دانلود مقاله سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین

بخشی از مقاله

تحقيقي قابل احترام و ارزش است كه بتواند به راحتي منظور و هدف خود رابه مخاطب بيان كند . پس بنابراين محقق بايد قلم شيوايي را بكار گيرد و همچنين سعي كند خود تمام اصطلاحات و الفاظ تخصصي كه ممكن است تفهيم مطلب را براي مخاطب دچار مشكل نمايد خوب تعريف كند و در جاي صحيح بكارگيرد .

به طور كلي ميتوان گفت ادبيات مخصوص يك تحقيق مي تواند آنرا جذاب ، مفيد و عامه پسند نمايد . بگونه اي كه حتي ديگران را در انجام تحقيقياتي در آن زمينه ياري نمايد .

فصل اول: مباحث نظري
تعاريف:
هر سيستم از اجزائي به وجود آمده است و هر جز‏ از اجزاي نقش ويژه اي را بر عهده دارد.
سيستم- سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم وابسته كه به علت وابستگي حاكم بر اجزاي خود، كليت جديد را احراز كرده ، ضمن پيروي از نظم و سازمان خاص در جهت تحقق هدف معيني كه دليل وجودي آن است، فعاليت كند. مانند سيستم بدن انسان، سيستم آموزشي كشور
عناصر اساسي سيستم، عبارتند از: درونداد (داده)، فرآيند تبديل، برونداد(ستاده)و بازخور. سيستم با تركيبي كه گفته شد، از محيطي كه درآن محاط شده است تأثيري مي پذيرد و برآن اثر مي گذارد.
در يك نگرش سيتماتيك به سازمانها، چهار نوع ورودي از محيط دريافت
مي دارد، كه شامل (مواد، نيروي انساني، منابع مالي و اطلاعات) است .سازمان اين ورودي ها را با دراختيار گرفتن تكنولوژي تبديل كرده و تغيير شكل مي دهد، و سپس آنها را از نو بصورت (كالا و خدمات، سود و زيان، رفتار كاركنان و اطلاعات اضافي) به محيط آورده و در نهايت بر حسب زوجيهاي خود، باز خورد لازم را از محيط دريافت مي دارد. (عقدائي، 1377).

در يك طبقه بندي از سيستم آنرا به دو قسم سيستم باز كه با محيط خود در ارتباط است و سيستم بسته كه با محيط خود ارتباط برقرارد نمي كند در نظر
مي گيريم.
هر جزء در سيستم از مسئوليتي مشخص و تعيين شده برخوردار است و عملكرد هاي خاص هر يك هر چند متفاوت، اما باعث حركت كل سيستم به سوي هدف مي گردد.
خروجي سازمان ورودي

شكل شماره 1-2 ، سيستم

خريد - خريد جرياني است كه طي آن، خريدار تلاش مي كند تا مواد اوليه، قطعات يدكي، خدمات و ملزومات را در بهترين كيفيت، عالي ترين قيمت و مناسب ترين كميت، از بهترين منابع تهيه و خريداري نمايد. (عقدائي، 1377)

اهداف بخش خريد:
1- حمايت از واحدهاي عملياتي مؤسسه از طريق جريان مداوم و منظم مواد و خدمات.
2- به حداقل رساندن زيان ناشي از فساد و از مدافتادگي و سرقت موجوديها در مؤسسه.
3- تهيه و شناسائي و تعيين جايگزيني مطمئن براي عرضه كالاها و مواد و... .
4- بر قرار روابط مداوم و خوب با فروشندگان كالاها تا رفتار حمايتي فروشندگان را موجب گردد.
5- ايجاد هماهنگي كامل با ساير ادارات مؤسسه.
6- كمك در بهبود و توسعه سياستها و روشهايي كه رسيدن به اهداف ديگر را به نازلترين قيمت ميسر مي نمايد.
7- خريد عاقلانه و رقابتي . (انواري رستمي،1378)

اصول و موازين پنجگانه خريد:
بي ترديد، يكي از وظايف بخش خريد، تأمين نيازهاي مؤسسه بصورت مطلوب در جهت سود آوري بيشتر است. براي دستيابي به اين هدف رعايت موارد زير امري ضروري است:
1-كيفيت مطلوب

عبارت كيفيت مطلوب به مفهوم مناسب بودن محصولات و كالا در جهت مقاصد تعيين شده است. با توجه به اين نكته كه هرچه كيفيت مرغوبتر باشد قيمت آن نيز بالاتر خواهد بود.
2-كميت مطلوب
انجام خريد در حجم مناسب در گرو آشنايي كامل با تمامي بخشهاي سازمان و نيازهاي آن مي باشد. خريد به ميزان اضافي، سبب افزايش هزينه هاي انبار داري و راكد شدن بخشي از سرمايه هاي جاري شركت مي گردد. و خريد به ميزان كمتر باعث ايجاد وقفه در خط توليد مي گردد.

3-قيمت مطلوب

يكي از مؤثرترين عوامل در خريد، قيمت مي باشد.
براي دستيابي به قيمت مناسب و معقول، رعايت اين موارد الزامي است:
الف- تحقيق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمينه قيمتها در سطح بازار
ب- برقرار رابطه اي صحيح، سالم و وسيع با فروشندگان و توليد كنندگان.

4-زمان مطلوب
هدف از خريد، در وقت و زمان مناسب، كاهش تغييرات نامطلوبي است كه معمولاً در سطح قيمت، در وضعيتها وزمانهاي متفاوت رخ مي دهد.

5-منبع مطلوب
از ميان فروشندگان، بهترين و مطمئن ترين آنها، يعني فروشندگاني كه نسبت به تعهدات خود پايبند هستند را انتخاب مي كنيم . براي دستيابي به يك منبع مناسب بايد برنامه هاي صحيح و مطالعات همه جانبه و عميقي داشت.(عقدائي،1377)

وظايف و مسئوليتهاي بخش خريد:
1- بخش خريد موظف است، نسبت به خريدهاي ضروري سازمان با عنايت به محدوديتهاي حاكم بر سيستم اقدام نمايد.
2- كسب اطلاعات دقيق، با توجه به نيازهاي متفاوت سازمان و نيز نيازهاي مصرف كنندگان.
3- واحد خريد نماينده مستقيم و بلامنازع شركت در مذاكرات خريد و انعقاد قرار دادهاست.
4- مسئوليت تعيين منبع يا منابع خريد به عهده واحد خريد است.
5- بررسي قيمتهاي موجود و شرايط دقيق خريد و چگونگي اخذ ضمانتها
( عقدائي، 1377)

ارتباط بخش خريد با بخشهاي ديگر:
اجزاي سيستم سازمان بخشهايي چون مالي، تعمير و نگهداري، انبارها، تداركات، توليد و غيره با هم در تعاملند . تبادل اطلاعات بين اجزاء و واحدهاي سازمان پايه سيستم اطلاعاتي مناسب بشمار مي رود. اطلاعاتي كه به بخش خريد
مي رسد را مي توان به سه دسته تقسيم نمود:
الف) اطلاعاتي كه از بيرون به بخش خريد مي رسد عبارتند از :
- امكانات توليدي فروشنده.

- منابع تأمين مواد اوليه.
- شرايط عمومي بازار و وضعيت مواد اوليه درآن.
- امكانات حمل ونقل و هزينه هاي آن.
ب) اطلاعاتي كه از بخش خريد به قسمتهاي مؤسسه مي رسد عبارتند از :
- اطلاعات مديريت از شرايط اقتصادي بازار.

- اطلاعات مربوط به كيفيت به امور توليد.
- اطلاعات مربوط به سفارشات به انبار.
- اطلاعات مربوط به قراردادها به امور حقوقي.
ج) اطلاعاتي كه از داخل مؤسسه به بخش خريد داد مي شود عبارتند از :
- ميزان موجودي مؤسسه .
- وضعيت نقدينگي مؤسسه وروند آن بطور طبيعي.
- امكانات حمل و نقل داخلي مؤسسه.
- تصميمات متخذه توسط، مديران رده بالا. (انواري رستمي، 1378)

فرآيند يا مراحل خريد خارجي:
مراحل خريد خارجي به شرح زير مي باشد :
1- بررسي نيازمنديها و برنامه ريزي جهت آنها و تهيه برنامه سفارش خريد مناسب.
2- بررسي راه حلها يا گزينه هاي متعدد( بسازيم،بخريم اگر آري از چه طريقي اجاره كنيم و...) .
3- مكاتبه و تماس با فروشندگان.
4- گرفتن Quotationيا Offerاز فروشندگان.
5- گرفتن پيش فاكتور يا Proforma)Invoice) از فروشندگان.
6- تكميل فرم درخواست ثبت سفارش در مراكز تهيه و توزيع كالا.
7- بيمه كردن كالا و اخذ شماره اعتبار.
8- تخصيص ارز وگشايش اعتبار و دريافت اسناد حمل طبق توافق.

9- ارسال كالا و ورود آن.
10- ترخيص كالا. ( انواري رستمي، 1378)
انبار- به ساده ترين بيان انبار فضا و مكاني است كه درآن عمل نگهداري صورت مي پذيرد. (عقدائي، 1377)

انواع خريدها:
عمليات خريددراين مجتمع بطوركلي به دونوع صورت مي گيرد:
1-خريدهاي داخلي
2-خريدهاي خارجي

انواع شيوه هادرخريدهاي داخلي:

خريدهاي داخلي خودبه چندروش صورت مي پذيرد:
الف:سفارشهاي ساخت باتنظيم قراردادهاي ساخت باصنايع داخلي
ب :سفارشهاي ساخت باواحدهاي درگيرشركت (كارخانه ماشين سازي البرز،كارخانه ريخته گري دورود)كه از زيرمجموعه شركت سهامي عام سيمان فارس وخوزستان هستند،
ج :سفارشهاي ساخت بابرگ سفارش كاردرداخل كارخانه
د :درخواست خريدهائيكه ازبازاراجناس وقطعات به صورت آماده خريداري مي شوند
الف : سفارشهاي ساخت با تنظيم قراردادهاي ساخت با صنايع داخلي:
دراين روش ازخريدهاكه چندين سال است دراين مجتمع انجام مي شود.بدين شكل عمل مي شودكه اولاًقطعه وياكالاي موردنيازمعمولاًبصورت آماده دربازارهاي فروش وجودنداشته ولذالازمه آن سفارش ساخت مي باشد.دراينجانحوه انجام كاركه منجربه تنظيم قراردادمي شودبه سه روش صورت مي گيرد:
1-اقدام وارتباط مستقيم مسئولين واحدهاباواحدامورقراردادهاوتداركات
2-اقدام وارتباط مسئولين باانباروبرقراري ارتباط بوسيله انبار با واحد امور قراردادها وتداركات.
3-صدوردرخواست خريدازطرف انبار.
1-روش اول:

اين روش بدين شكل است كه مسئولين واحدهاي توليدي كارخانه طي تماس تلفني باانباروياصدورحواله انباربراي گرفتن قطعه خاص خودازانبارمتوجه نبودن وياصفربودن موجودي انبارازآن نوع قطعه موردنيازخود مي باشند.وازآنجائيكه نيازمندآن قطعه هستندوبعضاً علم بدين موضوع دارندكه اين قطعه به صورت آماده دربازارنيست.
لذاخوداقدام به برقراري تماس باواحدتداركات وامورقراردادها نموده وصحبت هاي مقدماتي راانجام مي دهند. دراين رابطه قسمت درخواست كننده مي بايستي اطلاعات

موردنيازواحدامورقراردادهاراكه معمولاًشامل ترسيم قطعه ازلحاظ فني،آلياژتشكيل دهنده قطعه ،ابعاد،اندازه تعدادموردنيازدراختيارواحدامورقراردادها گذارده واگرضروري باشديك زمان كوتاه براي ساخت آن تعيين مي كننددرغيراين صورت درشرايط عادي قرارمي دهند.
ازاين مرحله به بعدامورقراردادهابايداقدامات خودراآغازنمايدمعمولاًساخت منابع سازنده قطعه وشايد مثلاً مورد را درآرشيو خودداشته باشندكه كدام سازنده داراي شرايط بهينه ازكليه جهات،كيفيت 
روش اول آنكه به انبارتحويل شده وانبارپس ازطي مراحل لازم آن قطعه رابه واحد مربوطه تحويل نمايد.
روش دوم آنكه كالاوقطعه بدون آنكه به انبار بيايد مستقيماً به واحدمصرف كننده تحويل شود.البته درحال حاضربيشتراينگونه عمليات خريدباروش اول صورت ميگيرد.

روش دوم:
2-اقدام وارتباط مسئولين باانباروبرقراري ارتباط بوسيله انبار با واحد امور قراردادها و تداركات.
دراين روش واحدهاي توليدي قطعه موردنيازخودراازانبارطلب كرده كه باصفربودن ويابعضاًنبودن سوابق(يعني برخي ازقطعات درانبارسابقه خريدوموجوديت ندارند)مواجه مي شوند. دراين گونه مواردازآنجاكه انباربراي اين كالاوقطعه خاص سابقه اي نداردازواحدتوليدي درخواست خريدداخلي طلب مي كندبطوريكه درفرم موردنظر واحدهاي توليدي قطعه موردنيازخودرادرآن نوشته ومشخصات كامل آن قطعه را قيد مي نمايند.پس ازنوشتن مشخصات مسئول واحدتوليدي مي بايست آن راامضاء نمايدوپس ازامضاي وي مديريت كارخانه . يا معاونت كارخانه بايد آن را امضاء نمايد.اين فرم كه درسه نسخه تنظيم مي گرددتوسط واحدتوليدي بشرح فوق تكميل وبه انبارتحويل مي شود.يك نسخه ازآن راقسمت سفارش دهنده براي بايگاني خودبرمي داردودونسخه به انبارتحويل مي شود.پس ازرسيدن درخواست به انبار
مي بايست اقدامات نسبت به خريدصورت گيرد.
در اينجا ابتدا انبار بخش انتهائي درخواست خريدراكه گواهي موجودياعدم موجودي قطعه است تكميل وامضاء مي نمايدپس ازاين موردواحدسفارشات اقدام به تنظيم درخواست خريدداخلي مي نمايد(شرح اين درخواست درآينده ازنظرتان خواهدگذشت.)پس ازتنظيم اين درخواست خريدامضاءهاي مربوطه رااخذ

مي نمايندوبه تداركات ارسال وواحدتداركات اين گونه درخواستهاكه لازمه آن سفارش ساخت باشدبه امورقراردادهاوبعضاً به كارپردازيكه درهمين رابطه كار
مي كندتحويل وآنهانيزاقدام لازم رابراي خريدآن انجام مي دهند.
انبارمعمولاً ست( SET)مصرفي آن قطعات راازواحدهاي فني اخذمي كندوعلاوه برنيازفعلي واحدتوليدي تعدادي نيزبراي ذخيره جهت مصرف آينده وايجادسابقه درانباردرنظرمي گيرد.پس ازافتتاح سابقه درصورت نيازبعدي احتياجي به درخواست خريد قسمت نمي باشدوانبارخوددرخواست خريدبعدي راصادرخواهدكرد.
روش سوم:
3-صدوردرخواست خريدازطرف انبار:
دراينگونه مواردمعمولاًانبارسابقه اجناس راداردوبه محض به حداقل رسيدن وياصفرشدن قطعه انباراقدام به صدوردرخواست خريدآن مي نمايد.تداركات بامطالعه ايكه انجام داده آن رادرقسمت سفارشات قرارمي دهدوپس ازساخت قطعه راتحويل انبارمي دهد.
ب:سفارشهاي ساخت باواحدهاي درگيرشركت (كارخانه ماشين سازي البرزكارخانه ريخته گري دورود)
واحدماشين سازكه قبلاً(تاسال1368)جزءكارخانه سيمان آبيك بود از سال 68 از كارخانه جدا و به عنوان واحدي مستقل عمليات خودراانجام مي دهد.لذادرصورت نيازكارخانه به يك قطعه مي بايست اقداماتي صورت گيرد.ماشين سازي ازتوان ساخت بالائي برخوردار است كه بيشترنوسازي است در اينجا نحوه عمل به اين شكل است كه مسئولين واحدهابا ارتباط باواحدماشين سازي قطعات موردنيازخودرابه آنهاسفارش ميدهند.
درسفارش،مشخصات قطعه ، ابعاد ، اندازه،تعدادموردنيازبه واحدماشين سازي داده م

ي شود.ماشين سازي پس از بررسيهاي لازم خودمانندتعيين قيمت زمان تحويل قطعه اقدام به ساخت مي نمايد.ساخت قطعه درماشين سازي مثل سايرمنابع خارجي چندان نيازي به تنظيم قراردادنيست وبامذاكره ضمني بامجتمع به توافق مي رسند.
معمولاً انباردراينجاازحيطه كارخارج است. پس از ساخت قطعه مسئولين واحدها قطعات را تحويل گرفته كه بيشتر مواقع ازنظرهزينه ساخت به هزينه قسمت درخواست كننده منظورمي شودوقبض انبارصادرنمي شودبعضي اوقات نيزصرفاًبراي قبض انباركه مجوزپرداخت هزينه باشدقطعه به

انبارتحويل مي شود.كارخانه
ريخته گري دورودنيزشرايطي شبيه ماشين سازي داردبااين تفاوت كه صرفاًريخته گري است.
ج:سفارشهاي ساخته بابرگ سفارش كاردرداخل كارخانه:
اين مواردازسفارش بدين شكل است كه واحدهاي توليدي درصورت نيازبه يك قطعه خاص وعدم وجودآن درانبارنسبت به ساخت آن دركارخانه اقدام
مي نمايند.كارخانه سيمان آبيك خودداري توان ساخت بالفعل وبالقوه اي است كه واحدهاي ساخت داخل كارخانه عبارتنداز:
-واحدريخته گري كه توان خيلي خوبي درساخت زره ها،پيچ مهره هاوقطعات ريخته گري مختلفي دارد.
-واحدتعميرخانه واحدي است كه كارهاي نوسازي ،ساخت وسائل،ساخت قطعات مختلف كارخانه بااستفاده ازابزارآلاتي چون دستگاههاي تراشكاري ، دستگاههاي نورد ،جوشكاري انجام مي دهد.
سفارش ساخت اين نوع قطعات باصدوركاربرگ توسط واحدمتقاضي وصدوركاربرگي ازسوي حسابداري صنعتي (كه براساس كاربرگ قسمت صادر
مي شود)آغازوبدين سان آن درخواست قابليت اقدام به خودگرفته وساخته
مي شود.هزينه ناشي ازساخت اين قطعه توسط حسابداري صنعتي مشخص وبحساب قس

مت درخواست كننده منظورمي شود.
گاه واحدهاي توليدي به مقدارزيادي سفارش ساخت مي دهنديعني علاوه برنيازفعلي يك پيش بيني براي آينده مي كنند.برخي ازمسئولين اين مقداراضافي رابه انبارتحديل مي دهندكه باصدورقبض انبارهزينه ساخت مربوط به قطعه به عنوان دارائي درانبارنگهداري مي شود.واحدمصرف كننده به مرورآن رامصرف
مي نمايد.مسلماًاگرازاين توان استفاده شودكارخانه ازپرداخت مبالغ كلان باقيمت هاي كنوني بازارجهت خريد قطعات موردنيازخودمعاف وازاين حيث صرفه جوئي عمده وسودقابل توجه اي نصي

ب خودمي گرداند.
البته درحال حاظر ازاين جهت اصلاًكارمهمي صورت نمي گيردوبيشترازبيرون استفاده مي كنند.تاحدودي ازريخته گري مجتمع استفاده مي شوداماتوان ريخته گري خيلي بيشترازاستفاده فعلي است.
د:خريدقطعات ولوازم به صورت آماده ازبازار:
اين نوع درخواست خريدهانيزبه دوشكل صورت ميگيرد.
1-درخواست خريدقطعاتيكه سابقه خريدومصرف درانباربراي آنهاوجودندارد.
2-درخواست خريدقطعاتيكه درانبارسابقه مصرف وخريددارند.
1-مورداول مربوط به درخواستهائي است كه درانبارسابقه خريدومصرف نداردكه خوداين امرناشي ازچندعلت است:
الف:قطعاتيكه عملاًدرواحدهاي توليدمورداستفاده قرار مي گرفته واقعاًوجودداردامابخاطرآنكه درزمان نصب كارخانه اين گونه قطعات درانباربراي آنهاثبتي صورت نگرفته وسابقه اي ايجادنشده،مستقيماًبه واحدمصرف كننده تحويل شده وتاكنون آن قطعه كارمي كرد.درحال حاظرخراب شده وياازهمان نوع قطعه آنقدرزيادبود ودرداخل قسمت مصرف كننده يدك آن دراختيارقسمت بود.
لذاواحدمصرف كننده بدونه آنكه فكري براي تامين آن پس ازخاتمه يدك نمايد،آن قدراستفاده مي كندكه وقتي قطعه ازكاربيافتدوموجودي هم نداشته باشنداقدام به درخواست خريدمي نمايد،غافل ازاينكه انبارازاين قطعه سابقه اي دردست ندارد.
ب:قطعاتيكه درحال حاظر درجهت توسعه استفاده مي شود.معمولاًدراثرتوسعه وايجاديك واحد جديدمثلاًدر واحدتعميرات برق نيازبه لوازم وقطعاتي است كه بايدتهيه ودرراستاي اجراي طرحهاي جديدازآنهااستفاده شود.

ج:قطعاتيكه دراثرتغييرسيستم توليدي ياعملياتي واحدبه كلي تغييركرده وقطعات ولوازم جديدجايگزين آن مي شود.
د:برخي ازلوازم واجناس رفاهي ياايجادتسهيلات براي كاركنان،مثلاًخريدهائي براي مدارس كارخانه لوازم آزمايشگاهي،لوازم مربوط به باشگاههاي ورزشي،اجناس ولوازم مصرفي درمهمانسراومشابه اين موارد...
تمامي مواردفوق موضوع بندالف الي د كه ازآنهايادشده بايدواحدهاي متقاضي درخواست خريدداخلي تكميل نموده وبه انبارتحويل نمايند.چراكه انبارسابقه اي براي اين نوع كالاهاندارد.لذاپيش بيني چيزي كه سابقه نداشته باشدمشكل وامكان پذيرنيست.

2-درخواست خريدقطعاتيكه درانبارسابقه مصرف وخريددارند:
اين نوع درخواستها،عمده كارها وخريدهاي داخلي كارخانه راتشكيل
مي دهنددراينجانحوه عمل بدين شكل است كه براي كليه كالاهاوقطعاتيكه درانبارسوابق مصرف دارند.به محض به حداقل رسيدن،ازطرف انباراقدام به صدوردرخواست خريدمي نماينداين درخواست درچهارنسخه تنظيم مي گردد.
نسخه اول :آن به تداركات
نسخه دوم :به حسابداري انبارها
نسخه سوم:سفارشات انبار
نسخه چهارم:مربوط به انبار مي باشد.اين درخواستهابوسيله حروف الفبا هريك ازانبارهاراهم تفكيك مي نمايد.مثلاًانبارفني سري (ج)ازاين درخواستها
مي باشد.درخواستهاداراي شماره بوده وبه ترتيب شماره صادرمي گردند.دراين درخواستهامعمولاًستون اول كه مربوط به موجودي انباراست تكميل نمي گردد.
توجيه آن اين است كه نبايدواحدها ياافرادديگرمثل واحدتداركات وياهركس كه به نوعي اين درخواست رامي بيندازموجودي انبارمطلع شوندوستون بعدي مربوط به كدكالااست كه واحدسفارشات آن را تكميل مي كند.ستون سوم براي نام كالاوستون چهارم مشخصات فني است ،اطلاعات موردنيازاين ستونهاازكاردكس تكميل مي گردد.

ستون ششم تعداددرخواستي نيزدرحال حاضربراي مدت يكسال پيش بيني شده وضعيت خاص بازارداخلي و الزامهاي ديگرمثل نقدينگي موجب تعيين مدت يك سال مي شود.درشرايط ثبات درخواستهاي داخلي شش ماهه تعيين مي گردد.
ستون هفتم مربوط به واحددرخواست كننده است وآن درصورتي است كه درخواست كننده واحدهاي توليدي باشند.دراين گونه مواردكه انبارسابقه مصرف وخريدنداشته باشدنام واحددرخواست كننده رادرآن قيد مي كنند.
ستون هشتم اصلاًتكميل نمي شود.ستون نهم نيزتكميل نشده وكاري باآن نداريم البته اين

مواردازنقيصه اين فرم بايدبحساب آيدكه درقسمت هاي بعدي عنوان خواهدشد.قسمت آخراين فرم كه توسط واحدتداركات تكميل مي شود.بالاي فرم نيزنام انبار،كدانبار،تاريخ درنظرگرفته شده اين درخواست پس ازتكميل امضاءي آن معتبروتداركات ملزم به خريدقطعات مورددرخواستي مي باشد.

عمليات خريددرتداركات:
همانطوركه قبلاًاشاره شده عمليات خريدواصولاًوجودقطعات موردنيازواحدهاي توليدي ازاهميت ويژه اي برخورداراست.يكي ازواحدهاي مؤثرواصلي درگيرخريد،واحدتداركات مي باشد.واحدتداركات زيرنظرمديريت بازرگاني انجام وظيفه مي نمايدوداراي يك سرپرست وحدودهشت نفركارپردازبوده وبه همراه چهارنفرواحد اداري مشغول بكاراست .ذيلاًمراحل عمل اين واحدموردبرسي قرار
مي گيرد .
تداركات عمليات خريدخودرابه چندروش انجام مي دهدكه عبارتنداز:

انواع روشهاي خريددرتداركات:
1-خريداجناس واقلام قطعاتي كه ازطريق مديريت مجتمع ،معاونت مجتمع وگاه مديران بهره برداري وفني سفارش وانجام مي گردد.
2-خريداحتياجات ميهمانسراي كارخانه
3-انجام خدمات براي كليه واحدهاي متقاضي
4-خريدهائيكه بواسطه درخواست خريدانبارهاصورت مي پذيرد.

1-خريداجناس واقلام وقطعاتيكه ازطريق مديريت سفارش صورت
مي گردد.
بخشي ازعمليات خريدتداركات راچنين خريدهائي پوشش مي دهند.گرچه ميزان آن نسبتاًكم است اما به خاطروجود اين نوع درخواستهاوبرخورداربودن حساسيت دراين نوع درخواستهابراي تداركات ميبايستي موردبرسي قرارگيرند.
دراين گونه مواردعمليات خريدبواسطه تماس تلفني مديريت مجتمع وياهريك ازمديريتهائيكه فوقاًاشاره شده آغازمي شود.لذامجوزخريدصرفاًتماس تلفني وياگاه ياداشتهاي كوتاه وبعضاًباقيد((ضروري ))تشكيل مي دهد.دراينجاكارپردازان با استنادبه دستورمديريت اقدام بخريدمي نمايندكه پس ازخريددچارمشكل نيزمي شوند.چراكه عموماًبايدقبض انبارشوندتاهزينه خريدآنهاقانوني وبحساب گرفته شود،وتداركات پس ازتحويل قادر به اخذ پول خودباشند.

دراينجاانبارنيزمقاومتهائي درجهت قبض انبارنكردن ازخودنشان مي دهد.آنهم بدين دليل كه مادرجريان نبوده ايم وخريد بدون مجوزصورت گرفته وازطرفي تداركات مدعي است كه دستورمديريت بوده وآنهانمي توانستند سرپيچي كنند.لذاپس ازكمي كشمكش معمولاًانبارموظف به صدورقبض انبارمي گردد.گاهي اوقات حتي نيازبه قبض انباررانيزمنتفي دانسته بادستورمديريت آن هزينه خريدبه صورت هزينه يك قسمت وواحد متقاضي اصلي گذارده مي شودوبدينسان اين خريدبدين شكل انجام وپايان مي پذيرد.
دراينجابايددقت نمودكه معمولاًاين گونه مواردزماني رخ مي دهدكه بيشترحالت اضطراري داشته وگاهي اوقات اين مواردبدليل آشنانبودن مديران به سيستم (نحوه تقاضاواخذاجناس ازطريق قانوني)مي باشد.لذابايد سعي شودحتي الامكان اين مواردكم وكاهش يافته وعمليات خريدازمجراي طبيعي خودانجام پذيردوازبي نظمي درامورنيزجلوگيري كرده وسيستم بنحومطلوب هدايت واهداف سازمان راتأمين نمايد.

2-خريداحتياجات ميهمانسراي كارخانه:
اين مواردازخريدهاي واحدتداركات خريدهائي است كه باهماهنگي مهمانسراانجام گرفته وانبارنيزچندان درآن دخيل نيست .گرچه اين مواردمشكلي روش قبل نداردامابه جهت وسعت كاردراينجالازم بودبه عنوان يكي ازخريدهاي عمده درنظرگرفته شود.دراينجايك كارپردازصرفاًدراختيارمهمانسرابوده وباكمك ودرخواست آنها اقدام به خريدمي نمايددركارخانه سيمان آبيك روزانه براي1500نفرغذاطبخ وسرومي شودكه لازمه اين تعدادغذاآماده نمودن احتياجات

آنهاازقبيل برنج،گوشت،حبوبات وهمه اقلام موردنيازآن واحداست.
3-انجام خدمات براي واحدهاي متقاضي:
اين گونه خدمات نيزبخشي ازانرژي تداركات رابه خوداختصاص داده است وكم نيست وموارديكه واحد تداركات پي گيرآنهاست وازآن قبيل خدمات مربوط به واحدآموزش است.واحدآموزش درپي اقدامات آموزشي خودنيازبه چاپ،نشر،ويرايش وكارهائي ازاين قبيل داردكه تداركات اين مواردرابه انجام رسانيده وهزينه آنهارابه صورت هزينه آموزش تلقي ودردفاترخودثبت مي نمايد.
كه عموماًبادستورمديريت مجتمع يا مديريت آموزش انجام مي پذيردوياانجام خدمات براي واحدهاي توليدي براي قطعاتي كه نيازبه تعميروتكميل قطعات داردلذابامجوزازواحدهاي مربوط ونهايتاًمديريت اقدام به انجام اين گونه خدمات
مي كندوهزينه آن رانيزبه حساب واحدمتقاضي گزارده واين بابت نيزمشكلي نخواهدداشت.

4-خريدهائيكه به واسطه صدوردرخواست خريدانبارهاانجام مي گيرد:
عمده فعاليت واحدتداركات راخريدهاي فوق تشكيل مي دهنداين خريدهابراي چهارانبارصورت مي گيرد.با صدوردرخواست خريدانبارهاوارسال آن به تداركات كارتداركات آغازمي شودكه روش كارآنهابشرح زيراست.
ابتداًپس ازرسيدن درخواست خريدانباربه تداركات آنهابااستفاده ازكدكارپرداران كه كارآنهاراازهم تفكيك مي نمايداقلام راازداخل درخواست انباربه تفكيك درليست يا((فرم سفارش خريد))ثبت مي كنند.
كارپردازان بخاطراينكه ازتخصصشان درانجام اموراستفاده به عمل آيدكدبندي مي شوندمثلاًيك كارپردازصرفاً لوازم برقي راخريداري مي نمايدياكارپردازي فقط لوازم خودروهاي سنگين راخريداري مي كندلذابراين اساس اقلام درخواستي انبارراازدرخواست خريد استخراج ودرفرم سفارش خريدهريك ازكارپردازان ثبت
مي نمايند.
همانطوريكه مشاهده مي شودآن فرم رابه دقت پركرده ونسخه اصلي رابه كارپردازونسخه دوم رادر تداركات بايگاني مي كننديعني فرم دونسخه اي است البته درفرم موردقبض انبارپس ازقبض شدن جنس توسط انبارتكميل مي شوديعني شماره قبض انباردرآن ثبت مي شودوهم چنين ممكن است يك درخواست درچندين مراحله خريدومقداردرخواست شده تكميل مي گرددلذامقداردرهرمرحله نيزثبت مي شود.
اولين عمليات كارپردازان پس ازاخذسفارش خريدازواحدتداركات جستجووپيداكردن قطعات ولوازم مورد درخواست طبق مشخصات خواسته شده است كه دراينجاپس ازيافتن اقلام (چون گاه ازاقلام دربازاريافت نمي شود) در بازار كارپردازان موظف به اخذاستعلام هستندكه آن هم به دوگونه زيرصورت مي پذيرد:
1-استعلام هاي شفاهي
2-استعلام هاي كتبي

1-استعلام هاي شفاهي:
اين نوع استعلام بدين شكل است كه اقلام درخواستي اگرداراي قيمت نازل

باشند(حداكثر300000)ريال كارپردازبامراجعه به عاملين فروش ازآنهااستعلام قيمت مي گيردالبته گاهي اوقات برخي ازقطعات دركيفيت هاي مختلف وجوددارندكه درآن صورت استعلام نشان دهنده تفاوت قيمت ودليل آن رانيزمعمولاًقيدمي كنند.
مثلاًبلبرينگ شماره 6203نوع چكسلواكي ياژاپني وياآلماني هركدام ازآنها
مي تواند نوع كالاي درخواست شده باشداما نوع چكسلواكي ازنظركيفيت پائين ترازنوع ژاپني وآلماني است لذاقيمت آن نيز نازلتراست.
دراينجاانبارمواردي كه لازمه آن خريدنوع خاص آن قطعه يالوازم است قيد
مي كندوياشفاهي هماهنگي صورت مي پذيردولذاممكن است استعلام هابدين گونه باهم تف

اوت داشته باشندويامثلاًهمان بلبرينگ راازنوع آلماني ازچندجاقيمت گرفته ونازلترين قيمت رااقدام مي نمايند.
البته اين فرم صرفاًبراي خريدنبوده وبراي انجام خدمات نيزبه صورت مناقصه استفاده مي شودويك موردديگركه باتماسي كه باكارپردازان داشته ايم دراين موردمشكلاتي رابيان كرده اندوازآن جمله اينكه همه فروشندگان حاضربه دادن اين استعلام ها نيستندكه البته بخاطرشرايط خاص بازارداخلي است وياگاه مي گويندفروشندگان اين استعلام راتادوساعت معتبر مي دانندكه بازهم مشكل دارندلذابا اين مشكلات درحال حاضر نيزاين فرم مورداستفاده قرارگرفته ورايج است.
البته يك موردنيزگفته مي شوداستعلام هارافروشندگان پرنمي كنندوكارپردازان خوداقدام به پركردن استعلام نموده واقدام بخريدمي نمايند.

2-استعلام هاي كتبي:
اين نوع استعلام فرمي است كه بايدفروشنده آنراپركندمعمولاًازنظربهاي معامله رقم زيادي است (از300000ريال به بالا)همانطوركه درفرم مشخص شده شماره درخواست انبار،تاريخ آن ونام ومشخصات كالا، محل تحويل تاريخ تحويل وقيمت درآن ثبت مي شود.
اين نوع استعلام نيزبايدازسه مركزفروش اخذشودوضمن پركردن تمام ستونهاوقيمت پيشنهادي نهائي فرمهارا كارپردازان پس ازتكميل به واحدتداركات ارائه مي نمايندكه دراينجاممكن است به چندين شكل عمل شود كه آن هم به ميزان معامله بستگي خواهدداشت.
طبقه بندي معاملات مجتمع به لحاظ ارزش ريالي
1-معاملاتيكه تاسقف0 500000 ريال است.

2-معاملاتيكه تا سقف 20000000 ريال است.
3-معاملاتيكه تا سقف بالاتر از 20000000 ريال است.
1-معاملات تاسقف 5000000 ريال:
درصورت تائيداجناس ازنظركيفيت تداركات پس ازاستعلام بامجوزمديريت بازرگاني مي تواند خريداري نمايدومشكلي نخواهدداشت.
2-معاملاتيكه بالاترازسقف 5000000 ريال وتامرز20000000 ريال باشدبامجوزمديريت مجتمع قابل خريداري است.
3-براي معاملاتيكه ازسقف 20000000 ريال بالاترباشدبايدكميسيون معاملات تشكيل شودكه كميسيون معاملات متشكل است ازمديريت مجتمع،مديريت بازرگاني ،مديريت مالي سرپرست تداركات است .ودرصورت نيازازافرادمؤثروفني ويامتقاضي دعوت به عمل مي آيد.درصورت تصويب اين كميسيون خريدانجام مي گيرد و در غير اين صورت درخواست باطل واقدامات جايگزيني وياهرگونه چاره جويي ديگر به عمل آمده ويابه جلسات فني موكول مي شود.

تنظيم فرم گزارش خريد:
پس ازاينكه فرمهاي استعلام به نوعي تائيدوتصويب شدويامعاملات پائين ترازمبالغ استعلام كتبي وكمتراز300000 ريال بودند وكارپردازان موظف به خريدكالاشدنداجناس راخريداري مي نمايندوبايد فاكتورهاي خريدخودراهمراه باكالاداشته باشند.پس ازخريداقدام به پركردن فرم گزارش خريد كه كارپردازموظف است تمام ستونهاي اين فرم راتكميل نمايدواين فرم كه درپنج نسخه تكميل
مي گرددجهت اقدامات بعدي به واحدهاي ذيربط تحويل مي شود.
نسخه اول : اين فرم جهت صدورسندبه حسابداري تحويل مي شود.
نسخه دوم : به حسابداري انبارها بخاطرمنظورنمودن تعدادكالاها ي خريداري شده وقيمت آنهاومحاسبه ميانگين قيمت كالاها.
نسخه سوم : به حسابداري بازرگاني براي انجام كارهاي مالي و نهايتا" براي اخذ تنخواه كارپرداز
نسخه چهارم : جهت بايگاني در واحد تداركات است .
نسخه پنجم : از آن كارپرداز است كه خريدارجنس بوده است . بايد امضاهاي مجاز پس از تكميل گرفته شود و همه واحدهاي ذينفع در آن فرم آنرا تاييد نمايند با پر كردن اين فرم كار خريد در خواست هاي داخلي از نظر تداركات پايان مي پذيرد البته لازم به ذكر است كه قطعه بايد به انبار تحويل و قبض انبار از ناحيه انبار صادر شود تا پس از صدور قبض انبار انها قيد شماره قبض انبار آن فرم گزارش خريد را تكميل نمايد .
خريدهاي خارجي :
يكي ديگر از خريدها در كارخانه خريد هاي خارجي است . خريدهاي خارجي اغلب و تماما" به دليل نبودن اجناس مورد درخواست انبار در داخل انجام مي شود . لذا به خاطر تفاوت احتمالي قيمت نيست ، در خريدهاي خارجي نحوة عمل بدين شكل است كه ابتدإ انبار كه مأخذ در خواست است مطابق فرم درخواست را تنظيم مي نمايد تمام ستونهاي آن نام , مشخصات فني,تعداد ,كد , سازنده و اطلاعات احتمالي ديگر را تنظيم مي كند . اين فرم در سه نسخه تنظيم مي شود .
نسخه اول : واحد سفارشات خارجي

نسخه دوم : سفارشات انبار كه همان تنظيم كننده است تعلق داشته
نسخه سوم : به انبار مربوطه كه كالا در آنجا نگهداري مي شود متعلق است . كار انبار در اين زمينه بدين شكل است كه اگر از اقلام سابقه خريد و مصرف داشته باشد به محض رسيدن به ميزان حداقل يا صفر اقدام به تنظيم درخواست مي كند . در اينجا معمولا"از كاتالوگ ها و اسپرپارت ليست ها اطلاعات سازنده دقيقا" استخراج و ضمن قيد نام سازنده آن اطلاعات نيز ثبت مي گردد .
اين در خواست بايد توسط كليه واحد هاييكه در فرم مشخص شده امضأ شود تا قابليت اقدام براي واحد سفارشات خارجي داشته باشد .البته واحد سفارشات خارجي نيز زير نظر امور بازرگاني

است و شاخه اي از واحد بازرگاني خارجي است.
تنظيم درخواست هاي خارجي در انبار همانند در خواست هاي داخلي باز ممكن است اقلامي را انبار سابقه مصرف و خريد نداشته باشد لذا در اين گونه موارد نيز اقدام انبار منوط به صدور درخواستها ي خريد داخلي از مصرف كننده است كه مي بايستي آنها مشخصات كامل كالاي درخواستي و تعداد مورد نياز و در صورت امكان سازنده آن را به انبار بدهند .
انبار ضمن چك كردن در خواست با موجودي احتمالي اقدام به صدور در خواست خريد مي نمايد درخواست خريدها كه به دست واحد سفارشات مي رسد آنها در مرحله اول ضمن تشكيل فايل براي آنها اقدام به زدن تلكس به كمپانيهاي سازنده خارجي با مشخصات خاص خود و تعداد مورد نياز مي نمايد .
در اينجا اطلاعات اگر ناقص باشد سفارشات خارجي از مسئولين و مصرف كننده گان اصلي آنها كسب اطلاع مي كنند كه متأسفانه در بيشتر اوقات در اين مورد موفق نبوده اند آن هم به دليل نداشتن اطلاعات كامل و لازم جهت خريد مي باشد. به هر جهت سفارشات با تلكس به كمپانيهاي مختلف سازنده از آنها پروفرما اخذ مي كنند در پروفرما قيمت كالاي مورد در خواست, مشخصات و ابعاد و همه شرايط فروشنده قيد شده است .
سفارشات , تمام پروفرماي رسيده را با هم تطبيق مي نمايند و از جهات مشخصات قيد شده و شرايط آن نيز به مديران واحد در خواست كننده براي اعلام نظر ميدهد كه تاييد كيفي شوند و در صورت تاييد و تصويب توسط مديران فني و مديريت مجتمع , يك پروفرمارا انتخاب كرده و بدينسان گشايش اعتبار مي كنند . در حال حاضر نيز محدوديتهايي وجود دارد و ورود همه نوع اقلام مجاز نيست مثلا" و ورود لوازمي مثل قطعات لاستيكي ريخته گري , انواع تسمه فلكه ها كه در داخل قابل ساخت است و خيلي از اقلام كه ذكر آنها در اينجا نمي گنجد .
به هر حال پس از گشايش و قيد زمان آماده شدن اجناس و زمان تحويل با وسيله مشخص شده مثلا"حمل دريايي و يا هوايي و يا زميني كارخانه سر موعود به گمرك مراجعه و اجناس خود را طبق مدارك ترخيص مي نمايند . وقتي كه اجناس خريدار ي مي شودچه از طريق سفارشات خارجي و چه از طريق تداركات داخلي (كه البته خريدهاي داخلي بسيار بيشتر از خريدهاي خارجي است ) به كارخانه حمل مي گردد .

اولين مورد كه كار روي كالا انجام مي شود زدن پروانه ورودي است نحوه عمل بدين شكل است كه واحد تداركات اجناس را كه مي خواهد وارد كارخانه نمايد واحد بازرسي اجناس را باز بيني كرده و ضمن ثبت ورود اتومبيل با شماره آن و رانندگي كار پرداز( A ) اجناس را رويت كرده و از نظر تعداد آنها را شمارش مي كنند اين پروانه و رودي در سه نسخه تهيه مي شود .
نسخه اول : مربوط به انبار
نسخه دوم : مربوط به حسابداري انبارها
نسخه سوم : مربوط به وارد كننده كالا مي باشد .
پس از انجام اين كار , كار پرداز اجناس را به انبار مي آورد در انبار انباردار ضمن قبول اجناس ابتدا آنرا با درخواستهاي خريد مطابقت داده و اگر با درخواستي مطابقت داشته باشد تحويل و در غير اين صورت تحويل نمي گيرد . البته گاهي به دليل زيادي اجناس و يا به علت شمار ش بالا از يك نوع مثلا" از يك نوع پيچ و مهره بيست هزار عدد خريداري مي نمايند كه شمارش و تحويل آن مشكل است و يا در يك روز 50 قلم اجناس مي رسد .

كار پردازان هميشه شب به كارخانه مي رسند لذا انبارداران اگر وقت مطابقت اجناس با درخواست خريد را در همان لحظه نداشته باشند به فردا موكول مي شود و انباردار پس از شمارش و تطابق با در خواست و پروانه ورودي به عنوان تحويل گيرنده اجناس پروانه ورودي را تحويل مي گيرد و نسخه كارپرداز و نسخه حسابداري را تحويل مي دهد .
سپس براي فراهم نمودن كار جهت انجام كنترل كيفي اقدام مي كند . واحد كنترل كيفي در انبار وظيفه اش آن است كه كالا و قطعات خريداري شده را با مورد درخواست چك كرده و اگر با درخواست مطابقت داشته باشد تاييد و در غير اين صورت كالاي خريداري شده غير قابل قبول تلقي مي شود . انجام كنترل كيفي در اين كارخانه بر اساس تجربه كاري انجام مي شود . لذا گاهي شايد ما نياز به كالايي داريم با كيفيت نسبتا" پايين كه ممكن است در كيفيت بالايي با قيمت گران خريداري شود و هم چنين عكس آن نيز صادق است .
البته در نهايت كار خوبي در جهت كنترل اقلام است به هر حال پس از كار كنترل كيفي كه بعضا" با مسئولين قسمت به طور هماهنگ چك مي كنند يعني اگر مصرف كننده و مسئول قسمت كالاي خريداري شده را از نظر كيفي تاييد نمايدقبض انبار صادر مي شود . و در صورت مرغوب نبودن كالا برگشت داده مي شود .
البته هر انبار براي خود يك نفر به عنوان كنترل كننده كيفيت دارد كه در حال حاضر در چارت سازماني انبارها وجود ندارد و احتمالا" در چارت سازماني پيشنهادي براي اين منظور نيز فكري شده است اما انچه در حال حاضر انجام ميشود در هر انبار يك نفر كار كنترل كيفي را انجام و در نهايت يك نفر كار اين افراد را تاييد مي نمايد وآن فرد يك مهندس است ودر ابتدا وي خود براي ديدن و انجام كنترل كيفي اجناسي از نزديك قطعات را لمس و مورد آزمايش قرار مي داد ولي در حال حاضر متصديان كنترل كيفي اين كار را كرده و براي امضأ به حضو ر مسئول كنترل كيفي مي رسد و ايشان نيز بدون ديدن اجناس آن را تاييد كرده در جهت انجام امور بعدي به انبار واگذار مي كنند و در موارديكه اقلام مورد تاييد قرار نگيرد آن را در"فرم عودت اجناس تداركات " نوشته و به تداركات ويا كار پرداز مربوطه به فروشنده عودت مي دهند .

نحوة خريدمواد اوليه توسط مجتمع صنعتي سيمان آبيك :
تهيه مواد اوليه اصلي ترين كار براي توليد يك كالا يا محصول مي باشد. بدون تهيه به موقع مواد اوليه نمي توان كاري را آغاز كرد كه به توليد محصول بي انجامد. مجتمع صنعتي سيمان آبيك نيز يك واحد توليدي مي باشد كه مواد اصلي آن خاك , سنگ

, سنگ آهك , سنگ گچ مي باشد و هر كدام از اين مواد را از معادن مختلف تهيه مي كند .
براي خريد مواد اوليه مجتمع صنعتي سيمان آبيك ابتدا به كيفيت و سپس مكان معادن با توجه به زمان مناسبي كه بايستي مواد به خط توليد برسند و همچنين كميت مواد اوليه در معادن توجه نموده است و سپس با معادن مورد نظر كه مناسبترين منابع به شمار مي روند قراردادي يك ساله منعقد مي نمايند . اشاره به اين نكته ضروريست كه معادن مورد نظر از ابتداي تأسيس مجتمع صنعتي سيمان آبيك تعيين شده اند .
مجتمع صنعتي سيمان آبيك , سنگ آهك , خاك رس , ساير تركيبات موجود از قبيل منيزيم و اكسيد آلومينيم و غيره را از معدن همجوار كارخانه امتصال مي نمايد . اين معدن وابسته به خود كارخانه مي باشد و توسط مديران مجتمع اداره مي شود و نيازي به پرداخت وجه براي خريد از آن و يا عقد قرارداد نمي باشد بلكه با درخواست خريد و سفارشي كه به بخش معدن داده مي شود , حمل مواد به مجتمع صورت مي پذيرد .
سنگ گچ از معدن سنگ گچ گچسر تأمين مي شود كه همواره اين ماده اوليه را به خط توليد مجتمع صنعتي سيمان آبيك مي رساند و هميشه طبق قرارداد ساليانه عمل مي كند البته گاها" ممكن است از معدن گچ شيرازنيز سنگ گچ خريداري و تهيه شود .

سنگ آهن از معدن شمس آباد اراك تهيه مي گردد كه اين معدن نيز طبق يك قرارداد كه يك ساله تنظيم مي شود عمل مي كند .
مواد از معدن توسط كاميونهاي بزرگ به آسيابهاي خاك حمل مي شود . هر واحد داراي يك واحد آسياب خاك است . مواد در آن ريخته و آسياب مي شوند . همچنين براي هر دو واحد توليدي يك واحد آسياب سنگ وجود دارد . مواد پس از خرد شدن توسط نوار هاي نقاله به انبار هاي خاك حمل ميشوند,ظرفيت هر انبار خاك 60 هزار تن مي باشد .
همواره مجتمع صنعتي سيمان آبيك مقداري ذخيره مواد در انبار هاي خاك دارد تا در صورت نرسيدن بموقع مواد به مجتمع ، خط توليد دچار توقف نشود .

خريد خود سرانه برخي از مسئولين و واحدها :
در اين كارخانه سيستم هاي خريد شايد بطور دقيق جا نيافتاده است در حال حاضر نيز برخي از مديران و مسئولان بدون مراجعه به انبار اقدام به صدور درخواست خريد داخلي براي تداركات را وادار به خريد درخواست خود مينمايد و يا اقدام به تنظيم قراردادهاي ساخت با واحدهاي توليدي و سازنده مي كنند و بازهم صرفا" به اين دليل كه از اقتدار در سازمان برخوردارند .
ووقتي كه اين خريد را گاه بايد انبار قبض انبار صادر نمايد در صورت قبض انبار نكردن متوسل به مديريت مجتمع مي شوند و نهايتا" انبار نيز اين كار را انجام
مي دهد اينكه هر واحد متولي درخواست خريد باشد رشته كارها از هم گسيخته و معلوم نيست كه سازمان از اين ناحيه چقدر ضرر مي كند .
البته اين موارد را ممكن است با تمهيداتي مثل اينكه خط توليد متوقف مي شود يا به قيمت ارزان مي سازند و پيش بيني نياز آينده و از اين قبيل كه هيچ كدام
نمي تواند دليلي بر اين اقدامات باشند چرا كه حتي در ضرورت هاي خيلي مهم نيز تماس با انبار مانع از سرعت كار نمي شود . لذا انبار فقط هماهنگ كننده اي كه مي تواند گاهي با معرفي مشابه يا احتمالا" وجود كالا در انبار از اين خريدها جلوگيري نمايد .

خريدهايي كه كالاهاي آنها فاسد شدني است :
برخي از كالاها داراي تاريخ مصرف بوده لذا در هنگام خريد بايد توجه نمود كه نياز واقعي واحد مصرف كننده و كل كارخانه را در نظر گرفته و بر اساس اين نياز درخواست خريد صادر شود ما در انبار مواردي داشتيم مثل چسبها كه اجناس وارداتي نيز بودند كه داخل آسيابها استفاده مي شوند اما به دليل خريد كلان در يك تاريخ بخشي استفاده و بخش اعظمي فاسد شده و بايد دور ريخت از اينگونه موارد گاه در درخواست خريدهاي داخلي نيز ومشاهده مي شودكه باز به خاطر دلايلي چون ارزان بودن آن خريد كلان صورت گرفته اما در اثر توقف زياد در انبار فاسد مي شود ضمن اينكه فاسد مي شود هزينه هاي نگهداري نيز به انبار بيش از مقدار ضروري تحميل مي شود كه حتما" مقرون به صرفه نخواهد بود .

خريدهاي غير ضروري و بيش از حد :

برخي از خريد ها براي استفاده مثلا" 20 سال خريداري ميشوند در انبارهاي كارخانه سيمان اجناسي است كه از زمان نصب در انبار مانده و مصرف نشده و فقط سرمايه راكد در انبار مانده و از طرفي سالانه هزينه هاي نگهداري نيز بر آن كالا تحميل ميشود . حتي اقلامي كه از ابتدائي ترين قطعات بوده و در بازارهاي كوچك در داخل كارخانه قابل ساخته بوده نيز خريداري شده و انبار گرديده البته برخي از قطعات بايد خريداري شود .
اگر چه مثلا" 15 سال در انبار بماند چرا كه وجود آنها براي كارخانه حياتي است و در صورت نبودن آنها تهيه آنها چندين ماه به طول ميكشد مثلا" در انبار فني گيربكس وجود دارد به وزن 95 تن و به قيمت 250 ميليون تومان كه فقط يك عدد به عنوان يدك موجود بودحال اگر اين نباشد ساخت آن شايد 90 روز به طول بكشد لذا هزينه توليد از دست رفته خيلي خيلي زياد خواهدبود اما اين در حاليست كه اين گونه قطعات زياد نيستند به هر حال در انبار هاي سيمان خريدهاي اينگونه زياد است كه ركورد سرمايه و هزينه نگهداري را تحميل مي كند .
يك مورد ديگر كه در خريدها بايد عمل شودآن است كه واحد تداركات
مي بايستي شماره درخواست خريد را هنگام تحويل اجناس به انبار روي ورودي كالا ثبت نموده و به انبار تحويل نمايد اما متأسفانه بدين امر نيز عمل نمي شود و كالاهاي خريداري شده بدون مشخص شدن درخواست خريد به انبار تحويل مي شود.
اين جهت مشكلي كه بوجود مي آورد آن است كه انباردار مي بايستي وقت طولاني براي پيداكردن شماره درخواست خريد صرف نمايد در صورتي كه كارپرداز با شماره درخواست خريد اقدام به خريد نموده لذا به سهولت مي تواند انرا در ورودي كالا ثبت نمايد اما در انبار چون درخواستهاي مشابه و خريداري نشده در طي سال وجود داشته و اين مشابهت موجب مي گرددكه براي يافتن درخواست خاصي وقت زيادي صرف شود كه بترتيبي كه در بالا گفته شد قابل پيشگيري است .

كنترل كيفيت :
كنترل كيفيت در انبارهاي كارخانه سيمان اجرا مي شود اما اصولي نيست افرادي كه براي اين كار در نظر گرفته شده فني و خبره نيستند و مسئول كنترل كيفيت كه يك مهندس است به انبار نمي آيد و فقط قبض انبارها را به خدمتش مي برند وي امضاء ميكند و به اصطلاح كنترل از راه دور است .البته آنچه بايد مد نظر قرار داد آن است كه در كنترل كيفيت اينگونه كارخانجات ضمن اينكه بايد افراد ماهر باشند بايد با قسمتهاي مربوطه و متخصصين واحدها نيز هماهنگي و از تجربه آنها نيز استفاده شود اين مورد به علت بالا بودن قيمت ريالي خريدها قابل اهميت است و اگر تقويت شوند بهتر است .

استاندارد كردن قطعات :
مسئله استاندارد كردن قطعات از اهميت فوق العادهاي برخوردار است اين مشكل بيشتر در خريدها علي الخصوص در خريدهاي خارجي ايجاد مشكل مي نمايد فرضا" ما يك قطعه اي داريم به اسم ياتاقان شماره SN518 حالا ما مي خواهيم از اين قطعه كه به حداقل يا صفر شد بخريم از أنجاييكه سابقا"اين موارد به طور انحصاري عمل مي شده يعني در جهان فقط بيك كمپاني تلكس زده شده و در خواست پروفرما و قيمت مي شده كه به هر قيمتي كه داده مي شده بايد خريداري
مي شده واين دركارخانه سيمان مشاهده شد كه اكثر خريدهاي انحصاري از سازنده اصلي انجام نميشود و معمولا" از واسطه ها خريداري مي شده كه مسلما"ضمن سود سازنده سودي نيز آن كمپاني مي برده است .

حالا اگر بخواهيم اين كالا را از جاهاي ديگر بخريم بايد بتوانيم اين قطعه را تشريح نمائيم مثلا" وقتي مي گوئيم ياتاقان ممكن است فقط براي آن كمپاني مورد نظر ما كه ابتداء بطور انحصاري مي خريديم قابل شناسائي باشد لذا در SN518 تلكس به كمپانيهاي ديگر خواهان اطلاعات بيشتر كه قطعه را تشريح نمايند هستند . لذا بايد قطعات تشريح و آنها را استاندارد نمود كه در همين مورد مثلا" بايد ابعاد از همه جهات اندازه گيري شوند, جنس قطعه بايد گفته شود .

مثلا" درجه تحمل حرارت و كليه موارديكه لازم است تشريح شود تا بتوان از كمپانيهاي سازنده مختلف افر گرفت و در مقايسه نازلترين قيمت را انتخاب نمود اين يكي از موارد اساسي است كه بايد اقداماتي انجام شود كه كارخانه از اين ناحيه زيان زيادي مي بيند كه تا بحال در اين جهت كاري صورت نگرفته . از طرفي اين استاندارد كردن در كارخانه نيز ميتواند مفيد بود و در واحدها نيز استفاده شوند كه شايد اين مهم موجب آن شود كه برخي از كالاها نيز در هم ادغام شوند و ساخت آنها حتي در داخل نيز به سهولت انجام گيرد كه به دليل وجود اطلاعات كافي در هر حال اين را يك اشكال عمده در كار انبار مي دانيم كه در جهت رفع آن نياز به برنامه ريزي و استفاده از متخصصين است .