بخشی از مقاله
انبار
مقدمه
امروزه با پيشرفت علوم و تكنولوژي امكان توليد انبوه كالا فراهم شده است و اين كار برنامه ريزي دقيق جهت استفاده به موقع و حد اكثر از امكانات را مي طلبد . تقسيم كار و رشد جمعيت نياز استفاده از فراورده هاي ديگران را به وجود آورده است و اين خود زمينه پيدايش سازمانهاي منظم گرديده كه در اين نظامهاي پيچيده فني – اجتماعي ، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از توليد به مصرف را امكان پذير مي سازد .
انبار مي تواند در عرضه به موقع محصول ، جريان عادي توليد ، ثبات قيمت محصول ، تعمير و نگهداري ماشينها و ... نقش مهمي را ايفا نمايد بطوريكه نقش آن در تجارت غير قابل انكار است ؛ ارزش ريالي موجوديهاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفي در ميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي – تجاري مؤثرند مثل روش توليد ، دوره توليد ، ميزان به كارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورد احتياج ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و جهان و ... بالاخره سيستمهاي تداركاتي و سفارشات واحدهاي توليدي .
اما انبار به دلايل متفاوتي براي مؤسسات و مراكز تجاري –صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي باشد كه اهم آنها عبارتند از :
1- ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي شود . ( گاها تا 60 درصد سرمايه در گردش )
2- ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخشهايي نظير توليد يا تعمير و نگهداري و وقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمنديها .
3- ارتباط نزديك با بخش برنامه ريزي مواد بايد به نحوي باشد كه ضربه هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا
مواد را خنثي كند و حكم ضربه گير را در زمان داشته باشد . جهت تاكيد بيشتر بر اهميت انبارها در زير جـدول
نسبت موجوديهاي انبار به كل دارائيها و ارزش ويژه در صنايع مختلف را متذكر مي شويم :
انبارها را از دو جهت مي توان مورد بررسي قرار داد : يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار ، نوع قفسه بندي ها ، محل كالا ها در انبار ، نور ، ايمني ، وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و ... و ديگري سيستم اطلاعاتي انبار كه به طرح و گردش فرمها ؛ به نحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف كارخانه يا مؤسسه به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها بحث مي نمايد .
تعريف انبار
امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت بخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد . به طور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني – صنعتي يا مواد اوليه يا فراورده هاي مختلف در آن نگهداري مي شود يا مي توان گفت : كه محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات ، كالاي نيمه ساخته ( كالاي در جريان ساخت ) ، محصول ساخته شده ، مواد و لوازم مصرفي ، قطعات يدكي ماشين آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي شود ؛ آن هم بر اساس سيستم صحيح طبقه بندي .
جايگاه انبار
سازماندهي سازمانهاي مختلف بنابر نيازهاي آنها متفاوت است . گاه در بعضي از مؤسسات انبار مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مخـتلفي مانند انبار مـواد ، قطعات ، محـصولات ، ضايعات و .... قرار دارد .
در سازمانهاي دولتي و غير انتفاعي معمولا واحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري است انجام وظيفه مي نمايد .
اهداف و وظايف انبارها :
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه بخش خصوصي ، تامين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه ريزي و سازماندهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است . وظايف انبارها را مي توان به شرح زير بازگو نمود :
1- برنامه ريزي و مراقبت جهـت حفظ مـقدار موجـودي هر يـك از اقلام كـالاهـاي مـورد نـياز سازمان در حد مطلوب خود .
2- همكاري و مساعدت در خريد و تامين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده .
3- نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعملهاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري ؛ موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي وقفه و مرغـوب و صـرفه جويي و كاهـش هزينه هـاي توليد را مـوجب شـده و بنـيه مالـي شـركت ( سازمان ) را تقويت مي نمايد .
اجراي قوانين و دستورالعملها ي سازمان در كليه امور خصوصا انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم الاجرا ست و عدول از آن كيفر به همراه دارد .
گرچه كهولت مقررات و عدم تطابق آنها بادنياي صنعتي امروز موجبات كندي كار را فراهم مي نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود .
4- انواع انبارها را نام برده و توضيح دهيد :
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشند :
(1) انبارهاي پوشيده : كه از تمام اطراف بسته است و داراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد .
(2) انبارهاي سر پوشيده با هانگارد : اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است . اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي نمايد .
(3) انبارهاي باز يا محوطه : اين انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداري ماشين آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد .
انبارها را از نظر نوع موادي كه در آن نگهداري ميشود مي توان به چهار دسته كلي يا بيشتر تقسيم نمود مثل انبار قطعات يا انبار مواد اوليه يا انبار محصول يا انبار ضايعات يا ...
از تركيب چند انبار با هم نيز مخزن بوجود مي آيد . انبارها از لحاظ كالاهايي كه در آنها نگهداري مي شود به انبار كالاهاي معمولي ، قابل اشتعال يا انفجار ، فاسد شدني ، شيميايي و سموم انبار غله اي تقسيم مي شود . و از لحاظ چگونگي و ماهيت به انبار گمركي و ترانزيتي يا انبارهاي توزيع محلي يا ناحيه اي يا انبارهاي كارخانه اي صنعتي تقسيم مي شود و ممكن است دسته بندي هاي ديگر را نيز از انبارها به عمل آورد كه در زمره ساير روشها مي توان آنها را بررسي نمود .
انواع موجوديهاي انبارها:
1- مواد اوليه : براي ساخت محصولات كه به مواد خام مشهور است . البته مواد اوليه ممكن است مواد خام و طبيعي نباشد ؛ بلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ممكن است ماده اوليه كارخانه ديگر باشد ، مثل نخ كه محصول نهايي كارخانه نخ ريسي است اما ماده اوليه پارچه بافي است و پارچه خود نيز ماده اوليه كارخانجات و لباس دوزيهاست .
2- كالاهاي نيمه ساخته ( كالاي در جريان ساخت ): كه شامل بـهاي ناقص دستمزد و مواد و هزينه هاي سربار ساخت مي باشد .
3- كالاهاي ساخته شده : كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده و يا ساخته شده باشند .
4- اجناس خريداري شده جهت فروش : كه در مؤسسات تجاري و توزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورد .
5- مواد و لوازم مصرفي : كه در توليد غير مستقيم مؤثرند مثل گريس ، روغن ، ملزومات و غيره ....
6- قطعات يدكي ماشين آلات : كه جهت تعمير ماشين آلات و دستگاهها به كار مي رود .
7- ابزار آلات : كه ابزار كارگاهها براي توليد محصول مي باشند .
8- اجناس اسقاطي : اجناسي هستند كه مستهلك شده و غير قابل استفاده اند و معمولا به مزايده گذاشته مي شوند تا مورد تعمير مجدد قرار گيرند .
موجوديهاي مذكور بايد در انبارها با نظم و طبقه بندي و جاگذاري و كدگزاريهاي مناسبي قرار بگيرند .
سيستم انبار داري و مزيتهاي آن :
سيستم مجموعه اي از اجزاء و عناصريست كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي باشند و هر سيستمي داراي هدف است . و غابلا برآيندي غير از برآيند حاصل جمع برآيندهاي اجزاء خود دارد .
وجود اين كليت جدا با ويژگيهاي خاص خود در امور انبار داري مزاياي زيادي را عايد ما مي سازد كه اهم اين مزايا عبارتند از :
1- شناسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر و دسترسي راحت تر به كالاها به خصوص در مؤسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع.
2- تشكيل فايهاي اطلاعاتي دقيقتر در بخشهاي مختلف و تسريع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصميم گيريهاي مديريت .
3- دادن اطلاعات دقيق و صحيح به ساير بخشهاي مؤسسه و ارتباط سيستماتيك و منظم اطلاعات ميان آنها .
4- رفع اشكال ناشي از اتكاء سيستم و موسسه به افراد معين در صورتيكه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليتهاي سيتم را بر عهده بگيرد در اسرع وقت از چهارچوب فعاليتها و روابط سيستم اطلاع حاصل كند .
5- ايجاد اطمينان خاطر در مديريت و مسئولين بخشها در صورت وجود سيستم منظم و تصميم گيري به جا و به موقع متكي بر طلاعات صحيح و كافي .
6- ايجاد كنترلهاي دقيق در سيستم از طريق كنترل دائمي و ادواري موجوديهاي انبار و بررسي ور فع مغايرات احتمالي .
7- كاهش هزينه هاي مصرف بدون مواد و يا سهل انگاري در مصرف و حفظ مواد ، رفت و آمدهاي زايد و پـيش بيني هاي غـلط به علـت نـداشـتن اطـلاعـات صـحـيح و بـه مـوقـع هزينه هاي ديگر.
8- پايه و اساسي جهت سيستم حسابداري صنعتي مي گردد ، اگر سيستم نگهداري و ثبت ميزان رسيده و مصرف مواد صحيح تعبيه شود .
9- تاثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجوديها و كاهش و يا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصديان و يا انبارداران و مديران و رئيس انبارها .
اگر سيستم مناسـبي را نتـوان تـدارك ديد و بـه انـبارها توجه كافي ننمود مشكلاتي گريبـانگير ما مي شود كه اهم آنها عبارتند از :
- كمبود فضا ؛ چرا كه كالاها خوب چيده نشده اند و محلي متناسب با مقدار و اندازه كالاها قبلا در نظر گرفته نشده است .
- جا به جايي اضافي ناشي از عدم وجود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف كنندگان و صدمه ديدن كالاها .
- تلف شدن وقت پرسنل و تجهيزات و سر در گمي هاي حين كار و كاهش راندمان كاري مسئول انبار ، راننده تجهيزات ، كارگر توليد ، سركارگر ، مدير توليد ، و يا حتي مديران رده هاي بالاتر سازمان .
- وابستگي سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگرداني ( موجودي برداري ) به علت نامرتب بودن انبارها .
-ضايع شدن مواد و محصول ، به علت عدم توجه به مسائل ايمني ، نحوه استقرار كالا ، حمل و نقل آن و نيز مشخصات ويژه كالا كه حتي مي تواند موجب بروز خسارات مادي و جاني براي مؤسسه شود .
اگر سيستم انبار صحيح بنا شود تمام بخشهاي ديگر به راحتي با انبار ارتباط اطلاعاتي و موجودي خواهند داشت . اهم واحدهاي درگير با انبار عبارتند از : توليد ، حسابداري صنعتي ، نگداري و تعميرات ، فروش ، بازرسي ، تداركات ، برنامه ريزي ، حسابداري مالي كه ارتباطي سيستماتيك با انبار دارند .
وظايف انبار دار :
1- تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان ، رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارك اوليه .
2- صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي .
3- مراقبت و نگهداري كالاها از سرقت ، صدمه ، ضايعه ، حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار .
4- پيش بيني ، برنامه ريزي و كنترل مواد انبار و انجان انبار گرداني متناسب با نوع شركت و كالاهاي آن و سياست مؤسسه .
5- تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات ، موجوديها و نظريات اصلاحي و ساير گزارشات مورد نياز مديريت .
6- صدور قبض انبار ( برگ رسيد جنس به انبار ) پس از دريافت كالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي و فرمهاي مرجوعي در صورت برگشت كالا و ساير فرمهاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و كارتهاي مربوطه .
7- بايگاني اسناد و مدارك مربوط به انبار و تعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام انبار .
وظايف مدير انبارها :
1- توصيه و پيشنهاد روشهاي انبارداري و اصلاحي ديگر .
2- اجراي سيستم و ورش انبارداري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان .
3- نظارت كلي نسبت به تمام انبارهاي سازمان از طريق رؤساي واحدهاي تابعه .
4- تعيين انواع مختلف كالاهايي كه بايد در انبار نگهداري شوند .
5- نگهداري مدارك مربوط به موجوديهاي واقعي كالاها در مؤسسه .
6- مراقبت و صدور دستور جهت حفاظت از موجوديهاي انبار از لحاظ فساد و نابودي و ساير مخاطرات احتمالي .
7- اجراي بودجه مصوب انبارها .
8- مراقبت در رفع نواقص پرسنلي و تكميل كادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظيم برنامه هاي آموزشي آنان .
9- مراقبت در ارسال گزارشهاي ماهيانه انبارها و ساير مكاتبات و انجام امور اداري .
(1)هدف از استقرار سيستم انبارداري نگهداري از موادو آمارگيري و انبارش مواد ااوليه و مصرفي و موجود در يك شركت مي باشد .
