بخشی از مقاله
چکیده: هدف اصلی این پژوهش بررسی ابعاد مختلف سیستم پورتال ثبت آنی از لحاظ اثربخش نمودن عملیات دفاتر اسناد رسمی، شفافیت در عملکرد و امنیت سیستم پورتال میباشد. جامعه آماری این پژوهش دفاتر اسناد رسمی استانهای آذربایجان غربی و شرقی بوده و جهت گردآوری داده ها از مصاحبه و پرسشنامه محقق ساخته استفاده شده است. نتایج آزمون بیانگر آن است که الکترونیکی کردن مراحل ثبت معاملات اثر بخشی و شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی را بیشتر نموده و از لحاظ امنیتی دقیق بوده و با جاعلین اسناد، زمین خواران و مفسدان اقتصادی برخورد شفاف داشته است. همچنین باعث تسریع امور شهروندان گردیده است.
مقدمه
بر هیچ کس پوشیده نیست که روند الکترونیکی شدن در کلیه عرصه های اقتصادی ، فرهنگی ، اجتماعی ، امنیتی و سایر زمینه ها از چند دهه قبل در سراسر جهان شروع و در یک دهه اخیر با سرعت بیشتری فراگیر شده و طبیعی و بلکه لازمست که کشور ما نیز از قافله عقب نماند. و درهمین راستا حرکات جهشی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در 2 سال اخیر قابل تامل است که این روند با اجرای طرح سامانه الکترونیکی شروع و با طرح خلاصه الکترونیکی ادامه یافت و حال سازمان ثبت و تیم انفورماتیک سازمان قصد اجرای سامانه ثبت آنی معاملات را در دفاتر اسنادرسمی سراسر کشور دارند و پشتوانه مقرر درقانون برنامه پنجم توسعه مبنی بر لزوم الکترونیکی شدن خدمات مربوط به استعلامات و خلاصه و معاملات آنی میباشد و در جهت محقق شدن این تکلیف مقرر بود که فاز سوم تکلیف - الکترونیکی شدن آنی معاملات یا همان طرح موسوم به ثبت آنی - از 1392/6/1عملی شود ولی قبل ازعملی شدن طرح ثبت آنی استرس و نگرانی جامعه سردفتری و دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی را فرا گرفت که قطعاً بدون علت نبود تجربه هفته ها حتی ماههای اول پس از اجرای طرح سامانه استعلام و خلاصه الکترونیکی از موجبات تشدید نگرانی ها بود.
صد البته و بی شک تغییر روشهای سنتی به الکترونیکی و شکستن سنت 80 ساله امری سهل و آسان نبوده و مصائب و مشکلاتی را درپی خواهد داشت. درخصوص برنامه و طرح ثبت آنی نتیجه عیب یابی و ایرادات کشف و اعلام شده برنامه و سامانه ثبت آنی اجرای آن با اوصاف و کیفیت موجود در برخی موارد تنظیم یک سند در یک روز غیرممکن بنظر میرسد.
بیان مسئله
الکترونیکی نمودن ثبت اسناد در عصر حاضر امری بسیار ضروری و اجتناب ناپذیر میباشد. در اجرای طرحالکترونیکی کردن ثبت اسناد اولاً طراحی و خرید نرم افزار و تجهیزات مربوطه باید به دست افراد مجرب و معتبر و اساتید برجسته دانشگاه در رشته IT سپرده شود نه دلالان و سودجویان،ثانیاً نباید بخاطر کاهش هزینه ها، طرحی ابتدایی و پیش پا افتاده ارائه شود که اهداف مورد نظر را برآورده نکند بلکه یک بار برای همیشه باید هزینه آنرا پذیرفت چرا که این هزینه ابتدایی در دراز مدت باعث جبران هزینه ها و تسریع امور دولت، دستگاه قضائی و مردم و همچنین کاهش تخلفات و جرائم خواهد شد.
سیستم طراحی شده باید تحت وب و شبکه باشد. بستر مخابراتی این سیستم باید روی شبکه اینترانت قرار گیرد و از شبکه اینترنت استفاده نشود چرا که بستر اینترنت از لحاظ امنیت و کارایی بسیار آسیب پذیر است و در موقعیتهای خاص اختلال در اینترنت، باعث اختلال در سیستم و عملکرد دفاتر خواهد شد. از آنجا که دفاتر اسناد رسمی و سازمانهای ذیربط موقعیت حساس و دقیقی داشته که باید همیشه آمادگی برای ارائه خدمات به ارباب رجوع را داشته باشند و نمیتوانند بعلت قطعی و اختلال در شبکه و هک شدن، کار را متوقف نمایند.
بنابراین باید از بستر شبکه ای استفاده نمود که از امنیت، کارآیی و پایداری بالایی برخوردار باشد و اینترانت از این لحاظ بسیار بهتر از اینترنت بوده و این موضوع در بانکها تجربه شده است. محیط نرم افزاری این سیستم باید کاربر پسند، جامع و بدون نقص باشد و کلیه امور دفترخانه را پوشش داده بطوریکه نیاز به مراجعه به سایتها و پورتالهای مختلف نباشد چرا که تاثیر زیادی در میزان استقبال کاربران دارد. ورود به این پورتال باید با نام کاربری و رمز عبور باشد تا فقط افراد مورد نظر، مجاز به ورود و استفاده از این سیستم باشند.
اکثر خدمات ارائه شده در دفاتر اسناد رسمی در حال گذار از صورت سنتی و دستی همراه با صادر کردن به سمت الکترونیکی شدن خدمات و به روز شدن رویه ها می باشد . در همین راستا در تاریخ 1392/6/1 ابلاغیه انجام خدمات دفاتر اسناد رسمی به صورت پورتال ثبت آنی به دفاتر ابلاغ و موظف به اجرای آن گردیدند. با این حال این پورتال دارای مشکلات و نواقص بیشماری می باشد از قبیل :
-1 وجود اشکالات عدیده فنی و نرم افزاری سیستم
-2 عدم توجه به اهمیت و لزوم سهولت در استفاده کاربر از برنامه
-3 عدم توجه به لزوم سرعت در استفاده
-4 وجود مشکلات و خلاء های عدیده حقوقی و ثبتی دربرنامه تدوینی
-5 عدم وجود فرجه زمانی کافی برای آموزش
-6 عدم پیش بینی اسناد متنوع خاصه متناسب با انواع مبیع
-7 رفع نکردن مشکل روزانه قطع وی پی ان و اینترنت
-8 وجود فیلدهای عدیده اجباری غیرلازم
-9 .عدم امکان تبدیل صدهها فرم مورد عمل دفاتر و انتقال آنها به سیستم و هماهنگ نمودن متون حقوقی باشیوه برنامه نویسی طرح
- 10 عدم حذف ثباتی طاقت فرسا در دفاتر
- 11 عدم محاسبه خودکار هزینه های اسناد اتومبیل و درسایر موارد محاسبه با اشتباه
اهداف پژوهش
تحقیق حاضر با هدف کلی بررسی تأثیر استقرار سیستم پورتال ثبت آنی به اثربخشی دفاتر اسناد رسمی صورت می گیرد، و اهداف کاربردی تحقیق نیز عبارتند از :
- استفاده از این سیستم میزان کارآیی و اثربخشی عملکرد دفاتر اسناد رسمی در خدمات رسانی به عموم افراد را بالا برده است.
- استفاده از سیستم پرتال ثبت آنی شفافیت عملکرد در دفاتر اسناد رمسی را بالا برده و این خود زمینه ساز کاهش فساد در فرآیندهای اداری و مالی می شود.
- امنیت ذخیره سازی اطلاعات در این پورتال بررسی تا به کاربران نهایی از امنیت و حفظ اطلاعات شخصی آنها و همچنین عدم امکان بازبینی اسناد شهروندان توسط افراد دیگر اطمینان حاصل شود.
- روشن نمودن این موضوع که این پورتال سیستمی مفید، کارآ و لازم است و با شناساندن کامل این پورتال مقاومت در برابر پذیرش این سیستم کاهش یابد.
فرضیه های پژوهش
- پورتال ثبت آنی میزان اثربخشی دفاتر اسناد رسمی را بالابرده است . - اصلی -
- سیستم پرتال ثبت آنی باعث افزایش شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی شده است
- سیستم پرتال ثبت آنی باعث امنیت اطلاعاتی افراد جامعه را تامین می کند.
- استفاده از پورتال بر تسریع ارائه خدمات به شهروندان اثر دارد .
الکترونیکی نمودن خدمات دفاتر اسناد رسمی
دستیابی به داده های صحیح و قابل اتکا به صورت هم زمان، دستیابی به بسیاری از خدمات از جمله استعلام از سایر نهادها و صدور یک سند به صورت بر خط - آنی - از جمله مزایای الکترونیکی شدن اسناد رسمی است. هدف از اجرای ثبت آنی معاملات تسریع در امور جاری مردم و جلوگیری از جرائمی نظیر زمینخواری و سایر مفاسد بوده است.
دفاتر اسناد رسمی با قدمتی 80 ساله جزء اولین نهادهای حکومتی بوده که توسط بخش خصوصی اداره می شوند. در دهه های اخیر به ویژه با رشد جمعیت در چند سال اخیر و افزایش جمعیت شهرنشینی در کشور و به دنبال آن رشد شهرها و گسترش فضای شهری دارای تبعات زیادی بوده که لزوم نظارت دقیق در زمینه مالکیت دارایی اشخاص حقیقی و حقوقی را می طلبد.
براساس مواد 46 و 211 قانون برنامه توسعه پنجم کشور بر سازمان ثبت اسناد تکلیف شده است که خدمات خود را به شکل الکترونیکی کند و این امر باعث می شود در راستای فساد مبارزه شده و اقدامات خوب و موثری در زمینه خدمترسانی صورت گیرد. این امر از کلاهبرداریها در نقل و انتقال اموال جلوگیری کرده و شفاف شدن هزینهای که مردم باید برای ثبت اسناد خود پرداخت کنند را به وجود میآورد. در واقع از 26 شهریور بعد از دوره آزمایشی آن، طرح ثبت آنی در سراسر کشور اجرا شد ولی متاسفانه به دلیل اینکه برخی از سردفتران در خصوص کار با کامپیوتر آشنایی نداشتند و با کندی اینترنت رو به رو شدن درخواست دادند که این طرح ملغی شود.
در این میان بسیاری از سردفتران به کانون سردفتران رفتند و مشکلات خود را مطرح کرده و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در این زمینه با آنها صحبت کرده و بیان کردند حتی راهنمایی در سازمان برای رفع مشکلات وجود دارد و به زودی مشکلات فنی حل میشود و این ایرادهای فنی به دلیل پروژه بزرگی به عنوان "ثبت آنی" است که این امر بعید نیست.
