بخشی از مقاله
توضیحاتی برای شکاف بین جریان ها و قوانین حسابداری مدیریتی یک راهکار سازمانی
روئی روبالو
چکیده
این یک مطالعه موردی طولی عمیق است که در سازمان بخش عمومی پرتغال انجام شد (خدمات پست ملی پرتغال) که دو ابتکار حسابداری مدیریتی (تهیه حساب جهت مدیران) در آن انجام شد. هدف یکی از این ابتکاران (صورت های درآمد) این بود که نتایج مالی را برای نواحی مختلف در سازمان توضیح دهد، که می تواند آنرا به عناصر اولیه آن تجزیه کند. هدف ابتکار دیگر (شاخص های کارایی کلیدی) این بود که شاخص هایی را برای نمایش کارایی تجاری ارائه دهد. این ابتکارات در عمل استفاده نشدند، که باعث شد من این فرصت را بدست آورم تا شکاف موجود بین جریان ها و قوانین آنها را توضیح دهم. برای انجام اینکار، من این مطالعه را بر مبنای مقالات تغییر حسابداری مدیریتی الهام گرفته از اقتصادی سازمانی قدیمی (OIE) انجام دادم.
این مطالعه با پیروی از استراتژی مقایسه مسائل از چندین تئوری مختلف، به مقالات تغییر حسابداری مدیریتی الهام گرفته OIE توسط فراهم سازی مدارکی کمک میکند که مسائل اعتماد و قدرت باید در آنها بصورت همزمان تحلیل گردد، تا درک ما از این مسئله افزایش یابد که ابتکارات حسابداری مدیریتی چطور در عمل مورد استفاده قرار می گیرند و همچنین مدارکی را فراهم می سازد گکه فشارهای داخلی و خارجی یا عدم وجود آنها را باید از طریق زمان مد نظر قرار داد. این مطالعه همچنین آگاهی های عملی را برای افرادی فراهم می سازد که میخواهند تغییراتی را در تکنیک های حسابداری مدیریتی در یک محیط سازمانی ایجاد کنند.
کلمات کلیدی: ابتکارات حسابداری مدیریتی، قوانین، جریان ها، فرآیند های تغییر، اعتماد، قدرت، مطالعه موردی
مقدمه
مسئله تغییر حسابداری مدیریتی، اینکه چرا و چگونه تکنیک های حسابداری مدیریتی با گذشت زمان و در محیط های سازمانی خاص تکامل پیدا کردند ، توسط مقاله لیگوری و استوکولینی (2012) بررسی شده است. مؤلفان می گویند که محققان تلاش کرده اند تا نتایج مختلف و پیش نیازهای تغییر را توسط مد نظر قرار دادن ابعاد نهادی سازمان ها و محیط آنها توضیح دهند. برای انجام اینکار، آنها اغلب از سه تئوری سازمانی استفاده میکنند: اقتصاد سازمانی جدید (NIE)، جامعه شناسی سازمانی جدید (NIS)، و اقتصاد سازمانی قدیمی (OIE). آنچه که همه این تئوری ها بصورت مشترک دارند این فرضیه است که رفتار اقتصادی توسط سازمان ها تشکیل می گردد و بحث قوی و مداومی در مورد فرضیات اساسی اقتصاد نئو کلایسک وجود دارد که مربوط به عاملان به حداکثر رسانی سود و تعادل اقتصادی است. البته تفاوت هایی بین این سه تئوری سازمانی وجود دارد. در محتوای حسابداری مدیریتی، NIEو NIS برای توضیح این مسئله بکار می روند که فشارهای خارجی چطور تکنیک های حسابداری مدیریتی را شکل میدهند. بر خلاف NIE و NIS که به فشارهای خارجی و محدودیت ها از یک دیدگاه بزرگ نگاه میکنند، OIE آنها را از دیدگاه میان-سازمانی نگاه میکند. آگاهی های OIE برای توضیح این مسئله بکار می رود که تکنیک های حسابداری مدیریتی چطور در یک سازمان با گذشت زمان تکامل پیدا میکنند و چرا به این شیوه تکامل پیدا میکنند.
برنز و اسکاپن (2000)، OIE را برای مفهوم سازی تغییر حسابداری مدیریتی اعمال کردند. این مؤلفان چارچوبی را برای توضیح این مسئله پیشنهاد کردند که چرا تکنیک های حسابداری مدیریتی در سازمان ها تغییر میکند. چارچوب آنها مربوط به اهمیت جریان ها و قوانین داخلی در شکل گیری فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی است. از زمان انتشار چارچوب برنز و اسکاپن (2000)، محققان دیگری نیز آگاهی هایی را در مورد OIE برای توضیح این فرآیند ها بدست آورده اند. بنابراین آگاهی های بدست آمده از مقالات تغییر حسابداری مدیریتی OIE الهام گرفته شده به نظر می رسد که برای توضیح شکاف موجود بین جریان ها و قوانین حسابداری مدیریتی در یک محیط سازمانی خاص مناسب باشد.
عامل نزدیک به تغییر در تکنیک های حسابداری مدیریتی، اجرای ابتکارات حسابداری مدیریتی است. این ابتکارات اغلب با تکنیک های حسابداری مدیریتی معاصر مانند هزینه یابی فعالیت-مبنا و برگه امتیازات متعادل شده همراه هستند، وقتی که در یک سازمان خاص برای اولین بار اجرا می گردند. بورن، ملنیک، بیتیتسی، پلاتز و اندرسین (2013) بیان میکنند که سنجش های حسابداری سنتی تا حد زیادی توسط شاخص های کارایی کلیدی جایگزین شده اند که بر جنبه های مالی و غیرمالی تمرکز دارند. در این مقاله، تکنیک های حسابداری مدیریتی بصورت ابتکارات دیده می شوند، زمانیکه آنها برای اولین بار اجرا می شوند و بنابراین بصورت یک راهکار جدید و توسط اعضای سازمانی اجرا می شوند.
دو ابتکار حسابداری مدیریتی در یک سازمان بخش عمومی بزرگ در پرتغال (خدمات پست ملی پرتغال) انجام شد. هدف یکی از ابتکارات با نام صورت های درآمد(IS)این بود که نتایج مالی را برای نواحی مختلف در سازمان نشان دهد. هدف ابتکار دیگر با نام شاخص های کارایی کلیدی (KPI) این بود که شاخص هایی برای نمایش کارایی تجارت ایجاد کند. این ابتکارات سطح قابل قبولی از پایداری را برای تضمین تولید منظم اطلاعات ماهیانه بصورت برنامه ریزی شده ایجاد نکردند. مطابق چارچوب مطالعه برنز و اسکاپن (2000) من باید بگویم که شکافی بین قوانین وجود داشت که شامل جریان ها و تکنیک های حسابداری مدیریتی مطلوب جدید بود، که تکنیک های مورد کاربرد حسابداری مدیریتی جدید را معرفی میکردند. این مسئله این فرصت را به من داد که شکاف موجود بین جریان ها و قوانین مربوط به IS و KPI از یک راهکار سازماتی را بر مبنای چارچوب مطالعه برنز و اسکاپن (2000) توضیح دهم، که شامل توسعه های آن بعلت پتانسیل آن برای توضیح فرآیند های مداوم تغییر حسابداری مدیریتی در سازمان ها می باشد. برای مطالعه دلایل این شکاف، من مطالعه موردی طولی عمیقی را انجام داد.
بعلاوه، تعدادی از محققان بیان کرده اند که مسائل مربوط به تئوری های دیگر می تواند چارچوب برنز و اسکاپن (2000) را در توضیح فرآیند های مداوم تغییر حسابداری مدیریتی غنی سازد. البته آنها عمدتاً مسائل مربوط به یک تئوری خاص را اضافه می کنند. این مطالعه با پیروی از استراتژی مقایسه مسائل با هم از چند تئوری، میخواهد که توسط فراهم سازی مدارکی که مسائل اعتماد و قدرت باید بصورت همزمان تحلیل گردند به مقالات تغییر حسابداری مدیریتی الهام گرفته از OIE کمک کند، تا درک ما از این مسئله را توسعه دهد که ابتکارات حسابداری مدیریتی چطور در عمل مورد استفاده قرار می گیرند، و همچنین توسط فراهم سازی مدارکی که فشارهای خارجی و داخلی یا عدم وجود آنها را چطور باید در طول زمان مد نظر قرار داد.
ادامه این مقاله بدین شرح می باشد: بخش بعدی چارچوب تئوری را معرفی میکند که راهنمای مطالعه است و پس از آن بخش چارچوب تئوری، را داریم که محیط موردی و تکنیک های حسابداری مدیریتی را توصیف میکند. سپس بخش روش تحقیق، روش تحقیق را توصیف میکند و بخش نتایج نیز نتایج مطالعه را معرفی میکند. بجث نتایج در بخش "بحث" و سپس نتیجه گیری ها بیان می گردد.
چارچوب تئوری
در سالهای اخیر محققان انواع مختلفی از تئوری های سازمانی را اعمال کرده اند تا در مورد تغییر حسابداری مدیریتی اطلاعاتی بدست آورند. همانطور که لیگوی و استکولینی (2012) می گویند، اغلب از سه نوع تئوری سازمانی در مقالات تغییر حسابداری مدیریتی استفاده می گردد: اقتصاد سازمانی جدید (NIE)، جامعه شناسی سازمانی جدید (NIS)، و اقتصاد سازمانی قدیمی (OIE). مهم است که جنبه های اصلی هر یک از آنها را توضیح دهیم تا مشخص شود که چرا من در این مقاله یک راهکار سازمانی را بر مبنای چارچوب برنز و اسکاپن (2000) اتخاذ کرده ایم که شامل توسعه های آن نیز می باشد.
راهکار سازمانی
NIE مربوط به ساختارهای مورد استفاده در تراکنش های اقتصادی دولیت است و شامل دامنه وسیعی از تئوری های فرعی می باشد که در فرضیه جذب و ارائه اولویت های غیر متغیر به افراد مشترک هستند، و بنابراین برای توضیح بصورت برون زاد هستند. راتر فورد (1996) می گوید که اغلب مطالعات در NIE از تئوری اقتصادی نئو کلاسیک ناشی می گردد. با اینکه NIE ایده عقلانیت بیان شده توسط اقتصاد دانان نئو کلاسیک را رد میکند، با اینحال ایده سیمون (1959) در مورد عقلانیت محدود را می پذیرد. این بدین معناست که تصمیم گیری را بصورت محدود در نظر می گیرد، و بیان میکند که تصمیم گیرندگان نمی توانند همه عواملی را مدیریت کنند که دارای روابط متقابل با تصمیم گرفته شده هستند. NIE در اصول مبنایی خود، توصعه ای از تئوری نئو کلاسیک است.
برعکس، OIE و NIS این ایده را رد می کنند که افراد می توانند بصورت عاقلانه یک کاربرد را بهینه سازی کنند اما برخلاف NIE ، آنها اهمیت فرهنگ و جامعه را نیز در تحلیل خود شامل می سازند. تفاوت های بین OIE و NIS زیاد نیست. با اینکه NIS مربوط به سازمان ها در محیط سازمانی است که ساختارها و سیستم را شکل میدهند، اما OIE مربوط به سازمان هایی است که اعمال و افکار عاملان انسانی فردی را شکل میدهند.
NIS توسط محققان اعمال شده است تا توضیح دهد که چرا بعضی از سازمان هایی که در محیط های سازمانی بالا قرار دارند شبیه به هم هستند. مطابق تئوری NIS ، سازمان ها از ساختارهای رسمی و راهکارهایی پیروی میکنند که در محیط اجتماعی و فرهنگی خود دارای ارزش هستند تا مشروعیت خود را بدست آورند و از منابعی حفاظت کنند که برای بقای خود ضروری هستند. این جستجو برای مشروعیت و منابع، سازمان ها را وا می دارد که رسمی ترین ساختارها و راهکارهایی را اتخاذ کنند که در محیط اجتماعی و فرهنگی خود پراکنده شده اند. برای انجام اینکار، آنها بصورت هم شکل در می آیند. با اینکه محققان NIS هم شکل بودن رقابتی را انکار نمی کنند، اما آنها بر روی سه نوع هم شکلی سازمانی متمرکز هستند (اجباری، تقلیدی و هنجاری) تا بر ابعاد اجتماعی و سیاسی تأکید کنند که سازمان ها در داخل آنها متناسب می گردند.
NIS از لحاظ محتوای حسابداری توسط محققان برای مطالعه این مسئله بکار رفته است که تکنیک های حسابداری چطور با فشارهای خارجی مطابقت دارند و اینکه اطلاعات حسابداری چطور بعضی اوقات بصورت رسمی استفاده می گردد. این نوع تحقیق از آغاز کار عمدتاً در بخش عمومی اجرا شده است. استفاده رسمی از اطلاعات حسابداری تا حد زیادی توسط محققان NIS تحت مفهوم "جفت سازی سست" بررسی شده است، که زمانی رخ میدهد که تکنیک های کاری واقعی روزانه از ساختارها و راهکارهای رسمی معرفی شده برای برآورده سازی شرایط مورد نیاز سازمانی استفاده نکنند. NIS نیز مانند NIE بر روی فشارهای خارجی تمرکز دارد که دارای پتانسیل موجود برای شکل دهی تکنیک ها و ساختارهای سازمانی می باشد که شامل تکنیک های حسابداری مدیریتی است. اگر فردی بخواهد درک کند که چه چیزی تکنیک های حسابداری مدیریتی را در یک سازمان شکل میدهد، باقی ماندن در سطح NIS برای او کافی نخواهد بود. او باید به داخل هسته سازمان برود و مطالعه کند که تکنیک های حسابداری مدیریتی چطور در داخل آن شکل میگیرند. بنابراین یکی از انتقادات اصلی در مورد تئوری NIS ، نادیده گرفتن عوامل مسان-سازمانی توسط آن می باشد. در این مورد، آگاهی های تئوری OIE خیلی مفید می باشد. یک ویژگی مهم OIE ملاحظات آن از سیستم های اقتصادی از دیدگاه تکاملی است.
محققان OIE بر تکامل، تغییر و مسائل عملی متمرکز هستند. این راهکار به ما این امکان را میدهد تا به موسسه هایی نگاه کنیم که بر زندگی داخلی سازمان ها تأثیر می گذارند و بطور کامل فشارهای داخلی و محدودیت هایی را بررسی میکنند که بر روی تغییر نهادی سازمان تأثیر می گذارند. OIE بر خلاف NIE و NIS ، دیدگاه بزرگ و کلی دارد. بنابراین آگاهی های OIE زمانی سودمند هستند که ما بخواهیم توضیح دهیم که تکنیک های حسابداری مدیریتی چطور در یک سازمان با گذشت زمان تکامل پیدا میکنند و اینکه آنها چرا به شیوه خاصی تکامل پیدا میکنند.
راهکار OIE در محتوای حسابداری مدیریتی ، از تئوری های سازمانی دیگر جدید تر است. این راهکار برای اولین بار در دهه 1990 اعمال شد. از زمان انتشار چارچوب برنز و اسکاپن (2000) ، محققان زیاد دیگری آگاهی هایی را از OIE بدست آورده اند تا فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی را توضیح دهند.
برنز و اسکاپن (2000) بر مبنای تحقیق خود در مورد آگاهی های OIE ، یک چارچوب سازمانی (قدیمی) را ارائه دادند تا فرآیند های میان سازمانی تغییر حسابداری مدیریتی را مطالعه کنند. این چارچوب خصوصاً در مطالعاتی مؤثر است که در آنها، قدرت، سیاست، و منافع برای توضیح فرآیند های مداوم تغییر حسابداری مهم هستند. در بخش بعدی من مفاهیم اصلی این چارچوب را توضیح میدهم.
چارچوب برنز و اسکاپن
چارچوب برنز و اسکاپن (2000) مربوط به مطالعه فرآیند های میان سازمانی تغییر حسابداری مدیریتی است که خصوصاً آگاهی هایی را از مطالعات نلسون و وینتر (1982) ، و بارلی و تولبرت (1997) بدست می آورد. این چارچوب توضیح میدهد که سازمان ها چطور می توانند پدیدار شوند و اعمال را در فرآیند مداوم از طریق زمان شکل دهند.
این چارچوب بر مبنای سه مفهوم اصلی است: قوانین، جریان ها و سازمان ها. همانطور که مطالعه برنز و اسکاپن (2000) نشان میدهد، قوانین بیانیه های رسمی راهکارها هستند، درحالیکه جریان ها راهکارهایی هستند که در واقع مورد استفاده قرار می گیرند. در محتوای حسابداری مدیریتی ، قوانین باید شامل سیستم های حسابداری مدیریت رسمی موجود باشند، و جریان ها باید بصورت تکنیک های مورد استفاده حسابداری مدیریتی در نظر گرفته شوند. برنز و اسکاپن (2000) همچنین بیان میکند که سازمان ها شامل فرضیات بدیهی مشترک می باشند که اعمال عاملان منفرد را شکل میدهند. این سه مفهوم با هم مرتبط هستند. بعضی از قوانین بصورت جریان در می آیند و بعضی از جریان ها نیز بصورت قانون در می آیند. بعلاوه، بعضی از جریان ها می توانند به سازمان تبدیل شوند. باید خاطر نشان کنم که درجه انتزاع این مفاهیم تئوری از قوانین به جریان ها و از جریان ها به سازمان ها توسعه پیدا میکند.
در تطابق با این چارچوب، ارتباطی بین سازمان ها وجود دارد و اعمال روزانه توسط اعضای سازمان انجام می شود. هر دوی این قلمروها نتیجه فرآیند تراکمی تغییر در سراسر زمان هستند. رابطه بین این دو قلمرو از طریق قوانین و جریان ها ایجاد می گردد. سازمان ها در لحظه خاصی از زمان بر روی اعمال تأثیر می گذارند، که توضیح میدهد که پیکان های a و b بصورت عمودی نشان داده می شوند. اعمال عاملان شامل در فرآیند های تغییر، به مرور زمان سازمان هایی را توسط ایجاد جریان ها و قوانین تولید یا بازتولید می کنند. این تأثیر اعمال بر روی سازمان ها از طریق پیکان های مایل c و d نشان داده می شود. باید گفته شود که فرآیند های تغییر در سطح سازمانی در مقایسه با فرآیند های تغییر در سطح عمل، نیازمند دوره های طولانی تری از زمان است. بنابراین شیب پیکان d به اندازه پیکان c تند نمی باشد.
این چارچوب حسابداری مدیریتی را بصورت یک سری از قوانین و جریان ها نشان میدهد که میتوان آنها را در سازمان ها جریان سازی و نهادینه کرد. این بدین معنا نیست که تکنیک های حسابداری مدیریتی تغییر نخواهد کرد. در حقیقت قوانین و جریان ها با گذشت زمان بصورت عمدی یا غیر عمدی تغییر پیدا میکنند.
شکل 1 – چارچوب برنز و اسکاپن
بعلاوه، در یک سازمان فقط قوانین و جریان های حسابداری وجود ندارد، بلکه قوانین و جریان های سازمانی دیگر نیز وجود دارد که بر روی قوانین و جریان های حسابداری تأثیر می گذارند و تحت تأثیر آنها نیز قرار می گیرند. در مرکزیت این مسئله، این ایده وجود دارد که قوانین و جریان های حسابداری و غیر حسابداری، با هم اعضای سازمانی را قادر می سازند تا از اعمال خود و روابط متقابل خود با اعضای دیگر سازمان سر در بیاورند. بعلاوه، قوانین و جریان ها دارای این پتانسیل هستند که خصوصیات سازمانی را در طول زمان و فضا انتقال دهند. و در نهایت، وقتی که قوانین و جریان ها بطور گسترده در بین اعضای سازمانی به اشتراک گذاشته می شوند، پتانسیل آنها برای ایجاد مغایرت در سازمان کاهش می یابد.
مطابق مطالعه برنز و اسکاپن (2000) ، سازمان ها و تغییری که با جریان های ایجاد شده سازگار است را می توان بصورت آسان تری اجرا کرد، در مقایسه با آنچه که شیوه انجام چیزها را تغییر میدهد. بنابراین اجرای تکنیک های حسابداری مدیریتی جدید را می توان با توجه به ادراک اعضای سازمانی قبول یا رد کرد که تحت تأثیر تکنیک ها قرار می گیرد. برای اجتناب از ایجاد مغایرت، مدیریت تغییر نیازمند دانش عمیقی در مورد محتوای سازمانی است که فرآیند های تغییر در آن انجام می شود.
محدودیت ها و توسعه های چارجوب برنز و اسکاپن
چارچوب برنز و اسکاپن برای مطالعه فرآیند های تغییر در سازمان های فردی مورد استفاده قرار گرفته است و عمدتاً برای مطالعه مقاومت نسبت به تغییر یا تطابق با تغییر مورد استفاده قرار گرفته است. این چارچوب سطح کوچکی از تحلیل را اتخاذ میکند که بر محتواهای میان-سازمانی تمرکز دارد و توجه کمی به تأثیرات خارجی دارد که توسط محققان NIS بصورت گسترده بررسی شده است. این بدین معنا نیست که چارچوب برنز و اسکاپن (2000) تأثیرات خارجی را تشخیص نمی دهد بلکه تشخیص میدهد که تأثیرات خارجی وداخلی بر روی فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی وجود دارد اما توجه زیادی را به مورد دوم اختصاص نداده است.
پس عجیب نمی باشد که مطالعه تأثیرات خارجی بر روی سازمان ها در بیشتر مطالعاتی که از چارچوب برنز و اسکاپن (2000) استفاده کرده اند نادیده گرفته است. یک استثناء مطالعه نور-آزیا و اسکاپن (2007) می باشد که روابط متقابل بین مؤسسات داخلی و خارجی را در شکل دهی فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی بررسی کردند. این مطالعه موقعیتی از تنش های داخلی را در شرکت عمومی مالزی بصورت نتیجه ای از مغایرت موجود بین مؤسسات داخلی و خارجی توصیف میکند. تین مغایرت باعث عدم وجود اعتماد بین حسابداران و مدیریان کاربردی میگردد. ریبرو و اسکاپن (2006) با تشخیص اهمیت سازمان های واقع در محیط سطح کوچک، مکمل های بین تأثیرات سازمانی داخلی و خارجی را بررسی کردند. آنها گفتند که مد نظر قرار دادن هر دو تئوری، آگاهی های جامع تری را در مورد فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی ایجاد میکند ، که شامل هر دو فرآیند منجر به معرفی ابتکارات حسابداری مدیریتی و فرآیند های بعدی شامل در اجرا و/یا مقاومت نسبت به این ابتکارات می باشد.
اعتماد نیز مسئله دیگری است که اهمیت آن در هنگام مطالعه تغییر حسابداری مدیریتی شناسایی شده است. در حقیقت، مفهوم اعتماد در روابط میان-سازمانی در مقالات حسابداری مدیریتی مورد تحقیق قرار گرفته است. مطالعه بوسکو و همکارانش (2006) بررسی کرده است که فرآیند ایجاد اعتماد به حسابداران چطور معرفی تکنیک های حسابداری جدید را در یک شرکت ایتالیایی پس از اکتساب آن توسط شرکت چند ملیتی جنرال الکتریک تسهیل میکند. بر خلاف عدم اعتماد به حسابداران مشاهده شده توسط نور-آزیا و اسکاپن (2007)، بوسکو و همکارانش (2006) موقعیتی را گزارش میدهند که مدیران به حسابداران خود اعتماد کرده بودند تا تکنیک های حسابداری جدیدی را معرفی کنند. با گذشت زمان، این تکنیک های حسابداری از سوی مدیران عملیاتی بصورت سیستم های مهارت مشاهده شده اند. اینکار اعتماد مدیران به حسابداران را تقویت کرده است.
بررسی مسائل قدرت، آگاهی های عمیق تری را در فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی ایجاد میکند. این مسائل توسط بعضی از محققان حسابداری مدیریتی الهام گرفته از OIE بررسی شده اند. برنز (2000) با توجه به چهار بعد قدرت هاردی (1996)، بر قدرت این موارد تأکید میکند: 1- منابع، 2- تصمیم گیری، و 3- معانی. بعد چهارم قدرت سیستم است که در راهکار OIE بعنوان قدرت سازمان ها تفسیر می گردد.
ریبرو و اسکاپن (2004) مسائل قدرت را نیز بررسی کردند. آنها در انجام اینکار محدودیت مهمی از چارچوب برنز و اسکاپن (2000) را شناسایی کردند. آنها با بدست آوردن مدارکی از مطالعه انجام شده در یک شرکت پرتغالی، این ایده را مورد سوال قرار دادند که فرضیات بدیهی در سطح شناختی قرار دارند. در حقیقت، در این شرکت پرتغالی، قوانین بصورت مشروط وضع شده بودند نه بصورت بدیهی. بنابراین این مورد توضیح میدهد که قوانین و جریان های را نیز می توان بصورت مشروط بیان کرد.
و در نهایت اینکه مسائل نمایندگی و فرآیند های نهاد سازی، حوزه هایی هستند که در مطالعات OIE تغییر حسابداری مدیریتی نادیده گرفته شده اند. در بیشتر مطالعات حسابداری مدیریتی الهام گرفته از OIE مشخص شده ایت که تغییرات سازمانی چطور رخ میدهد. این مطالعات قادر بوده اند که نشان دهند که فرآیند های تغییر حسابداری چطور رخ میدهند. البته آنها در توضیح این مسئله قابلیت کمتری داشته اند که کی، چرا و چطور معرفی سیستم های جدید در یک سازمان در وحله اول رخ میدهد. در بعضی از مطالعات سازمانی، با در نظر گرفتن فشارهای خارجی، و یا با مدارهای قدرت می توان بر این شرایط غلبه کرد. چه توضیحاتی را می توان در شرایطی بیان کرد که عاملان در مؤسسات میان سازمانی ادغام شده اند؟ سئو و کرید (2002) با توجه به مطالعه بنسون (1977) بیان میکنند که انواع مختلف تناقض در داخل سیستم های اجتماعی و در بین آنها ایجاد می گردد و اینکه اینها می توانند عاملان اجتماعی ادغام شده را در عاملان تغییر ادغام کنند. همچنین، آنها ممکن است فرآیند های تغییر بعدی را ممکن سازند و آنرا تقویت کنند. در محتوای حسابداری، مثالی از این نوع مطالعه، برنز و بلادوینسو داتیر (2005) است. آنها با توجه به ایده های تناقض پیشنهاد شده توسط سئو و کرید (2002) بر عدم تطابق در تقسیم بندی یک سازمان چند ملیتی تأکید کردند. آنها عدم تطابق هایی را نشان دادند که درگاه هایی را برای تغییر نقش حسابدارها و همچنین عدم تطابق های دیگر در سراسر فرآیند تغییر ایجاد میکرد.
بطور کلی تعدادی از محققان بیان کرده اند که مسائل مربوط به تئوری های دیگر می توانند چارجوب برنز و اسکاپن (2000) را غنی سازند. البته این محققان عمدتاً مسائلی را از یک تئوری خاص اضافه کرده اند. به نظر سودمند می رسد که استراتژی مقایسه مسائل چندین تئوری را دنبال کنیم تا فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی را توضیح دهیم. بنابراین برای بدست آوردن پیچیدگی و غنی بودن فرآیند های تغییر حسابداری مدیریتی در اداره پست، من این استراتژی را دنبال کردم.
محیط مورد و تکنیک های حسابداری مدیریتی
شرکت پست یک سازمان بخش عمومی در پرتغال است که در چهار بازار فعالیت دارد: 1- پست، 2- بسته ها و پست پیشتاز، 3- خدمات مالی، و 4- داده ها و اسناد. پست مهمترین بازار آن محسوب می شود و بسته ها و پست پیشتاز خدمات مهم دوم آن هستند. پست بخاطر نتیجه تغییرات مهمی که در بخش پست رخ میدهند با رقابت رو به رشدی روبرو شده است. مهمترین آنها فرآیند مدام قانون زدایی لسا که در سال 2000 آغاز شد. تغییر مهم دیگری در بخش پست، تکنولوژی های جدید است، چون شکل های جدید ارتباط مانند ایمیل و اینترنت جایگزین پست می گردد. بنابراین محصولات و خدمات جدید در حیطه تکنولوژیکی پست توسعه یافته اند (مانند پست ترکیبی، گواهی دیجیتالی، خدمات الکترونیکی دولتی، لجستیک الکترونیکی ، و پست ترکیبی بازگشتی) که اعضا و مدیران را از برای بحث در مورد مزایای بالقوه بهبود تکنیک های حسابداری مدیریتی موجود ترغیب میکند.
چون پست یک سازمان بخش عمومی است، این دولت پرتغال است که هیئت آنرا هر 3 سال یکبار انتخاب میکند. ترکیب هیئت ها معمولاً نشاندهنده جهت گیری سیاسی دولت است. بنابراین مدیرین پست توسط بعضی ناپایداری های مدیریت توصیف می گردد، که بر روی استراتژی تجاری آن تأثیر داشته است و منجر به تغییرات زیادی در ساختار سازمانی آن گشته است. در دوره این مطالعه پست حداقل دو ساختار سازمانی مختلف را در هر سال اقتصادی تجربه کرده است. البته همه این ساختارهای سازمانی دارای عنصر مشترکی هستند. آنها در سه حیطه اصلی سازماندهی شده اند: تجارت، مؤسسه اقتصادی و حیطه های مشترک. بعلاوه، تغییرات عمدتاً در حیطه تجاری رخ میدهد.
خدمات پستی ملی پرتغال که یک سازمانی قدیمی بخش عمومی است با رقابت زیاد و خصوصی سازی روبرو شده است و تا حدودی تحت تأثیر عوامل سازمانی در سطح های کوچک و بزرگ قرار گرفته است.
پست با توجه به تکنیک های حسابداری مدیریتی ، دارای یک سیستم اطلاعات اجرایی است که اطلاعات تجاری رسمی مربوط به هزینه ها، سرمایه گذاری ها، فروش ها و منابع انسانی را فراهم می سازد. این اطلاعات تحت دیدگاه های مختلف مانند دوره های زمانی، مراکز هزینه، خانواده محصولات، حیطه های پروژه و حیطه های سازمانیموجود است. اطلاعات بر اساس دوره ماهیانه بروزرسانی می گردد.EISبصورت آنلاین عمل میکند واطلاعات بالا را برای حدود 300 هزار نفر در اداره پست فراهم می سازد و گزارش چاپ شده ای را به مدیران تحویل میدهد که شامل ارقام واقعی و ارقام برنامه ریزی شده و همچنین واریانس ها است.
EIS سیستم حسابداری مدیریتی اصلی بوده است که شامل کل سازمان می باشد. در نتیجه، فراهم کننده اصلی اطلاعات برای کنترل ملاقات های ماهیانه است که هیئت و مدیران رده اول در آن شرکت می کنند. البته سیستم های حسابداری مدیریتی دیگری نیز در پست وجود دارد (مانند کنترل بودجه و سیستم های کنترل برنامه فعالیت) که با EIS مرتبط هستند. در حقیقت، این سیستم تا حد زیادی به دو سیستم دیگر و سیستم های اطلاعات مدیریتی دیگر وابسته است.
برنامه فعالیت سالیانه و بودجه از عناصر کلیدی فرآیند کنترل به شمار می آیند. در ملاقات های کنترل اعداد جاری با ارقام بودجه ای و ارقام سالهای قبل بر اساس دوره های ماهیانه مقایسه می شدند. بعلاوه این ملاقات ها شامل تحلیل آنچه نیز بودند که بر حسب ابتکارات برنامه ریزی شده و سطوح سرمایه گذاری انجام می شدند.
یک سیستم حسابداری هزینه نیز و جود دارد که از روش هزینه کامل در محاسبه هزینه ها مطابق با محصولات و مطابق با چهار فعالیت اصلی پیروی میکند که دریافت، طبقه بندی، انتقال و تحویل هستند. همچنین برای هر محصول، حاشیه های مزایا میز ایجاد می گردد. این اطلاعات هر سه ماه یکبار توسط یک کاربرد مستقل ارائه می گردد که مستقیماً با EIS مرتبط نیست. هر شش ماه یکبار پست اطلاعات آماده شده توسط تنظیم کننده و سیستم حسابداری هزینه های خود را می فرستد.
در سال 2003، دو ابتکار حسابداری مدیریتی توسط مدیران PCO اجرا شد که مسئول هر دو ابتکار بودند. این ابتکارات IS و KPI نام دارند. هدف این ابتکارات حسابداری مدیریتی در برنامه PCO برای توسعه پروژه های IS و KPI بیان شده بود، که بصورت رسمی با همه حیطه های سازمای دیگر پست در ژانویه 2003 مرتبط بودند. در این طرح بیان شده بود که IS صورت های درآمد ماهیانه را توسط حیطه سازمانی حتی برای سطوح پایین تر ساختار سازمانی فراهم می سازد، که صورت هایی هستند که شامل یک مدل قیمت گذاری داخلی است و اینکه KPI یک سری شاخص های کارایی کلیدی را توسط حیطه سازمانی بر اساس دوره های ماهیانه فراهم می سازد، بنابراین اینکار به هیئت امکان می دهد که اجرای اهداف استراتژیکی پست را بررسی کند. PCO اجرا شده در IS برای افزایش پاسخگویی حیطه های سازمانی عمدتاً بر حوزه های تجاری تمرکز میکنند. همچنین، PCO ، KPI بر مبنای عقلانیت فهرست امتیاز متعادل شده را اجرا کرد که توسط یکی از مدیران آن توضیح داده شده است. عقلانیت پشت KPI با عقلانیت فهرست امتیاز متعادل شده یکسان است. ما چهار دیدگاه را بیان کردیم: مالی، بازار/مشتری، منابع، و فرآیند/کیفیت خدمات. سپس برای تجارت پست جهانی، ما اهداف هر یک از این دیدگاه ها را بیان کردیم. سپس بیان کردیم که از دیدگاه پست کدام شاخص ها این اهداف را اندازه گیری میکنند.
PCO ، IS و KPIرا در پست اجرا کرد. البته این ابتکارات حسابداری مدیریتی به سطح قابل قبولی از پایداری برای تضمین تولید منظم ماهیانه اطلاعات بصورت برنامه ریزی شده نرسیدند. مطابق چارچوب برنز و اسکاپن (2000) ، شکافی بین جریان ها و قوانین وجود دارد.
روش تحقیق
برای توضیح اینکه چرا شکافی بین اهداف دو ابتکار حسابداری مدیریتی اجرا شده و کاربرد آنها در عمل در پست وجود دارد، مطالعه موردی طولی عمیقی برای درک و توضیح عمیق این مسئله انجام شد که چرا IS و KPI در عمل به شیوه هایی استفاده نمی شدند که برنامه ریزی شده بودند. در حقیقت، مطالعات موردی برای مطالعه پدیده های معاصر و پیچیده در حسابداری مدیریتی پیشنهاد می گردد.
من در سال 2003 به اداره پست رفتم و در آن زمان IS و KPI هر دو اجرا میشدند. من اهداف این ابتکارات حسابداری مدیریتی، شیوه ای که از سال 2003 تا 2005 توسط مدیران پست استفاده می شدند، و دلایل شکاف بین قوانین و جریان های عر ابتکار حسابداری مدیریتی را تحلیل کردم و همچنین اینکه مدیران PCO چطور این شکاف را مدیریت کرده بودند.
برای توضیح شکاف بین جریان ها و قوانین IS و KPI من داده های ثبت شده زیادی را تحلیل کردم که توسط مدیران PCO فراهم شده بود. اسناد اساسی شامل: طرح PCO برای توسعه پروژه های IS و KPI ، مواد معرفی در مورد IS و KPI فراهم شده توسط PCO برای حیطه های سازمانی دگیر و هیئت، خروجی فراهم شده توسط IS و KPI ، گزارشات داخلی مربوط به تفسیر خروجی های IS و KPI و مشکلات PCO در تولید این خروجی ها. داده های ثبت شده و مصاحبه ها با هم این امکان را به من دادند تتا پروفایلی از دیدگاه های مدیران PCO با توجه به شکاف موجود بین جریان ها و قوانین IS و KPI بسازم.
برای ایجاد پروفایلی از دیدگاه ها و مدیران از حیطه های سازمانی دیگر پست مربوط به IS و KPI ، من 14 مصاحبه رو در رو با مدیران رده اول و رده دوم از هفت حیطه سازمانی مختلف انجام دادم: عملیات، تجاری، بازاریابی، کیفیت و توسعه، منابع انسانی، سیستم های اطلاعات، و مالی. میانگین طول هر مصاحبه دو ساعت بود.
فرآیند مصاحبه بصورت تکرار شونده بود، از این لحاظ که هر مصاحبه جدید با پیروی از بازبینی داده های جمع آوری شده از مصاحبه های قبلی ترتیب داده می شد. اگرچه مصاحبه ها نیمه ساختاربندی شده بودند، با اینحال مصاحبه شونده ها ترغیب می شدند که همه تلاش خود را بری پدیداری دیدگاه های جدید نشان دهند.
نوشته های کوتاهی در حین و پس از هر مصاحبه آماده شد. این اطلاعات از بعضی از مشاهدات تجلی های نمایی، لحن صدا، ژست و دوره خاموشی گلچین شده بود. بعلاوه بعضی از مصاحبه شونده ها اطلاعات اضافی در اختیار ما قرار دادند وقتی که ضبط کننده صدا را خاموش کردیم. در سراسر دوره مطالعه میدانی من ارتباط غیر رسمی با بعضی از مصاحبه شونده ها داشتم. هیچ تناقض آشکاری بین مصاحبه ها و داده های ثبت شده موجود یافته نشد.
تحلیل داده ها در این تحقیق بصورت فرآیند متقابل بود. این کار در مراحل مختلفی انجام شد. اول اینکه داده ها از مصاحبه ها جمع آوری شدند. و سپس طبقاتی مطابق با هر ابتکار تشکیل شد. دوم اینکه، این داده ها سازماندهی شدند و در جداولی نشان داده شدند تا الگو های داخل آنها مشخص گردد. در آخر هم نتیجه گیری ها بیان و تأیید شدند.
نتایج
در دوره مطالعه IS و KPI اطلاعاتی را در هر سال یکبار فراهم می ساختند. تکرار سالیانه توسط مدیران عملیاتی در پست ارزشمند شناخته نمی شد. این مسئله توسط مدیران از حیطه های تجاری تأکید می گردد و توسط یکی از مدیران حیطه تجاری توضیح داده می شود: بعنوان یک قانون، آنها نباید بر مبنای دوره های سالیانه باشند. آنها باید در شکل های معینی ارائه شوند ... من نمی گویم باید بر اساس دوره های روزانه باشد اما حداقل باید بر مبنای ماهیانه باشد. برای مثال امروز کار من چه ارتباطی با شاخص های کارایی کلیدی مختلف داشت که توسط کاربرد در چهار دیدگاه در نظر گرفته شده اند. مدیران عملیاتی بر اهمیت اطلاعات شامل شده توسط IS و KPI تأکید داشتند. در غیر اینصورت مطابق گفته آنها آنها نمی توانند تصمیمات زمان بندی شده ای برای تغییر زمینه عمل بگیرند. یک مدیر از حیطه تجاری دیگری می گوید: اگر مقیاس زمانی کوتاه تر باشد، ما قادر خواهیم بود که پیگیری کنیم که منطقه چطور عمل میکند و متعاقب با آن تغییراتی را ایجاد کنیم. داشتن یک انتشار برای شاخص های کارایی کلدی امکان ایجاد اصلاحات را ایجاد نمیکند.
همچنین خروجی های IS و KPI در یک طرح ساختار سازمانی اعلام شده اند که در زمان آماده سازی اطلاعات موجود بودند اما دیگر وجود ندارند. بنابراین پاسخگویی مدیران بعلت تغییر در ساختار سازمانی تغییر پیدا کرده است. یکی از مدیران PCO در هنگام صحبت کردن در مورد IS می گوید: ... وقتی که خروجی های IS تحویل داده می شوند، مردم فعالیت های خود را در ساختار سازمانی جدید مدیریت می کنند. بنابراین خروجی های IS بصورت دقیق شرایط جاری را نشان نمیدهند.
بنابراین تغییرات در ساختار سازمانی منجر به تغییراتی در قوانین اطلاعات پاسخگویی مدیریتی می گردد. در نتیجه، زمان مورد نیاز برای تثبیت سازی این ابتکارات حسابداری مدیریتی توسط تغییرات ساختاری سازمانی مورد چالش قرار گرفته است همانطور که توسط یکی از مدیران PCO بیان می گردد: همه تنظیم بندی های دوباره ساختار سازمانی ... بر حسب بخش های بودجه ریزی ... که در پشت کاربردهای IS و KPI قرار دارند باید تغییر پیدا کنند. و این خیلی زمان بر خواهد بود. تعریف شرایط مورد نیاز جدید برای کاربرد های جدید زمان بر می باشد چون مردم در PCO که این فرآیند ها را توسعه میدهد مجبور هستند که فعالیت های روزانه خود را انجام دهند. و بنابراین ما نمی توانیم منابع انسانی خود را فقط به تنظیم بندی این کاربردها اختصاص دهیم. در حقیقت منابع مورد نیاز برای بسیاری از فعالیت ها شامل EIS ، برنامه ریزی و فرآیند کنترل ، و غیره همه بصورت همزمان می باشد.
مدیران PCO در مورد این عدم وجود منابع انسانی هم از لحاظ تعداد و هم از لحاط مهارت آگاه هستند. البته علیرغم نداشتن هیچ محدودیت مالی تحمیل شده توسط هیئت برای اجاره افراد، PCO هنوز اندازه تیم خود را افزایش نداده است. مدیر PCO این تصمیم را به این صورت بیان میکند: در مورد منابع، ما یک مشکل داریم. از لحاظ منابع تکنولوژی اطلاعات هیچ مشکلی وجود ندارد. اما از لحاظ منابع انسانی عملکردی مشکلاتی وجحود دارد چون این شغل باید توسط افرادی انجام شود که بخوبی با سازمان آشنایی دارند. اینکار باید توسط افرادی انجام شود که این فرآیند ها را به خوبی می داند و اینها کارکنانی هستند که فعالیت ها و مسئولیت های دیگری دارند.
مشخص بود که عدم وجود منابع انسانی در PCO به مشکل بودن تطبیق دهی IS و KPI در پست کمک می کرد. اعضای تیم PCO خیلی نزدیک به هم کار میکنند. آنها همدیگر را برای مدت طولانی است که می شناسند. روابط اعتماد بین آنها ایجاد شده است. این دانش در تیم PCO متمرکز شده است و بعنوان منبعی از قدرت برای PCO در سطح سازمانی عمل میکند. به نظر می رسد که این دلیلی باشد که بحث بیان شده توسط رئیس PCO را تنظیم می کند که انطباقات کاربردهای حسابداری مدیریتی با یک ساختار سازمانی جدیدد باید توسط افرادی انجام شود که بخوبی سازمان را می شناسند. منظور او از این گفته اینست که این شغل باید توسط افرادی از PCO انجام شود چون آنها افرادی هستند که دانش و قدرت انجام آنرا دارند.
عدم وجود فشار در هیئت و مدیران عملیاتی مشاهده شد. هیئت به مدیران PCO اعتماد کرده بود و بنابراین آنها را برای فراهم سازی اطلاعات بر مبنای دوره های ماهیانه تحت فشار نگذاشته بود. البته روابط اعتمادی میان فردی دیگری نیز بین مدیران PCO و اعضای هیئت وجود داشت. دعوت انجام شده در سال 1995 برای مدیر که به رئیس PCO تبدیل شود از سوی رئیس قبلی بود.
مدیران عملیاتی نیز مدیران PCO را تحت فشار نگذاشته بودند. عدم وجود فشار از سوی مدیران عملیاتی حیطه های سازمان های مختلف را تا حدودی می توان توسط این حقیقت توضیح داد که IS و KPI توسط PCO توسعه یافته است. بنابراین برای بیشتر مدیران عملیاتی، IS و KPI تحمل کافی داشتند اما مورد خواستار نبودند. البته مهم است که بگویم که مدیران عملیاتی بر IS و KPI اصراری نداشتند. در حقیقت این مدیران IS و KPI را بعنوان چیزی مشاهده کردند که سودمندی آن می تواند اطلاعات بیشتری را در آینده فراهم سازد اما آنرا بعنوان چیزی نمی دیدند که به آنها در مدیریت فعالیت های روزانه در آن زمان کمک میکند.
همچنین توضیح شکاف موجود را نمی توان از عدم وجود فشار خارجی جدا دانست. این مسئله درست است که پدیداری IS و KPI با شرایط مورد نیاز از نهادهای خارجی مانند دولت پرتغال یا تنظیم کننده خدمات پرتغال مرتبط نبود. با این وجود، این فشار های خارجی تا حدودی در مرحله اتخاذ مهم بودند، که به مدیران PCO کمک میکرد تا IS و KPI را در پست منتشر سازند.
