مقاله سیستم‎های اطلاعاتی حسابداری

بخشی از مقاله

چکیده

سیستم اطلاعات حسابداری از جمله سیستم های اصلی و اساسی سیستم اطلاعات مدیریت شمرده می شوند و وظیفه آن تأمین نیازهای اطلاعاتی سطوح مختلف مدیران در زمینه های برنامه ریزی و کنترل منابع، ارزیابی عملکرد و تصمیم گیری است. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی، می تواند تصمیم گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه های راهبردیشان کمک نماید. گرفتن تصمیم نیازمند در خدمت گرفتن اطلاعات صحیح، بهنگام، قابل اتکا و ..خواهد بود که خود استفاده از سیستم های پیچیده مالی و غیر مالی را الزام می نماید، یکی از مهمترین سیستم هایی که موثر در تصمیمات می باشد سیستم اطلاعات حسابداری است، مثل راه اندازی سایت تولید یک قطعه خاص در یک شرکت تولیدی، خرید سهام یک شرکت، تولید یک محصول جدید که تماماً این موضوعات ازدید مالی و عملیاتی بررسی می گردد، دریافت اطلاعات مالی به جهت انتفاع رسانی به یک واحد تجاری، تاثیر بسزایی بر اتخاذ تصمیمات درست دارد. ما در این مقاله به بررسی سیستم اطلاعات حسابداری، مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری، سیستم های اطلاعاتی حسابداری با رویکرد نوین، امنیت اطلاعات در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری

کلمات کلیدی: سیستم، اطلاعات، حسابداری، سیستم اطلاعاتی

.1 مقدمه

در قلب هر شرکت، صرفنظر از محل و یا صنعت،فعالیت حسابداری وجود دارد حسابداری مسئول گردآوری، ضب و گزارش گیری از تمامی تراکنش های مالی انجام شده توس شرکت می باشد. با استفاده از تراکنش های پیچیده، حسابداران فعالیت های مالی از جمله فعالیت های مختلف کاری را تجمیع نموده و یک خلاصه از تراکنش ها را در دفترکل ثبت می نمایند.در دفتر کل، داده ها در نمودار حساب ها که ساختار فیزیکی فعالیت کاری را نشان می دهند سازمان می یابد .واحدهای کاری، دپارتمانها، محصولات و حسابها نمونه هایی از قسمتهای نمودار حساب هستند .حسابداری سپس صورت های مالی را - همانند ترازنامه و صورتحساب سود و زیان - از داده های دفتر کل تولید می کند و صورت های مالی میان ذینفعان داخلی و خارجی جهت ارزیابی عملکرد شرکت توزیع می شوند.

این روش جمع آوری و ساماندهی داده ها بسیار خوب عمل می کند، بهرحال هنگاهی که به گزارش گیری و تجزیه و تحلیل می پردازیم محدودیت هایی پدید می آید .امروزه فناوری اطلاعات، تأثیر شگرفی بر فرآیند حسابداری و حسابرسیَ گذاشته است. شرکت ها به منظور اجرای عملیات روزمرهی خود و به منظور صرفه جویی در زمان و هزینه، استفاده گسترده ای از آن می کنند.شرکت های حسابرسی نیز به منظور همراهی با شرای و تغییرات مربوط به فناوری اطلاعات، نیازمند تغییر تکنیک ها و روش های سنتی خود هستند. پیشرفتهای فن آوری وسیستمهای فن آوری اطلاعاتی پیچیده، شکل واقعی شواهدی که باید حسابرسان کسب کنند و همچنین کفایت و مناسب بودن این شواهد را تغییر داده است. بنابراین حسابرسان به منظور اجرای مؤثر عملیات حسابرسی، نیازمند به کارگیری ترکیب مناسبی از هر دو تکنیک دستی و مکانیزه خواهندبود.

.2 سیستم اطلاعات حسابداری

حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که تصمیمگیری را تسهیل میبخشد. هورنگرن - 1972 - 1 با تاکید بر حسابداری مدیریت، چنین بیان میدارد: "حسابداری مدیریت بهعنوان اصلیترین ارائه کننده اطلاعات برای تصمیمگیری مدیران، باید جهت تعیین اینکه چه اطلاعاتی برای سطوح مختلف مدیریت نیاز است، بر فرآیند تصمیمگیری تمرکز نمایند - پورحیدری،. - 1385 انجمن حسابداری امریکا2 از سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان پشتیبان تصمیمگیری مدیران حمایت نموده و بیان میدارد: "سیستم اطلاعات حسابداری بخشی از سیستم اطلاعاتی است که به جمعآوری، پردازش، طبقه بندی، تلخیص،...دادهها بهمنظور ارائه اطلاعات به تصمیمگیرندگان درونسازمانی میپردازد" .

سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمعآوری و ذخیره سازی داده های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام میدهد و پس از پردازش این دادهها، اطلاعات مورد استفاده تصمیمگیرندگان سازمانی را - سرمایهگذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ... - تولید میکند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی میتواند تصمیمگیرندگان و مدیران سازمان را در برنامههای راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری میتواند فق شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است. - یزدان پناه، - 1391بر مبنای ادبیات نوین در سیستم اطلاعات حسابداری AIS و رواب موجود می توانیم پنج نگرش جدید را در تحقیقات سیستم اطلاعات حسابداری بررسی کنیم:

-1 فرایندهای پذیرش تکنولوژی جدید در سیستم اطلاعات حسابداری

-2 طراحی و مدل بندی در سیستم های اطلاعات حسابداری

-3 علوم شناختی

-4 ارزیابی تجاری و ارزشیابی کاربرد تکنولوژی اطلاعات

-5 رسیدگی ،کنترل و حسابرسی.

پارادایم پذیرش تکنولوژی در زمینه تکنولوژی اطلاعات - IT - از نگاه سیستم اطلاعات حسابداری و پذیرش آن توس استفاده کنندگان بالقوه توجه به نوع آوریها در - IT - مینماید - لی و پینگسر. - 2005 پارادایم طراحی مدل درAIS در طول چند دهه قبل زمانی که مک کارتی مدل REA را توسعه داد بسیار قدرت گرفت در حال حاضر این نوع از تحقیقاتAIS عموماً با طراحی مدل در زمینه اطلاعات با هدف ساخت پایگاه داده ها به منظور ارائه دنیای واقعی انجام می شود - گریتس و مک کارتی 2002 ، بورتیک و جونز - 2007پارادایم علوم شناختی مدلهای اطلاعاتی و محاسباتی افکار بشر را به منظور جستجوی بیشتر درAIS را مورد استفاده قرار می دهد پارادایم ارزشگذاریIT بیشتر در حسابداری ریشه دارد به جای اینکه در زمینه IT باشد .

اثرات عملکرد تجاری تکنولوژی اطلاعات را مورد بحث قرار میدهد. پارادایم کنترل و حسابرسی بر سیستم هایی متمرکز است که جهت بهبود کیفیت اطلاعات حسابداری بوسیله سیستم اطلاعات حسابداری مورد مکاتبه قرار می گیرد. در این زمینه تمرکز بر کنترل ورودی ها و خروجی های سیستم اطلاعات حسابداری است - کنترل های مدیریتی - یا با کنترل سیستم اطلاعات حسابداری - کنترل - IT انجام می گردد.ادبیات موضوعی در رابطه با این پارادایم در زمینه مفاهیمی مانند حسابرسی مستمر، فروشهای اینترنتی - وب - ، امنیت اطلاعاتی و روشهایی برای پرس و جوی اطلاعاتی است - آلس و دیگران . - 2008 از این ادبیات تصویری کلی در زمینه تحقیقات حسابداری در سیستم اطلاعاتی حاصل می شود و به نظر میرسد که تحقیقاتAIS محل مناسبی برای تحقیق در حیطه موضوعی تکنولوژی اطلاعات است.

.3 مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری

-1 بررسی اولیه یا امکانسنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع میشود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت میگیرد.

-2 تحلیل سیستم: در این مرحله محی و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان دادهها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناختهشده معین میشوند.

-3 طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصههای سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن میپردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص میگردد.

-4 پیاده سازی: این فعالیت شامل برنامهنویسی و یکپارچهسازی قسمتهای مختلف بهمنظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.

-5 ارائه آزمونهای پذیرش سیستم - ارزیابی - : مشخصههای ساخت سیستم طراحیشده باید به گونهای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابلقبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصههایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابلقبول بودن سیستم است. این مرحله میتواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیادهسازی انجام شود.

-6 اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته میشود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچهسازی سیستم است.

-7 توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم بهخوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.

-8 تبدیل و تغییر پایگاه دادهها: در این فعالیت، پایگاه دادهها را متناسب با سیستم جدید تغییر میدهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با دادههای گذشته تغذیه کرد.

-9 نصب - استقرار - سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم بهشمار میآید. سیستمی که بهصورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید بهصورت نهایی پیاده سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسههای آموزش و تشریح سیستمها صورت میگیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام میگیرد - یزدان پناه،. - 1391

.4سیستم های اطلاعاتی حسابداری با رویکرد نوین

سیستم اطلاعاتی حسابداری مولفه و عنصری از شرکت است که بوسیله پردازش رویدادهای مالی، اطلاعات مالی و اطلاعات مبنای تصمیم گیری را در اختیار استفاده کنندگان قرار می دهد.سیستم اطلاعاتی حسابداری را می توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده تر یعنی حسابداری و سیستم اطلاعاتی مدیریت1 دانست .آنچه که در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است توجه محوری به اطلاعات است .حسابداری بیشتر به خود اطلاعات گرایش دارد در حالیکه - MIS - بیشتر به سیستمهای پوشش دهنده ای که اطلاعات را تولید می کنند. اخیرا مدیران کاربرد ابزارهای رایانه ای که توانمند برای پیش بینی یا ساختاربندی اطلاعات و داده های اولیه اند را خواهان هستند. امروزه با استفاده از سیستم" تصمیم گیری خودکار "که به کمک سیستم های هوشمند خبره انجام می گیرد راه را می توان ساده نمود .حسابداری با بار اطلاعاتی اضافی مواجه است همانند حسابرسی و کنترلهای داخلی که حجم و