دانلود مقاله کنفرانس ویدیویی اولی

بخشی از مقاله

كنفرانس ويديويي اولی
مقدمه
كنفرانس ويديويي در حال تغيير روش‌هاي تجارت و ارتباطات است. اين فناوري امكان ملاقات رو در رو را بر فراز مرزها مهيا مي‌سازد و راه را براي ارتباط مفيد سازنده به همراه تصميم‌گيري‌هاي دقيق چه در داخل و چه در خارج سازمان هموار مي‌نمايد. در حقيقت اين يك راه ارتباطي مناسب با امكانات منحصر به فردي است.
در حال حاضر اين فناوري بيشتر و بيشتر خود را به عنوان يك ابزار مهم تجارتي نمايان ساخته واز طريق صرفه‌جويي در زمان و هزينه‌ها و استفاده بهينه از منابع سازماني‌، كمك شاياني به عمليات روزانه سازماني مي‌نمايد.
تعریف ویدیو کنفرانس

ویدئو کنفرانس تکنولوژی است برای برقراری کنفرانس ها، جلسات، کلاس ها ... برای اشخاصی که در نقاط مختلف قرار دارند استفاده می شود بدین معنی که سیگنال های صوت و تصویر از طریق خط تلفن، کابل شبکه ،ISDN... انتقال پیدا می کند (از یک نقطه به نقطه دیگر، از یک نقطه به چند نقطه و یا از چند نقطه به چند نقطه) که با استفاده از این تکنولوژی دیگر احتیاجی به سفرهای غیر ضروری نمی باشد.
انواع ویدیو کنفرانس :

ویدئو کنفرانسینگ به دو سیستم تقسیم می شود:
1- Desktop Video Conferencing
2- Group System

سیستم Desktop برای ایجاد ارتباط Video Conferencing در جاهای کوچک (Small Office) استفاده
می شود.با ترکیب تکنولوژی ISDN و کامپیوتر های شخصی کاربران می توانند ملاقات هائی یک به یک با یکدیگر داشته باشند.
Group System را برای اتا ق های بزگ کنفرانس،کلاس های اموزش از راه دور وکلا" Medium and Large office استفاده می شود . از این سیستم می توان برای Multiple Conferencing با استفاده از سیستم هائی با استاندارد (ISDN) H.320 و (ip/Lan) با استاندارد H.323 استفاده کرد .
مزایای كنفرانس ويديويي

* بدون اينكه دفتر كار خود را ترك نماييد مي‌توانيد ارتباط مداوم با شركاء‌، كاركنان و مشتريان داشته باشيد.
* امكان ملاقات‌هاي اضطراري فراهم مي‌شود تا در اسرع وقت‌، موارد ضروري بحث و گفتگو قرار گيرد سپس تصميم‌هاي فوري اتخاذ شود.
* قابليت صوتي و تصويري بالاي اين فناوري، امكان عمل و برخوردي مانند ملاقات حضوري ارائه مي‌دهد.
* از طريق صرفه‌جويي در وقت و منابع مالي و انساني‌، كنفرانس ويديويي تاثيرات مثبتي بر كارروزانه و كيفيت زندگي شما مي‌گذارد .
* برداشتن فاصله های جغرافیایی

* تعامل و تبادل اطلا عات با سازمان ها ، شرکت ها ، دانشگا ه های بین المللی
* بهبود روابط خارجی مدیران سازمان های مختلف و امکان برقراری جلسه از محل دفتر انان
* رفع مخاطرات ناشی از سفر

* امکان حضور در جلسات متعدد در یک روز کاری
• هدايت عمل‌های جراحي از راه دور

• تشکيل کلاس‌هاي آموزش از راه دور و استفاده از امکانات آموزشي، واقع در نقاط مختلف جهان
• برقراري ارتباط بين سالن‌هاي کنفرانس واقع در محل‌هاي مختلف
• امکان تبادل اطلاعات با متخصصين خارج از کشور

• کاهش فاصله ها با ايجاد ارتباط صوتي و تصويري بدون محدوديت زماني و مکاني
• افزايش ميزان در دسترس بودن کارشناسان و مديران
ویژگی های مراکز ویدیو کنفرانس

• قابلیت نمایش هم زمان سایت خود و سایت مقابل در یک تصویر
Doual streaming video • : امکان ارسال دو تصویر زنده به صورت هم زمان ازسایت مبدا و تفکیک دو تصویر و نمایش انها بر روی دو مانیتور
• امکان ارسال و دریافت فایل جهت به اشتراک گذاشتن اسناد گوناگون و ارسال و دریافت اطلاعات گرافیکی در حین انجام یک کنفرانس تصویری
• Audio and Video streaming : امکان ارسال صوت و تصویر به طور زنده و یک طرفه بر روی شبکه برای افرادی که به طور مستقیم در کنفرانس ویدیویی شرکت ندارند . این افراد می توانند با وارد کردن کلمه رمز صوت و تصویر کنفرانس را به طور زنده از طریق شبکه دریافت کرده و به صورت یکطرفه در کنفرانس شرکت نمایند.

• Echo cancellation : حذف صداهای اضافی و عدم برگشت صدا
Voice tracking camera video • : ردیابی صدای فرد گوینده و تنظیم اتوماتیک دوربین روی سخنگو
• کیفیت فوق العاده صدا وتصویر
Voice activing • : نمایش اتوماتیک تصویر هر سایتی که شروع به صحبت میکند.
• سرعت بالای نمایش تصویر و استفاده از سیستم pal
•امنیت بالا
تاريخچه كنفرانس ويديويي
كنفرانس ويديويي از اواسط سال 1970 ميلادي وجود داشته است. از آن زمان تا كنون، اين فناوري دستخوش تغيير و تحولات زيادي شده است. براي ساليان دراز شرايط به نحوي بود كه مي‌بايست حتما پهناي باند بالا بر مبناي هزينه‌هاي زيادي در سازمان وجود داشت تا بتوان از اين فناوري استفاده كرد. همين طور هيچ استاندارد خاصي در اين صنعت وجود نداشت و دستگاه‌ها فوق‌العاده گران وهزينه‌بر بودند كه فقط سازمان‌هاي دولتي و شركت‌هاي بزرگ مي‌توانستند اين

هزينه‌ها را تقبل كنند.در حال حاضر اوضاع عوض شده است به نحوي كه دستگاه‌ها به صورت جهاني فروش مي‌رودو هزينه‌هاي ارتباطي نيز پايين آمده در عين حال كه استانداردهاي زيادي در اين صنعت به ثبت رسيده‌، تصاوير صوتي و تصويري با كيفيت بالايي انتقال مي‌يابد و نرم افزار را مي‌توان ارتقاءداد كه اين خود

باعث امنيت بيشتر سرمايه‌گذاري بر روي اين فناوري مي‌باشد.از سامانه‌هاي امروز هر كاربري با اطلاعات ناچيز از دستگاه‌ها نيز مي‌تواند به سادگي استفاده كند و بيشتر اين سامانه‌ها قابليت‌هاي زيادي همچون ارتباطات چند جانبه انتقال فايل‌هاي رايانه شخصي و تصاوير ويديويي از طريق فناوري "دووويديو" قابليت دو نمايشگري را دارا هستند.همين طور از سامانه‌هاي امنيتي پيشرفته‌اي مانند رمزنگاري پيشرفته استفاده مي‌كنند كه با توجه 128بيتي مي‌تواند كنفرانس را

بيش از پيش امن نمايند. پروتكل‌هاي جديدي مانند H.264 نيز باعث فشرده‌سازي بيشتر تصاوير ويديويي پيش از ارسال مي‌گردد كه اين خود نقش به سزايي درصرفه جويي پهناي باند مورد نياز خواهد داشت. در اواسط سال 1990 ميلادي، اتحاديه بين‌المللي مخابرات (آي تي يو) استانداردهاي جهاني را براي كنفرانس ويديويي تعيين نمود. اين استانداردها براي پشتيباني و كارايي سامانه‌ها با مارك‌هاي مختلف بود. وقتي دستگاه كنفرانس ويديويي انتخاب مي‌نماييد مهم است كه مطمئن شويد بااستانداردهاي بين‌المللي موجود همخواني دارد و فقط تعريف‌هاي خاصي در حد آن مدل را شامل نمي شود. سامانه ‌ها ييكه همخواني لازم با استانداردهاي(آي تي يو) را ايجاد نمايند فقط مي‌توانند با دستگاه‌هايي از همان نوع ارتباط داشته باشند. اما بالعكس سرمايه‌گذاري در يك سامانه با
استانداردهاي بين‌المللي باعث مي‌شود كه شما مطمئن باشيد :
* به آخرين فناوري روز تجهيز شده است .

* كيفيت تصويري مناسبي در تمام سرعتهاي انتقال داده ها به شما ارائه مي دهد .
* پس از مدت زمان كوتاهي از بين نمي رود .

* به راحتي مي تواند با دستگاه‌هاي ديگر كه از آن استانداردها پيروي مي‌كنند نيز ارتباط ايجاد كند .
با توجه به استانداردهاي بالاي كنفرانس ويديويي موجود، اين صنعت در حال حاضر داراي رشد40 درصدي در سال است و دليل آن نيز آگاهي بيش از پيش كاربران با قابليت‌هاي اين فناوري و طرق مختلف بهره‌وري از آن به عنوان يك ابزار قوي ارتباطي در سازمان‌ها و تجارت‌هاي خويش است .
كنفرانس ويديويي در ایران

سابقه برپایی مراکزویدیو کنفرانس در ایران به سال 1377 بر می گردد. در ان سال شهرهای مشهد,بابل,تبریز,اصفهان, شیراز , اهواز با مرکزیت تهران در این شبکه قرار گرفتند و به تدریج شهر های همدان و ارومیه نیز به شبکه سراسری ویدیو کنفرانس کشور پیوستند.در طی این مدت متجاوز از دو هزار جلسه از طریق مراکزویدیو کنفرانس برگزار شده است که عمدتا جلسات داخلی وزارت ارتباطات , مخابرات استان ها , مراکز اموزش مدیریت دولتی و سازمان بهزیستی و... را شامل می شود.

کنفرانس ویدیویی در استان خراسان ( رضوی ، شمالی ، جنوبی )
درحال حاضر در استان خراسان 14 سایت ثابت و 6 سایت سیار ویدیو کنفرانس ایجاد شده است و این سیستم در شهرستان های نیشابور , بیرجند , سبزوار, قوچان ,کاشمر , تربت حیدریه , تربت جام , فردوس , گناباد , سرخس و.... فعال بوده و علاوه بر سایت مرکزی و 3 سایت در مشهد تعداد 6 سایت دیگر با قابلیت سرویس دهی به هر منطقه ای که متقاضی بخواهد ایجاد شده است که امکان برگزاری گردهمایی و جلسات اداری , کلاس های اموزش و... از راه دور به صورت

صوتی و تصویری برای بخش های دولتی و غیردولتی فراهم اورده است. سیستم یکپارچه ویدیو کنفرانس شرکت مخابرات خراسان رضوی با بهره گیری از دوبستر انتقال اینترنتی وخطوطمایکروویو(E1,IP) با کیفیت فوق العاده صداوتصویر امکان برقراری ارتباط با 30 نقطه کشور را داراست. سرعت بالا , نمایش اتوماتیک تصویر هرسایتی که شروع به صحبت می کند, امکان نمایش 16 تصویر مجزا وهمزمان ,امکان اتصال به رایانه های PC,LAP TAB,پشتیبانی همزمان از 3 مانیتور

مجزا,ردیابی صداوتصویر فرد گیرنده به طور خودکار, عدم پژواک صداو... از دیگر ویژگی های سیستم یکپارچه ویدیو کنفرانس شرکت مخابرات خراسان رضوی است . این سایت ها با سرمایه گذاری بیش از6میلیاردو210 میلیون ریال ایجاد شده است و هزینه استفاده ازویدیو کنفرانس بر حسب فاصله بین مراکز به طور متوسط دقیقه ای 15 هزار ریال محاسبه شده است .

ساختار سامانه‌هاي كنفرانس ويديويي
اجزا اصلي يك سامانه كنفرانس ويديويي عبارتند از : دوربين، ميكروفون، صفحه نمايش، بلندگو وكدك.
دوربين و ميكروفون، تصوير و صدا را در يك واحد تهيه مي‌كنند. سپس كدك اين تصوير و صدا را تبديل به سيگنال‌هاي ديجيتالي مي‌كند و آن را قبل از ارسال بر روي شبكه‌، فشرده مي‌كند. درطرف ديگر، كدك اين سيگنال‌ها را به حالت اوليه باز مي‌گرداند و تصوير را به صفحه نمايش وصدا را به بلندگو مي‌فرستد. اين مراحل به نظر پيچيده مي‌آيد ولي كاربر هيچ كدام از اين مسائل رااحساس نمي‌كند. فقط كافي است كه كاربر شماره را وارد كرده و دگمه برقراري ارتباط را فشاردهد.
میکروفن

سیستم های ویدئو کنفرانس شامل میکروفن های رومیزی (Table Type) می باشد که صداها را ضبط کرده و به Codec می فرستد تا به مقصد برسد.
نمایشگر
LCD/DLP Projector ,Plasma Display Monitor ,XGA Computerو Video Monitor
این وسایل تصویری برای نشان دادن تصاویری است که از Codec دریافت می کند.

1 (ISDN System)NT-
این دستگاه سیستم ISDN را به سیستمی تبدیل می کند که برای ویدئو کنفرانسینگ قابل تشخیص باشد تبدیل می کند.

Network Connection
بخشی که باعث برقراری ارتباط بین site های مورد نظر می باشد که می تواند از طریق خطوط تلفن ، ISDN و یا شبکه (LAN,WAN) .

WEBCAM

سیستم ویدئو کنفرانس شامل دوربین های دارای زوم ، کنترل دار می باشد دوربین اشکال، افراد حاضر در کنفرانس را ضبط کرده و به Codec می فرستد تا مقصد برسد.

انواع WEBCAM ها

در بازار انواع مختلفی از WEBCAM وجود دارد که از میان انها میتوانید به انتخاب بپردازید . از جمله شرکت هایی که در زمینه تولید WEBCAM از شهرت خوبی برخوردارهستند می توان به , LOGITECH,VEO CREATIVE LABS اشاره کرد. Webcam های شرکت LOGITECH دو مدل QUICK CAMEXPRESS و CAM

MESSENGER QUICK راعرضه میکند . این WEBCAM ها میکروفن هم دارند .

شرکت VEO محصولات گوناگونی در زمینه ویدیو کنفرانس عرضه کرده است . این شرکت قبلا XIRLINK نام داشت وممکن است شما محصولاتی را تحت نام قبلی این شرکت مشاهده کنید . ازجمله WEBCAM هایی که محصول شرکت VEO هستند می توان به مدل های Stingray, Connect اشاره کرد. شرکت CREATIVE LABS نیز WEBCAM

میکروفن دار Campro را عرضه میکند . این WEBCAM دارای قابلیت های مختلفی چون فوکوس خودکار می باشد. ، دوربين های ديجيتال دارای يک سنسور بوده که نور را به سيگنال های الکتريکی تبديل می نمايد . سنسورهای استفاده شده در اکثر WEBCAM ها، از نوع CCD)))Charge Coupled Device) می باشد . در تعدادی ديگر از WEBCAM ها ازتکنولوژی نيمه هادی)) CMOS)complementary metal oxide semiconductor) استفاده می شود. با اينکه سنسورهای CMOS ، تصاوير ديجيتال با کيفيت مطلوبتر را ارائه می نمايند ودر آينده متداولتر خواهند شد ، ولی نمی توان ادعا نمود که تکنولوژی فوق جايگزين سنسورهای CCD در WEBCAM ها خواهد شد . CCD ، مجموعه ای بسيار کوچک از ديودهای حساس به نور بوده که مسئوليت تبديل تصوير ( نور ) به الکترون ( سيگنال های الکتريکی ) را برعهده دارند . ديودهای فوق ، photosites ناميده می شوند . هر photosite ، حساس به نورمی باشد.

برخی ویژگی ها ی مهم Webcam

از مهمترین ویژگی های مرتبط با Webcam ، می توان به موارد زیر اشاره نمود :

دقت: هر اندازه تعداد پیكسل های يک تصویربیشتر باشد، تصویر مذكور واضح تر است

اندازه،‌وزن و طرح: برای برخی از كاربران اندازه و وزن دوربین ببشتر از میزان دقت آن اهمیت دارد( حمل آسان دوربين ) .استفاده از دوربین های كوچك آسان می باشد ولی بدليل كوچك بودن صفحه و دكمه های كنترل كننده آن ، ممکن است به مرور زمان تبعات و مشکلات خاص خود را بدنبال داشته باشد .

عدسی زوم : دوربین های ارزان قیمت، اغلب فاقد لنزهای نوری می باشند. اگر مجبور به انتخاب بین دوربین های دارای لنزهای نوری و يا دوربین های با دقت بالا می باشيم ، پیشنهاد می گردد ، دوربینی انتخاب گردد كه دارای لنز نوری باشد.. لازم است به تبليغاتی که در رابطه با لنزهای Webcam و ميزان عملکرد آنان می شود ، دقت لازم نيز صورت پذيرد.تعداد زيادی از توليد کنندگان ، زوم ليزری ( حرکت لنز بمنظور بزرگنمائی تصوير ) را با زوم ديجيتال ( تعداد اندکی پيکسل را می تواند capture نمايد ) ، ترکيب و اعلام می نمايند .

تمركز دستی: برای گرفتن تصاویر از فاصله بسیار نزدیك و یا در موارديکه امكان تتنظیم اتوماتیك وجود ندارد ،استفاده از پتانسيل های ارائه شده بمنظور تنظیم دستی دوربین ،کمک مناسبی بمنظور اخذ تصاوير واضح را ارائه می نمايد. در برخی دوربین ها امکان استفاده از تنظیم دستی وجود نداشته و در چنين مواردی می توان از دوربين مورد نظر صرفا" در فواصل

محدودی استفاده بعمل آورد .

باطری ها: در Webcam از یك و یا چند نوع باطری استفاده می گردد. باطری نوع AA ،هم بصورت قلیایی غیر قابل شارژ و هم بصورت قابل شارژ موجود می باشد . باطری های ظرفیت بالا CRV3 و یا باطری های قابل شارژ ، نمونه هائی ديگر از باطری های قابل استفاده در Webcam می باشند. باطری Webcam بسرعت مصرف و استفاده می گردد.

( خصوصا" باطری های قليائی ) . طول عمر باطری Webcam ها ارتباط مستقيمی با قيمت آنان ندارد . مثلا" ممکن است دوربین هایی با قیمت ارزان ، دارای باطرهائی با عمرمفيد بمراتب بيشتری نسبت به دوربين های گرانقيمت باشند.

تنظیمات نوردهی: تمامی Webcam ها، امکان استفاده اتوماتيک را فراهم می نمايند ، درچنين مواردی کافی است از يک دکمه از قبل تعبيه شده که تمامی پارامترهای لازم بمنظور اخذتصاوير را بصورت پيش فرض در نظر می گيرد ، استفاده گردد. استفاده از دوربین هایی كه دارای دیافراگمی جهت تنظیم میزان ورود نورمی باشند ، بمراتب مطلوبتر خواهد بود. با استفاده از دوربین های فوق و تنظیم فاصله لنز و یا مدت زمان باز بودن دیافراگم ، بقیه تنظیمات بصورت اتوماتیك در نظر گرفته خواهد شد.

منوها: در زمان انتخاب يک Webcam ، لازم است به امکانات ارائه شده بمنظور تنظيم دقت ، حالت و ساير موارد ديگر نيز دقت گردد . وجود امکانات مناسب در خصوص مشاهده سريع تصاوير گرفته شده نيز از مزايای يک Webcam محسوب می گردد. وجود دكمه های زیاد بر روی دوربین علاوه بر اتلاف زمان ، تنظیم و دسترسی به تصاویر گرفته شده رامشكل می سازد.هر اندازه تعداد دکمه های يک دوربین بیشتر باشد ،منوهای مرتبط با آن نيز افزايش خواهد يافت .

یک WEBCAM منا سب

فرمت ظاهری و بدنه Webcam باید به گونه ای باشد که بتواند به راحتی برروی مانیتور قرار گیرد . لازم است Webcam به گونه ای برروی مانیتور بسته شود که هنگام ویدیو کنفرانس از روی ان سرخورده و به پشت مانیتور نیافتد. بسیاری از Webcam ها در محل اتصال خود به مانیتور دارای پایه های گردانی هستند که با استفاده ازان پایه میتوان جهت دوربین Webcam را به راحتی تغییرداد . Webcam هایی که برای کامپیوتر های کتابی استفاده میشوند معمولا دارای یک قطعه نصب شونده هستند که به بالای صفحه کامپیوتر کتابی قلاب میشود. بیشتر Webcam ها از طریق USB به کامپیوتر وصل میشوند. بعضی از Webcam های جدید تر از اتصالات USB 2.0 ویا Fire Wire استفاده میکنند . سرعت این اتصالا ت نسبت به رابط USB 1.1 بیشتر است . البته اگر میخواهید ویدیو کنفرانس تان راازطریق یک اتصال شماره گیر برگزار کنید دیگر نیازی به رابط سرعت بالای USB 2.0ندارید ومی توان از USB 1.1 نیز استفاده نمایید , چون اتصال شماره گیر از انتقالات داده ای که حجم بالایی دارند پشتیبانی نمی کند.

علاوه بر رابطی که Webcam از ان استفاده میکند , خوب است که هنگام تهیه یک Webcam جدید مسایل دیگری چون طول سیم Webcam , وجود میکروفن ونرم افزاری که برای برقراری ویدیو کنفرانس تان به ان نیاز دارید را نیز مد نظر قرار دهید . طول سیم Webcam باید به قدرکافی بلند باشد تا هنگام قرار گرفتن بر روی مانیتور کشیده نشود و کم نیاید . هم چنین سیم های کوتاه باعث میشود که شما نتوانید جهت دوربین Webcam را انگونه که دوست دارید تنظیم

کنید. ضمنا اگر میکروفن ندارید دقت کنید که Webcam ی که تهیه میکنید دارای میکروفن باشد.همچنین باید بدانید که از چه نرم افزاری برای برقراری ویدیو کنفرانس استفاده کنید . نرم افزاری که انتخاب میکنید باید با Webcam تان سازگار باشد.

یافتن نرم افزار مناسب

نرم افزارهای مختلفی در زمینه ویدیو کنفرانس وجود دارد که شامل نرم افزار های رایگان ,حرفه ای و گران هستند . حتی بعضی از سرویس های پیغام رسانی فوری مانند Windows Messenger و Yahoo!Messenger از ویدیو کنفرانس پشتیبانی می کنند.معمولا اعضای یک ویدیو کنفرانس باید از نرم افزار یکسانی استفاده کنند . البته تعدادی از نرم

افزارهای جدید با استانداردهای H.323 و H.324 سازگار هستند که این ویژگی به اعضای ویدیو کنفرانس اجازه می دهد از نرم افزارهای مختلفی بهره ببرند . اگر بخواهید نرم افزاری متفاوت با انچه که اعضای ویدیو کنفرانس دراختیار دارند به کار ببرید در ان صورت هم باید نرم افزار شما وهم نرم افزار سایر اعضا با استانداردهای H.323 و H.324 سازگار باشد .

برای اگاهی از این موضوع باید مستندات و یا فایل اطلاعات ان برنامه را مطالعه کنید, اما برای رهایی از مشکل سازگاری و یا عدم سازگاری خوب است همان نرم افزاری که سایر اعضای ویدیو کنفرانس استفاده می کنند را به کار ببرید , به همین دلیل قبل از تهیه نرم افزارباید با اعضا ارتباط برقرار کرده و از نرم افزاری که انها استفاده می کنند مطلع شوید.

بعضی نرم افزارها علاوه بر انتقال سیگنال های صوتی و تصویری , قابلیت های دیگری را نیزدارا هستند . از جمله این قابلیت ها میتوان به Whiteboard , دسترسی اعضا به کامپیوتر های یکدیگر و اجرای برنامه های موجود برروی سیستم انها اشاره کرد . منظور از Whiteboard, صفحه ای است که به اعضا اجازه می دهد سند به خصوصی را مشاهده کرده وبه ویرایش وتغییر ان سند بپردازند . یکی از مسایل دیگری که باید مد نظر بگیرید این است که نرم افزارتان از چه قابلیت های صوتی پشتیبانی می کند.

در این میان دو نوع قابلیت صوتی وجود دارد : Half duplex (دو طرفه غیر هم زمان ) و Full duple (دو طرفه هم زمان) . نرم افزار هایی که Half duplex هستند به اعضای کنفرانس فقط اجازه ی صحبت کردن نوبتی را می دهند . یعنی باید سخنان اولین کاربر تمام شود تا کاربر دوم بتواند شروع به صحبت کند. اما . نرم افزار هایی که Full duplex هستند

به اعضای ویدیو کنفرانس شرایط طبیعی را فراهم می کنند و اعضا می توانند همزمان با یکدیگر به سخن گفتن بپردازند . همانطور که شنیدن صدای تمام اعضا به طور همزمان می تواند بر تجارب وکیفیت ویدیو کنفرانس تاثیر به سزایی داشته باشد , دیدن تصاویر اعضا نیز می تواند پیرو چنین رویه ای باشد , یعنی بعضی از نرم افزارها به شما اجازه می دهند که در هرلحظه فقط تصویر یکی از اعضا را مشاهده کنید.

از جمله نرم افزارها ی معروفی که برای ویدیو کنفرانس استفاده میشود می توان به برنامه ی NetMeeting ( محصول میکرو سافت ) اشاره کرد . از دیگر نرم افزارها ی ویدیو کنفرانس Windows Messenger ( محصول میکرو سافت ) و Yahoo ! Messenger 5.5و همچنین Team View(Reality fusion ) را می توان نام برد. برنامه ی Windows Messenger

بخشی از ویندوز xp است ولی با این وجود میتوان برنامه های Windows Messenger و NetMeeting هر دو دارای قابلیت هایی همچون Whiteboard و به اشتراک گذاری برنامه هستند .

برنامه Windows Messenger تحت ویندوز XP قابل استفاده است . علاوه بر این کاربر باید یک حساب Microsoft.NET نیز داشته باشد . برنامه TeamView به کاربران اجازه می دهد که همزمان با یکدیگر گفتگو کنندو بر روی صفحه مانیتور تصویر 6 نفر از اعضا ظاهر شود. با این برنامه می توان تعداد اععضای ویدیو کنفرانس را به 250 نفر رساند.