بخشی از مقاله
چکیده
ر شد فزاینده پرونده های عمرانی، دعاوی ملکی واب سته به مجوزهای صادره از طرف شهرداریها نیز ر شد زیادی دا شته اند. لزوم مدیریت بهینه صدور اجازه نامه ها و مجوزها و همچنین مدیریت عملیات اجرایی پروژه ها با در نظر گرفتن کمترین هزینه در تغییر مدیریتها و مشکلات اجرایی، مدیریت دعاوی با استفاده از الگوریتمهای مستند سازی در پروژه ها لازم و ضروری به نظر می رسد. از آنجا که تا کنون در مورد مدیریت دعاوی و مستند سازی در شهرداریها اقدام خاصی صورت نگرفته است، این مقاله، موارد و مشکلات موجود بخاطر عدم وجود سیستم مستند سازی صحیح براساس استانداردهای PMBOK و ISO9001 و لزوم ا ستفاده از این ا ستانداردها را م شخص می کند.
همچنین اهمیت بومی سازی ا ستاندارها و رو شها، با توجه به موارد حقوقی و م شکلات به وجود آمده در این مطالعه موردی بر روی بخش صدور پروانه ساخت و گردش کاری فعلی شهرداریها م شخص می گردد. در این مقاله الگوهای مستند سازی مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته و یک چار چوب مستند سازی برای مدیریت دعاوی، خاصه در بخش معاونت شهرسازی معرفی می شود، تا واسطه آن روند اداری دچار وقفه یا اختلاف نشود و بر اساس چار چوب ارائه شده مواردی که به دلیل عدم تدوین نظامنامه مناسب و یا استانداردهای مستند سازی باعث تاخیر در صدور مجوزات ، عملیات اجرایی ، ایجاد دعاوی حقوقی و مشکلات بعدی در تحویل و واگذاری به بهره برداران برر سی و به همراه راهکارهای برون رفت از این چال شها و با الگوها و فلوچارتهای پی شنهادی ارائه می گردد.
تدوین فلوچارتها و روند اجرایی کارها در جهت شفافیت در روند صدور مجوزها و جلوگیری از مواردی که باعث طرح دعاوی در محاکم رسمی و به وجود آمدن مشکلات هم برای ذینعان و هم برای مسئولان یا کارمندان گردیده است، می باشد. هدف از این فلوچارتها و شفافیت مسیر اجرای کار آنست که: اول از موازی کاریها جلوگیری کند، دوم امکان تداخل کاری به بخ شهای مختلف به حداقل بر سد، سوم در صورت ق صور، اهمال و یا وجود م شکل در روند کار، واحد مربوطه و بازه تاخیر بطور م ستدل قابل شنا سایی و اقدام برای رفع م شکلات و جبران تاخیرات هدفمندگردد،چهارم مدارک و م ستندات صدور اجازه نامه کاملاً م شخص و شفاف شده و نکته مبهم برای متقا ضی و صادرکننده وجود ندارد، پنجم مدیریت ا صلی می تواند بدون ف شارهای جانبی و اختلال در م سئولیتها و موازی کاری هر بخش را جداگانه و کلی بصورت یکپارچه مدیریت کند.
مقدمه
ساخت و سازهای عمرانی در ایران به عنوان تامین کننده یکی از نیازهای اولیه زندگی و همچنین محیط مناسب برای سرمایه گذاران باعث گرد یده ا ست که طیف گ سترده ای از مردم با انواع تخ ص صهای مرتبط و نامرتبط جذب این فعالیت اقت صادی شوند و حجم زیاد تقاضاها، بروز نبودن قوانین، سود زیاد و ورود افراد با سطوح علمی و شغلی مختلف باعث ایجاد درگیریهای بسیار زیاد، صدور مجوزهای مشکل دار و تاخیر در عملیاتهای اجرای، فساد و در بسیاری از موارد، ارجاع مفاد مورد اختلاف به محاکم حل اختلافات یا قضایی گردیده است.
با بررسیهای به عمل آمده بر روی پرونده های ارجاع شده به محاکم و مصاحبه با افراد خبره م شخص گردید که امکان محدود کردن افراد متقا ضی به افراد صاحب صلاحیتعملاً غیر ممکن ا ست، لذا لازم ا ست که مدیریت دعاوی از نهاد مسئول یعنی شهرداریها شروع شود. بررسیها نشان داده است که برون سپاری قسمتی از وظایف نیز در برخی از موارد چاره گشا نبوده و تنها جریان کار تغییر داده و طولانی تر کرده است.
قدیمی بو د قوانین و برخوردهای سلیقه های وجود قوانین مبهم، دستورالعملهای موازی و در کل عدم وجود یک نظام نامه مشخص و جامع باعث ایراد شکایات زیاد در بخش صدور پروانه و مجوزات شهرداریها شده است. با توجه به وجود استانداردهای بسیار زیاد در زمینهای مدیریت و بعد از برر سی ا ستانداردهای موجود و قابلیت ا ستفاده در شرایط شهرداریها از یک طرف و قابلیت اجرا و سابقه اجرایی شدن در ایران از سود دیگر، استاندارهای PMBOK1 وISO90012 بصورت تلفیقی برای این منظور برگزیده شدند.
از این رو در این مقاله با ا ستفاده از فلوچارتهای پی شنهادی مطرح در ا ستاندارهای PMBOK وISO9001 و چارت اداری موجود پیشنهادهایی جهت جلوگیری از به وجود آمدن شکایات مطرح گردیده است. استاندارهای مذکور تنها پیشنهادکننده راهکارهستند و ضمانت برای اجرای موفق آنها در حیطه مدیریت شهرداریهاست. بدیهی است که اگر اسناد و مدارک موجود بر اساس یک نظام واحد و قابل استناد دسته بندی و ارائه گردد مسئولیتها شفاف و حدود مشخص خواهد شد و نیازی نیست که در صورت تغییر مدیران برای هر کار کوچکی به حافظه شخصی افراد رجوع شود. ارائه الگوریتم منطقی به نحوی که بتوان رابطه ای منطقی بین عوامل بیرونی و عوامل داخلی، ذینفعان و مسئولان به وجود آورد، مطلوب هر مدیریت است و بسیاری از مسائل بطور سیستماتیک و نظامند قابل حل و فصل خواهد بود و نیازی به طرح شکایت در مراجع بلاتر نخواهد بود.
تحققات پیشین
مستند سازی در ایران عمر زیادی ندارد و بسیاری از موارد نظیر قشمی - - 2004 ، دلاوری و همکاران - - 2008 به تهیه الگوریتمهایی بر اساس PMBOK و ISO9000 تا ISO9004 پرداخته اند. [1]و [2] امرالهی و همکاران - 2011 - مقاله ای با عنوان " مستندسازی دانش فنی با رویکرد PMBOK :مطاله موردی در پروژه سد و نیروگاه آبی سیمره" ارائه کردند ولی باز هم به تهیه الگوریتم هایی پرداخته اند که نمی توان از آن به عنوان ا ستاندارد م ستند سازی بومی استفاده کرد، چون ماهیت هر پروژه موارد خاصی را می طلبد، لذا در این پروژه قابل استفاده نبود.[3]
در تمامی این موارد فقط و فقط به فلوچارت های ا ستاندارد PMBOK و ISO9001 بدون هیچ تغییری ا ستناد شده ا ست.که قطعا با برخی از شرایط بوجود آمده در پروژه های ایران سازگار نیست و اجرای بدون تغییر و بومی سازی، کل پروژه را با چالش مواجه می کند. نجفی - 2010 - نیز در مقاله خود اهمیت مستندسازی را برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی و فرایند تحلیل ساختاری و محیط اجرایی سازمان پروژه آورده است.[4]
نجفی - - 2010 توصیه میکند که حتی اگرمستندسازی را ابتدا تا انتهای پروژه نتوان لحاظ کرد ، حداقل 1 . Project Management Body of Knowledge .2 برگرفته از ترجمه استاندارد ISO9001:2008 ارائه شده از سوی شرکت QS خاورمیانه - دفترQuality service سوئیس در منطقه خاورمیانه - - 1387 - در بخش ثبت مشخصات فنی پروژه های عمرانی برای جلوگیری از اختلافات حقوقی اجرا گردد.[5] در زمینه مستند سازی با PMBOK نیز اسماعیلی و همکاران روند کار و فولوچارتهای آن را ارائه کردند[6]، اما دست به بومی سازی نزدند.
ترجمه های استانداردهای ISO9001:2008 و PMBOK توسط شرکت QS در ایران ارائه گردیده است که محققان توانستند از آن در پروژه های عمرانی ا ستفاده کنند.[7] شاکری و همکاران - - 2011 با ا ستفاده از ا ستاندارد ISO9001:2008 و PMBOK الگوریتمهایی را جهت مستند سازی ارائه کردند.[8] رادگهر و موتمنی - - 2015 نیز با استفاده از ISO9001 و PMBOK دستورالعملهایی برای مدیریت بحران با استفاده از مطالعه موردی برای زلزلهای دشتی و ورزقان تهیه کردند.[9] لازم به ذکراست که تاکنون دستورالعملی برای تدوین چارت و الگوریتم مستند سازی در شهرداری ارائه نگردیده است.
مستند سازی بر اساس استاندارد ISO9001:2008 و PMBOK
PMBOK استانداردی است که امروزه به عنوان یک استاندارد جهانی مطرح می شود. تاکنون ویرایش های سالهای 1996، 2000، 2004، 2008، و 20012 ارائه گردیده است - شکل .[9 ] - 1- ایزو 9001 توسط کمیته فنی - ISO/TC 176 - 176 به معنی کمیته مدیریت کیفیت و تضمین کیفیت، و کمیته فرعیSC یعنی سیستم های کیفیت، تهیه شده است.[10] این استاندارد بین المللی می تواند توسط طرف های درون سازمانی و برون سازمانی، و از جمله سازمانهایی که ارزیابی اجرای این ا ستاندارد را بر عهده دارند و با در خوا ست مشتری - مردم آ سیب دیده - و یا الزامات خریداران - مردم آ سیب دیده - اجرا می شود اما باید در نظر دا شت که اجرای این موارد می تواند در پی شبرد اهداف سازمان یا پروژه بسیار راهگشا باشد که در ادامه خواهد آمد. در متن ا ستاندارد ISO9001 آمده ا ست پذیرش سی ستم مدیریت کیفیت می بای ستی یک ت صمیم راهبردی سازمان با شد. طراحی و بکارگیری سیستم مدیریت کیفیت در یک سازمان تحت موارد زیر می باشد:
الف - محیط سازمانی، تغییرات در آن محیط و ریسک های مرتبط با آن سازمان،
ب - نیازهای درحال تغییر آن سازمان، پ - اهداف مشخص شده آن سازمان،
ت - محصولات ارائه شده توسط آن سازمان، ث - فرآیندهای بکار گرفته شده آن سازمان،
ج - اندازه و ساختار سازمانی.
اجرای این استاندارد یک باره و بدون آموزش پرسنل و تجربیات قبلی در پروژه های کوچکتر چندان آسان نیست. با استفاده از نظرات افراد مجرب در حوادث غیرمترفبه خاصه زلزله ها ، موارد از مدیریت بحران را که با استانداردهای PMBOK وISO9001 مطابقت ندارد یا در شرایط خاص قابلیت استفاده راهبردی ندارد را به صورتی شفاف و قابل اجرا برای حوادث مشابه و سازمانهایی که سابقه اجرایی کمتری دارند تدوین کنیم و معضلات به وجود آمده بدلیل عدم استفاده از آن را توضیح دهیم. الگوی ISO9001 نیز در - شکل- - 2 آمده است.
