بخشی از مقاله
چکیده
اجرای پروژههای فناوری اطلاعات درصورتیکه موفقیتآمیز نباشد، نهتنها در هزینه و زمان صرفهجویی نخواهد شد بلکه سبب تحمیل هزینههای مازاد بر سازمان شده و نیرو و زمان نیز به هدر خواهد رفت. مطالعات متعددی نشانگر این است که بیش از 50 درصد پروژههای فناوری اطلاعات با شکست مواجه میشوند. شکست و عدم موفقیت چنین پروژههایی تأثیرات سوئی روی کل بدنه سازمان میگذارد. پروژههای ناموفق فناوری اطلاعات ازلحاظ استراتژیک به دلیل ناکامی در بروز تحول و به سبب شکست در ارائه راهحلهای قابلاجرا که خواستههای سازمان را برآورده میسازند عدم اطمینان در سازمان را ایجاد میکنند.
شرکت آب منطقهای اردبیل یکی از شرکتهای پیشرو در استان اردبیل در زمینه ایجاد پروژههای فناوری اطلاعات در سازمان است اما این سازمان همواره در این پروژهها با شکست مواجه بوده و موفقیت چندانی در این خصوص حاصل ننموده است. بهمنظور برنامهریزی جهت رسیدن به موفقیت بایستی دلایل و عوامل شکست پروژههای فناوری اطلاعات را شناخت و سپس راهکارهای مفید برای پیشگیری ارائه داد. در این پژوهش سعی گردیده است عوامل مؤثر بر موفقیت پروژههای فناوری اطلاعات در شرکت آب منطقهای اردبیل که شبیه حداقل 200 شرکت دیگر وابسته به وزارت نیرو در ایران است، شناسایی و معرفی گردد.
ابزار جمعآوری اطلاعات عبارت است از مصاحبه نیمهباز با مدیران شرکت آب منطقهای اردبیل در این مصاحبه، بر اساس ادبیات تحقیق و فرضیههای تدوینشده سؤالات هفدهگانه و در دو بخش مقدماتی واصلی تدوین شد. این تحقیق یک تحقیق پیمایشی محسوب میگردد پس از انجام مصاحبه، با روش دلفی نهایتا پس از 4 دور رفتوبرگشت انطباق 80 درصدی حاصل و نتایج منعکس گردید. نتایج نشانگر این است که پنج عامل مهم شکست این پروژهها، ازنظر مدیران شرکت آب منطقهای که بهعنوان جامعه خبره در نظر گرفتهشده بودند عبارتاند از: مالکیت ضعیف، برنامهریزی ضعیف پروژه، عدم درگیری کاربر، ارتباطات ضعیف، طرح توجیهی ضعیف.
مقدمه
امروزه سازمان ها باید برای مقابله با تعداد زیادی از عوامل محیطی و همچنین سرعت بالای تغییرات خود را سازگار با محیط نمایند، با این حال، ساختارهای سازمانی موجود چنین فرصتی را برای مقابله با این مشکلات ارائه نمی دهد .پروژه های فناوری اطلاعات یکی از مهم ترین ابزارهایی است که به مدیران سازمان اجازه می دهد خود را با میزان سازگاری بالابا این پیچیدگی محیطی، تنظیم و سازگار نمایند. از این رو، موفقیت این پروژه ها به طور مستقیم در موفقیت کل سازمان تاثیر می گذارد.
- Tuzcu, Esatoølu, 2011 - ، محققان وقتی از عوامل شکست پروژه آگاه باشند ممکن است راهکارهایی را معرفی کنند که به موفقیت پروژه منجر شود، در نتیجه مدیران تشویق به پیدا کردن تدبیر مقابله و کاهش مکانیسم های منجر به شکست می شوند از طرفی راه های افزایش چالاکی و موفقیت را می توانند تشخیص دهند. - Tanner, Willingh, 2014 - در شرایط کنونی اقتصاد و اجتماع، توسعه فعالیتها، جهانیشدن و تغییرات وسیع تکنولوژیک در محیط سازمانها سبب شده مدیران ارشد برای بقای سازمان و سربلندی در میان رقبای خود، سعی کنند انعطافپذیری سازمان را ارتقاء دهند.
برای منعطف بودن، باید به تغییرات محیطی سریعاً واکنش داد لازمه این واکنش سریع، برخورداری از اطلاعات بهروز و صحیح و دقیق است. درنتیجه اطلاعات که بهعنوان یک منبع بسیار پرارزش در کنار سایر عوامل مؤثر در هر سازمان مطرح است. این جامعیت و گستردگی کاربرد باعث شده تا بخش عمده و قابل توجهی از هزینه های سازما نها صرف اجرای پروژه های فناوری اطلاعات بشود. این ا مر همراه با حوزه گسترده و جامع اثرگذاری پروژه های فناوری اطلاعات و انتظارات گسترده از آن، باعث شده تا به این نوع پروژ هها با حساسیت و اهمیت زیادی نگریسته شود.
یکی از موضوعات با اهمیت در این میان ، بررسی و شناسایی عوامل و معیارهای موفقیت و شکست پروژ ه های فن اوری اطلاعات در سازما نها است . تنوع و گستردگی این عوامل رابطه بسیار مستقیمی با تنوع و گستردگی و دامنه وسیع اثرگذاری پروژه های فن اوری اطلاعات دارد. - خوش الحان و نوروزی، - 1384 پروژه ها ی فناوری اطلاعات پیچیده تر از سایر پروژه ها هستند. تغییرات حاکم بر محیط آنها سریع در حال تغییر است. به همین دلیل، نسبت پروژه های موفق به ناموفق کمتر است. بنابر این ارزیابی پروژه های شکست خورده بسیار مهم و راهگشا است.
- Maglyas, 2010 - وجود سیستمهای اطلاعاتی کارآمد و منسجم اولین گام یک کسبوکار موفق در شرایط کنونی جهان بوده و بهطورکلی میتوان گفت استفاده از فناوری اطلاعات و ابزارهای جمعآوری و پردازش اطلاعاتی برای کلیه سازمانها امری ضروری است. تجهیز به فنّاوریهای اطلاعاتی سبب تسریع در انجام فرآیندها و درنتیجه باعث رسیدن سریع و دقیق به اهداف سازمانی و رضایت مشتریان میشود استفاده از این فناوریهای اطلاعاتی در سه بخش مدنظر است - کوشا و رفیعی، - 1387 این سه بخش اصلیترین بخشهای فرآیندی هر سازمانی را تشکیل میدهند:
-1 فرآیندهای تصمیمگیری در سازمان
-2 فرآیندهای مربوط به جریان مواد
-3 فرآیندهای مربوط به جریان داده و اطلاعات
روی آوردن به استفاده از فنّاوریهای اطلاعاتی در سازمان میتواند مزایای ذیل را داشته باشد:
-1 صرفهجویی در هزینه و زمان.
-2 کاهش خطاها بهویژه در وظایف تکراری یا پیچیده.
-3 ارتقای بهرهوری به سبب کاهش هزینه و افزایش سرعت انجام کار.
-4 کسب رضایت مشتریان و تأمینکنندگان به سبب کاهش خطا، انجام سریع و کمهزینه فرآیندها.
-5 حذف فرآیندهای زائد.
البته این نکته را نباید فراموش کرد که اجرای پروژههای فناوری اطلاعات درصورتیکه موفقیتآمیز نباشد، نهتنها در هزینه و زمان صرفهجویی نخواهد شد بلکه سبب تحمیل هزینههای مازاد بر سازمان شده و نیرو و زمان نیز بدر خواهد رفت. مطالعات متعددی نشانگر این است که بیش از 50 درصد پروژههای فناوری اطلاعات با شکست مواجه میشوند. در 50 درصد موارد که پروژههای فناوری اطلاعات بهظاهر موفق هستند مطالعات نشان میدهد سی درصد این پروژههای موفق نیز قبل از اینکه به نتیجه نهایی برسند متوقفشده و یا از رده خارج میشوند.
- Maglyas, 2010 - مطالعات اندکی در ادبیات مدیریت پروژه وجود دارد که روی عوامل موفقیت پروژه تمرکز دارد. در بسیاری از این مطالعات، عوامل موثر بر موفقیت مورد کاوش قرار گرفته و هر مطالعه، لیست های متفاوتی را از این عوامل ارائه داده است اما تقریبا هیچ یک در رابطه با دلایل جامع شکست پروژه ها یک لیست ارائه نداده اند. ارائه یک لیست جامع از دلایل شکست، باعث می شود نتایج نه تنها برای مدیران پروژه، بلکه برای محققان مورد استفاده باشد.
- Belassi,Tukel,1996 - شکست پروژه ها نتیجه ترکیب عوامل است، عواملی مانند سرریز بودجه ، ضعف مدیر پروژه، عدم توجه به نیاز کاربران، سپری شدن تاریخ مصرف، تاخیر زیاد، پیچیدگی فنی و... می باشد. - Ikediashi, etc, 2014 - شکست و عدم موفقیت چنین پروژههایی تأثیرات سوئی روی کل بدنه سازمان میگذارد. پروژههای ناموفق فناوری اطلاعات ازلحاظ استراتژیک به دلیل ناکامی در بروز تحول و به سبب شکست در ارائه راهحلهای قابلاجرا که خواستههای سازمان را برآورده میسازند عدم اطمینان در سازمان را ایجاد میکنند. شرکت آب منطقهای اردبیل یکی از شرکتهای پیشرو در استان اردبیل در زمینه ایجاد پروژههای فناوری اطلاعات در سازمان است اما این سازمان همواره در این پروژهها با شکست مواجه بوده و موفقیت چندانی در این خصوص حاصل ننموده است.
نمونه شکستهای ایجادشده در ایجاد سیستمهای کنترل پروژه آنلاین، سیستم موسوم به IMS، سیستم مدیریت توأم مأموریت و اضافهکاری آنلاین کارکنان، سیستم رهگیری خودروها و سامانه کنترل هوشمند خودروهای استیجاری و... است که همگی با شکست مواجه شده و از گردونه مدیریت سازمان خارجشدهاند. بهمنظور برنامهریزی جهت رسیدن به موفقیت بایستی دلایل و عوامل شکست پروژههای فناوری اطلاعات را شناخت و درک نمود و سپس راهکارهای مفید برای پیشگیری ارائه داد. در این پژوهش سعی گردیده است عوامل مؤثر بر موفقیت پروژههای فناوری اطلاعات در شرکت آب منطقهای اردبیل که شبیه حداقل 200 شرکت دیگر وابسته به وزارت نیرو در ایران است، شناسایی و معرفی گردد.
