچوب یکپارچه منتشر کرد. این تحقیق بیشتر بانام گزارش کوزو مورداستفاده قرار میگیرد.
کنترلهای داخلی حسابداری: کنترلهایی هستند که مستقیماً بر قابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارند و بهمنظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت از داراییها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی قابلیت اطمینان استقرار مییابد.
کنترلهای پایه: کنترلهای پایه حداقل کنترلهای لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیتهای مالی واحد اقتصادی هستند. این کنترلها بدون توجه به حجم فعالیتها، تنوع و گستردگی موسسه در هر واحد اقتصادی - اعم از کوچک، متوسط و بزرگ - استقرار مییابند
کنترلهای انضباطی - ثانویه - : کنترلهایی هستند که جهت حصول اطمینان از حسن اجرای صحیح و بهموقع کنترلهای داخلی پایه و حفاظت از منابع و اموال، استقرار مییابند. کنترلهای انضباطی خود به 3 دسته کنترلهای سرپرستی، کنترلهای حفاظتی، کنترلهای تفکیک وظایف تقسیمبندی میشود.
کنترلهای سرپرستی: عبارتاند از بررسی و آزمایش کنترلهای پایه انجامشده که توسط مقام مسئولی مستقل از انجام دهندگان کنترلهای پایه انجام میشود. این قبیل کنترلها معمولاً توسط سرپرستان قسمتهای مربوطه انجام میپذیرد و لازم است پس از انجام هر کنترل مدارک مربوطه به علامت انجام کنترل، علامتگذاری و یا امضا شود.
کنترلهای حفاظتی: کنترلهایی هستند که بهمنظور حفظ داراییها به کار گرفته میشود تا از وارد آمدن خسارت به آنها جلوگیری به عمل آید.
کنترلهای تفکیک وظایف: عبارت است از تقسیم وظایف و مسئولیتها بین کارکنان بهنحویکه هیچکس مسئولیت انجام و ثبت یک معامله از ابتدا تا انتها را به عهده نداشته باشد، تا از این طریق نهتنها کار یکی بهوسیله دیگری کنترل شود، بلکه درعینحال از وقوع اشتباهی که ممکن است در اثر عدم کنترل بروز نماید جلوگیری شود.
شکل - 1 - انواع کنترلهای داخلی
کنترل های داخلی اداری
- کنترل های داخلی حسابداری
- کنترل پایه
- کنترل انضباطی
- کنترلهای حفاظتی
- کنترلهای سرپرستی
- کنترلهای تفکیک وظایف
.4 اجزای سیستم کنترلهای داخلی
اجزای سیستم کنترلهای داخلی عبارتاند از:
1-4 محیط کنترلی
محیط کنترلی مجموعهای از استانداردها، فرآیندها و ساختارها و همچنین پایه و اساس کنترل داخلی در سازمانها است.
