بخشی از مقاله
چکیده
هدف این مقاله بکارگیري مهندسی ارزش در فعالیتهاي منجر به ایجاد و توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات در برق تهران و تبیین نقش آن در چگونگی تعریف، اجراء و پیاده سازي پروژه ICT شرکت میباشد. اجراي سیستمهاي اطلاعاتی بلحاظ ابعاد مختلف فرهنگی اجتماعی، نیروي انسانی، اقتصادي مالی و تکنولوژیکی به مراتب مشکل تر از انجام سایر پروژه هاي سازمان بوده و مدیریت و دانش خاص خود را میطلبد.
در این پروژهها، اجراي فاز اول پروژه یعنی شناخت، تحلیل، طراحی و ساخت سیستممعمولاً ساده تر از انجام سایر بخشهاي پروژه میباشد. موضوعاتی همچون آموزش و پیاده سازي سیستم به جهت آنکه در تعامل با نیروي انسانی و خصلتهاي درون سازمانی هستندمعمولاً در سایه فضاسازي و ایجاد بسترهاي فرهنگی - آموزشی در سازمان قابل اجرا میباشند.
تشکیل کمیته مهندسی ارزش میتواند ضمن فضاسازي و آماده سازي سازمان در پذیرش قدم به قدم توسعه سیستمهاي نرمافزاري، سبب انجام منطقی و مناسب پروژه در چارچوب طرح کلان اطلاعاتی و ارتباطاتی سازمان شود. در این مقاله سعی شده است ضمن تبیین نقش مهندسی ارزش در سازمان به نمونهاي از بکارگیري مهندسی ارزش در امر پیادهسازي سیستم اتوماسیون اداري شرکت سهامی برق منطقهاي تهران، اشاره گردد.
مقدمه
نقش مهندسی ارزش از دیر باز در پروژه هاي مختلف صنعتی – ساختمانی مشهود بوده و جایگاه آن مشخص میباشد. اهدافی که مهندسی ارزش در اجراي پروژهها دنبال میکند:
• بهینهسازي فرآیندها و دستورالعملها در زمان طراحی، اجراء و پیاده سازي طرح
• بهینهسازي هزینه و زمان اجراي طرح
• سادهسازي طرح در راستاي افزایش کارایی و کاهش هزینه
• افزایش راندمان و اثر بخشی طرح بصورت توامان
• توسعه طرح در جهت منطقی کردن آن در آینده
• بازنگري طرح در مرحله طراحی، اجراء و پیاده سازي و نحوه انتخاب تجهیزات
این اهداف بنوبه خود از طریق تشکیل کمیته مهندسی ارزش در پروژههاي با هزینه سنگین یا استراتژیک در سازمان دنبال و تا تحقق محصول بقوت خود باقی می ماند.
تشکیل کمیته مهندسی ارزش می تواند سبب انجام منطقی و مناسب پروژه در چارچوب طرح کلان اطلاعات و ارتباطات سازمان شود.
این کمیته با نظر عالیترین مقام سازمان و با شرح وظایف مصوب و اختیارات ویژه تشکیل و پس از انجام پروژه منحل میگردد. توصیه می شود کمیته مذکور با برقراري ارتباطات عمودي و افقی با ارکان پروژه، کارفرما، مشاور، ناظر و پیمانکار ضمن مدیریت و نظارت عالیه بر مراحل انجام کار، گزارشات لازم را در هر مقطع به مدیریت ارشد سازمان تسلیم دارد.
این گزارشات به نوبه خود بازخورد مناسبی به مدیریت سازمان داده تا در جهت اصلاح اهداف، استراتژیها و خط مشی پروژه برآید.
از مهمترین اقدامات این کمیته میتوان به عناوینی همچون، فضاسازي و اجراي برنامه هاي کمک آموزشی با هدف ارتقاء سطح دانش مدیران و کارشناسان سازمان، بازبینی اهداف و استراتژیها، بازبینی طرحها و آلترناتیوهاي مختلف در جهت انتخاب بهینه و کاراي تجهیزات و سیستمها اشاره نمود.
وجود کمیته مهندسی ارزش در پروژه هاي اطلاعاتی و ارتباطی ضمن افزایش راندمان و اثر بخشی سبب صرفهجویی مالی زمانی پروژه میشود.
شرح مقاله
پروژههاي فناوري اطلاعات و ارتباطات داراي ابعاد مختلفی بوده که طراحی، اجراء و پیاده سازي این پروژهها از سوي مسئولین با دشواریهاي خاصی در شرکتها، سازمانها و جامعه روبرو میباشد. بهمین خاطر است که از 100 درصد پروژههاي تعریف شده در اروپا حدود کمتر از12 درصد آن به انجام رسیده است.
در کشور ایران نیز در حدود کمتر از 0/03 درصد انجام شده است - که حدود 10 درصد از اهداف از قبل تعیین شده در پروژه تحقق یافته است - . لازم به توضیح است از مجموع بازار 1500 میلیارد تومانی فناوري اطلاعات ایران، شامل سخت افزار،اینترنت، مشاوره و... تخمین زده میشود سهم بازار نرمافزار امسال، 352 میلیارد و 750 میلیون تومان باشد. که در مقایسه با بازار 1/75 تریلیون دلاري فناوري اطلاعات در جهان، در سال 2005 این رقم چیزي حدود صفر درصد محاسبه میشود.
اجراي پروژه هاي با شرح خدمات ساده و مکانیزم پیچیده بمراتب سخت تر از سایر پروژه هاي دیگر در ابعاد صنعتی و... میباشد این پروژه ها آمیزهاي از مسائل متنوع بوده و مدیریت اجرایی آن بمراتب سخت و دشوارتر است، دیده شده چنانچه پروژه بدرستی تعریف، اجراء و پیاده سازي نشود ضمن هدر دادن سرمایههاي کلان مملکت از طریق جذب هزینههاي زیاد، سبب دلسردي مسئولین کشور میگردد.
لذا پرداختن به مهندسی ارزش در این پروژه ها از اهمیت و جایگاه خاصی برخوردار است و لازمست مسئولین کشور به این مهم جهت توسعه و شکوفایی مملکت در عصر دانش فناوري اطلاعات و ارتباطات توجه خاصی مبذول دارند. اهدافی که مهندسی ارزش در پروژههاي ICT دنبال می کند کمی متمایزتر از طراحی و اجراي یک پروژه صنعتی ساختمانی میباشد.
در این پروژه ها همانطورقبلاً متذکر شده ایم میبایستی ابعاد فرهنگی و اجتماعی و شرایط روحی – روانی سازمان درك و کارکنان آن آماده پذیرفتن پروژه گردند و سپس پروژه تعریف، طراحی، اجراء و پیاده سازي شود.
در این خصوص کمیته مهندسی ارزش معماري پروژه را با توجه به معماري سازمانی و با عنایت به نیاز کاربران در جهت بهینهسازي هزینه و افزایش سودآوري، سادهسازي، افزایش کارایی طراحی و در مرحله پیاده سازي نسبت به اصلاح آن اقدام میکند. تکمیل معماري پروژه با توجه به اصول برشمرده فوق الذکر عمده ترین مسئولیت کمیته مهندسی ارزش است.
یکی دیگر از کارهاي مهم کمیته مهندسی ارزش تحلیل رفتاري سازمان، بازنگري در معماري پروژه در جهت پذیرش سیستم از سوي کارکنان بوده و در این راه نسبت به فضاسازي و ایجاد بسترهاي آموزشی از طریق برگزاري همایشها و کلاسهاي کمک آموزشی در قبل و حین اجراي پروژه و اخذ بازخور مناسب اقدام مینماید.
همانطوریکه توضیح داده شد پروژههایی که در جهت ایجاد،پیشبرد و توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات تعریف میشود داراي مکانیزمهاي پیچیده هستند که معماري و پیاده سازي آنها از روشهاي متعارف سبب افزایش هزینه، طول عمر مفید پروژه یا کاهش ارزش افزوده و... میشود. کمیته مهندسی ارزش میبایستی با حکم بالاترین مقام سازمان تشکیل و افراد آن میبایستی از تخصصهاي ویژهاي در ابعاد مختلف برخوردار باشند شرح وظایف کمیته و سطح مسئولیتها و اختیارات آن میبایستی مشخص و لازم الاجراء در سازمان باشد.
جایگاه کمیته و مشاورین و پیمانکاران طرح مشخص و رابطه افقی و عمود از سوي مدیر مسئول سازمان تعیین شود، کلیه طرحها میبایستی به تائید کمیته مزبور برسد.
کمیته مهندسی ارزش میبایستی ضمن تحلیل مشکلات و نیازها و بسترهاي اجرایی پروژه در چهارچوب طرح کلان ICT سازمان یا شرکت از طریق مصاحبه و یا تکمیل پرسشنامهها، به مسائلی از قبیل اعتقاد قلبی مدیران و کارشناسان به نتایج پروژه، سهولت اجرایی کار، کاهش هزینه و افزایش سودآوري، نحوه تحقق اهداف پروژه و...
توجه و در دوره زمانی کوتاه مدت تحلیل و از بررسیهاي تک بعدي و زمانبر پرهیز نماید. و به یک معماري بهینه پروژه جهت پیادهسازي آن در سازمان دست یابد.
این کمیته میبایستی ضمن بررسی فرآیندها و دستورالعملهاي جاري سازمان نسبت به بازبینی مجدد استراتژیها و اهداف کوتاه، میان و بلند مدت در پروژه اقدام و خط مشی اجرایی بهمراه دستورالعملها و فرآیندها آن پروژه را مجدداً تدوین و تعریف نماید و به تصویب مدیران و کارشناسان آن سازمان برساند تا همه کارشناسان و مدیران در جهت اجراي پروژه متعهد گردند. و از هر گونه فوت وقت و هزینه پرهیز نمایند و نیروي خود را در جهت پیادهسازي درست پروژه بکار بندند.
نادیده انگاشتن این موارد ساده در شروع پروژه سبب عدم تمایل مدیریت و کارشناسان در اجراي پروژه، مقاومتها پنهان و آشکار آنان و نیز بروز مسائل فرهنگی و اجتماعی در سازمان شده و پروژه را با ناکامی و پارادوکسهاي مختلف مواجه مینماید.
