بخشی از مقاله
انبار
تعريف انبار :
امروزه انبار د يگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي ورضايت بخش است كه از دوجهت اطلاعاتي وفيزيكي مورد توجه قرارگيرد به طور كلي انبا رمحل وفضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ،صنعتي يا مواداوليه يا فرآورده هاي مختلف كه اساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشند:
1) انبارهاي پوشيده :
اين مكان از تمام اطراف بسته است وداراي سقف ووسايل ايمني كامل مي باشد .
2) انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد :
اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبي است . اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند .
3) انبار با ز يامحوطه :اين انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.
وظايف انباردار :
1) تحويل اجناس خريداري شده ومورد نياز سازمان ، رسيدگي وبررسي طبق اسناد ومدارك اوليه.
2) صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي درصورت عدم وجود موجودي .
3) مراقبت ونگهداري كالاها از سرقت ، صدمه ،ضايعه ،حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام درانبار
4) پيش بيني ، برنامه ريزي وكنترل مواد انبار وانجام انبارگرداني متناسب با نوع شركت وكالاهاي آن وسياست مؤسسه .
5) تهيه گزارشات لازم درخصوص ضايعات، موجوديها ونظريات اصلاحي وساير گزارشات مورد نياز مديريت .
6) صدور قبض انبار پس از دريافت كالا وحواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي وفرمهاي مرجوعي در صورت برگشت كالا وساير فرمهاي مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وكارتهاي مربوطه.
7) بايگاني اسناد ومدارك مربوط به انبار وتعبيه يك كارت براي هريك از اقلام انبار.
كدگذاري كالاها:
تعريف وفوايد كدگذاري :
به ايجادرويه وسيستمي كه بوسيله آن اطلاعات ونشانه هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا ازنقطه اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند . كه به معني رمز يا نشان خاص است وجهت سهولت دركار وتقليل حجم گفته ها ونوشته ها به كار مي رود دركدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگها، نورها ،اشكال ، اعداد ،الفبا و… يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از :
1) جلوگيري از نوشتن جملات طويل وتوصيفي وشناسايي كردن ساده ودقيق تر كالاها .
2) استاندارد كردن كالاهاوكمك به جمع آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري ومحاسباتي .
3) ثبت عمليات واردات وصادرات كالاها ونگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشينهاي الكترونيكي پيشرفته .
4) صدور سفارش خريد بطور ساده ومطمئن ودقيق وپيگيري ساده تر امور وسهولت برنامه ريزي وكنترل.
انواع روشهاي كدگذاري :
1) روش ساده با روش اعداد تركيبي .
2) روش اعداد گروهي
3) روش اعشاري يا روش ديوئي
4) روش حروفي يا الفبايي
5) روش نيمونيك يا روش استفاده از حرف اول نام كالاها
6) روش مخفي
7) روش كدينگ ويژه
8) روش كدينگ استاندارد .
سيستم كدينگ انبار :
دراين بخش مراحل طراحي سيستم كدينگ انبار كارخانه مزبور ارائه مي‌شود. دراين سيستم كد كالاها از ده رقم تشكيل شده است . شكل زير تعريف اين ده رقم رانشان مي دهد .
ساير مشخصات نوع كالاها گروه كالا محل مصرف ماهيت كالا
تعريف سيستم اطلاعاتي انبار ونتايج اجراي آن :
منظور ازسيستم اطلاعاتي ايجاد روشي سيستماتيك ومنطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار وهمچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات ،يا مي توان گفت كه ايجاد روشي است ،سيستماتيك ومنطقي كه امكان انجام عمليات تهيه ونگهداري جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهيه كامل وتحويل به مصرف كننده ميسر مي سازد . جزئيات عمليات در واحدهاي مختلف توليدي يا خدماتي، بسته به نوع فعاليت وسازمان داخلي ،ممكنست با هم تفاوت داشته باشند ولي نتايج زير از اجراي هر طرح سيستم اطلاعاتي انبار عايد موسسه مي شود :
1) ايجادرابطه هاي بهتر ومنطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات.
2) تسريع درعملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .
3) ايجاد كنترلهاي بهتر در مؤسسه (كارخانه )
4) كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود درانبار با توجه به تنوع آنها .
5) سفارش به موقع كالا وبه ميزان مورد نياز به آن .
6) ايجاد اطمينان در مديريت از عدم سوء‌استفاده در موجوديهاي انبار
7) شناسايي كالاهاي بلا استفاده كه سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن سرمايه مؤسسه مي شوند .
انواع فرمهاي انبار :
متداولترين فرمهاي مورداستفاده درسيستم اطلاعاتي انبار به شرح زير مي‌باشند.
1) كارت انبار:
اين فرم جهت ثبت كليه نقل وانتقالات مربوط به موجودي مورد استفاده قرار مي‌گيرد وتوسط انبار دارتهيه مي شود وبراي موارد زير به كار مي رود :
الف ) ثبت مقادير ورودي وخروجي هريك از اقلام موجودي
ب ) مبناي كنترل گردش اقلام موجودي
ج) مبناي مقايسه با كارت حسابداري انبار واصلاح مغايرات
د) تشخيص اقلام كم گردش وراكد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودي
2) برگ درخواست جنس از انبار:
اين فرم جهت دريافت كالا ازانبار مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط مصرف كننده پر مي شود وداراي كاربردهايي به شرح زير است :
الف ) ذكر مشخصات ومقادير اقلام درخواستي از انبار
ب ) مجوز تحويل جنس به درخواست كننده
ج) مبناي صدور درخواست خريد
3) حواله انبار (برگ مصرف كالا ) :
اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي شود وتوسط انبار پر مي شود وداراي كاربردهاي زير است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هريك از واحدهاي درخواست كننده.
ب ) مبناي ثبت كارت موجودي وحسابداري انبار
ج ) مبناي تهيه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبناي قيمت گذاري اقلام صادره .
4) برگ درخواست خريد :
اين فرم توسط انبار تكميل مي گردد و به منظور خريد اقلام برنامه اي يا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع مي گردد.
5) رسيد موقت انبار :
اين فرم مشخص كننده اين است كه جنس به انبار رسيده وتحويل انباردار گرديده ولي به دلايلي چون نرسيدن كامل اجناس ويا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقيه ،همة آن نرسيده است ،داراي كاربردهاي زير است :
الف ) ضبط اطلاعات كلي اقلام وارده هنگاميكه بررسي دقيق اقلام به سرعت امكان پذير نباشد .
ب ) به عنوان رسيد موقت در دست تحويل دهنده است.
ج ) مبناي پرداخت پس كرايه حمل است .
6) رسيد انبار:
هنگام دريافت ورسيد كالا به انبار اين فرم بمنزلة تأييد تحويل كالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظيم مي شود وداراي كاربردهاي زير مي باشد:
الف ) اعلام وتأئيد رسيد اقلام وارده به انبار وذكر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسيد محموله هاي برگشتي از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسيد اقلام اماني به انبار .
د ) قيمت گذاري اقلام وارده .
ه )ثبت كارتهاي موجود وحسابداري آنها .
7) كارت حساب انبا ر:
اين كارت توسط مسئول كاردكس مركزي عمل مي شود وتقريباً مثل كارت انبار است بااين فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. يك كارت حساب هم مقدار فيزيكي وهم ريالي را كنترل مي نمايد .
8) برگ كنترل اسناد :
اين فرم همراه يك دسته از فرمها كه قرار است از قسمتي به قسمت ديگر فرستادده شوندارسال مي شود تادرصورتي كه فرمهاي ارسالي تعدادشان تغيير كرده باشد مشخص مي شود وتوسط قسمت ارسال كننده فرمها تهيه وتنظيم مي شود.
9) برگ درخواست تأمين كالا :
اين برگ توسط يكي از دواير براي انبار جهت درخواست تأمين كالا ارسال مي شود .
روشهاي مختلف انبار كردن كالا
1) انبار كردن به ترتيب شماره يا حروف (با درنظر گرفتن حداكثر موجودي )
2) انباركدرن به ترتيب شماره يا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودي )
3) انبار كردن به ترتيب ورود موجوديها ( كالاها )
4) انبار كردن به ترتيب ورود وبا دراختيار داشتن سيستم شماره قفسه .
انبارگرداني وكنترل انبارها :
براي كسب اطمينان از صحت عمليات موجودي انبارها وجهت كشف واصلاح تفاوتهاي موجود ميان مقدار واقعي موجودي ومانده كارتهاي معين مواد ضروري است تا موجودي گيري ادواري بعمل آيد . تفاوتهاي موجود مذكور ممكنست داراي علتهاي متعددي باشدكه اهم آنها عبارتند از :
1) اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به كارتها
2) اشتباه درهزينه يابي مواد مورد درخواست
3) عدم ثبت صورتحسابها يادرخواست مواد
4) هر نوع اشتباه در اثر نرسيدن اطلاعات ورودي وخروجي
5) ضايعات يا اختلاس
موجودي گيري ادواري يا انبارگرداني چه در سازمانهاي دولتي وچه خصوصي به روشهاي مختلف صورت مي گيرد. كنترل انبارها ممكن است توسط مقامات مجاز ومسئول سازمان بعمل آيد كه كنترل داخلي ناميده مي شود يا اينكه توسط مقامات مجاز وياهيئت حسابرسي ويژه اي از خارج سازمان به عمل مي آيد كه به آن كنترل خارجي گويند . درطول سال ،ممكن است كه انبارها درچند نوبت وتوسط گروهها ومقامات مختلف آن هم به طور رسمي يا غير رسمي مورد بررسي وكنترل قرار بگيرد، لذا كنترل دقيق وكامل گردش عمليات وموجودي انبار ها در پايان سال از اهميت خاصي برخوردا رخواهد بود وبايدحتماً به مرحله اجرا درآيد .
ارزيابي موجوديهاي انبار وقيمت گذاري اقلام انبار:
تعيين بهاي اجناس بخصوص درمؤسسات توليدي وانتفاعي داراي ارزش خاصي است بطور كلي تمام اقلام هزينه هاي مربوط به ورود جنس به انبار تامرحلة صدور آن از انبار در رديف عوامل متشكلة قيمت تمام شده كالا مي باشد اما قبل از بيان شيوه هاي ارزيابي ادواري يا دائمي موجوديها بهتر است تا ابتدا به گردش فيزيكي وبهاي تمام شده كه از بخشهاي خاص خود در ارزيابي هاي اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره اي داشته باشيم .
گردش فيزيكي (Physical flow):
گردش فيزيكي موجوديها مي تواند به صور مختلفي صورت پذيرد در برخي از واحدهاي تجاري توليدي لازم است كه موجوديها به طور منظم گردش داشته وهمواره كالاهاي جديد وتازه در دسترس باشد مثلاً دريك كارخانه رنگ سازي ممكن است ابتدا قوطيهاي رنگ قديمي بفروش برسد واز ماندن زياد وفساد آن جلوگيري گردد بدين روش كه از اولين موجوديها اول استفاده مي شود روش اولين صادره از اولين وارده يا fifo گويند اما درمورد برخي از اقلام ديگر موجودي ،روش اولين صادره آن معمولاً از آخرين محموله وارده كه د رسطح بالا قرار گرفته است صورت مي گيرد،اما داروها يا سبزيجات يا كالاهاي زود فاسد شدني بايد ابتدا به مصرف برسد يعني كالاهاي اول وارده اول صادر مي شود . به روش اولين صادره از آخرين وارده lifo گويند . يادرصورتي كه از لحاظ تاريخ مصرف يا تركيب شيميايي كالاها ماندن آنها اشكالي پيش نياورد مي توان از روش مصرف انتخابي نيز بهره جست .
سيستم ارزيابي ادواري موجوديها (Periodic Inventory Systen):
دراغلب واحدهاي تجاري وندرتاً درواحدهاي توليدي ،سيستم ادواري ارزيابي موجوديها متداول است . دراين سيستم هم بهاي تمام شده كالاي فروش رفته وهم موجوديهاي پايان دوره در پايان دوره مالي به هنگام تهيه صورتهاي مالي محاسبه مي شود . دراين روش موجوديهاي آخر دوره شمارش شده وارزش آن بر مبناي يكي از روشهاي پذيرفته شده گردش بهاي تمام شده تعيين مي شود وحسابدارها با كسر كردن ارزش آن از بهاي تمام شده كالاي آماده براي فرشو ، بهاي تمام شده كالاي فروش رفته دوره را محاسبه مي نمايند :
ارزش كالاي آماده براي فروش + ارزش موجودي د رابتداي دوره + خريد موجودي طي دوره
بهاي تمام شده كالاي فروش رفته= ارزش موجودي در ابتداي دوره + ارزش موجودي در پايان دوره
روشهاي مختلف ارزيابي ادواري موجوديها به سه دسته كلي تقسيم مي شود كه عبارتند از :
1) روش fifo يااولين صادره از اولين وارده (First in first out)
2) روش lifo يا اولين صادره از آخرين وارده (last in first out )
3) روش ميانگين موزون (weighzed average )
مثال : موجودي اول فروردين مساوي 20 واحد وبهاي تمام شده يك واحد آن بالغ بر100 ريال است درطول اين ماده 50 واحداز اين كالا خريداري شده است كه به شرح زير مي باشند كه وارد انبار شده بودند :
ارزش واحد مبلغ كل
موجودي اول فروردين 100 * 20 2000
خريد در 11 فروردين 105 * 20 2100
خريد در 15 فروردين 110 * 10 1100
خريد در 30 فروردين 120 * 20 2400
ـــ ـــــ
70 7600
از 70 واحد كالاي خريداري شده بالا ،40 واحد آن در طول فروردين بفروش رفته است وت 30 واحد از آن باقي مانده است صورت ريز فروشهاي مابه شرح زير مي باشد:
3فروردين 10واحد
12فروردين 20واحد
15 فروردين 5واحد
21فروردين 5واحد
ــــــ
40
شركت فوق براي ارزيابي 30 واحد كالاي خود كه در انبار مانده است ناگزير است از يكي از روشهاي ادواري قيمت گذاري بهره جويد دراينجا مابه سه روش فايفو، لايفو، ميانگين ارزش موجودي پايان دوره وبه تبع آن بهاي تمام شده كالاي فروش رفته واثرات محاسبه سه روش به سود آوري را محاسبه خواهيم كرد:
fifo روش اولين صادره از اولين وارده :
ارزش موجودي پايان دوره : كلي
20 واحد 120ريالي 2400
10 واحد 110ريالي 1100
ـــــــ ـــــــ
30 3500
ارزش يا بهاي تمام شده كالاي فروش رفته طي ماه فروردين 4100= 3500- 7600
lifo روش اولين صادره از آخرين وارده :
ارزش موجودي پايان دوره : كلي
20 واحد 100ريالي 2000
10واحد 105ريالي 1050
ـــــــ ــــــ
30 3050
ارزش يا بهاي تمام شده كالاي فروش رفته طي ماه فروردين 4550= 3050 – 7600
weighted average ميانگين موزون :
571/108= 70 ÷ 7600
بهاي تمام شده موجودي آخر دوره فروردين ماه 13/3257 =571/108* 30
7600 57/108 * 40
بهاي تمام شده كالاي فروش رفته فروردين ماه 87/4342= 13/3257-7600
همانگونه كه ملاحظه مي شود بهاي تمام شده كالاي فروش رفته وبهاي تمام شده موجودي آخر دوره روش ميانگين موزون مابين ارقام حاصل از اجراي روش هاي lifo , fifo قرار مي گيرد.
عوامل مؤثر درتكميل وارسال برگ درخواست سفارش مواد :
مقداري مواد كه بايد در انبار نگهداري شود ، به عواملي مانند مصرف روزانه ،مدت رسيدن سفارش به انبار ، با صرفه ترين مقدار سفارش وهزينه هاي نگهدراي مواد ،بستگي مستقيم خواهد داشت . بنابراين ،انباردار بايدهنگام تكميل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق ،حد تجديد سفارش ،حداقل وحداكثر موجودي را مدنظر قرار دهد.
حد تجديد سفارش :
مقدار يا تعدادي است بين حداقل وحداكثر موجودي كه به محض تقليل موجودي به آن ميزان ،بايدبه خريد مواد مبادرت نمود تااطمينان حاصل شود كه مواد خريداري شده قبل از رسيدن موجودي به سطح حداقل ،به انبار خواهد رسيد . حدتجديد سفارش ، به دوعامل حداكثر مقدار مصرف روزانه مواد ومدت تحويل مواد سفارش شده ،بستگي مستقيم دارد.
حداكثر مصرف روزانه مواد * حداكثرمدت وصول مواد = حدتجديد سفارش
مثال 1) يك شركت توليدي براي ساخت محصولات خود ،روزانه حداكثر به 2000 كيلو مواد نوع الف نياز دارد ،چنانچه مدت تحويل سفارش حداكثر 36 روز باشد ، حدتجديد سفارش چنين محاسبه مي شود :
كيلو 72000 = 2000* 36 = حد تجديد سفارش
نحوه ثبت مواد صادره از انبار:
زماني كه قسمتهاي مختلف توليد ،براي ساخت محصول نياز به مواد داشته باشند با تكيمل فرم درخواست مواد وساير تشريفات مربوط ،آن را از انبار دريافت مي دارند ، حسابداري مواد،بهاي موادصادره را با توجه به يكي از روشهاي ارزيابي محاسبه مي كند وبه صورت زير ثبت مي نمايد:
حساب كنترل كالاي درجريان ساخت ***
حساب كنترل مواد ***
تغيير مؤسسات و كاهش فايده صورتهاي مالي :
ما معتقديم كه نرخ افزايشي تغييراتي كه به وسيله مؤسسات تجاري تجربه شده است ، باتوجه به تأخير در منظور كردن حسابها به وسيله سيستم حسابداري ، دليل اصلي كاهش در مفيد بودن اطلاعات مالي است .
ما در ابتدا نرخ افزايشي تغيير را كه بر مؤسسه تجاري اثر گذاشته است بررسي كرده و سپس اثر تغيير در مؤسسات تجاري را بر مفيد بودن اطلاعات حسابداري بررسي مي نماييم .
در مؤسسات ، هزينه هاي تجديد ساختار ، مانند هزينه هايي را كه براي آموزش كاركنان ، مهندسي مجدد توليدات يا طراحي مجدد سازماني مصرف مي شود فورا هزينه شده در حالي كه منافع تجديد ساختار به صورت كاهش هزينه هاي توليد و بهبود خدمات مصرف كننده در دوره هاي بعد شناسايي مي شوند.
در نتيجه در طول تجديد ساختار ، صورتهاي مالي منعكس كننده هزينه تجديد ساختار مي باشد نه منافع آن و بنا بر اين موجب عدم ارتباط با ارزشهاي بازاري كه منعكس كننده منافع مورد انتظار در مقابل هزينه ها است مي گردد .
بطور مشابه مي توان هزينه هاي سرمايه گذاري در نوآوري ( براي مثال تحقيق و توسعه ) كه عامل مهم تغيير در تكنولوژي شركتها مي باشد را نيز نام برد . هزينه هاي نو آوري در ابتدا شناسايي مي شوند در صورتي كه منافع در دوره هاي بعدي ثبت مي شود .مواردي كه مسا ئل را پيچيده تر مي‌كند عدم هماهنگي حسابداري سرمايه گذاري نا مشهود است . براي مثال يك مؤسسه كه يك ابزار را براي استفاده داخلي توسعه مي دهد كليه هزينه هاي توسعه را به حساب هزينه منظور مي كند ولي اگر مؤسسه يك ابزار مشابه را خريداري كند ، آن را به حساب دارايي منظور مي نمايد.
بنا بر اين عوامل ايجاد كننده تغيير مانند خصوصي سازي ، رقابت ، نوآوري ، … بطور معكوس بر تطابق هزينه ها با درآمدها اثر گذاشته و منتج به كاهش در مربوط بودن اطلاعات مالي مي شوند .
ما مؤسسات نمونه را به دو گروه شركتهاي ثابت و در حال تغيير تقسيم كرديم . اولين گروه شامل مؤسساتي است كه تغييري نداشته اند و در طول دوره نمونه ( 1996 – 1977 ) در همان سبد دارايي ها باقي مانده اند . دومين گروه شامل مؤسساتي است كه تغيير داشته اند ( از 3000 مؤسسه در سال‌هاي اوليه نمونه تا 5500 مؤسسه در دهه مياني 1990 ) . بنا بر اين نرخ افزايشي تغيير مؤسسات همراه با عدم كارآيي سيستم حسابداري در انعكاس نتايج تغيير ، باعث ضعيف تر شد ن فايده اطلاعات حسابداري شده است .
