بخشی از مقاله
چکیده:
تغییرات سریع و پیچیده علم و تکنولوژی و اهمیت اطلاعات در عصر حاضر، داده هایی دقیق، آنالیزهایی منطقی، برنامه ریزی و نهاتاًی تصمیم گیری هایی به موقع را می طلبد که همگامی سازمان ها و بخصوص مدیران را در پیاده سازی صحیح سیستم های اطلاعاتی اجتناب ناپذیر می گرداند. همچنین با توجه به ماهیت و حساسیت اجرای این سیستم ها در سازمان های پروژه محور، در این پژوهش به شناسایی عوامل کلیدی موفقیت سیستم های اطلاعات مدیریت در این سازمان ها پرداخته شده است.
لذا عوامل موفقیت سیستم های اطلاعاتی با مطالعه پژوهش های گذشته جمع آوری شده و سپس با استفاده از پرسشنامه و نظر 17 نفر ازخبرگان دانشگاهی نظر سنجی و سپس با استفاده از تست دو جمله ای - - Binomial و آزمون t مورد آزمون قرار گرفته ونهایتاً، عوامل کلیدی موفقیت سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان های پروژه محور که مورد تایید قرار گرفته با استفاده از طیف لیکرت و میانگین هندسی، از لحاظ وزن اهمیت رتبه بندی شده و سپس به دسته بندی موضوعی آنها پرداخته شده است.
نتایج نشان می دهد عامل پشتیبانی و حمایت مدیریت ارشد و سازمان قبل و بعد از پیاده سازی مهم ترین عامل و نیز عوامل فنی مهم ترین دسته از عوامل کلیدی موفقیت اجرای سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان های پروژه محور می باشند. با توجه با چالش های موجود، نتایج این پژوهش می تواند در کلیه سازمان های طراح یا استفاده کننده از این سیستم ها ، بخصوص در سازمان های پروژه محور مورد استفاده قرار گیرد.
1 مقدمه
امروزه تجارت ثانیه به ثانیه دگرگون می شود و ساختاری پیچیده تر به خود می گیرد. در این شرایط، مدیران با انبوهی از اطلاعات مواجه هستند که این اطلاعات باید تحلیل، قابل فهم، نگهداری و بازیابی گردد. وقتی مدیر یک سازمان می خواهد تصمیم بگیرد، داده های فراوانی که اغلب مفید نیستند در اختیارش قرار می گیرد. این داده ها باید پالایش و معنی دار شوند و به اطلاعات مفید تبدیل شوند.
اینجاست که نیاز به سیستم اطلاعات مدیریت احساس می شود. سیستم های اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گرد آوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می آورد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند. از طرفی کسب و کار به شدت به بستر های فراهم شده توسط این سیستم ها وابسته بوده و از آن بهره زیادی می گیرد.
سیستم های اطلاعات مدیریت از طریق ثبت و ذخیره داده های فروش، داده های خرید و سایر داده های حسابداری، ثبت و ذخیره سازی داده های کارکنان، سوابق کارکنان و سایر اطلاعات منابع انسانی، ثبت و ذخیره سازی داده های بازار، مشخصات مشتری وسایر داده های بازاریابی، باعث توسعه کسب و کار می شود.[1] بسیاری از محققین علوم مدیریتی بر این باورند که در سازمان های پروژه محور به دلیل وجود ویژگی های خاص اینسازمان ها و مخصوصاً طبیعت موقت فرآیندهای کاری و محیط پویای آن ها، چالش های خاصی برای سازمان، تیم پروژه و کارمندان موجود خواهد بود.[2]
از طرفی برنامه ریزی و کنترل پروژه های تحقیقاتی و صنعتی به واسطه ماهیت غیر قطعی و غیر قابل پیش بینی فعالیت های آن و زمان های مربوطه و در نتیجه عدم امکان تعیین بودجه و مدت دقیق برای آن ها همواره با دشواری هایی همراه می باشد. این در حالی است که بخش قابل توجهی از داده های اولیه هر پروژه - داده های زمانی، هزینه ای، منابع، نیروی انسانی و سایرهزینه ها - که می بایست در مراحل اولیه وارد سیستم برنامه ریزی پروژه گردد، لازم است توسط مجریان و اعضای تیم فنی پروژه تولید و در اختیار مدیران و فعالان حوزه برنامه ریزی قرار گیرد .
عدم آگاهی تیم های فنی نسبت به روش های برنامه ریزی پروژه، نبود داده های قابل اعتمادتاریخی، ماهیت تحقیقاتی و نو بودن پروژه های این نوع از سازمان ها، عدم نیاز و وجود الزامات از طرف سازمان های بالا سری - در صورت وجود - به پیش بینی های درست، امر ایجاد و آماده سازی داده ها و اطلاعات مورد نیاز در حد جزییات و با دقت مطلوب را دچار سختی و مشکل می سازد. هنگامی که مدیران پروژه در پی اطلاعات مورد نیازشان می باشند، سیستم های اطلاعاتی می توانند به عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر به اطلاعات را برای سطوح پایین ترفراهم می آورند.[3]
اهمیت روز افزون مباحث مربوط به فناوری اطلاعات و فرصت هایی که برای بخش دولتی فراهم می کند، باعث می شود بسیاری از کشورها از جمله ایران، هزینه های فراوانی را به کاربرد آن در سازمان های خود اختصاص دهند. در ایران نیز در این راستا در سال های اخیر سرمایه گذاری های زیادی در زمینه خرید تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری انجام گردیده که همواره موفقیت آمیز و بدون درد سر نبوده است.
در بسیاری از موارد سیستم های ایجاد شده نتوانسته اند انتظارات متقاضیان و به خصوص مدیران را برآورده سازند و همین عدم رضایت به هر حال باعث شده نه تنها مشکلات قبلی حل نشود، بلکه سیستم و سازمان دچار اختلال گردیده و علاوه بر صرف هزینه و وقت زیاد از کیفیت و بازدهی آنها نیز کاسته شود. اگرچه این مشکل در کشورهای پیشرفته نیز وجود دارد، لیکن در کشورهای جهان سوم از جمله کشور ایران که در این زمینه سابقه طولانی نداشته و سیاست ها و استانداردهای رسمی نیز یا وجود ندارد و یا هنوز در مراحل اولیه و در حال شکل گیری می باشد، حادتر به نظر می رسد.[4]
با وجود منافع زیاد بکارگیری سیستم های اطلاعاتی، هنوز ریسک بالای شکست، بر پیاده سازی این پروژه ها سنگینی می کند. از آنجایی که عوامل حیاتی موفقیت وجود دارند و خلق نمی شوند، از این رو باید آنها را شناسایی و کشف کرد. عدم توجه به این عوامل، کل سیستم و فرایند را با خطر اساسی و شکست پروژه در اجرا مواجه می نماید.[5]
عوامل کلیدی موفقیت می تواند برای کمک به شرکت ها در شناسایی سیستم های اطلاعاتی مورد نیازشان، مورد استفاده قرار گیرد. برای هر مدیر، عوامل کلیدی موفقیت، تعدادی زمینه های راهنما در مورد کار است که این زمینه بایستی به منظور رشد و پیشرفت سازمان به درستی تعریف شود. مدیران با استفاده از این عوامل قادر خواهند بود عوامل مهم در عملیات اجرایی را تعیین نموده و سپس شاخص هایی را جهت اندازه گیری آنها مشخص سازند.[6]
باتوجه به گستردگی و کاربرد وسیع سیستم های اطلاعات مدیریت، در این پژوهش به طور عام به بررسی عوامل موفقیت در این سیستم ها پرداخته شده است. همچنین نظر به اینکه طیف وسیعی از کاربران این سیستم ها را سازمان های پروژه محور تشکیل می دهند و نیز با توجه به ماهیت و حساسیت اینسازمان ها که قبلاً بیان گردید، در این پژوهش به بررسی عوامل کلیدی موفقیت سیستم های اطلاعات مدیریت بطور خاص در سازمان های پروژه محور پرداخته شده است.
بطور کلی هدف از انجام این پژوهش، شناسایی عوامل کلیدی موفقیت در سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان های پروژه محور و سپس ارزیابی و رتبه بندی آن ها از طریق میانگین هندسی ونهایتاً دسته بندی موضوعی این عوامل با استفاده از نظر خبرگان و از طریق پرسشنامه است.با توجه به هزینه هاینسبتاً زیاد پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت، نتایج این مطالعه می تواند برای واحدهای تحقیقاتی و اجرایی سازمان های استفاده کننده از سیستم های اطلاعات مدیریت خط مشی مناسبی در جهت ارتقاء عملکرد و بهبود روش های پیاده سازی و در نهایت صرفه جویی در هزینه های اجرایی و دوباره کاری بوده و مثمر ثمر واقع شود.همچنین روش مورد استفاده در این پژوهش کلیت و عمومیت داشته و می تواند در موارد مشابه مورد استفاده قرارگیرد.
2 پیشینه پژوهش
با توجه به موانعیکه گاهاً در زمینه پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت به چشم می خورد، در سه دهه گذشته تا کنون مطالعات زیادی در این حوزه انجام شده است که در این مطالعهغالباً به جدید ترین این مطالعات در سال های اخیر پرداخته شده است. خلاصه ای از سوابق و پیشینه که در سالهای اخیرمستقیماً با موضوع این پژوهش مرتبط می باشند، در جدول 1 آمده است.
بررسی و مطالعات نشان می دهد علیرغم اینکه تاکنون مطالعات مختلفی در زمینه شناسایی عوامل موفقیت سیستم های اطلاعات با استفاده از روش های مختلف و در کشورهای مختلف جهان انجام گرفته، همچنان در برخی کشورها مشکلاتی در زمینه پیاده سازی و اجرای این سیستم ها وجود دارد. سوابق پژوهشی حاکی از آن است کهدر گذشته غالباً به حوزه های کلی سیستم های اطلاعاتی و یا عوامل موفقیت یا پذیرش سیستم های اطلاعات پرداخته شده است.
لذا به نظر می رسد به جمع آوری مجدد و ارزیابی دقیق این عوامل در زمینه پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت و شناسایی عوامل کلیدی از بین عوامل موجود بخصوص در سازمان های پروژه محور ، کمتر پرداخته شده است. این پژوهش سعی دارد در راستای پر کردن این شکاف مطالعاتی گام برداشته و با رتبه بندی و دسته بندی موضوعی این عوامل استفاده از نتایج آن را سهولت بخشیده و با ارائه آن در پیاده سازی موفق آن مثمر ثمر واقع شود.
