بخشی از مقاله
چکیده
همه ی سازمانهایی که خواهان بهبود کارایی و تاثیر مدیریت پروژههایشان هستند، لزوماً به دنبال راههایی برای بهبود سیستمهای مدیریت پروژهای خود نیز میباشند. هدف اصلی مقاله حاضر شناسایی چالشهای سازمانی موجود بر سر راه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت و نهایتاً اولویت بندی تاثیر آنها در میزان موفقیت یک سیستم اطلاعاتی مدیریت میباشد.
در این راستا از طریق مطالعه ادبیات موضوع و مصاحبه با فعالان مدیریت پروژه صنعت ساختمانسازی به شناسائی چالشهای سازمانی تاثیر گذار بر موفقیت و یا عدم موفقیت سیستمهای اطلاعاتی در شرکتهای پیمانکاری پرداخته شد. با استفاده از روش دلفی چالشهایی که حائز اهمیت بیشتری هستند انتخاب گردیدند. در همین راستا پرسشنامهای طراحی گردید و در اختیار شرکتهای پیمانکاری رتبه یک رسته ساختمان و ابنیه به عنوان نمونه آماری قرار گرفت. در نهایت با استفاده از آزمون فریدمن چالشهای شناسائی شده در حوزه سازمانی دسته بندی و اولویت بندی گردیدند.
-1 مقدمه
در بسیاری از موارد انتقادات جدی به مدیران میشود که تصمیمگیریهایشان بر اساس سلایق فردی و شهودی است. این امر اگرچه در شرایط نوین سازمانها که سیستمهای اطلاعاتٌ نقش برجستهای در پشتیبانی از مدیران و تصمیمات سازمان دارند، قابل توجیه نیست، لیکن دلیل عمده آن - به اظهار مدیران - فقدان اطلاعات مرتبط و یا اطلاعات پراکنده و گاه متعارض است که در اختیار مدیران قرار میگیرد. در پارهای از موارد نیز اطلاعات بههنگام نبوده و امکان بهرهگیری از آن در شرایط موجود وجود ندارد. بنابراین مدیران ترجیح میدهند با اطلاعاتی که خود جمعآوری کردهاند و یا از طریق برداشتهای خود از وضعیت موجود سازمان و محیط به تصمیمگیری بپردازند
اداره امور سازمانها به شیوهای کارآمد، به ویژه در دنیای پیچیده امروز، مستلزم جمعآوری و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع در حال رشد است. ویژگیهای اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگی، تکرار، خلاصه بودن، جامع و کامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن
عوامل مهمی هستند که شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظایف در سطوح مختلف مدیریت و همچنین تفاوت عملیات اجرایی و نوع سازمان میباشد
سیستم اطلاعات مدیریت، سامانه سازمانیافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات به هنگام، صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیمگیرندگان سازمان ارایه دهد [4] و بدیهی است که این اطلاعات در صورتی مفید و کارا خواهند بود که تازه و جدید، صحیح و قابل اعتماد، مورد نیاز مدیر در شرایط خاص و تا جائی که امکان دارد کامل و بیعیب و نقص باشد تا امکان تصمیمگیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم سازد. فقر و ضعف اطلاعات موجب میشود که مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد. در نتیجه نه میتواند هدف گذاری صحیح انجام دهد و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد
لذا میتوان یکی از عمدهترین دلایل عدم کارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیمگیری ضعیف مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این میتواند به دلیل اهمیت کافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نکردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید، سازماندهی، ذخیرهسازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام و کامل باشد. امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات و تاثیر آن در افزایش بهرهوری سازمانهای دولتی و خصوصی در سطح جهان و حرکت جهانی به سمت بهرهگیری از انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت - MIS - ، موجب شده است که کشور ما نیز در مسیر این حرکت قرار گیرد. این حرکت در داخل کشور با تحولات، موفقیتها، شکستها، چالشها و مقاومتهای فراوانی مواجه بوده است
در بسیاری از موارد سیستمهای ایجاد شده نتوانستهاند انتظارات مدیران را برآورده سازند و همین عدم رضایت به هر حال باعث شده نه تنها مشکلات قبلی حل نشود، بلکه سیستم و سازمان دچار اختلال گردیده و علاوه بر صرف هزینه و وقت زیاد از کیفیت و بازدهی آنها نیز کاسته شود. لذا هدف از انجام این مقاله شناسائی چالشهای سازمانی موجود بر سر راه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت و اولویتبندی آنها در میزان موفقیت یک سیستم اطلاعاتی میباشد.
در بخش اول تاریخچه و پیشینهای مختصری از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت و عوامل موثر در موفقیت و یا شکست آنها بیان میشود. در بخش دوم روش تحقیق به کارگرفته شده در این مقاله شرح داده میشود. در بخش سوم نسبت به شناسائی چالشهای حوزه سازمانی اقدام می-شود و در بخش آخر اولویتبندی چالشهای سازمانی به ترتیب بیشترین میزان تاثیر گذاری بر موفقیت یا عدم موفقیت سیستمهای اطلاعاتی مدیریت بیان میشود.
-2 ادبیات و پیشینه پژوهش:
1؛-2 سیستمهای اطلاعات:
سیستمهای اطلاعات با مفهوم رایج امروز - رایانه محوری - از شروع دهه 1950 میلادی پا به عرصه سازمانها نهاد و با رشد فناوری اطلاعات رشد چشمگیری را در دهه 60 داشته است. وایزمن سه دوره را برای سیستمهای اطلاعاتی که هریک اهداف مشخصی را دارا میباشند، شناسائی کرده است .[7] هایریش هام و همکاران - 1988 - هم تکامل سه مرحلهای را برای سیستمهای اطلاعاتی ارائه میدهند
2؛-2 سیستمهای اطلاعاتی مدیریت:
سیستم اطلاعاتی مدیریت مفهومی است که تنها یک یا دو دهه از عمر آن میگذرد و به روشهای گوناگون آن را فهمیده و توصیف کردهاند .[9] محققین لائی - 2009 - ، دکتر صرافی زاده [1]، و دکتر سید محمد محمودی [10] هریک تعریف خود را از سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه نمودهاند. با وجود تعدد تعاریف، همگی آنها به این نکته واحد اشاره میکنند که MIS سیستمی است برای پشتیبانی از کارکرد تصمیمگیری سازمان .بنابراین هدف نهایی سیستم اطلاعات مدیریت، تهیه اطلاعات برای مدیران به منظور کمک به آنان در فراگرد تصمیمگیری است
بروز پدیده انفجار اطلاعات و عدم تأمین اطلاعات مناسب و مورد نیاز برای تصمیمگیری، محیط متحول و متغیر سازمانها و رشد سریع تغییرات، افزایش پیچیدگی مدیریت، استقلال واحدهای مختلف سازمانی، بهبود و افزایش بهرهوری - کارآیی و اثربخشی - فعالیتهای سازمان، بروز پدیده قدرت اطلاعاتی در کارکنان و مدیران سطوح پایینتر در سازمان، ضرورت افزایش سرعت در تصمیم گیریها، کمبود منابع مالی و کاهش هزینهها همگی از جمله دلایلی میباشند که موجب میگردد مدیران در سازمانها رو به سیستمهای اطلاعات مدیریت آورده و به آن نیاز پیدا نمایند .[6] یکی از مشکلات عمده در این زمینه آن است که اغلب به جای »اطلاعات«، »داده« در اختیار کاربران قرار میگیرد. به همین دلیل این دو باید به طور کامل از یکدیگر متمایز شوند و این جداسازی، پیش نیاز هر بحث معقول درباره سیستم اطلاعات مدیریت است
علیرغم پیشرفتهای اخیر، نرخ شکست مربوط به پروژههای توسعه سیستمهای اطلاعاتی بالا میباشد .[12] مطالعات صورت گرفته در این زمینه نشان دهنده آن است که %50 پروژههای اتمام یافته با افزایش هزینهای معادل 190%-60 روبرو بودهاند درحالیکه تنها %25 پروژهها ضمن جلب رضایت مشتریان، در زمان مقرر و با بودجه از پیش تعیین شده تکمیل یافتهاند .[13] در عصر اطلاعات مرکز تحقیقاتی گارتنر تخمین زده است 75 درصد از پروژههای بزرگ IT که با پشتیبانی PMIS مدیریت میشوند، موفق خواهند بود
3؛-2 عوامل موثر در موفقیت یا شکست سیستم اطلاعات مدیریت:
معیار میزان شکست یا موفقیت پروژهها میتواند شکاف بین وضع مطلوب - برنامه ها - با طرح پیشنهاد پروژه پیاده شده باشد. فقر و ضعف اطلاعات موجب میشود که مدیریت سازمان نهتنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد. در نتیجه نه میتواند هدفگذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد
پژوهشگران و صاحب نظرانی همچون کنت لاودن [17] ، مودریک و مانسون [18]، قاضی زاده فرد [6]، ایگباریا و ایواری - 1394 - ، لیتنن و هریشهم [19]، کاظمی و همکاران، کیا - 1386 - ، فرهنگی و همکاران - 1389 - ، بدرقه - 1389 - ، مکلین و دیلون [20]، بابائی و بیکزاد، قنبر نژاد و سبط [21] ، زهرا کارمزدی [22] ، فلاورز [23] اقدام به تقسیم بندی عوامل مؤثر در موفقیت یا شکست یک سیستم اطلاعاتی بر اساس پژوهشها و مطالعات خود نمودهاند.
در پژوهشی [5] جهت شناسائی ضعفها و نواقص موجود در اجرای پروژههای ساختمانی، پروژههایی با خصوصیات فنی، قراردادی و مکانی متنوع مورد بررسی قرار گرفته است. عوامل تنظیم نادرست برنامه زمانبندی، عدم استفاده از نرمافزارهای برنامهریزی و کنترل پروژه، اشتباهات برنامهریزی، عدم انعکاس نیازها وعدم انعکاس مقادیر کارها، عدم مقایسه اجرا با برنامه-ریزی، مداوم نبودن فرآیند برنامهریزی، ثبت دادهها به جای اطلاعات، عدم پذیرش لزوم PMIS، غیر کاربردی بودن فرمها و گزارشها، عدم انتفال دستور کارها و صورتجلسات، مکتوب نبودن برخی از گزارشها، عدم اخذ تائید دستگاه نظارت و کارفرما، عدم ثبات اطلاعات مربوط به نیروی انسانی، مرتبط نبودن سیستم اطلاعات پروژههای مختلف، عدم تشکیل پایگاه دادههای دایمی به عنوان کمبودهای اصلی سیستمهای اطلاعاتی شناسایی شدهاند.
آقایان قنبر نژاد و سبط در بررسی و تحلیل موانع و مشکلات پیاده سازی سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی در شرکتهای عمرانی، موانع و مشکلات را دو ماهیتی معرفی میکنند. به این صورت که بخشی از آنها مشترک با دیگر صنایع بوده که کلی هستند و تقریبا قابل پیگیری و کنترل میباشند و بخش دیگری مختص به پیادهسازی این سیستمها در صنعت ساخت و ساز میباشند که با راه حلهای ارائه شده برای دیگر سازمانها قابل حل نیستند. ایشان برخی از مشکلات و موانعی که مختص پیادهسازی سیستم در شرکتهای عمرانی میباشند را به ترتیب زیر معرفی مینمایند و بیان میدارند که قبل از طراحی سیستم باید مورد توجه قرار بگیرند:
- ماهیت متغیر و پویای پروژههای عمرانی؛ وجود انواع روشهای اجرای پروژه؛
- کمبود دانش فنی و رایانهای افراد درگیر در پروژه؛ تغییر مداوم در افراد و کارکنان؛
