بخشی از پاورپوینت
اسلاید 2 :
نکته هایی درآیین نگارش نامه ها و دستور خط فارسي
اسلاید 3 :
نكته هايي در آيين نگارش نامه هاي اداري
تاریخچه نامه نگاری در ایران
مشخصات نامههاي اداري
نامه در اصطلاح عبارتست از مكاتباتي كه با هدف معين و مشخص بين اشخاص حقيقي و يا حقوقي و همچنين سازمانها به منظور برقراري ارتباط مبادله ميگردد. ويژگيهايي كه باعث مشخص شدن نامههاي اداري ميشوند عبارتند از: شماره، تاريخ، عنوان، عنوان واحد گيرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، عنوان و نام و امضاي شخص صلاحيتدار. اندازه و ابعاد نامههاي اداري در دو قطع بزرگ و كوچك استاندارد شده است: قطع بزرگ 210 در 297 ميليمتر (4A) و قطع كوچك 148 در 210 ميليمتر (5A). قطع 4A مخصوص نامههايي است كه از پنج سطر صفحه 4A بيشتر باشد. قطع 5A مخصوص نامههايي است كه از پنج سطر صفحه 5A كمتر باشد. قطع6A به اندازه 105 در 148 بيشتر براي يادداشتهاي اداري مورد استفاده قرار ميگيرد. قطع 3A هم به اندازه 297 در 420 براي جدولها، نمودارها و صورتهاي مالي و اداري كاربري دارد.
اسلاید 4 :
انواع نامههاي اداري
نامههاي اداري به لحاظ ماهیت و سطح سازمانی
انواع نامههاي اداري از لحاظ زمان اقدام
انواع نامههاي اداري به لحاظ امنیتی
اسلاید 5 :
قانون مجازات انتشار و افشای اسناد محرمانه و سری دولتی مصوب 1353/11/29
ماده 1 - اسناد دولتي عبارتند از هر نوع نوشته يا اطلاعات ثبت يا ضبط شده مربوط به وظايف و فعاليتهاي وزارتخانهها و مؤسسات دولتي ووابسته به به دولت و شركتهاي دولتي از قبيل مراسلات - دفاتر - پرونده - عكسها - نقشهها - كليشهها - نمودارها - فيلمها - ميكرو فيلمها ونوارهاي ضبط صوت كه در مراجع مذكور تهيه و يا به آن رسيده باشد.
اسناد دولتي سري اسنادي است كه افشاي آنها مغاير با مصالح دولت و يا مملكت باشد.اسناد دولتي محرمانه اسنادي است كه افشاي آنها مغاير با مصالح خاص اداري سازمانهاي مذكور در اين ماده باشد.
اسلاید 6 :
ماده 2 - هر يك از كاركنان سازمانهاي مذكور در ماده يك كه حسب وظيفه مأمور حفظ اسناد سري و محرمانه دولتي بوده يا حسب وظيفه اسناد مزبور در اختيار او بوده و آنها را انتشار داده يا افشاء نمايد يا خارج از حدود وظايف اداري در اختيار ديگران قرار دهد يا به هر نحو، ديگران را از مفاد آنها مطلع سازد در مورد اسناد سري به حبس جنايي درجه 2 از دو تا ده سال و در مورد اسناد محرمانه به حبس جنحهاي از شش ماه تا سه سال محكوم ميشود همين مجازات حسب مورد مقرر است درباره كساني كه اين اسناد را با علم و اطلاع از سري يا محرمانه بودن آن چاپ يا منتشر نموده و يا موجبات چاپ يا انتشار آن را فراهم نمايند.در صورتي كه افشاي مفاد اسناد مذكور در اثر عدم رعايت نظامات يا در اثر غفلت و مسامحه حفاظت آنها صورت گرفته باشد مجازات او سه ماه تا ششماه حبس جنحهاي خواهد بود.
ماده 3 - هر يك از كاركنان سازمانهاي مذكور در ماده 1 يا اشخاص ديگر كه اطلاعات يا مذاكرات يا تصميمات سري و محرمانه دولتي را به نحوي ازانحاء به كسي كه صلاحيت اطلاع بر آن را ندارد به دهد يا موجبات افشاء يا انتشار آنها را فراهم نمايد عمل مرتكب در حكم افشا يا انتشار اسناد سري يامحرمانه دولتي محسوب ميشود.
ماده 4 - تعقيب كيفري هر يك از جرايم مذكور در موارد فوق موكول به تقاضاي وزارتخانه يا مؤسسه يا سازماني است كه اسناد آن منتشر يا افشاء شده است.
اسلاید 7 :
ماده 5 - در صورتي كه اعمال فوق به موجب قوانين ديگري مستلزم مجازات شديدتري باشد مرتكب به مجازات اشد محكوم خواهد شد.
ماده 6 - هرگاه انتشار يا افشاي اسناد دولتي مذكور در اين قانون متضمن جاسوسي يا جرايم ديگري باشد كه رسيدگي به آن در صلاحيت دادگاههاي نظامي است در دادگاههاي مزبور رسيدگي خواهد شد.
ماده 7 - نيروهاي مسلح از شمول مقررات اين قانون مستثني بوده و تابع قوانين خود ميباشند.
ماده 8 - آييننامه طرز نگاهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و طبقهبندي و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات توسط وزارت دادگستريتهيه و به تصويب هيأت وزيران خواهد رسيد.
اسلاید 8 :
اركان نامه اداري
سرلوحه:
شامل عنوان بالاي نامه، آرم سازمان یا نشانِ نظام جمهوري اسلامی، شماره، تاریخ و شرحِ پیوست است. آرم در سمت راست، به نام خدا در بالاترین نقطهي وسط، تاریخ، شماره وشرح پیوست هم با ترتیبی که یاد شد در سمت چپ سرلوحه قرار میگیرند.
عنوان:
دراین قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن "مخاطب" است.
اسلاید 9 :
عنوان نامه را چگونه بايد بنویسيم؟
اگر مخاطب نوشتههای اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دسته بندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیارساده خواهد بود.
الف- عنوان سازمان:
برای نامه اداری، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرارداده میشود:
وزارت بازرگانی– اداره کل امور اداری:
این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است. برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف میشود و تنها به ذکرعنوان واحد (اداره کل امور اداری) اکتفا میشود.
اسلاید 10 :
ب- عنوان اشخاص
1-از به کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.
2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند استهزاء تلقی میشود، نه احترام.
3-برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند، تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست.
4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ "محترم" آورده شود.
5-به کارگرفتن واژه ها مانند "مدیریت"و ''ریاست"و معاونت پس از ذکرنام اشخاص صحیح نیست. اینگونه واژهها بیانگر جایگاههای اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آنها، بهتراست مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.
6-اگراسم به کارگرفته نشود، می توان از واژههای مدیریت، ریاست و معاونت استفاده کرد.
7-اگر اولین بار است که به شخصی نامه نوشته میشود، ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.
8-درپاسخ به نامههای وارده به مشخصات فردی (نام، نام خانوادگی) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است، مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده، شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.
اسلاید 11 :
متن از سه قسمت مقدمه، پیام و نتیجه تشکیل می شود:
مقدمه
مقدمه در فرهنگهای فارسی معادل مطلع یا سرآغاز، درآمد و زمینهسازی آمده است و عبارتست از:
هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند:
عطف به نامه شماره .
بازگشت به نامه شماره .
درپاسخ به نامه شماره.
با توجه به بخشنامه شماره .
در اجرای دستور نامه شماره .
دراجرای دستورتلفنی مورخه .
دراجرای دستورشفاهی آن مقام .
اسلاید 12 :
مقدمه
سفارش میشود از واژههای بازگشت و درپاسخ استفاده شود.
چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه، تهیه و ارسال میشود. بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیز ذکر شود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:
بازگشت به نامه شماره 446 مورخ 85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی میرساند..
چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود، ذکر سابقه بهصورت زیرخواهدآمد:
پیرونامه شماره..مورخ ..
درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود وبدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:
نظر به این که شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد.
چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است.
در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی .
اسلاید 13 :
پیام یا پیکره اصلی
این قسمت از متن، مرکز اصلی نوشته محسوب میشود و تمام ارکان و اجرای نامه، مقدمه و موخرههایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشتههای اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است.
درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.
تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید. چه میگویید؟
آنچه میخواهید بگویید روی کاغذ بیاورید. به همین سادگی و به همان سادگی گفتار، ساختمان اصلی نوشته شما آماده است، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع میشود. مختصر بنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.
هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آنها دچار مشکل میسازد وخواننده پيام اصلی راگم میکند. اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشتهی اداری هستید، ابتدا به موضوع اصلی و سپس به پیامهای فرعی بپردازید. بهتر است موضوع های مختلف را دربندها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.
اسلاید 14 :
نتیجه یا پایان نوشته
نوشته های اداری هریک به گونهای پایان مییابند، اما مطالب پایانی اغلب نامهها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش، مخاطب را به تصمیمگیری صحیح هدایت میکند. مثال:
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.
با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.
اسلاید 15 :
امضاء و رونوشت
امضاء در پایانِ نامه، با یک سطر فاصله از سطر پایانی و درقسمت چپ کادر درج می شود.
در قسمت امضاء ابتدا نام حقیقی صاحب امضا و سپس در ذیل نام حقیقی، سمتِ حقوقی امضاء کننده نوشته میشود. ذکر تاریخ در امضا جایز و حتی مفید است.
ارسال نامه براي گیرندگان بايد قابل توجیه باشد .یعنی گیرندگان کسانی باشند که به هر دلیل موجه، باید از متن نامه مطلع شوند. عنوان رونوشت یا گیرندگان با یک سطر فاصله از خط امضاء در سمتِ راست صفحه، بدون تورفتگی پاراگراف نوشته ميشود.
اسلاید 16 :
نشانی فرستنده
اغلب سازمانها ومؤسسه ها نشانی خود را در فُرمِ چاپی کاغذِ نامهها چاپ میکنند؛ اما گاهی این نشانی ها کامل و جامع یا در محل مناسب درج نمیشود .نشانی باید در پایین ترین قسمت نامه، در ذیل نام گیرندگان نوشته شود .هدف اصلی از درج نشانی فرستنده در صفحه نامه سرعت و راحتی شناختِ مکان فرستنده است؛ تا اگر مخاطب، مثلأ خواست پاسخ نامه را براي نویسنده بفرستد بتواند براحتی و با سرعت او را بیابد یا با وي تماس بگیرد .دربخش نشانی، ابتدا آدرس و کد ده رقمی پستی، در صورت وجودِ صندوق پستی، شمارهي صندوق نوشته شده و سپس شماره تلفن و نمابر ذکر میشود.
اسلاید 17 :
بخشنامه
بخشنامه همان نامه اداري است؛ ولی با این تفاوت که نامه اداري تنها براي یک مخاطب و بخشنامه براي مخاطبان متعدد یا حداقل براي دو مخاطب ارسال میشود.
هدف از صدور بخشنامه معمولأ ایجاد هماهنگی، ابلاغ مصوبهها ودستورهاي دولتی یا اداري و نیزاعلام خبر به مخاطبان است.
چون ممکن است سطح معلومات گیرندگان بخشنامه متفاوت باشد، باید تا حد امکان تلاش کرد هنگام نگارش از واژههاي ساده استفاده شود و از به کاربردن اصطلاحات تخصصی پرهیز شود؛ مگر زمانی که مخاطبان داراي تخصصی واحد باشند، نظیر مدیران و کارشناسان و حقوق دانان و.
بهتر است هر برگ بخشنامه که تکثیر میشود، توسط صادر کننده جداگانه امضاء ومهر شود .در این صورت تأثیر بیشتري برگیرنده داشته، بطوري که به لحاظ روانی بخشنامه را مثل نامه وخود را تنها مخاطب مستقیمِ آن میبیند.
اگر علاوه بر گیرندگان اصلی بخشنامه، بخشنامه براي کس یا کسان دیگري نیز ارسال میشود، باید مثل نامه، نام آنان در ذیل امضاي بخشنامه باذکرِ رونوشت به گیرندگان درج شود.
اسلاید 18 :
بخشنامه
بخشنامه منشأ حق و تکلیف جدیدی نمیشود، اگر چه در صورت عدم مغایرت آن با مفاد قانون و آییننامه لازم الاجرا است.
بخشنامه قابل استناد در دادگاه نیست؛ مستند احکام قضایی قرار نمیگیرد و اصحاب دعوی نیز نمی توانند به آن استناد کنند.
بخشنامه فقط در محدوده اداره دارای اثر و برای مرئوسین لازمالاتباع است ولی برای غیر آنان تکلیفی ایجاد نمی کند.
بخشنامه مغایر با قانون یا آییننامه بی اعتبار است.
اسلاید 19 :
آييننامه
«مقرراتی که مقامات صلاحیت دار مانند وزیر یا شهردار و غیره وضع نموده و در معرض اجرا میگذارند خواه هدف آن تسهیل اجرا و تشریح قانونی از قوانین موضوعه باشد، خواه در مواردی باشد که اساساً قانونی وضع نشده است.»
بنابر تعریف مزبور، آییننامه ممکن است با هدف تسهیل اجرای قانون و بیان جزئیات آن وضع شود که در این صورت، به آن آییننامه اجرایی گفته میشود. این آیین نامه ها، از نظر ماهیت مکمّل قانون هستند. امّا بعضی آیین نامه ها مقرراتی را بیان میکنند که اساساً در رابطه با آن ها هیچ قانونی وضع نشده است. این آییننامهها را آیین نامه مستقل می نامند. این نوع آیین نامه ها گاهی جایگزین قانون بوده و با آن تفاوتی ندارند.
در نتیجه، برخلاف بخشنامه، آییننامه می تواند ایجاد کنندة حق و تکلیف جدیدی باشد و به همین دلیل ممکن است مستند رأی دادگاه قرار گیرد و اصحاب دعوا نیز می توانند به آن استناد کنند. از این رو گفته می شود: بخشنامه ها همیشه جنبة اعلامی داشته و شارح هستند، نه مؤسس. حال اگر وزیری با صدور یک بخشنامه حق یا تکلیف جدیدی ایجاد کند، این بخشنامه در حقیقت آییننامه است که به غلط نام بخشنامه بر آن گذاشتهاند.
اسلاید 20 :
صورتجلسه
گردهمايي افرادي که با هدفی مشخص، در زمان و مکانی معین به گفت و گو دربارهي موضوع یا موضوعهایی که از پیش اعلام شده میپردازند. پس صورت جلسه نیز همچون نامه، آييننامه و گزارش سندي معتبر و قانونی است.
ارکان جلسه:
جلسه داراي چهار رکن است: اعضاء، موضوع، زمان و مکان جلسه.
سازمان جلسه :
هرجلسه باحضور رئیس، اعضاء و دبیرجلسه تشکیل میشودکه اصطلاحأ به اینان سازمان جلسه گفته میشود. وظیفهي رئیس، اداره جلسه است که از جمله وظایف او تعیین وقت صحبت براي هر عضو و ممانعت از صحبت هاي خارج از موضوع است.
اعضاء نیز یکی دیگر از اجزاي سازمان جلسه هستند .وظیفهي اعضا این است که به محض دریافت دعوتنامه با تأمل دربارهي موضوعِ جلسه و یادداشت نظرات قابل طرح در جلسه، خود را براي شرکت در نشست آماده کنند.
