بخشی از پاورپوینت
اسلاید 1 :
مقدمه
مستند سازي Documentation) ) يكي از فرآيندهاي بسيار مهم در استقرار و اجراي سيستمهاي مديريت مي باشد .
مستند سازي در اجراي صحيح و يكنواخت سيستم هاي مديريت سازمان ها و بهبود مداوم آنها ، تاثير بسزايي داشته وعلاوه بر اين موجب انتقال اطلاعات و اشاعه دانش و تجربيات در داخل سازمان ها مي شود .
آشنايي مديران ، كارشناسان و كاركنان ، با اصول مهم مستند سازي و نيازمندي هاي آن در استانداردهاي سيستم هاي مديريت ( منجمله : ISO 9001:2000 ) و همچنين تكنيك هاي كنترل مستندات، به سازمانها در امر استقرا ر سيستمهاي مديريت كمك شاياني مي نمايد
مطالب متن حاضر با استفاده از استانداردهاي ISO 9000:2000 ، ISO 9001:200 مقاله‹‹ رهنمودهايي درباره مستندسازي در استاندارد ISO 9001:2000 ›› منتشره از سوي كميته فني TC 176 سازمان جهاني استاندارد و برخي مقالات ذيربط سازمان هاي معتبر تهيه شده است .
مديريت آموزش شركت مشاور بهبود مستمر
اسلاید 2 :
اهداف اصلي مستند سازي
a ـ مبادله اطلاعات
مستندات وسيله اي براي انتقال و مبادله اطلاعات مي باشند . نوع و گستره مستندات بستگي به نوع محصولات و فرآيندهاي سازمان ، ميزان رسميت سيستم هاي ارتباطي و سطح توانمندي هاي ارتباطي درون سازمان و فرهنگ سازماني دارد .
b ـ شواهد انطباق
مستندات ، شواهدي براي اينكه چه برنامه ريزيهايي صورت گرفته و عملاً چه اقداماتي انجام شده است ، فراهم
مي سازد .
c ـ اشاعه دانش
مستندات ، وسيله اي براي حفظ و ترويج دانش و تجارب سازمان مي باشند . مثلاً‌مشخصات فني كه مي تواند مبنايي براي طراحي و ساخت يك محصول باشد .
d - دستيابي به انطباق با نيازهاي مشتري و بهبود كيفيت .
e - ارزيابي اثربخشي و تداوم سيستم مديريت كيفيت .
اسلاید 3 :
Documentسند (3.7.2
- اطلاعات و وسيله نگهداري و انتقال آن را سند مي نامند .
- مثال: روش اجرايي ، نقشه ، گزارش ، سوابق ، مشخصات .
- يادآوري:وسيله انتقال اطلاعات ممكن است بصورت كاغذ ،نوار مغناطيسي ديسك نوري يا الكترونيكي ، عكس يا نمونه اصلي و يا تركيبي از آنها باشد .
اسلاید 4 :
(3.7.3 مشخصات specification
مشخصات،عبارت است از سندي كه نيازمنديهايي را اعلام ميكند .
يادآوري: مشخصات ممكن است مربوط به فعاليتها باشد ( نظير سند اجرايي ،مشخصات فرآينده و مشخصات آزمون )يا به محصولات ( نظير مشخصات محصول ، مشخصات نقشه و عملكرد ) ارتباط پيدا كند .
اسلاید 5 :
Qua ity Manua نظامنامه كيفيت (3.4.7
نظامنامه كيفيت ، سندي است كه سيستم مديريت كيفيت يك سازمان را مشخص مي كند .
يادآوري : ساختار و جزئيات نظامنامه كيفيت ، متناسب با اندازه و وپيچيدگيهرسازمان خاص ، ممكن است متفاوت باشد .
اسلاید 6 :
Qua ity P an ) طرح كيفيت 3.7.5
طرح كيفيت ، عبارت است از سندي كه مشخص مي كند كدام روش اجرايي و منابع مربوط به آن توسط چه كسي ، در چه زماني و در مورد كدام پروژه ، محصول . فرآيند و يا قرارداد بايد به مرحله اجرا در آيد .
يادآوري :يك طرح كيفيت ، معمولاً به بخشهايي از نظامنامه كيفيت و يا به روش هاي اجرايي استناد كرده و ارجاع مي دهد طرح كيفيت ، معمولاً يكي از نتايج طرح ريزي كيفيت
اسلاید 7 :
Record ) سابقه3.7.6
سابقه ، سندي است كه نتايج بدست آمده و يا شواهد حاكي از عملكرد فعاليتها را ارائه مي دهد .
يادآوري : بطور كلي ، سوابق نياز به بازبيني ندارند .
اسلاید 8 :
سندهاي مورد استفاده در سيستم هاي مديريت كيفيت
مدارك ذيل در سيستم هاي مديريت كيفيت ، مورد استفاده قرار مي گيرند :
a ـ مداركي كه در سطح داخل و يا در سطح خارج سازمان ، اطلاعات ثابتي از سيستم مديريت كيفيت سازمان بدست مي دهند.چنين مداركي را ‹‹ نظامنامه كيفيت ›› مينامند
b ـ مداركي كه چگونگي بكارگيري سيستم مديريت كيفيت را بر روي يك محصول ، پروژه يا قرارداد خاص ، تشريح مي كند ، چنين مداركي را ‹‹ طرح كيفيت ›› مي نامند .
c ـ مداركي كه نيازمنديهايي را اعلام مي كنند ، چنين مداركي را ‹‹ مشخصات فني ›› مي نامند .
d ـ مداركي كه توصيه ها و پيشنهاداتي را ارائه مي كنند ، چنين مداركي را ‹‹ راهنما ›› مي نامند .
اسلاید 9 :
سندهاي مورد استفاده در سيستم هاي مديريت كيفيت
e ـ مداركي كه اطلاعاتي پيرامون چگونگي اجراي يكنواخت فرآيندها و انجام فعاليتها ارائه مي كنند . چنين مداركي
مي توانند ‹‹ روشهاي اجرايي مدون ›› ، ‹‹ دستورالعملهاي كاري›› يا ‹‹ نقشه ها ›› باشند .
f ـ مداركي كه شواهد عيني از فعاليتهاي انجام شده يا نتايج بدست آمده را ارائه مي نمايند . چنين مداركي را ‹‹سوابق›› مينامند.
هر سازماني حجم مدارك مورد نياز خود و وسيله ارتباطي مورد استفاده را با توجه به عواملي نظير نوع و اندازه سازمان ، پيچيدگي و تعامل داخلي فرآيندها ، پيچيدگي محصولات ، نيازمنديهاي مشتري ، الزامات قانوني ،
مهارت هاي كاركنان و حد ضروري اثبات برآورده شدن نيازمنديهاي سيستم مديريت كيفيت ، تعيين مي نمايد
اسلاید 10 :
ISO 9001:2000 نيازمنديهاي مستند سازي در
بند 4.2.1 ، اين استاندارد تحت عنوان ‹‹ كليات ››بيان مي كند كه مدارك سيستم مديريت كيفيت بايد شامل موارد ذيل باشد :
a ـ بيانيه هاي مكتوب خط مشي كيفيت و اهداف كيفيت .
b ـ نظامنامه كيفيت .
c ـ روش هاي اجرايي مدون مورد نياز اين استاندارد .
d ـ مدارك مورد نياز سازمان براي اطمينان از برنامه ريزي ، اجرا و كنترل اثر بخش فرآيندهاي آن .
e ـ سوابق مورد نياز اين استاندارد .
يادآوري : ميزان و گستره مستندات بستگي به عوامل ذيل دارد
ـ اندازه سازمان و نوع فعاليتهاي آن .
ـ پيچيدگي و تعامل فرآيندها .
ـ شايستگي كاركنان .
